У тій чи іншій формі електронна пошта існує з 1970-х років. У світі ІТ, де тренди змінюються кожні кілька місяців, чотири десятиліття — це справді довгий термін. За даними Statista, у 2022 році налічувалося вражаючих 4258 мільйонів акаунтів електронної пошти.
Хоча використання електронної пошти залишається на високому рівні, ландшафт цифрових комунікацій швидко змінюється. Тема «смерті електронної пошти» набирає популярності, адже бізнес і користувачі шукають більш ефективні способи спілкування.
Хоча очевидно, що електронна пошта — беззаперечний лідер офісної комунікації, але також ясно, що вона далека від ідеалу для спілкування.
З розвитком технологій і появою нових форм цифрового спілкування все більше людей ставлять під сумнів необхідність електронної пошти. Зі стрімким поширенням застосунків для миттєвих повідомлень, інструментів для спільної роботи та соціальних мереж, вона вже не є головним способом щоденного бізнес- чи особистого спілкування. Тепер питання стоїть не просто «Що замінить електронну пошту?», а «Чому ми досі користуємося електронною поштою?»
Вибір сьогодні дуже широкий
Якщо десять років тому ви хотіли зв’язатися з кимось, найбільш поширеним способом для бізнесу була електронна пошта, а для особистого спілкування використовували кілька месенджерів, таких як MSN (та-а-ак, мені так багато років).
Сьогодні вибір настільки великий, що e-mail вже не є стандартним вибором для бізнесу. Щодня розробляються застосунки та системи з урахуванням конкретних каналів і цілей комунікації. Коли йдеться про комунікацію в команді, застосунки на кшталт Chanty швидко завойовують популярність.
Зручність використання, широкий вибір інтеграцій, можливість створювати групи і швидко обмінюватися повідомленнями — все це те, чого бракує електронній пошті у 2025 році, але до чого звикли сучасні користувачі технологій. І нарешті, застосунки на кшталт Chanty дозволяють легко шукати серед усіх обміняних повідомлень, що з електронною поштою буває справжньою проблемою.
Порада від профі: у Chanty безкоштовна необмежена історія повідомлень, тож ви можете спілкуватися й шукати скільки забажаєте.
Крім того, соціальні мережі бурхливо розвиваються як засіб комунікації і не показують ознак уповільнення. Окрім обміну повідомленнями з друзями, бізнес-спілкування у Facebook, Twitter та особливо LinkedIn уже стало звичним явищем, і кожна з цих платформ відкушує частину ринку повідомлень у електронної пошти. Також не рідкість, що люди планують твіти наперед, щоб донести свої повідомлення.
Ці платформи зручні для обміну цифровими візитівками з актуальними контактними даними для швидкого зв’язку. Звісно, деякі переваги електронної пошти втрачаються (наприклад, автоматизація маркетингу, просунута сегментація тощо), але загалом плюси переважають мінуси.
Наші поштові скриньки переповнюються
Одна з причин, чому люди уникають електронної пошти, полягає в тому, що вони рідко отримують потрібні листи. Хоча спам-фільтри з кожним роком стають кращими, все одно 45% усіх листів — це спам. Сподіваєтесь зв’язатися з потенційним клієнтом? Спочатку доведеться пророблятися через 20 пропозицій ліків.
Крім того, поштові скриньки часто заповнені нерелевантними розсилками, акціями та рутинними оновленнями, які засмічують систему. Хоча фільтри допомагають відсіяти частину такого контенту, він все одно постійно відволікає та забирає час. Це призвело до явища, відомого як «втома від електронної пошти», коли користувачі перевантажені величезною кількістю повідомлень, через що важко визначити, що справді важливо.
За даними дослідження Statista, кількість користувачів електронної пошти у світі зросла з 3,9 мільярда у 2019 році до 4,4 мільярда у 2024-му. Однак цей ріст не покращив користувацький досвід. Збільшення обсягу листів не супроводжується кращою організацією чи більш релевантним контентом, що викликає ще більше розчарування серед користувачів.
