İş Yönetimi Nedir ve Hangi Araçlar Kullanılabilir?

Hiç düşündünüz mü, en başarılı organizasyonlar rakiplerinin önünde kalmayı nasıl başarıyor? Günlük işler, bir işletmeyi yürütmenin kritik bir parçasıdır. Bu işler; onay alma süreçlerini, yeni çalışanların eğitimini ve prosedürlerin hazırlanmasını içerebilir. Etkili bir iş yönetim yazılımı kullanarak bu süreçleri büyük ölçüde kolaylaştırabilirsiniz.

Bu görevleri düzenli olarak, bir iş yönetim aracı olmadan gerçekleştirmek oldukça zaman alıcıdır. Bu nedenle, mükemmel bir iş süreci yönetimi (eng: BPM – Business Process Management) hayati önem taşır. Doğru iş yönetim araçlarını seçmek, organizasyonların rutin görevleri otomatikleştirmesine ve böylece değerli zaman ve kaynaklarını daha verimli kullanmasına yardımcı olabilir.

BPM yalnızca bir araç değil; günlük karmaşayı verimli bir işleyişe dönüştüren bir düşünme biçimidir. Gelin, BPM’nin özünü, sunduğu temel faydaları ve iş dünyasında onu hayata geçiren araçları birlikte inceleyelim.

İş Süreci Yönetimi Nedir?

BPMInstitute.org’a göre, BPM, bir şirketin iş süreçlerini tanımlar, geliştirir ve yönetir; bu sayede net bir stratejik yön, kaynak uyumu ve operasyonel disiplin elde edilir. Yüksek değerli ürün ve hizmetlerin sunulması, bu tüm şirket çapında düzenlenmiş stratejinin odak noktasıdır.

Temel düşünce şudur ki; tüketicilerin en çok değer verdiği hizmetleri ve ürünleri anlamak için, şirketin süreç odaklı bir yaklaşımı benimsemesi gerekir. İşletmeler, ana şirket prosedürlerini bularak ve inceleyerek, müşterilerin ne istediği ile şirketin neyi sağlayabileceği arasındaki farkı görebilirler.

Ancak, belirli bir konuda net olalım. İş yönetimi, proje ve görev yönetimi ile benzer görünebilir, ancak çok daha geniş bir alanı kapsar. Proje yönetimi tek seferlik görevler üzerine odaklanırken, görev yönetimi tek bir atanan işi yönetmeyi içerir.

Diğer yandan, BPM, sürecin başından sonuna kadar her şeyi göz önünde bulundurur ve çalışanların tekrar tekrar yerine getirmeleri gereken aktiviteleri hedefler. Bu daha geniş bakış açısı, organizasyonların nasıl çalıştığını tam olarak anlamak için son derece önemlidir.

Şimdi, yeniden mühendislik sürecinin gücünü düşünün. Şirketler BPM’i kullandığında, genel iş akışlarını basitleştirebilir, bu da onlara zaman ve para kazandırır. Aktivite takibi, gelişmiş analizler ve karar yönetimi özelliklerine sahip iş süreci yönetim yazılımı, sistemleri, insanları, bilgileri ve materyalleri organize eder, böylece işletmeler istenilen sonuçları elde eder.

Peki, buradaki gerçek değer nedir? Dijital dönüşüm girişimleri, BPM sayesinde çok daha hızlı ilerlemiştir. İşletmeler, iş süreçlerini takip ederek yeni teknolojilere ve piyasa değişikliklerine daha hızlı yanıt verebilirler. Dijital çeviklik, günümüz ortamında kritik bir rol oynamaktadır ve BPM, şirketlerin rekabet avantajlarını korumak için başvurdukları vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir.

İş Süreci İyileştirme İçin Hangi Adımlar Atılmalıdır?

Şirket operasyonlarını sayısız şekilde dönüştüren BPM, ne gibi ödüller sunuyor? İş süreci iyileştirme, daha iyi bir müşteri ve çalışan deneyimi, daha şeffaf iletişim ve etkili operasyonlar içerir.

