Як кажуть, командна робота творить дива. Створення ефективної та успішної команди потребує часу — а в умовах розподіленої, віддаленої роботи це ще складніше.
Як керувати командою людей ефективно, не зустрічаючись із ними наживо?
З поширенням віддаленої роботи по всьому світу багато команд опинилися в ситуації, коли доводиться одночасно справлятися з проєктами, дедлайнами та цілями, перебуваючи в різних куточках країни або навіть світу.
Коли команда працює, як добре налагоджений механізм, вона здатна досягати великих результатів. Тож як побудувати та підтримувати ефективну командну роботу у віддаленому форматі?
Злет віддаленої роботи
Дані за останні роки підтверджують, що віддалена робота залишиться з нами надовго.
Очікується, що до 2025 року віддалена робота складе серйозну конкуренцію роботі в офісі.
На момент написання цієї статті пандемія Covid-19 усе ще впливає на світ, і багато компаній обирають віддалений формат задля безпеки своїх працівників (у моїй рідній Італії з лютого 2020 року 80% людей працюють повністю віддалено).
Окрім кризи, компанії обирають віддалену роботу через її переваги, зокрема:
- нижчі витрати на інфраструктуру
- вища задоволеність працівників
- ширший вибір талантів при наймі
- можливість охоплення кількох часових поясів для команд підтримки та обслуговування
- екологічніший формат без необхідності щоденного доїзду
Однак віддалена робота має і свої недоліки.
Труднощі віддаленої роботи
Працювати зручно з дому або з улюбленої кав’ярні — звучить як мрія, правда ж?
Хоча це й справді чудово, віддалена робота має виклики, які впливають як на окрему людину, так і на команду загалом.
Наприклад, згідно з звітам Buffer State of Remote Work за 2020 рік, віддалені команди назвали співпрацю та комунікацію серед головних труднощів (поруч із самотністю та ізоляцією):
Buffer.com
Також інша статистика показує, що понад половина віддалених працівників відчувають себе відірваними від колег, які працюють в офісі.
Як побудувати ефективні віддалені команди та сприяти командній роботі
Якщо ви керівник чи менеджер у віддаленій команді, є кілька речей, які допоможуть вашим працівникам залишатися мотивованими й залученими.
Розгляньмо їх по черзі.
1. Сприяйте відповідальності
Віддалені команди базуються на довірі. Це очевидно: ані керівник, ані колеги не бачать, над чим працюють інші.
Формування довіри — основа управління віддаленою командою. Але довіра завжди йде поряд із відповідальністю.
Команда має чітко знати свої обов’язки та розуміти, як її робота впливає на інших.
Простий спосіб цього досягти — створити прозору систему спільних цілей для всієї команди:
- Визначайте командні цілі
Дайте команді чіткий вектор — цілі й завдання. Ви можете користуватися різними підходами, наприклад методом SMART або методологією OKR; - Відстежуйте прогрес
Налагодьте систему, яка дозволяє відстежувати просування у досягненні цілей; - Діліться результатами
Регулярно проводьте командні зустрічі, щоб оновлювати статус цілей.
Наприклад, у Timeneye ми перебудували роботу на віддалений формат під час пандемії COVID-19. Ми встановлюємо й відстежуємо цілі за методом OKR і щопонеділка проводимо віртуальні загальнокомпанійські мітинги, де звітуємо про прогрес.
І не забувайте: сприяння відповідальності — це не про пошуки винних чи тиск на окремих учасників команди. Це спосіб забезпечити розуміння кожним працівником своїх завдань і того, як вони вписуються у загальну стратегію компанії.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
2. Практикуйте ефективну комунікацію
Комунікація — ще одна з найпоширеніших проблем віддаленої роботи.
І це легко пояснити: коли вся команда розкидана по різних локаціях, ви не можете просто підійти до колеги, щоб дізнатися, як іде робота!
На щастя, є кілька способів, як ефективно комунікувати у віддаленому форматі — потрібно лише підібрати правильні технології й трохи здорового глузду.
Використовуйте засоби комунікації
Віддалена комунікація тримається на технологіях. Вони скорочують фізичну й часову відстань і допомагають команді залишатися на зв’язку.
Але не всі інструменти однаково корисні. Наприклад, нескінченний ланцюг електронних листів, що забиває скриньку, — прямий шлях до хаосу.
Ось кілька альтернатив електронній пошті для віддалених команд:
- Chanty
Простий і швидкий застосунок для командної комунікації з можливістю керування завданнями, обміну екранами та файлами - Slack
Популярний корпоративний чат, що підтримує боти та автоматичні сповіщення - Zoom
Найпопулярніший інструмент для відеоконференцій, який використовують компанії по всьому світу для проведення віртуальних зустрічей
Установіть правила та етикет
Чат-застосунки можуть створювати враження, ніби працівник має бути постійно онлайн і миттєво відповідати на всі повідомлення.
Тому дуже важливо — в інтересах усієї команди — запровадити чіткі правила та етикет користування чатами, зокрема:
- Визначення чітких годин доступності
- Розробка гайду з «етикету корпоративного чату»
- Пояснення, що таке «термінові повідомлення», а які можуть почекати відповіді
Уникайте надлишку мітингів
Я, звісно, не маю на увазі зустрічі наживо — адже у віддаленому форматі це майже неможливо.
Йдеться про те, що іноді, намагаючись компенсувати відсутність особистого спілкування, хтось може впасти у спокусу призначати відеодзвінок за відеодзвінком.