Існують також листи, які ви певною мірою хочете отримувати, але які все одно дратують. Наприклад, ви підписались на сервіс, яким активно користуєтесь і який любите, але окрім звичних транзакційних листів, отримуєте велику кількість автоматизованих повідомлень, які не цікавлять вас для читання.
Ці небажані листи часто відволікають від важливіших повідомлень, які можуть вимагати негайної реакції, створюючи додатковий ментальний безлад. Не рідкість, коли люди пропускають важливу інформацію просто тому, що вона захована під купою нерелевантного контенту. Через це ефективне керування поштовою скринькою стає все складнішим.
Якщо ви коли-небудь користувалися Booking.com, будьте готові отримати безліч повідомлень про майбутні пропозиції в містах, які вас навіть не цікавлять. Справа в тому, що, отримавши вашу електронну адресу, компанії надсилатимуть багато листів, щоб залишатися на виду, і вам пощастить, якщо ви зможете налаштувати свої уподобання. У найгіршому випадку ви можете відписатися від розсилки.
Але навіть відписка не завжди працює. Часто компанії продовжують надсилати небажані листи — через збої в системах або небажання повністю виконувати запити на відписку. Це створює замкнене коло, у якому користувачі почуваються безсилими та потрапляють у нескінченний цикл нерелевантного контенту.
Нарешті, для бізнес-комунікації електронна пошта все ще здається необхідністю. Однак кожен, хто пережив нескінченні ланцюжки листів із копіями (CC та BCC), скаже вам, що це далеко не ідеально. Пошта шумна, перевантажена і важко знайти потрібне повідомлення.
Майбутні покоління не дуже люблять електронну пошту
Коли говорять про майбутнє електронної пошти, більшість компаній звертають увагу на покоління Z — людей, народжених після 1997 року. Хоча більшість із них поки що не працюють, незабаром це зміниться, а що важливіше — їх більше, ніж мілленіалів. На відміну від мілленіалів, покоління Z — одне з перших, яке не сприйняло електронну пошту як основний спосіб спілкування, що відображається у їхніх вподобаннях.
Як показали дослідження, покоління Z вважає електронну пошту менш важливою у своєму житті, ніж мілленіали чи представники покоління X. Крім того, вони менш схильні використовувати електронну пошту для роботи порівняно з іншими опитаними поколіннями. Найчастіше вони обирають її для особистих листів від знайомих поза роботою, а потім — для спілкування з бізнесом.
Ця зміна у вподобаннях не є тимчасовим трендом. Покоління Z звикло до швидких, візуальних і інтерактивних форм комунікації, таких як соціальні мережі та застосунки миттєвих повідомлень. Виростаючи у цифровому середовищі, вони активно використовують платформи на кшталт WhatsApp, Instagram і Snapchat, які дозволяють швидко обмінюватися повідомленнями, ділитися мультимедіа і легко взаємодіяти. Ці платформи сприймаються як ефективніші та цікавіші порівняно з формальним і текстово-наповненим характером електронної пошти.
Коли це покоління доросте і вийде на ринок праці, воно точно змінить спосіб використання електронної пошти, якщо не повністю відмовиться від неї як засобу комунікації. У майбутньому електронній пошті доведеться конкурувати з соціальними мережами та застосунками, які покоління Z віддає перевагу. Насправді сьогодні простіше привернути їхню увагу за допомогою класних лендінгів, ніж листів.
До того ж молодші покоління все більше усвідомлюють недоліки електронної пошти — спам, затримки та складність керування перевантаженою скринькою. Вони надають перевагу платформам, які спрощують комунікацію і пропонують більш організований, зручний інтерфейс. Цей тренд змушує компанії переосмислювати свої стратегії комунікації і обирати платформи, що краще відповідають потребам молодшої, технічно підкованої аудиторії.