Daha İyi İş ve Müşteri Deneyimi

Bir BPM paketi, iş akışlarını iyileştirerek ve bilgileri bulmayı kolaylaştırarak zahmetli çabayı azaltır. Bu hedeflenmiş strateji, personelin işlerine ve müşteri etkileşimlerine daha fazla odaklanmasına olanak tanıyarak müşteri memnuniyetini pekiştirir. Hassas iş akışları uygulamak, yeni çalışanların işe alım sürecini daha basit hale getirir, bu da üretkenliği ve katılımı artırır.

Daha Açık İletişim

BPM’deki açıkça tanımlanmış roller ve sorumluluklar, şeffaflık ve hesap verebilirliği artırarak takım içi iletişimi teşvik eder. Bu sayede herkes aynı sayfada olur ve neler olup bittiğini anlayarak birlikte çalışma daha verimli, süreçler ise daha hızlı hale gelir.

Daha Akıllı ve Ucuz Operasyonlar

Şirketler için devrim niteliğinde olan BPM, mevcut süreçleri güçlendirmek ve yeni süreçler geliştirmek için düzenli yöntemler kullanmak adına çok önemlidir. Engelleri ve gereksizlikleri ortadan kaldırarak üretkenliği ve verimliliği artırır. Bu esneklik, şirketlerin istedikleri sonuçlara hızlı bir şekilde ulaşmasını sağlayarak daha öncelikli görevlere kaynak ayırmalarına imkan tanır, böylece operasyonları daha hızlı ve ekonomik hale getirir.

Büyümeye Uygun Süreçler

BPM ile süreçleri başarıyla yönetmek ve iş akışlarını otomatikleştirmek, operasyonları dünya çapında genişletirken oldukça yardımcıdır. Net roller belirlemek ve süreçleri tutarlı tutmak, iki önemli faydadır. BPM’nin belirttiği gibi, otomatikleştirilmiş olanaklar, ekiplerin yeni fikirler üzerinde çalışmalarına ve büyümeyi destekleyecek süreçleri oluşturmasına olanak tanır.

Azaltılmış Teknoloji Ekibi Bağımlılığı

Son olarak, BPM’nin düşük kod yetenekleri, geliştirme ekiplerine olan ihtiyacı azaltır. Firmalar, hızlı ve kolay bir şekilde kullanıcı olabilir, bu da tüm şirket genelinde süreçlerin otomatikleştirilmesini artırır. Teknik ekiplerden bağımsız olduklarından, kabul ve süreç değişiklikleri daha hızlı gerçekleşir.

İş Süreci Yönetimi Yaşam Döngüsü

İş süreci yönetiminin merkezinde, bir grubu daha etkili ve verimli hale getirmek için disiplinli bir yaklaşım olan yaşam döngüsü bulunur. Bu yaşam döngüsü, planlamayla başlar ve optimize edilmiş büyüme ile sona erer. Sürekli bir büyüme yolculuğudur.

• Süreç Tasarımı: Sürecin ilk adımıdır ve bu aşamada ekip, BPM sisteminin bir parçası olan önemli kontrol noktalarını ve aktiviteleri belirler. Her bir üye, iyileştirilmesi gereken alanları hedefler ve başarıyı ölçme yöntemleri geliştirerek rehberler sunar ve doğru kişilere görevler atar.
• Modelleme: Ardından, grup, tüm süreci, zaman çizelgelerini, iş tanımlarını ve verilerin sistemde nasıl hareket ettiğini içerecek şekilde gösterir. Bu adım, doğruluk ve açıklık sağlamak için sıklıkla iş süreci yönetim yazılımı kullanır.
• Uygulama: Bu aşamadan sonra, ekip, stratejiyi küçük bir grup ile konsept testi olarak dener, böylece sistemin çalıştığından emin olur. İncelemelere dayanarak, süreci yavaşça tüm şirkete yaymaya başlarlar.
• İzleme: İzleme aşamasında, personel iş akışını gözlemler, verimlilikteki artışları değerlendirir ve ortaya çıkabilecek yeni engelleri belirler.
• Optimize Etme: Son olarak, grup, organizasyonun faaliyetlerini ve sonuçlarını daha da iyileştirmek için süreci değiştirmek ve ince ayar yapmak adına gerekli düzenlemeleri yapar. Bu adım, iş süreci yönetimi sürecini şirket hedefleriyle uyumlu tutar ve yeni durumlara uyum sağlayacak kadar esnek olmasını sağlar.

