Ми всі знаємо, що якісне спілкування є запорукою міцних стосунків як у роботі, так і в особистому житті. Саме спілкування є тією «субстанцією», яка утримує разом стосунки, родини та дружбу.
У робочому середовищі воно може стати визначальним фактором між успіхом і провалом проєкту — або навіть між занепадом і процвітанням бізнесу.
До того ж, ефективна комунікація має й фінансову вигоду. Згідно з щорічним звітом Dynamic Signal про стан внутрішніх комунікацій і залучення працівників, 52% компаній повідомили про втрати доходів через комунікаційні бар’єри.
Одна-єдина проблема в спілкуванні, яку хтось може проігнорувати, здатна перерости в масштабні труднощі, що впливають на згуртованість команди, продуктивність роботи та міжособистісні стосунки. Такі проблеми потрібно вирішувати, щоб підвищити ефективність та створити середовище, де кожен почувається цінним і включеним у процес.
Із-поміж усіх навичок лідера саме комунікація, навіть більше, ніж управління конфліктами, найбільше впливає на результативність команди та стимулює готовність ризикувати — настільки необхідну в сучасному бізнес-середовищі. Організації, які приділяють увагу ефективному спілкуванню, зазвичай мають щасливих працівників, залучених клієнтів і стабільні фінансові показники.
Покращення комунікації часто помилково ототожнюється з її кількістю, хоча насправді йдеться про якість взаємодій — шляхом виявлення та, де можливо, усунення бар’єрів до ефективного спілкування. У наступних розділах цього блогу ми розглянемо типові перешкоди в комунікації, їхні причини та способи подолання.
Що таке бар’єри у спілкуванні?
Бар’єри у спілкуванні — це перешкоди, з якими стикаються люди, намагаючись налагодити ефективне спілкування. Це ті чинники, які роблять міжособистісне спілкування неефективним.
Ніхто не народжується майстерним комунікатором. Цю навичку потрібно опановувати, щоб досягати успіхів у роботі, розвивати бізнес та підтримувати міцні стосунки з ключовими людьми.
На щастя, навчитися добре спілкуватися не так вже й складно. Проте існує кілька поширених пасток, які заважають ефективній груповій комунікації. Я бачу їх знову і знову — і сам неодноразово потрапляв у деякі з них!
Отже, що саме спричиняє ці бар’єри на початку? Найбільш типовими причинами є відмінності у стилях спілкування, культурні розбіжності або швидкий і динамічний темп роботи. Наприклад, менеджер може доволі різко висловлювати свою думку, що завадить працівнику вільно висловлювати власні ідеї. Або ж команда може стикатися з труднощами в розподілі часу й зусиль на завдання через різні часові пояси.
Окрім того, розвиток інформаційних і комунікаційних технологій підвищив рівень взаємозалежності команд. Тепер члени команд із різних куточків світу можуть працювати разом на відстані, що породжує нові проблеми — наприклад, неправильне тлумачення листів електронною поштою чи надмірна кількість миттєвих повідомлень, які ніхто не має терпіння обговорити усно, емоційно чи іншим способом. Більше того, щоденний обсяг повідомлень, який ми обробляємо, сам по собі може «перекривати» ефективне спілкування.
Це важливо, адже вказує на причини, чому навіть щирі спроби поспілкуватися іноді заходять у глухий кут. Як тільки ми усвідомимо наявність цих бар’єрів, зможемо творчо з ними працювати та вибудовувати ефективні канали взаємодії один з одним.
Приклади бар’єрів у спілкуванні
Читайте далі, щоб дізнатися про найпоширеніші бар’єри у спілкуванні на роботі, як їх розпізнати та як їх подолати.
Непослідовність
Послідовність — це «дотримання певного підходу чи принципу, зазвичай необхідного для логіки, точності або справедливості». Відсутність послідовності може серйозно вплинути на спілкування, залишаючи людей розчарованими, відчуженими та дезорієнтованими — зовсім не те, що потрібно вашій команді!
Чи ви, чи хтось із ваших колег, подає суперечливі сигнали? Ви навмисно чи випадково надаєте різну інформацію різним людям? Якщо так, можливо, ви маєте справу з бар’єром у спілкуванні, відомим як непослідовність.
Що з цим робити
Якщо ви помічаєте у себе непослідовність, запитайте себе, чому це відбувається. Ви випадково подаєте суперечливу інформацію, бо самі не впевнені в правильній відповіді? Якщо так, поставте додаткові запитання, щоб прояснити інформацію для себе.
Страх конфлікту — одна з найпоширеніших причин, які я бачив у випадках непослідовної комунікації на робочому місці. Нікому не хочеться засмучувати інших, але якщо ви подаєте непослідовну інформацію, бо боїтеся когось образити або викликати гнів, це вже проблема.
Щоб вирішити проблему, спричинену вашою непослідовністю, зберіть команду та поговоріть з усіма разом. Якщо особисто зібратися неможливо через відстань (або пандемію), організуйте відеозустріч. Хоч і може бути спокуса просто надіслати листа, це, швидше за все, тільки посилить плутанину. Усунення непослідовностей у спілкуванні потребує розмови віч-на-віч.