Сьогодні простіше привернути їхню увагу класними лендінгами, ніж електронними листами.
Витрачається надто багато часу
Залежно від типу роботи та звичок, ви перевіряєте пошту близько 15 разів на день. Звучить не так вже й багато, але це лише верхівка айсберга. Як уже згадувалося, офісні працівники отримують дуже багато листів — в середньому близько 200 на день. Аналізуючи їхній вміст, з’ясовується, що 144 з цих 200 листів є нерелевантними для отримувача — це копії (CC, BCC), транзакційні чи промоційні повідомлення тощо.
appfuence.com
Чи знаєте ви, скільки часу щодня на роботі ви витрачаєте на електронну пошту? За дослідженнями, ми проводимо близько 2,5 годин щодня, перевіряючи та пишучи листи на роботі. Це майже третина робочого дня, присвяченого спілкуванню. Інші дослідження стверджують, що на електронну пошту ми витрачаємо шалені 6 годин щодня.
Ситуація стала настільки критичною, що багато працівників вимикають повідомлення електронної пошти на значну частину робочого дня та намагаються мінімізувати час, який витрачають на керування поштовою скринькою. Замість того, щоб полегшувати роботу, електронна пошта стала настільки великою її частиною, що починає заважати продуктивності.
Тут на руку приходять застосунки для командного чату, які пропонують можливості керування завданнями та широкий спектр інтеграцій, що дозволяють читати повідомлення, не відволікаючись і не витрачаючи години на нескінченні ланцюжки листів із копіями (BCC).
Електронна пошта вбиває продуктивність
Як тільки ми отримуємо листа, зазвичай читаємо його за 6 секунд, при цьому 85% усіх листів прочитуються протягом двох хвилин після надходження у поштову скриньку. У гонитві за «порожньою скринькою» ми швидко читаємо й відповідаємо на листи, не замислюючись над тим, який вплив це має на нашу роботу та продуктивність.
Виділяючи лише кілька секунд на кожен лист (ідеально), можна подумати, що негайно реагувати на всі листи — непогана ідея. Проблема в тому, що мозок не перемикається з одного завдання на інше без наслідків. За даними дослідників, потрібно до 23 хвилин, щоб знову сфокусуватися після переривання однієї справи іншою (наприклад, написання статті під час читання листа). Помножте це на понад 200 листів щодня — і диво, що ми взагалі щось встигаємо робити, коли електронна пошта відволікає нас від роботи.
Постійні переключення між завданнями руйнують стан «потоку» — ментальний стан, коли ми повністю занурені у роботу і працюємо на піку продуктивності. Цей стан надзвичайно цінний для завдань, що потребують глибокого мислення, наприклад, написання або розв’язання складних проблем. Електронна пошта змушує нас постійно порушувати цей потік, що уповільнює загальну продуктивність і призводить до ментального виснаження.
Ще одна проблема — перевантаження поштової скриньки сотнями листів. Це викликає «втомлення від прийняття рішень», коли величезна кількість листів змушує нас швидко, а часто й необдумано вибирати, які повідомлення пріоритезувати, а які ігнорувати. Через це погіршується здатність зосереджуватися на важливіших справах, і важливі завдання можуть залишитися поза увагою.
Часті переривання через сповіщення про нові листи також підвищують рівень стресу. Постійне перебування у стані «підвищеної готовності» не дає можливості відпочити протягом робочого дня. Не дивно, що багато працівників вигорають, адже вони постійно відчувають потребу стежити за поштою замість того, щоб робити корисні перерви.
Якщо ж ви змушені використовувати електронну пошту більшу частину робочого дня, виділіть конкретний час для читання і відповіді на листи, щоб уникнути постійних переривань. Інакше ви будете робити дві справи погано замість ефективного мультизадачингу. Для швидкого керування поштовою скринькою можна користуватися застосунками, такими як Shift.