İş Süreci Yönetimi Türleri

BPM’yi daha derinlemesine incelediğinizde, iş süreçlerinin farklı bölümlerine odaklanan çeşitli versiyonlarının olduğunu görürsünüz. Bu türler, organizasyonel ihtiyaçlara göre farklılık gösterir ve bunlar arasında belgeleme odaklı, insan odaklı ve entegrasyon odaklı BPM bulunur.

• Belgeleme odaklı BPM: Belge odaklı BPM’de, sözleşmeler gibi önemli dosyalar faaliyetlerin merkezinde yer alır. Bu strateji, satın alma süreçlerinde rol oynar çünkü tüketiciler ile satıcılar arasında belgeler ve onay adımlarıyla anlaşmalar oluşturur.
• İnsan odaklı BPM: Bu tür, özellikle izin almanız gereken durumlarda insanların dahil edilmesinin önemini vurgular. Ekiplerin işleri atamalarına ve sürecin her aşamasında kimin neyle sorumlu olduğunu takip etmelerine olanak tanıyan, sürükle-bırak araçlarıyla kullanıcı dostu arayüzlere sahiptir.
• Entegrasyon odaklı BPM: İnsan katılımının çok az olduğu ya da hiç olmadığı süreçler, entegrasyon odaklı BPM’nin ana odağıdır. Bu tür, sistemler arası veri entegrasyonu için genellikle API’ler ve protokoller kullanır ve müşteri ilişkileri yönetimi (eng: CRM – Customer Relationship Management) ve insan kaynakları yönetimi (eng: HRM – Human Resource Management) süreçlerini basitleştirir.

İş Yönetim Yazılımı

Etkili BPM’yi destekleyen çözümler nelerdir? Bugünün iş süreci yönetimi araçları, kurumsal prosedürleri dönüştürmek için sofistike platformlar sunar. Her bir ürün, şirketlerin operasyonları hızlandırmasına, verimliliği güçlendirmesine ve kurumsal büyümeyi yönlendirmesine olanak tanıyan farklı bir yetenek seti sunar.

Ayrıca, iş süreçlerini yönetmek için yazılım kullanmak, iş akışlarını kolaylaştırabilir, işbirliğini artırabilir ve veri odaklı karar verme süreçlerini destekleyebilir. Bu iş yönetim yazılımı çözümleri, operasyonel görünürlüğü artırır ve organizasyonların değişen piyasa taleplerine uyum sağlamalarına yardımcı olur.

Chanty

Chanty, iş süreci yönetimine taze bir yaklaşım sunarak profesyonel iletişim ile görev yönetimini tek bir platformda birleştiriyor. Takımları merkezi bir çalışma alanında bir araya getirerek silo yapısını ortadan kaldırıyor ve iş akışlarını sadeleştiriyor. Bu güçlü BPM aracının öne çıkan özellikleri arasında görev panoları ve yapılacaklar listeleri yer alıyor; böylece herkes aynı sayfada kalıyor ve projeler kesintisiz ilerliyor.

Chanty’nin en dikkat çekici yönlerinden biri, iletişimi sadeleştirmeye verdiği önemdir. Sesli ve görüntülü konferans özellikleri sayesinde ekiplerin sürekli uyum içinde kalmasını sağlıyor. Ayrıca Google Drive ve Dropbox gibi popüler araçlarla entegrasyonları sayesinde dosya paylaşımı ve ekip iş birliği sorunsuz bir şekilde gerçekleşiyor.

Studio Creatio Enterprise

Listemizin ilk sırasında yer alan Studio Creatio Enterprise, iş süreçlerini daha iyi yönetmek için kapsamlı araçlar sunar. Gerçek zamanlı veri, otomatik süreç modelleme ve özelleştirilebilir süreç çözümleri, en dikkat çeken özelliklerindendir. Kullanım kolaylığı ve her türlü kurumsal ihtiyaca uyum sağlayacak esnekliği ile öne çıkar. Yazılımın ücretsiz deneme sürümü bulunur ve fiyatlandırma abonelik temellidir.