Почніть так: «Я давав непослідовну або заплутану інформацію щодо проєкту X і хотів би це прояснити». Потім чітко, простою мовою, поясніть, що саме має розуміти кожен, і дайте відповіді на запитання від команди.
Якщо непослідовність надходить від когось іншого, не мовчіть — назвіть це. Це не обов’язково має бути конфронтація. Ось простий варіант формулювання: «Я отримую суперечливу інформацію: мені сказали X, а Джейн, схоже, вважає Y. Чи могли б ви це уточнити?»
Погані навички слухання
Більшість із нас краще говорить, ніж слухає. Це — особливість людської природи. Активне слухання — важлива навичка, яку розвивають далеко не всі. Але ефективне слухання інших є не менш важливим, ніж здатність доносити власну думку.
Якщо ви або ваш співрозмовник часто перебиває, повторює одне й те саме або «вимикається» під час розмови, це найімовірніше свідчить про проблему, яку можна описати як погане слухання.
Що з цим робити
Ймовірно, ви можете покращити свої навички слухання — як і більшість із нас! Намагайтеся практикувати активне слухання. Нижче на інфографіці наведено сім ключових навичок активного слухання.
По суті, ви маєте приділяти співрозмовнику повну, уважну й безоцінкову увагу. Не перебивайте. Обдумуйте почуте та уточнюйте, якщо щось незрозуміло. Спробуйте коротко переказати сказане, щоб переконатися, що ви правильно зрозуміли. Лише після цього діліться своїми думками щодо сказаного та додавайте власні ідеї.
Якщо вам здається, що вас не слухають, це може бути надзвичайно прикро. Якщо так відбувається з кількома людьми (а таке можливо!), варто подумати про проведення тренінгу з комунікації для всієї команди, з акцентом на активне слухання.
Якщо проблема полягає в конкретній людині, яка погано слухає, вкажіть на це обережно, без конфлікту, і запросіть її думку. Ви можете здивуватися.
Наприклад, може з’ясуватися, що ця людина погано сприймає інформацію на слух і воліє отримувати її письмово, щоб опрацювати у зручному для себе темпі. Або ж виявиться, що ви постійно звертаєтесь до неї у невдалий момент і порушуєте її робочий ритм.
Різні стилі роботи, навчання й спілкування можуть ззовні здаватися грубістю. Практикуйте емпатію й ставтеся до колеги як до партнера, а не до опонента.
І нарешті, якщо хтось демонстративно вас не слухає — не бійтеся професійно відстояти себе. Якщо вас перебивають, цілком доречно сказати: «Будь ласка, дозвольте мені завершити».
Ваші слова говорять одне, а мова тіла — зовсім інше
Ви коли-небудь чули, як людина щось говорить, але її мова тіла ніби свідчить про протилежне? Це трапляється частіше, ніж здається.
Експерти з комунікації вважають, що мова тіла впливає приблизно на 55% того враження, яке ми справляємо під час розмови:
Іншими словами, те, що ви не вимовляєте вголос, є щонайменше таким же важливим, як і те, що ви говорите. Ваші слова можуть бути позитивними чи нейтральними, але якщо мова тіла передає роздратування, злість або втому, саме це і запам’ятає ваш співрозмовник.
Що з цим робити
Говоріть те, що маєте на увазі! Це не означає, що потрібно озвучувати кожну думку без фільтрації. Але намагайтеся бути максимально щирими, залишаючись при цьому професійними та ввічливими.
Звертайте увагу на свою мову тіла — багато хто з нас інстинктивно приймає «закриті» пози, як-от схрещення рук. Під час розмови дотримуйтесь простих порад щодо невербальної комунікації:
- Поверніться корпусом до людини, з якою спілкуєтесь
- Встановлюйте зоровий контакт
- Посміхайтесь, коли це доречно. Уникайте негативних виразів обличчя, як-от насуплення брів
- Не схрещуйте руки
- Тримайте спину рівно — сидячи або стоячи
Не грайтесь із волоссям, прикрасами чи одягом — це створює враження нервозності.
Коли ви спілкуєтеся з кимось, чия мова тіла суперечить словам, це може викликати плутанину. Це не обов’язково означає, що людина свідомо вводить вас в оману або нещира. Суперечлива мова тіла може просто свідчити про складний день — і не мати жодного стосунку до вас або теми розмови.
Але запитати — абсолютно нормально! Якщо ви помітили невідповідність між словами й невербальними сигналами, варто прояснити ситуацію. Можна сказати щось на кшталт: «Ви кажете X, але за виразом обличчя я бачу Y. Можливо, є якісь сумніви? Я б хотів їх почути й обговорити, якщо вони є». Зберігайте доброзичливий тон і відкриту мову тіла.
