Завдяки технологічному прогресу співпрацювати на роботі стало простіше, ніж будь-коли раніше. Команди будь-якого розміру можуть скористатися перевагами інструментів для спільної роботи — від підвищення продуктивності до можливості зосередитися на справді важливих завданнях.
Втім, надмірна співпраця може бути не менш шкідливою, ніж її відсутність. Дослідження показують, що коли командна взаємодія виходить за межі розумного, вона починає заважати зосередженій роботі. Натомість правильно налагоджена співпраця здатна вивести продуктивність і ефективність на новий рівень. Співпраця має сприяти досягненню цілей, а не ставати на заваді глибокій роботі. Ось кілька порад, як знайти цю золоту середину.
Чи справді співпраця може зашкодити?
У своїй суті командна співпраця — це позитивне явище, адже одна голова добре, а дві — краще. І це підтверджується наукою: дослідження Стенфордського університету показало, що працівники, які співпрацювали, витрачали на виконання завдань на 64% більше часу, ніж ті, хто працював самостійно. Крім того, вони були більш залучені, досягали кращих результатів і відчували менше втоми. А згідно з даними Інституту корпоративної продуктивності, компанії, де співробітники активно взаємодіють, у п’ять разів частіше демонструють високі показники ефективності.
Здавалося б, співпраця — це виключно благо. Але чи завжди?
За даними Harvard Business Review, існує таке явище, як перевантаження співпрацею. Дослідження показують, що за останні 20 років обсяг спільної діяльності в компаніях подвоївся. Деякі працівники витрачають до 80% свого робочого часу на взаємодію з іншими. Ще один показовий факт: лише 3–5% співробітників забезпечують 20–35% усієї цінної командної взаємодії.
Такий дисбаланс призводить до вигорання, втоми від прийняття рішень і зниження загальної ефективності. Найрезультативніші співробітники можуть постійно бути втягнуті в обговорення, не маючи змоги зосередитися на своїх завданнях.
То що ж таке ефективна командна робота в сучасному контексті? Як досягти її, не потрапивши в пастку надмірної співпраці?
Виявляється, командна взаємодія справді може стати рушієм продуктивності — але лише в правильній кількості. Ось як знайти ідеальний баланс, щоб співпраця була в міру та приносила максимум користі.
Будьте вибірковими у виборі інструментів
Ми живемо в чудовий час, коли існує застосунок на будь-який випадок життя. Щодня з’являються нові стартапи з рішеннями, покликаними зробити командну співпрацю ефективнішою та підвищити продуктивність. І хоч це, безумовно, позитивне явище, воно має зворотний бік — надлишок інструментів може спричинити хаос і розпорошити увагу співробітників.
Використання великої кількості схожих між собою інструментів створює зайву складність і спричиняє так звану «втому від застосунків». Працівники можуть витрачати більше часу на перемикання між платформами, ніж на реальну співпрацю.
Насправді ж, кількох застосунків цілком достатньо, щоб ефективно виконувати роботу. Наприклад, можна використовувати застосунок для командної комунікації, як-от Chanty, інструмент для управління проєктами на кшталт Trello, офісний онлайн-пакет, як-от Google Workspace, і, можливо, інструменти для відеозустрічей, наприклад, Zoom.
Зосередившись лише на декількох перевірених інструментах, ви спростите комунікацію й співпрацю в команді — всі знатимуть, який інструмент використовувати в тій чи іншій ситуації. Наприклад, важливу комунікацію варто вести через електронну пошту, короткі повідомлення — у Chanty, а завдання й пов’язану з ними інформацію — в Trello.
До того ж багато сучасних інструментів пропонують інтеграції, що дозволяє централізувати робочі процеси. Наприклад, ви можете пов’язати застосунок для управління проєктами з командним чатом або автоматизувати повторювані оновлення — це значно скоротить кількість зайвої переписки.
Для початку: 15% часу всієї організації витрачається на наради — і ця цифра щороку зростає. Залежно від посади, ви можете витрачати до половини свого робочого часу на зустрічі (особливо якщо обіймаєте керівну посаду), а підготовка до однієї наради займає в середньому до 4 годин.
Це не було б таким тривожним, якби не те, що 67% усіх нарад є непродуктивними з різних причин. Учасники зізнаються, що під час зустрічей мріють, займаються мультизадачністю, читають пошту, виконують несуміжну роботу або взагалі неуважні.
Хоча наради можуть бути чудовим інструментом для командної взаємодії, вони також є джерелом її перенавантаження. Ось кілька порад, як зробити наради ефективнішими:
- Розгляньте альтернативні формати. Асинхронні наради — наприклад, у формі записів або спільних документів — дозволяють передавати оновлення без потреби у відеодзвінках. Це дає змогу команді відповідати у зручному для себе ритмі.
- Запрошуйте лише тих, чия присутність дійсно необхідна. Якщо учасник не залучений у питання, велика ймовірність, що він не буде уважним.
