Бути зайнятим — це новий тренд. Десь по дорозі це стало знаком гордості — мати якомога більше обов’язків. Усюди розповідають історії про CEO, які прокидаються о 4 ранку, працюють по 80 годин на тиждень і прославляють свої труднощі як шлях до успіху. Але для багатьох така культура призводить до вигорання та незадоволення життям.
Тиск брати на себе надто багато відповідальності на роботі сьогодні як ніколи сильний. Працівники у різних галузях змушені виконувати кілька ролей одночасно, намагаючись тримати все під контролем. І коли вага «надмірної кількості обов’язків» стає нестерпною, наслідки зачіпають як професійне, так і особисте життя — це проявляється у стресі, тривожності та зниженні продуктивності.
Такий тягар може призвести до безсонних ночей, високого рівня стресу та загального відчуття незадоволення. Якщо ви відчуваєте, що потопаєте в роботі та постійно кидаєтесь від одного завдання до іншого — ви не одні. Це досить поширене явище, коли працівники відчувають, що мають робити все й одразу. На щастя, існують практичні способи впоратися з перевантаженням та знову взяти контроль над своїм часом. Якщо ви готові переосмислити пріоритети та позбутися зайвого, ось кілька стратегій, які допоможуть знайти баланс і насолоджуватись життям поза межами роботи.
Складіть список пріоритетів
Якщо ви відчуваєте перевантаження, справа не завжди в тому, що завдань забагато. Частіше — у тому, що ви витрачаєте надто багато часу на неправильні речі. Напевно вам знайома ситуація, коли пів дня йде на відповіді на листи, а наприкінці робочого дня часу на розвиток бізнесу просто не залишається. Це поширена проблема, яка виникає, коли ви берете на себе надмірну відповідальність без чітких меж — і врешті вигоряєте.
Щоб уникнути цього, складіть список усіх ваших завдань і розподіліть їх за пріоритетністю: обов’язкові до виконання, середній пріоритет і опціональні. Спробуйте використати матрицю пріоритетів (наприклад, метод Ейзенхауера), щоб оцінити кожне завдання за терміновістю та важливістю. Це допоможе вам чітко побачити, що потребує вашої негайної уваги, а що можна відкласти на потім.
Коли ви перенесете все на папір, найімовірніше виявиться, що саме другорядні завдання займають більшість вашого часу. Саме тоді варто переосмислити фокус і відмовитися від несуттєвого на користь справді важливого. Ви також можете помітити, що, відмовившись від певних «дрібних» навантажень — наприклад, адміністративної рутини — зможете значно ефективніше просуватися в напрямку основних цілей.
P.S. Ви можете впорядковувати свій список пріоритетів у будь-якому зручному інструменті для керування проєктами, наприклад, у Trello.
Автоматизуйте все, що тільки можливо
Одне з найбільших досягнень сучасних технологій — це можливість автоматизувати безліч завдань, щоб ви не витрачали на них свій час даремно. Навіть така дрібниця, як створення події в Google Calendar для зустрічі, може зайняти кілька хвилин — але завдяки інструментам на кшталт Calendly це перетворюється на кілька секунд. Уявіть лише, скільки часу ви можете заощадити за рік, автоматизувавши рутинні завдання на кшталт цього.
slideshare.net
Наприклад, для однієї з Facebook-сторінок, яку я веду, я просто сідаю й створюю всі пости одразу, а потім планую їх на кілька тижнів уперед. Ви можете зробити ще більше, використовуючи інструменти на кшталт MeetEdgar, щоб планувати публікації одразу на кількох платформах соціальних мереж.
Нарешті, існують чудові інструменти, такі як IFTT та Zapier. Якщо ви коли-небудь хотіли щось автоматизувати — велика ймовірність, що один із цих сервісів допоможе вам це зробити. Наприклад, можна налаштувати Zapier так, щоб нові підписники автоматично додавались до певного списку розсилки, потім — до заздалегідь підготовленої таблиці Google, а далі автоматично створювалася картка в Trello з ім’ям і електронною поштою підписника. Трішки налаштувань — і ви зможете автоматизувати майже будь-що, що спаде на думку.