Віртуальні зустрічі — єдиний спосіб для віддалених команд хоч якось поспілкуватися обличчям до обличчя. Тому використовуйте їх розумно:
- Плануйте мітинги заздалегідь, щоб усі мали час підготуватися;
- Встановлюйте часовий ліміт для кожної зустрічі;
- Відстежуйте, скільки часу мітинги забирають із робочого дня команди.
3. Створіть культуру прозорості
На початку цієї статті ми говорили про відповідальність. Але відповідальність має йти поруч із прозорістю.
Щоб сприяти прозорості, варто використовувати спільні віртуальні дошки та оглядові панелі, які дозволяють відстежувати прогрес команди.
Інструменти керування проєктами, завданнями та обліку часу мають функції та візуалізації, які допомагають прозоро ділитися інформацією про хід роботи в команді.
4. Відзначайте командні перемоги
Ми багато говорили про відстеження цілей і прогресу. Але не менш важливо святкувати досягнення!
Щоб підвищити залученість і підтримувати мотивацію, обов’язково діліться з командою успіхами її учасників. Якщо хтось зробив чудову роботу — дайте про це знати всім.
Уключайте досягнення команди у щотижневі підсумки та командні зустрічі. Привертання уваги до командних успіхів — ключовий чинник утримання працівників, особливо у віддалених командах.
5. Забезпечте підтримку ментального здоров’я
Піклування про ментальне здоров’я команди сьогодні важливе як ніколи — особливо в умовах віддаленої роботи.
Віддалена робота може викликати почуття ізоляції, а без регулярних особистих контактів працівники можуть відчувати відірваність, перевтому чи емоційне вигорання. Як лідер команди, ви маєте створити простір, де обговорення ментального стану буде нормою, а працівники — мати доступ до ресурсів, які допоможуть упоратися зі стресом.
Ось як можна підтримати ментальне здоров’я команди під час віддаленої роботи:
- Заохочуйте відкриту розмову:
Створіть культуру, де працівники можуть вільно ділитися своїми почуттями без страху осуду. Проводьте регулярні перевірки самопочуття, щоб переконатися, що з командою все гаразд — і психологічно, і емоційно. - Надавайте ресурси для ментального здоров’я:
Забезпечте доступ до консультаційних послуг, днів для ментального відпочинку або застосунків для добробуту. Подбайте, щоб команда знала про ці ресурси та користувалася ними за потреби. - Заохочуйте перерви й дотримання меж:
Нагадуйте команді про необхідність робити перерви, відходити від екранів і чітко розділяти роботу й особистий час. Перевантаження роботою може призвести до вигорання, тому важливо підтримувати здоровий баланс.
Турбота про ментальне здоров’я формує підтримувальне робоче середовище, у якому працівники відчувають піклування й можуть розкривати свій потенціал. Щаслива та здорова команда — це сильна й успішна команда.
6. Створіть гнучке робоче середовище
Гнучкість — це не просто приємний бонус, а ключовий елемент успішної віддаленої роботи.
Можливість керувати своїм графіком і робочим середовищем може кардинально змінити рівень продуктивності та задоволеності працівників. Коли люди самі обирають, коли й де їм найзручніше працювати, вони мають змогу розкривати свій потенціал на повну.
Віддалена робота дає змогу адаптуватися до різних стилів праці. Хтось продуктивний зранку, а інші — справжні «сови». Надання команді свободи вибору найефективнішого для себе режиму допомагає підвищити залученість і ефективність.
Ось як ви можете підтримати гнучкість у своїй команді:
- Гнучкий робочий графік:
Замість жорсткого початку й завершення робочого дня дайте працівникам свободу працювати в ті години, коли вони найпродуктивніші. Головне — щоб дедлайни виконувалися. - Можливість обирати локацію:
Заохочуйте команду працювати там, де їм комфортно й де вони можуть зосередитися — вдома, у кав’ярні чи коворкінгу. - Результати важливіші за відпрацьовані години:
Зосередьте увагу не на тому, скільки годин відпрацьовано, а на тому, який результат отримано. Довірте працівникам самостійно планувати свій час і фокусуватися на якісному виконанні завдань.
Сприяючи гнучкості, ви демонструєте довіру до команди та підтримуєте здоровий баланс між роботою й особистим життям — а це веде до вищої продуктивності й задоволеності.
7. Розважайтеся!
Відзначення командних досягнень підводить нас до останньої поради: додайте трохи командних розваг у віддалений формат.
Те, що ви працюєте з різних куточків світу й активно виконуєте завдання, не означає, що не варто знаходити час для невимушеного спілкування.
Розваги важливі для залученості працівників і мотивації. На момент написання цієї статті пандемія Covid-19 усе ще триває. Тож командні розваги корисні не лише для компанії, а й для підтримки ментального стану працівників і боротьби з відчуттям ізоляції в ці непрості часи.
Залежно від корпоративної культури, існує безліч цікавих активностей, які віддалена команда може робити разом — головне, щоб усім було комфортно:
- «Кавові чати» — невимушені відеодзвінки без порядку денного, де люди випадково об’єднуються в групи, як це робить команда Impact у Slack;
- Віртуальні тімбілдинг-ігри — на Snacknation.com зібрано добірку з 57 ігор для віддалених команд;
- Запрошення гостьового спікера на онлайн-сесію з розвитку навичок для команди;
- Віртуальні кулінарні майстер-класи у Zoom
І ще багато іншого!
На завершення
Віддалена робота має свої переваги, але й приносить певні виклики. Віддаленим командам може бути складно ефективно комунікувати, і це здатне спричинити низку негативних наслідків для всієї команди.
Саме тому так важливо розвивати командну роботу та залученість через відповідальність, прозорість, комунікацію та довіру.
