11 инструментов тайм-менеджмента для соблюдения сроков

Вероятно, вы одновременно ведёте несколько проектов, независимо от того, что указано на вашей визитке. Для вас это обычный будний день: вы звоните иностранному клиенту через Chanty, отправляете приглашения на совещания и по электронной почте отправляете текущие отчёты своему руководителю.

Добавьте сюда срочный дедлайн в последний момент или незапланированное командное собрание — и день превращается в настоящий цирк жонглирования. Именно здесь на помощь приходит структурированная стратегия управления временем. Разделите рабочую нагрузку на части, вооружитесь правильными инструментами, и хаос превратится в отлаженный рабочий процесс.

Многозадачность — это не просто модный тренд, а ключ к успеху. Управлять множеством обязанностей одновременно непросто, но становится значительно легче, если у вас хорошо развиты навыки тайм-менеджмента. Эффективно расставляя приоритеты, вы сможете завершать задачи без потери качества и нервного здоровья. В большинстве случаев это приводит к повышению уверенности в себе и более взвешенным решениям в стрессовых ситуациях.

Вам не нужно чувствовать, что вас тянут в разные стороны, чтобы пройти рабочий день и остаться при этом удовлетворённым результатом. Возьмите инициативу в свои руки с помощью инструментов управления временем, таких как интегрированные календари и приложения для расстановки приоритетов, которые помогут держать всё под контролем, а не быть в их власти.

Лучшие инструменты тайм-менеджмента

1. Chanty: сочетает командный чат с управлением задачами для эффективного использования времени.
2. ProofHub: централизованное отслеживание проектов для оптимизации соблюдения сроков.
3. Time Doctor: отслеживает рабочие часы с анализом продуктивности.
4. Toggl Plan: простое планирование проектов на временной шкале.
5. Zapier: автоматизирует повторяющиеся задачи, экономя время.
6. ClickUp: настраиваемая автоматизация рабочих процессов для лучшего управления временем.
7. Scoro: универсальный инструмент для планирования работы и учёта времени.
8. Harvest: отслеживает оплачиваемые часы и расходы для точного выставления счетов.
9. RescueTime: анализирует использование времени и помогает исключить отвлекающие факторы.
10. Infinity: настраиваемый трекер времени и организация проектов.
11. Apploye: контролирует продуктивность удалённой команды и затраченное время на задачи.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это процесс планирования и организации вашего времени для выполнения задач и мероприятий с целью максимальной эффективности работы. Другими словами, это искусство успевать всё, что нужно, без стресса.

Он касается не только выполнения задач, но и умения предвидеть сложности и закладывать время на непредвиденные обстоятельства. Другая сторона тайм-менеджмента — это способность так же уверенно говорить «нет» отвлекающим факторам, как и говорить «да» возможностям, которые соответствуют вашим целям.

Особое значение сегодня приобретает технология: она становится катализатором в стремлении улучшить управление временем. От AI-помощников по расписанию до детальной аналитики того, как именно вы тратите своё время — современные инструменты помогают экономить часы каждую неделю. Они показывают узкие места в вашем рабочем процессе, позволяя корректировать и оптимизировать работу в реальном времени.

Используя различные приложения и инструменты, вы можете достичь максимальной продуктивности при минимальных усилиях. Эти решения помогают разбивать крупные проекты на небольшие этапы, делая нагрузку управляемой и позволяя шаг за шагом справляться с задачами. С одной стороны, это снижает уровень стресса, а с другой — повышает общую эффективность.

Осознавая важность тайм-менеджмента и планирования, компании начали внедрять программы для записи встреч и планирования. Такие платформы не только упрощают бронирование встреч, но и помогают командам быть согласованными, так как видна доступность каждого сотрудника. В результате возникает меньше конфликтов в расписании и более рациональное использование совместного времени.

11 инструментов для управления проектами

Инструменты управления проектами — это программные платформы, которые помогают компаниям улучшать процессы и расставлять приоритеты для проектов и задач. Разные команды могут использовать разные инструменты в зависимости от потребностей бизнеса.

Давайте рассмотрим лучшие инструменты управления временем более подробно.

Chanty

Chanty — это инструмент для командного общения и совместной работы, который помогает выполнять все задачи вместе. Он обещает повысить вашу продуктивность и работать эффективнее, чем раньше. В результате вы экономите много времени, избегая неэффективности и чувства, что день прошёл впустую, даже если он был напряжённым.

Переключение на доску Kanban может улучшить ваш рабочий процесс, позволяя управлять всеми задачами в одном месте и видеть их с общей перспективы.