Делегуйте завдання іншим
Іноді найкращий спосіб впоратися з надмірною кількістю обов’язків — це зняти щось із себе й передати комусь іншому. Хоча може бути дуже складно відмовитися від завдання, яке здається вам важливим, кількість вільного часу, яку ви можете отримати завдяки делегуванню, справді вражає.
Засновники компаній і CEO часто мають труднощі з делегуванням, бо потрапляють у замкнене коло. Спершу їм здається, що лише вони можуть впоратись із певним завданням, а ніхто інший його не осилить. А навіть якщо й знайдеться хтось, кому можна делегувати, навчання цієї людини забере надто багато часу, щоб це було доцільно.
Насправді ж делегування може звільнити значну частину вашого часу. Ви можете просто передати деякі обов’язки колегам, якщо у них є вільні ресурси. Або ж делегувати виконання завдання комусь зовні — наприклад, стажеру чи випускнику університету.
Щоб оцінити фінансову вигоду від делегування певних процесів, можна скористатися калькулятором аутсорсу.
Серед популярних варіантів сьогодні — найм віртуальних асистентів. Вони можуть допомагати вам із рутинними адміністративними справами: відповідати на електронні листи, бронювати зустрічі, вносити дані тощо. Якщо щось можна пояснити — це можна доручити віртуальному асистенту.
"50 вірних способів покращити вашу 
Комунікаційні проблеми на роботі?
командну комунікацію"
Дайте керівнику можливість розставити пріоритети
Ви точно потрапляли в таку ситуацію. До вас підходить керівник і дає завдання на день, тиждень чи навіть квартал — і ви, не замислюючись, погоджуєтеся взяти його, навіть якщо ваш графік уже розписаний до останньої хвилини. Ви розумієте, що, ймовірно, не зможете з усім впоратися — і щось неодмінно постраждає: або якість роботи, або дотримання дедлайнів. Але все одно погоджуєтеся.
Замість того щоб автоматично брати на себе ще одне завдання, яке навряд чи вдасться якісно виконати, краще попросіть свого керівника самостійно визначити пріоритети. Якщо це завдання справді має бути виконане — значить, інше доведеться відкласти або перемістити в кінець списку. Такий підхід допоможе вам прояснити ваше поточне навантаження і гарантувати, що всі завдання будуть розставлені за важливістю. Він також допоможе керівнику краще зрозуміти обсяг вашої роботи й не перевантажувати вас зайвими відповідальностями.
Це дозволить вам убезпечити себе в разі, якщо ви фізично не встигаєте виконати все. Ви знатимете, яке завдання є найбільш пріоритетним просто зараз. Але щоб цей метод спрацював, потрібно чітко розуміти свої поточні обов’язки й орієнтуватися, скільки часу займає кожне з них. Ви навіть можете запропонувати керівнику переглянути дедлайни або перерозподілити завдання між колегами, які мають більше вільного часу. Це сприятиме кращій командній співпраці й дозволить ефективно виконувати критично важливі проєкти.
Якщо ви постійно берете на себе надмірну кількість обов’язків — настав час відверто поговорити з керівником. Чемно скажіть, що вам складно впоратись із поточним навантаженням. Це не скарга, а спроба знайти баланс, який дозволить вам працювати якісно, не вигораючи. Відмова від додаткових задач, коли ви не справляєтесь, — це не уникнення роботи. Це бажання виконати свою справу добре і в адекватні строки.
Зменшіть темп і зробіть паузу
Навіть найкращим із нас потрібен відпочинок. Коли ви на роботі, і все йде не так, як треба, з’являється спокуса напружитись ще більше, аби встигнути все. Але іноді вам просто потрібна пауза, щоб відновити сили і з новим ресурсом рухатись далі.
Надмірна відповідальність без перерв веде до вигорання. Важливо розуміти: навіть короткий відпочинок може підвищити вашу продуктивність і настрій.