Смерть електронної пошти в сучасному робочому процесі
Колись e-mail була головним інструментом для спілкування на роботі. Вона була основним способом для бізнесу встановлювати зв’язок, обмінюватися документами та співпрацювати. Але сучасне робоче середовище змінюється, і змінюються наші способи комунікації. Зростання віддаленої роботи, гібридних команд і віртуальної співпраці суттєво вплинуло на те, як ми працюємо — і електронна пошта починає відставати. Оскільки компанії все більше використовують гнучкі, інтегровані методи спілкування, електронну пошту дедалі частіше сприймають як незручний та застарілий інструмент.
Однією з головних причин цього занепаду є зростаючі побоювання щодо безпеки електронної пошти. Через численні фішингові атаки, витоки даних і шкідливий спам, електронна пошта перестала бути надійним способом передачі конфіденційної інформації. Ризики незахищеного листування змушують багато організацій шукати більш безпечні альтернативи, наприклад, зашифровані месенджери або командні застосунки для співпраці з вбудованими функціями безпеки.
Але справа не лише у безпеці. У сучасному швидкоплинному робочому середовищі ключовими є швидкість та ефективність, і електронна пошта не завжди може їх забезпечити. З урахуванням глобальних команд, що працюють у різних часових поясах, важливо мати можливість спілкуватися в режимі реального часу та швидко реагувати. E-mail часто повільна: повідомлення губляться у переповнених скриньках, відповіді надходять із запізненням, а постійний обмін листами не сприяє швидкому прийняттю рішень. Натомість бізнес обирає миттєві повідомлення, відеодзвінки та інструменти управління проєктами, які дозволяють командам миттєво спілкуватися без затримок, характерних для традиційної пошти.
Ще одна причина змін — зростаюча екологічна свідомість бізнесу. Все більше компаній прагнуть зменшити свій вуглецевий слід, і стає очевидним, що e-mail не така «зелена», як ми думали. З урахуванням того, що поштові системи щодня зберігають і обробляють мільйони повідомлень, не дивно, що багато хто замислюється, наскільки стійким є цей спосіб комунікації. Енергоспоживання та відходи, пов’язані з роботою серверів електронної пошти, спонукають компанії шукати більш екологічні альтернативи. Наприклад, хмарні інструменти для співпраці не лише забезпечують ефективніше спілкування, а й вважаються більш сталими рішеннями в умовах сучасної екосвідомої реальності.
Висновок
Хоча майбутнє електронної пошти передбачити важко, очевидно, що вона втратила позиції основного каналу комунікації для багатьох людей та компаній. Щоб вижити й процвітати у майбутньому, електронній пошті доведеться адаптуватися до змін і нових поколінь у робочій силі, а також конкурувати з соціальними мережами та месенджерами.
Оскільки бізнес дедалі більше орієнтується на комунікацію в режимі реального часу, обмеження електронної пошти щодо швидкості та гнучкості стають усе помітнішими. Поява інструментів із підтримкою штучного інтелекту, автоматизації та застосунків для командної співпраці також вказує на те, що електронна пошта може стати застарілим інструментом для багатьох завдань.
Хоча вона й не ідеальна, електронна пошта все ще працює і дає вражаючий ROI (прибуток від інвестицій). Вона не зникне найближчим часом, але очевидно, що нам потрібні більш ефективні та сучасні методи комунікації. Головне питання для організацій — не відмовлятися від електронної пошти зовсім, а інтегрувати нові канали спілкування, які доповнять або навіть замінять її в певних випадках. Можливо, настав час електронній пошті піти на заслужений відпочинок після понад чотирьох десятиліть служби.
Які ваші думки щодо майбутнього електронної пошти? Чи вважаєте ви, що її замінить якийсь інший спосіб комунікації? Поділіться своєю думкою у коментарях!
Add comment