Chanty можно использовать не только для общения, но и для интеграции с другими приложениями, избегая необходимости постоянно переключаться между ними.

Основные функции:

1. Неограниченная история сообщений
2. Аудио- и видеоконференции
3. Поиск по истории сообщений
4. Доска Kanban для управления задачами

С помощью этих эффективных функций Chanty может помочь вашей команде справляться с:

1. Повышением продуктивности в рабочие часы
2. Сотрудничеством при удалённой работе или в офисе
3. Соблюдением сроков проектов
4. Отсутствием эффективного общения и управления временем

Преимущества

1. Совместимость с другими программами для управления проектами
2. Настраиваемые функции безопасности
3. Уведомления, адаптированные под вас
4. Поддержка операционных систем Windows, Mac, Linux и Chrome
5. Удобный интерфейс Chanty повышает продуктивность
6. Эффективные функции поиска помогают быстро находить необходимую информацию
7. Приложение ориентировано на управление задачами
8. Функции обмена сообщениями сосредоточены на назначении и выполнении задач

ProofHub

ProofHub — это простой в использовании инструмент управления временем с расширенными возможностями управления проектами и командного взаимодействия.

Он позволяет создавать временные рамки и отчёты по времени, что является отличным способом отслеживать, сколько времени ваши сотрудники тратят на проекты или задачи.

Для отслеживания времени можно использовать как ручной ввод данных в табели, так и таймер. Эти табели также можно экспортировать, что упрощает выставление счетов и учет.

Ключевые функции

1. Использование онлайн-инструментов для проверки и совместного редактирования экономит много времени
2. Возможность создавать множество табелей для фиксации данных о времени
3. Диаграммы Ганта в ProofHub дают наглядное представление о проектах
4. Мобильное приложение для Android и iOS
5. Доступная цена

С помощью ProofHub ваша команда сможет:

1. Создать менее стрессовую среду для управления задачами
2. Формировать временные оценки для определения сроков выполнения задач
3. Просматривать статистику времени по всем проектам, как оплачиваемым, так и нет, а также отслеживать прогресс
4. Вводить количество часов, затраченных на выполнение задачи

Преимущества

1. Использование табелей для выставления счетов клиентам, расчета зарплаты, планирования и управления временем с возможностью экспорта
2. Табели можно сохранять и использовать по необходимости
3. Создание персонализированных отчетов по проектам и сотрудникам
4. Отслеживание времени выполнения задач с помощью таймеров
5. Инструменты для отчетности в реальном времени
6. Обсуждения, чаты и совместная проверка файлов входят в процесс отслеживания статуса проектов
7. Интуитивно понятный интерфейс
8. Доступная стоимость

Time Doctor

Менеджеры, сотрудники, лидеры и даже фрилансеры постоянно ищут способы повысить свою продуктивность и конкурентоспособность на работе.

Чтобы успешнее организовать своё время, важно осознавать, как вы его используете.

Time Doctor отслеживает все ваши рабочие действия и предоставляет актуальную, практически применимую информацию, которая помогает лучше управлять временем на работе.

Ключевые функции

1. Рейтинги продуктивности
2. Подробные отчёты
3. Интеграции и расширения
4. Управление проектами и задачами
5. Тихий и интерактивный трекинг времени

Time Doctor поможет вашей команде, если вы сталкиваетесь с:

1. Неспособностью сосредоточиться на работе
2. Неточной фиксацией рабочего времени
3. Регулярным пропуском сроков проектов
4. Неопределённостью причин низкой продуктивности команды

Преимущества

1. Подробные отчёты, которые помогают понять, как управлять временем
2. Поддержка Windows, Mac, Linux и Chrome
3. Точное выставление счетов клиентам с помощью надёжной системы управления инвойсами
4. Современное шифрование данных для обеспечения безопасности и конфиденциальности
5. Возможность отслеживать время даже без доступа к интернету
6. Быстрая служба поддержки
7. Функциональное мобильное приложение для Android
8. Доступные тарифные планы, подходящие для разных целей

Toggl Plan

Это программное обеспечение значительно поможет вам справляться с задачами, если вы занятый руководитель проектов.

Toggl Plan предоставляет актуальное представление о целях вашей команды, позволяя отслеживать результаты и быстро реагировать на изменения. Оно также создает визуальную дорожную карту, которая помогает всем быть на одной волне и улучшает взаимодействие команды.

Расширение Toggl Plan для Chrome подключается к любым другим онлайн-инструментам, которые вы используете, обеспечивая гибкость, ценимую такими компаниями, как Spotify, Buzzfeed и Microsoft.