Надмірне використання професійного жаргону
Я працюю в сфері електронної комерції, яка відома своєю любов’ю до жаргону. Але люди, які не пов’язані з нашою галуззю, можуть і не знати, що таке API (інтерфейс прикладного програмування) чи CRO (оптимізація конверсії), — і чому вони взагалі мають це знати?
У багатьох компаніях і галузях використовують свій професійний сленг, абревіатури та скорочення, з якими новим співробітникам або зовнішнім партнерам буває важко розібратися. Надмірна кількість жаргону знижує якість комунікації і жертвує зрозумілістю заради модних слівечок.
Що з цим робити
Намагайтеся максимально уникати професійного жаргону у своїй мові. У деяких випадках його використання допустиме — наприклад, коли ви точно знаєте, що всі присутні однаково розуміють ці терміни. Але краще все ж обходитися без нього. Особливо важливо уникати жаргону, коли ви спілкуєтеся з новими співробітниками чи людьми поза межами вашої компанії. Якщо ви користуєтесь великою кількістю незрозумілих слів, це змушує людей відчувати себе «не в темі» та викликає втрату інтересу.
Спробуйте вибудувати в компанії культуру спілкування без жаргону. Заохочуйте всіх користуватись простою мовою та не вигадувати нескінченні абревіатури й скорочення. Почніть із себе — подавайте приклад, свідомо зменшуючи використання професійного сленгу у власній мові. Чіткість формулювань і пряма комунікація полегшують життя всім.
І, до речі, намагайтеся уникати найбільш зненавиджених корпоративних фраз і виразів, які лише дратують співрозмовників.
Несвідома упередженість
Ми всі схильні миттєво робити висновки про інших людей на основі реальних або уявних характеристик, таких як стать, раса, культура чи походження. Більшість із нас ніколи не діяла б так навмисно, але культурні стереотипи щодо представників певних груп мають потужний вплив. Припущення, які ми робимо про інших, не маючи такого наміру, називаються несвідомою упередженістю.
Доведено, що несвідома упередженість впливає на сучасне робоче середовище на всіх рівнях: від найму й утримання працівників до управління ефективністю та просування по службі. Самому собі виявити власні упередження — непросте завдання. Тести Гарвардського університету на виявлення прихованих упереджень (Harvard Implicit Bias tests) можуть відкрити очі на упередження, про які ви навіть не підозрювали.
Що з цим робити
Кожен із нас може зробити більше, аби подолати власну несвідому упередженість. У багатьох компаніях уже запроваджено тренінги з рівності, різноманіття та інклюзивності як частину адаптації нових працівників. У межах таких тренінгів варто включити окремий модуль, присвячений несвідомій упередженості. Також можна організувати навчання для всієї команди, щоби відкрито обговорити цю тему. Це може бути складною розмовою, але визнання наявності проблеми — перший крок до її вирішення.
Пам’ятайте: не варто звинувачувати себе, якщо у вас є несвідомі упередження. Вони є майже в кожного з нас. Але якщо ви їх усвідомлюєте — ви вже на правильному шляху до того, щоби поставити їм під сумнів і працювати над їх подоланням.
Подолання бар’єрів у спілкуванні для ефективнішої командної роботи
Ми всі розуміємо, наскільки важлива комунікація на робочому місці, але далеко не всі знають, як покращити свої навички спілкування або подолати бар’єри в комунікації.
Дивовижно, як часто в командах виникають одні й ті самі типові проблеми в спілкуванні. Якщо ви впізнали свою команду в будь-якій із описаних ситуацій — не засмучуйтесь! З часом і зусиллями ви всі зможете стати кращими комунікаторами. А краща комунікація веде до сильнішої командної роботи, більшої згуртованості колективу і, зрештою, до успіху всієї компанії.
Передусім, створіть в команді атмосферу відкритості й довіри. Заохочуйте всі точки зору, думки та навіть занепокоєння — і дайте змогу висловлювати їх без страху бути засудженим. Працювати в команді — тобто займатись справді захопливою діяльністю конструктивної співпраці — набагато легше, коли кожен знає, що його думки буде почуто й враховано.
Один із видів інвестування в це — вертикальна або горизонтальна інклюзія, яка передбачає регулярні тренінги або семінари зі спілкування для працівників. Це можуть бути вправи для розвитку активного слухання та управління конфліктами або рольові ігри, які імітують бізнес-середовище. Практика — ключова не лише для відпрацювання технік, а й для розвитку самої команди.
Комунікація має бути в центрі кожної зустрічі. Обговорення повинні відбуватись відповідно до узгоджених принципів, які дають змогу кожному висловитися, а всі ідеї мають розглядатися з повагою. Найголовніше — кожен член команди повинен мати можливість брати участь без жодних обмежень.
Пам’ятайте: покращення комунікації заради кращої командної роботи не дає миттєвого результату. Це процес формування, який вимагає великого терпіння та відданості від кожного члена команди. Але все можливо, коли канали спілкування відкриті — тоді й співпраця, і успіх не знають меж.
Add comment