Інакше може скластися враження, що ви постійно зайняті, але по факту — перестаєте бути ефективними, бо втрачаєте фокус. Спроба тримати в голові забагато обов’язків одночасно знижує якість рішень і здатність до концентрації. Якщо ви почали пропускати обіди або постійно затримуєтесь на роботі, щоби “доробити хоча б щось” — варто переглянути свій підхід до навантаження. Навчитись говорити «ні» — це не прояв слабкості, а спосіб зберегти себе й зосередитись на справді важливому.
microsoft.com
Ви можете робити перерви приблизно кожну годину, тривалістю щонайменше 5 хвилин. Ви помітите, що змушуючи себе робити регулярні паузи, ви насправді станете продуктивнішими та почуватиметесь краще, уникаючи головного болю через напруження. Якщо ви справді хочете контролювати свій графік, можете спробувати техніку Помодоро. Вона передбачає, що після кожних 25 хвилин зосередженої роботи ви робите 5-хвилинну перерву. Існує багато таймерів Помодоро, які ви можете спробувати, наприклад Toggl або PomoDone.
Замість того, щоб затримуватись допізна заради виконання завдань, зосередьтеся на оптимізації робочого процесу в робочі години, впроваджуючи структуровані перерви. Ви зрозумієте, що управління енергією так само важливе, як і управління завданнями. Відмовляючись від перенавантаження, ви насправді зможете зробити більше в межах звичайного робочого часу, що веде до здоровішого та продуктивнішого підходу до роботи.
Не працюйте понаднормово
Якщо ви не можете вкласти всі свої обов’язки у восьмигодинний робочий день, ймовірно, доведеться працювати понаднормово. Ви, напевно, сприйматимете це як сумлінність і відданість роботі. Насправді ваш керівник, ймовірно, подумає, що причина вашого затримання — неефективне управління часом. Щоб краще керувати своїм робочим днем, можете скористатися калькулятором екранного часу.
Наслідки для здоров’я через довгі робочі години особливо тривожні. Недосипання, стрес і виснаження можуть призвести до когнітивних порушень, таких як погана концентрація та уповільнене прийняття рішень. Ці проблеми роблять вашу роботу менш ефективною, що веде до ще більшої кількості понаднормових годин. Дослідження Всесвітньої організації охорони здоров’я (ВООЗ) показують, що тривала робота пов’язана з ризиком серцевих захворювань і інсульту, додаючи серйозну загрозу для здоров’я.
Навіть 40-годинний робочий тиждень — це забагато. Ми звикли вважати, що працювати потрібно 40 годин на тиждень і 8 годин на день, але ця традиція існує майже 200 років. Через зміни у способі життя, автоматизацію робочих процесів і збільшення кількості жінок у робочій силі порівняно з часом, коли це правило було створене, ситуація має бути зовсім іншою. Насправді, наш робочий тиждень має бути принаймні на кілька годин коротшим — подібно до того, що вже випробовують у Швеції з шестигодинним робочим днем.
Деякі прогресивні компанії вже почали відмовлятися від культури понаднормової роботи. Вони впроваджують політики, які надають пріоритет балансу між роботою та особистим життям і заохочують співробітників не затримуватися в офісі допізна. У таких країнах, як Нова Зеландія, компанії експериментують із чотириденним робочим тижнем, щоб підвищити як продуктивність, так і добробут співробітників, і перші результати виглядають багатообіцяючими.
Висновок
Хоч бути зайнятим і добре, але це не має ставати приводом для похвали чи знаком честі. Ви будете більш продуктивними і щасливішими, зменшуючи кількість обов’язків, а ваші роботодавці будуть задоволені вашою роботою. Пам’ятайте: працюйте розумніше, а не більше.
Перевантаження роботою може призвести до вигорання, зниження продуктивності та стресу. Важливо вчасно розпізнати, коли ви перевантажені, і вміти говорити «ні», щоб не брати на себе зайвих зобов’язань. Навчіться пріоритезувати, делегувати завдання і відмовлятися від непотрібних навантажень, щоб захистити своє здоров’я і якість роботи.
Делегування завдань іншим — колегам або зовнішнім помічникам — може значно знизити ваше навантаження і підвищити ефективність. Успішні керівники часто називають делегування ключем до свого успіху. Не недооцінюйте також силу перерв — регулярний відпочинок необхідний для збереження концентрації і запобігання вигоранню.
Тож наступного разу, коли почуватиметесь перевантаженими, переоцініть свої завдання, визначте пріоритети і візьміть під контроль своє робоче навантаження. Працюючи розумніше, а не більше, ви зможете досягати більшого без шкоди для здоров’я та щастя.