Ключевые функции

1. Отслеживание времени с напоминаниями
2. Планирование отчетов
3. Аудит времени
4. Панель управления проектами
5. Информация из календаря

С помощью этих функций Toggl Plan может помочь вашей команде, если у вас возникают сложности с:

1. Отслеживанием проектов
2. Стрессом из-за управления работой
3. Трудностями в планировании и выполнении проектов
4. Определением сроков и дорожных карт

Преимущества

1. Повышает продуктивность и управление временем
2. Помогает обеспечивать своевременное завершение всех проектов
3. Эффективен для отслеживания и управления проектами
4. Предлагает рекомендации по задержанным отчетам и улучшениям
5. Интуитивно понятный и простой интерфейс
6. Совместим с широким спектром приложений
7. Легко настраивается по сравнению с другими приложениями для отслеживания времени
8. Руководители могут получать ежедневные, еженедельные или ежемесячные отчеты об учете рабочего времени

Zapier

Zapier — это веб-платформа для автоматизации, которая позволяет связывать два или более приложений для автоматизации операций. С помощью Zapier вы можете подключать и автоматизировать свои приложения за считанные секунды.

Вы можете использовать Zapier для поиска любимых приложений и выбора из списка «Zaps» (интеграций), либо самостоятельно создавать свои процессы.

Ключевые функции

1. Интеграция с бухгалтерией
2. Панель активности
3. Управление приложениями
4. Автоматизация бизнес-процессов
5. Автоматизация работы с помощью написанных кодов

С помощью этих функций Zapier может помочь вашей команде, если у вас возникают сложности с:

1. Автоматизацией рабочих процессов
2. Подключением различных программ и интеграций
3. Автоматизацией повторяющихся задач и перенаправлением внимания
4. Наймом эксперта для создания индивидуальной автоматизации

Преимущества

1. Удобный интерфейс
2. Эффективное подключение всех необходимых приложений с более чем 3000 интеграциями
3. Простой и понятный дашборд, который поддерживает порядок
4. Тысячи полезных приложений с отличной поддержкой
5. Каждый Zap легко настроить, даже без знаний программирования
6. Расширенные функции: пути, фильтры, форматирование, вебхуки
7. Даже самые сложные рабочие процессы можно автоматизировать в несколько шагов
8. Доступная стоимость

Clickup

ClickUp — это динамичный инструмент для повышения продуктивности, который позволяет отдельным сотрудникам или командам любого размера лучше управлять временем, эффективнее взаимодействовать и хранить всю работу в одном месте. Он полностью настраиваемый и предоставляет широкий набор функций для отслеживания задач, достижения целей и мониторинга прогресса по проектам.

С помощью глобального трекера времени ClickUp и возможностей оценки времени вы можете ставить перед собой задачи и повышать продуктивность при выполнении любых проектов.

Ключевые функции

1. Множество интеграций
2. Настраиваемое управление задачами
3. Отслеживание времени, потраченного на различные задачи
4. Использование диаграмм Ганта для организации задач
5. Создание интеллект-карт для визуализации планов, рабочих процессов и идей

С помощью этих функций ClickUp может помочь вашей команде, если у вас возникают сложности с:

1. Продуктивной работой в течение дня
2. Созданием настраиваемых отчетов
3. Настройкой календарей
4. Мониторингом работы команды

Преимущества

1. Позволяет экономить время и быстрее достигать целей
2. Позволяет оценивать, сколько времени потребуется сотрудникам на выполнение задач и подзадач
3. Возможность распределять время между задачами при работе над крупным проектом
4. Отслеживание того, как ваша команда тратит время
5. Возможность перемещать даты для пропущенных встреч с помощью функции drag-and-drop в календарном представлении
6. Отображение процентного выполнения задач за последние 1–12 месяцев в формате временной шкалы
7. Возможность просматривать записи времени, применять кастомные фильтры, помечать их и формировать отчеты о времени
8. Создание отчетов для каждого члена команды

Scoro

Ищете инструмент для управления временем, который поможет вам эффективнее использовать время и оптимизировать рабочие процессы? Scoro позволяет управлять всеми аспектами вашего бизнеса в одном месте, включая планирование времени, организацию активности и контроль за тем, насколько эффективно ваша команда расходует своё время.

Scoro позволяет планировать задачи и проекты, определять приоритеты и сроки, делиться календарями с командой, чтобы все были в курсе обновлений, а также отслеживать прогресс с помощью функции Project Timeline. Планировщик Scoro облегчает планирование задач, распределение ресурсов и контроль времени на профессиональном уровне.