Oracle BPM

Bir diğer popüler seçenek olan Oracle BPM, sağlam süreç yönetim özellikleriyle tanınır. Süreç simülasyonu, iş kurallarının otomasyonu ve gelişmiş entegrasyon yetenekleri gibi güçlü işlevlere sahiptir. Yazılım, kurumsal düzeydeki işlevselliği ve ölçeklenebilirliğiyle dikkat çeker. Fiyatlandırma paketleri talep üzerine sunulmaktadır.

Tibco BPM

Sonraki yazılım olan Tibco BPM, karmaşık iş süreçlerini anlaşılır ve kullanımı kolay hale getirmesiyle bilinir. Akıllı analizler, süreç verileri ve dinamik vaka yönetimi gibi önemli özellikler sunar. En güçlü yönü, karmaşık ve yüksek talepli süreç ortamlarında etkili bir performans göstermesidir. Bu nedenle Tibco, güçlü iş yönetimi yazılımı arayan şirketler için mükemmel bir tercihtir. Yazılım ücretsiz deneme sunar; fiyatlandırma planları için satıcıyla iletişime geçilmesi gerekmektedir.

Pipefy

Basitliği ve uyarlanabilirliği sayesinde Pipefy, dikkat çeken bir BPM çözümüdür. Özelleştirilebilir iş akışları, şirketlerin ihtiyaçlarına uygun süreçleri hızla geliştirmelerine olanak tanır. Otomatik e-postalar ise iletişim verimliliğini artırır. Popüler uygulamalarla entegrasyon kabiliyeti sayesinde Pipefy, çeşitli iş senaryolarında esnek bir kullanım sunar. Yazılım, tüm ölçeklerdeki kuruluşlara hitap eden ücretsiz deneme ve çeşitli abonelik planları sunarak pratik bir tercih haline gelir.

Appian BPM

Appian BPM’in en dikkat çekici özelliklerinden biri, uygulamaların son derece hızlı bir şekilde geliştirilebilmesidir. Süreç madenciliği, yapay zeka destekli otomasyon ve düşük kod geliştirme yeteneklerine sahiptir. Appian BPM’yi öne çıkaran şey, bu hızlı devreye alma kapasitesidir. Platform, aylık paketlerin yanı sıra ücretsiz bir plan da sunar.

Nintex

Kullanıcı dostu tasarımı ve gelişmiş iş akışı otomasyonu sayesinde Nintex, BPM sektöründe önde gelen iş yönetim yazılımlarından biri olarak kendine sağlam bir yer edinmiştir. Öne çıkan özellikleri arasında, uzaktan iş yönetimini mümkün kılan mobil iş akışı yönetimi ve evrak işlerini sorunsuz yürütmek için kritik olan belge oluşturma yetenekleri yer alır.

Nintex’i farklı kılan en önemli unsurlardan biri, SAP ve SharePoint gibi platformlarla entegrasyon sağlayabilmesidir. Bu da onu, geniş yelpazedeki iş ihtiyaçları için kapsamlı bir araç haline getirir. Yazılım, yeteneklerini keşfetmek isteyenler için ücretsiz deneme sunar. Farklı tür ve büyüklükteki şirketlere yönelik abonelik planları mevcuttur; bu da maliyetleri düşürmek ve gelir tanıma kurallarını daha iyi anlamak isteyen işletmeler için cazip bir avantaj sağlar.

Kissflow

Kullanıcı dostu yapısı ve ileri düzey BPM yetenekleri ile Kissflow, her ölçekten şirket için ideal bir çözümdür. Güçlü entegrasyonlar, birleşik veri erişimi ve kodlama gerektirmeyen iş akışları, öne çıkan özelliklerindendir. Kissflow’un öne çıkan yönleri ise uygun maliyeti ve sezgisel kullanım kolaylığıdır. Standart ve özel fiyatlandırma paketleriyle sunulur.

İş Yönetimi Kullanım Alanları

BPM yalnızca teorik bir kavram olmaktan çıkıp, gerçek dünyada birçok senaryoda değerini kanıtlamıştır. İş yönetimi; perakende, medya, insan kaynakları ve müşteri destek hizmetleri gibi sayısız sektörde operasyonel verimliliği artırmak ve müşteri memnuniyetini yükseltmek açısından kritik bir rol oynar.