- Складіть порядок денний і дотримуйтеся його. Чітка структура допоможе уникнути відхилення від теми.
- Зосередьтеся тільки на нараді. Попросіть учасників не перевіряти телефони чи пошту й не займатися сторонніми справами.
- Скорочуйте тривалість. З 2000 року середня тривалість наради зростала на 10% щороку й нині становить від 31 до 60 хвилин. Завжди прагніть до коротших зустрічей — це полегшить концентрацію.
- Вибирайте зручний час. У нових реаліях віддаленої роботи співробітники балансують між особистим і професійним життям. Тому краще узгоджувати час наради з усіма учасниками, щоби не порушувати їхній work-life balance.
Спрощуйте виконання роботи
Згідно з дослідженням Harvard Business Review «Collaboration Overload Is a Symptom of a Deeper Organizational Problem», найпродуктивніші компанії у світі витрачають на 50% менше часу, ніж інші, завдяки тому, що усувають зайву взаємодію. Це стало можливим не завдяки простим лайфхакам, а через глибокі зміни в поведінці та культурі роботи.
Такі компанії досягли більшої ефективності у співпраці, скоротивши кількість залучених осіб. Чим більше людей беруть участь у прийнятті рішень, тим повільнішим і складнішим стає процес, а отже — тим більше зусиль потребує координація.
Щоб скоротити цей «шум», зробіть свою організацію гнучкішою: залучайте до процесу ухвалення рішень лише тих, чия участь справді необхідна.
Менше часу на електронну пошту
Як і наради, робоча електронна пошта не є улюбленим заняттям для більшості з нас — але вона залишається важливою частиною робочого процесу. Деякі статистичні дані можуть здивувати: у середньому ви витрачаєте 28% робочого тижня на перегляд пошти, що становить приблизно 11 годин. Щодня ви надсилаєте та отримуєте близько 124 листів, або трохи понад 600 на тиждень.
Як менше часу витрачати на пошту
На перший погляд, ці цифри можуть не здаватися критичними, але насправді все серйозніше. Дослідження показують, що робочі відволікання, зокрема електронна пошта, мають наслідки, що виходять далеко за межі самого завдання. Наприклад, після переривання (скажімо, через вхідний лист) людині потрібно в середньому 23 хвилини, щоб знову зосередитися.
Зробивши прості підрахунки, отримаємо 1 048 годин на рік, витрачених на роботу з поштою та відновлення концентрації. І це — тільки пошта. Уявіть, скільки часу ще йде на повернення до задач після зустрічей, повідомлень у чатах чи запитань від колег.
Електронна пошта — важливий елемент командної співпраці, тож повністю позбутися її не вийде. Але ось кілька способів скоротити час на роботу з нею:
- Виділяйте окремий час на пошту. Один-два рази на день — вранці або після обіду — працюйте виключно з електронною поштою. В інший час вимикайте сповіщення. Якщо щось термінове — вам зателефонують.
- Не надсилайте листів тим, хто їх не потребує. Уникайте масового CC/BCC або листів на групові адреси типу sales@company.com. Відправляйте повідомлення лише тим, кому вони справді потрібні.
- Обробляйте листи одразу. Якщо ви вже відкрили лист — одразу на нього відповідайте. В іншому разі вам доведеться повертатися до нього пізніше, витрачаючи додатковий час на перечитування та обробку.
- Замінюйте зустрічі листами. Часто короткий, чітко написаний лист з потрібною інформацією може повністю замінити 30-хвилинну нараду. Це економить час вам і вашим колегам.
Навчіться говорити “ні”
Причиною надмірної співпраці часто є те, що ми відчуваємо обов’язок негайно відповідати на кожен лист, перевіряти кожне повідомлення в Chanty та приєднуватися до кожної зустрічі, на яку нас запрошують. Як бачите, листи, зустрічі та повідомлення настільки заповнюють наш робочий день, що залишається мало часу на виконання реальних завдань.
Замість того щоб змушувати працівників брати активну участь у кожній формі співпраці постійно, дозвольте їм говорити “ні”, коли їм потрібно зосередитися на своїх завданнях. Заохочуйте команду встановлювати чіткі межі — наприклад, блокувати час для фокусної роботи в календарі або вмикати режим “не турбувати” в чат-застосунках.
Таким чином ви досягнете двох цілей.
По-перше, ви зміцните довіру та впевненість у команді, щоб кожен міг самостійно керувати своїм навантаженням. По-друге, ви зменшите обсяг зайвої комунікації, зосередившись на справжній роботі.
Висновок
Командна співпраця — це магічний інгредієнт, який підвищує продуктивність і покращує робочі процеси. Але ключ до ефективної співпраці — знати міру: надто мало чи надто багато — і команда втратить дорогоцінний час і ресурси.
Скориставшись цими порадами, ви зможете відточити командну взаємодію й досягти більшого разом.
А у вас є власні поради щодо того, як уникати надмірної співпраці? Поділіться в коментарях — нам дуже цікаво дізнатися вашу думку!