Ключевые функции

1. Отслеживание как фактического, так и оплачиваемого времени
2. Автоматизация напоминаний о просроченных счетах, планируемой и повторяющейся выставке счетов
3. Автоматическая отправка счетов клиентам в зависимости от выполненных часов
4. Управление проектами, задачами и клиентами
5. Отчеты по работе, продажам, бюджетам и другим показателям

С помощью этих функций Scoro может помочь вашей команде, если у вас возникают сложности с:

1. Контролем того, кто над чем работает
2. Отслеживанием времени задач и подзадач
3. Оптимизацией и анализом деятельности с помощью панелей мониторинга
4. Контролем оплачиваемого и неоплачиваемого времени, которое сотрудники тратят на встречи и проекты

Преимущества

1. Создание подробных рабочих отчетов
2. Разделение отчетов по категориям: деятельность, проекты, партнеры, клиенты и др.
3. Эффективное использование времени команды за счет выявления и устранения проблем
4. Сокращение времени, затрачиваемого на рутинные задачи
5. Повышение продуктивности
6. Возможность блокировки времени
7. Панели мониторинга с множеством тем
8. Доступные тарифные планы, подходящие для разных целей

Harvest

Harvest — это инструмент для учёта рабочего времени, который помогает фиксировать часы работы, создавать корректные счета и более тщательно контролировать расходы на труд. Программа работает на всех устройствах, как в веб-версии, так и в мобильных приложениях.

Harvest является одним из самых известных приложений для учёта времени и выставления счетов. Благодаря простой интерфейсной панели и набору функций, Harvest облегчает фиксацию времени и выставление счетов клиентам.

Ключевые функции

1. Создание оценок и счетов на основе затраченного времени
2. Учёт времени через любой браузер, Mac, iPhone или Android
3. Интеграции для отслеживания времени во всех любимых инструментах управления проектами
4. Отчёты о затраченном времени в реальном времени
5. Контроль оплачиваемых часов и расходов для удобного выставления счетов

С помощью этих функций Harvest может помочь вашей команде, если у вас возникают сложности с:

1. Созданием оценок и счетов на основе времени, потраченного на работу
2. Интеграцией с любыми приложениями для управления проектами через браузер, Mac, iPhone или Android
3. Получением отчетов о времени в реальном времени
4. Контролем оплачиваемых часов и расходов, чтобы выставление счетов было простым

Преимущества

1. Запуск и остановка таймеров по мере выполнения задач
2. Совместимость с приложениями, которые вы уже используете
3. Лёгкий контроль расходов, например, с помощью фотографии
4. Исправление ошибок учёта времени прямо из отчетов
5. Еженедельная проверка и утверждение табелей вашей команды
6. Доступная стоимость
7. Простой в использовании интерфейс
8. Очень отзывчивая служба поддержки

RescueTime

RescueTime — это инструмент для настольных или мобильных устройств, который работает тихо в фоновом режиме и предоставляет еженедельные отчёты о том, на что вы тратите своё время.

Вы можете настроить уведомления, которые появляются при достижении вами установленного ограничения, или запретить доступ к определённым отвлекающим сайтам.

RescueTime — известный инструмент для повышения продуктивности. Чтобы увеличить эффективность работы, важно видеть, на что уходит большая часть вашего времени. Таким образом, аналитика RescueTime покажет, где вы тратите больше всего времени.

Ключевые функции

1. Учёт времени онлайн и офлайн
2. Дружелюбный пользовательский интерфейс
3. Постановка SMART-целей
4. Настраиваемые напоминания

С помощью этих функций RescueTime может помочь вашей команде, если у вас возникают сложности с:

1. Концентрацией на наиболее важных задачах
2. Отслеживанием событий, происходящих офлайн
3. Получением комплексных отчётов, анализа тенденций и инсайтов
4. Постановкой SMART-целей и получением уведомлений в реальном времени

Преимущества

1. Подробные отчёты и аналитика
2. Уведомления в реальном времени
3. Блокировка отвлекающих сайтов
4. Совместимость со всеми любимыми приложениями
5. Ограничение времени, проводимого в определённых приложениях и на сайтах каждый день
6. Автоматическое отслеживание времени, проведённого в приложениях, на сайтах и даже с конкретными документами
7. Возможность создавать оповещения и уведомления
8. Удобный интерфейс

Infinity

У каждого человека есть свои предпочтения в управлении временем, что делает жизнь непростой для дизайнеров инструментов тайм-менеджмента. Главная идея Infinity заключается в том, чтобы начинать с малого и постепенно двигаться к любой цели, которую вы перед собой ставите.