• Sipariş karşılama: BPM, sipariş karşılama süreçlerinde operasyonel verimliliği sağlar. Müşteri odaklı bir yaklaşımla; sipariş alma, özel kampanyalar ve teslimat döngüsü gibi unsurları ele alarak müşteri deneyimini geliştirir ve iş değerini artırır.
• İçerik dağıtımı: Medya şirketleri için BPM, içerik planlama ve paylaşım süreçlerinin otomasyonudur. Telif ve içerik yönetimi, trafik ve iş emirleri sistemleriyle entegre çalışan araçlar sayesinde içerik üretiminden yayına kadar olan süreci kolaylaştırır.
• Bankacılık: Bireysel ve ticari kredi süreçlerinde kredi risklerinin değerlendirilmesi kritik öneme sahiptir. Bu süreç; işverenler, başvuranlar ve kredi bürolarından alınan verilerin toplanmasını gerektirir. BPM, veri akışını etkin şekilde yöneterek ve hataları azaltarak kredi uygunluğu değerlendirme sürecini kolaylaştırır.
• İnsan kaynakları: İK departmanları, BPM sayesinde kayıt yönetimi ve iş akış süreçlerini daha etkili şekilde kontrol edebilir. Performans değerlendirmeleri, puantaj onayları, izin talepleri ve çalışan işe alım/işten çıkış süreçleri gibi belgeler hızlıca yönetilebilir.
• Finans: Finans sektöründe BPM, standart satın alma siparişi şablonları hazırlamak için kullanılır. Bu sayede farklı ekiplerin donanım ya da yazılım alımlarını hızlıca yapması sağlanır. Aynı zamanda belirli satın alma senaryoları için özel iş akışları oluşturulabilir.
• Müşteri hizmetleri: Son olarak, BPM sık sorulan soruların belirlenmesiyle müşteri destek süreçlerini sadeleştirir. Özellikle yoğun dönemlerde iş yükünü azaltır. Botlar ve çağrı merkezi veri kayıtları kullanılarak süreçler otomatikleştirilir ve daha kişiselleştirilmiş müşteri yanıtları sunulur. Böylece genel hizmet kalitesi güçlendirilir.

İş Yönetimi: İş Büyümesinin Ateşleyicisi

Kuruluşların daha şeffaf, verimli ve esnek operasyonlar sürdürebilmesi için iş süreci yönetimini (BPM) kullanması artık bir gereklilik haline geldi. BPM yalnızca şirketlerin müşterileriyle nasıl bağlantı kurduğunu değil, aynı zamanda çalışanlara daha fazla yetki vererek sürekli gelişimi teşvik eden bir kültürün oluşmasını da sağlar.

Modern işletmelerin değişen ihtiyaçlarını karşılamak üzere özel olarak geliştirilen BPM ve öncü araçları, mevcut iş yönetimi yazılımlarıyla sorunsuz entegre olacak şekilde özelleştirilebilir çözümler sunar. Bu dönüşüm çağında rekabetçi kalmak isteyen şirketlerin değişimi benimsemesi ve karmaşıklıkla başa çıkması gerekir.

Bu yolculukta iş yönetimi araçları kritik bir rol oynar; daha iyi kararlar alınmasına yardımcı olurken kaynakların en verimli şekilde kullanılmasını sağlar. BPM, faaliyetleri sadeleştirerek performansı stratejik biçimde iyileştirme fırsatı sunar. Ayrıca farklı iş ortamlarına uyum sağlayabilme esnekliği sayesinde sektörden ve gelişim aşamasından bağımsız olarak her şirket için vazgeçilmez bir yapı haline gelir.

Değişimi başlatmak için geç kalmayın. Bugün BPM araçlarını keşfetmeye başlayın ve operasyonel mükemmelliğe giden yolda ilk adımı atın. BPM, şirketinizi ileriye taşıyan motor olsun. Bu yazılımla daha iyi süreçler, daha çevik bir organizasyon yapısı ve daha yüksek müşteri memnuniyeti sizi bekliyor.