Возможности ограничены только вашей фантазией. С помощью строительных блоков инструмента — рабочих пространств, досок, папок и элементов — вы можете управлять всем: от простого личного списка дел до масштабного проектного управления несколькими членами команды.

Каждый элемент имеет настраиваемые свойства, которые являются основным способом адаптации системы управления временем под ваши конкретные потребности.

Ключевые функции

1. Выбор из шести различных перспектив для нахождения оптимальной под ваши задачи
2. Структура Infinity упрощает организацию и изменение рабочих процессов
3. Настройка задач с использованием более 20 параметров
4. Установка разумных сроков и отслеживание прогресса всех участников по задачам

С помощью этих функций Infinity может помочь вашей команде, если у вас возникают сложности с:

1. Получением полного представления обо всех обновлениях участников команды на досках
2. Организацией и отображением информации, которую нужно видеть прямо сейчас
3. Сортировкой задач по срокам начала или окончания
4. Выполнением трудоёмких административных и повторяющихся задач
5. Получением детальной информации о продуктивности и эффективности команды еженедельно или ежемесячно

Преимущества

1. Продуманный план развития
2. Простота использования
3. Отзывчивая служба поддержки
4. Экономия времени за счёт повышения продуктивности
5. Отлично подходит для совместной работы сотрудников
6. Поддержка различных шаблонов под любые нужды
7. Безграничное хранилище и структура данных проекта
8. Возможность определить, если кто-то отстаёт от графика и требует дополнительного времени для выполнения задач

Apploye

Apploye — это трекер времени, который поможет повысить продуктивность вашей команды, позволяя более эффективно отслеживать и управлять временем.

С помощью Apploye легко понять, как сотрудники или участники команды тратят своё рабочее время. Красивый интерфейс Apploye также ранжирует сотрудников по продуктивности и общему количеству отслеживаемого времени.

Apploye предоставляет подробные отчёты, чтобы вы могли принимать обоснованные решения для своего бизнеса.

Ключевые функции

1. Точное отслеживание времени с детальными отчётами
2. Управление проектами и отслеживание времени задач
3. Утверждение табелей рабочего времени
4. Вход и выход на работу (Clock in, Clock out)
5. Просмотр в реальном времени того, кто работает прямо сейчас

С помощью этих функций Apploye может помочь вашей команде, если у вас возникают сложности с:

1. Управлением проектами и задачами с учётом сроков
2. Отслеживанием оплачиваемых рабочих часов
3. Управлением удалёнными сотрудниками
4. Поддержанием продуктивности команды

Преимущества

1. Подробные отчёты для глубокого анализа работы
2. Доступность на всех основных операционных системах и в браузере Chrome
3. Мобильные приложения поддерживают GPS-отслеживание времени сотрудников
4. Управление зарплатой сотрудников или выставление счетов клиентам на основе отслеживаемого времени
5. Отличное обслуживание клиентов с быстрым и дружелюбным откликом
6. Возможность оффлайн-отслеживания времени, даже при проблемах с интернетом
7. Повышение продуктивности за счёт отслеживания времени по проектам и задачам
8. Доступная стоимость по сравнению с другими системами отслеживания времени

Заключение

Инструменты тайм-менеджмента, такие как те, которые мы рассмотрели, являются фундаментальными для повышения продуктивности гибких и удалённых команд. Они дают ясность в том, что нужно сделать, обеспечивают поток коммуникации внутри команды и помогают всем оставаться на одной странице, даже если сотрудники работают в разных локациях. Эти инструменты упрощают концентрацию и согласованность действий, уменьшают путаницу и помогают выполнить больше задач.

Правильный инструмент тайм-менеджмента имеет решающее значение, когда вы работаете над несколькими проектами одновременно или даже в разных часовых поясах. Он оптимизирует процессы, повышает ответственность и, как следствие, приносит лучшие результаты для команды.

Если вы ищете универсальный инструмент, Chanty может быть вашим лучшим вариантом. Он не только поможет организовать задачи и график, но и объединит коммуникацию и совместную работу команды на одной простой платформе. С Chanty вы сможете оставаться организованными, держать проекты под контролем и облегчить командное сотрудничество — всё это таким образом, который работает для вас.

Помните, время — один из ваших самых ценных ресурсов. С правильными инструментами вы не только научитесь им лучше управлять, но и достигнете новых уровней продуктивности и креативности. Сделайте следующий шаг сегодня — обеспечьте вашу команду нужными инструментами для процветания и наблюдайте, как ваши проекты достигают новых высот!