Оптимізація робочих процесів за допомогою застосунків для корпоративного спілкування

Знаєте це відчуття, коли ви збираєтеся взятися за проєкт, але не можете знайти його останнє оновлення? Хтось згадав про це на нараді, інший залишив повідомлення у груповому чаті, і, мабуть, десь є електронний лист — якщо б лише ви могли пригадати тему. Результат? Втрачені час і нерви, а командна робота здається чимось зовсім не «плавним».

Саме тут на допомогу приходять застосунки для спілкування працівників. Вони не просто впорядковують ваш хаос — вони революціонізують спосіб, яким ваша команда співпрацює, тримаючи все і всіх на зв’язку. Ці застосунки змінять правила гри для бізнесів будь-якого розміру — від оптимізації завдань до зменшення рівня непорозумінь.

Чи то керування розподіленою командою, чи гібридною, або просто координація співробітників в офісі — правильний вибір внутрішніх застосунків для спілкування справді може прискорити ефективність будь-якого бізнесу. Нижче ми описуємо найважливіші аспекти, на які варто звернути увагу при виборі хорошого інструменту для комунікації, а також способи використання таких застосунків для ефективної реалізації робочих процесів.

1. Chanty: застосунок для спілкування працівників, який поєднує обмін повідомленнями, управління завданнями та дзвінки для підвищення продуктивності команди.
2. Workvivo: платформа, орієнтована на залучення працівників, з соціальними функціями, стрічками новин і мобільним доступом.
3. Microsoft Teams: комплексний офісний застосунок для спілкування, що пропонує чат, відеодзвінки та інтеграцію з Office 365.
4. Slack: універсальний застосунок для комунікації, який оптимізує обмін повідомленнями та співпрацю команд.
5. Wrike: інструмент управління проєктами з функціями внутрішнього спілкування, ідеальний для керування завданнями та графіками.
6. Staffbase: налаштовувана платформа внутрішнього спілкування з акцентом на мобільну доступність і поширення новин.
7. Poppulo: цілеспрямований застосунок для комунікації в бізнесі з потужними інструментами управління кампаніями та збору зворотного зв’язку.
8. Jostle: простий і зручний інструмент внутрішнього спілкування, створений для підвищення залученості працівників і формування сильної корпоративної культури.

Чому спілкування працівників сьогодні важливіше, ніж будь-коли

Добре спілкування — це не розкіш, а необхідність, яка забезпечує правильне функціонування організації. Подумайте про це: кожен проєкт, завдання чи ініціатива команди залежить від чіткого та ефективного спілкування для успіху. Якщо інформація губиться, спотворюється або затримується, це може призвести до масштабних наслідків — плутанини, фрустрації та марнування ресурсів у компанії.

Погане спілкування шкодить не лише продуктивності, а й коштує справжніх грошей. Останні дослідження наводять конкретні цифри фінансових втрат через неефективне спілкування на роботі. Звіт Grammarly Business 2023 року оцінює щорічні витрати американських компаній через непорозуміння приблизно у $1,2 трильйона. По суті, це означає, що близько $12 000 втрачається на кожного працівника щороку через непорозуміння та нечіткі/неозвучені вказівки.

Якщо ж подивитись поза межі цифр, людські втрати теж вражають: непорозуміння спричиняють зайвий стрес, підривають довіру та ускладнюють співпрацю. Працівники почуваються відчуженими, команди не можуть узгодити цілі, а дедлайни пропускаються. Простими словами, робоче середовище може перетворитися на хаос, де ніхто не працює в унісон.

Інакше кажучи, будь-яка організація, яка ставить на пріоритет ефективне спілкування, отримує від цього майже миттєву вигоду: чіткіші робочі процеси означають менше затримок, спільні цілі — найкращу співпрацю, а коли кожен знає, що і навіщо він робить, залученість працівників природно зростає.

У сучасному швидкоплинному, технологічно орієнтованому світі такого відкритого і ефективного спілкування можна досягти лише за допомогою правильних інструментів. Саме тут на допомогу приходять застосунки для спілкування працівників — щоб революціонізувати спосіб, у який команди підключаються і співпрацюють.

На що звертати увагу у застосунках для спілкування працівників

Як тільки ви вирішили покращити комунікацію у своїй команді, наступним кроком буде пошук правильного застосунку. Але не всі інструменти для спілкування однакові. Найкращі з них ідеально відповідають потребам вашої команди, заощаджуючи час, а не додаючи складнощів.

По-перше, зручність використання. Застосунок має бути інтуїтивно зрозумілим, щоб і технічно підкований член команди, і людина, що досі користується стікерами, мали мінімальний або відсутній поріг входження для роботи в ньому. Захаращений інтерфейс або надто складні функції можуть швидко зіпсувати враження від застосунку, навіть якщо він потужний.

Тепер про функціональність. Обирайте ті, які роблять трохи більше, ніж просто обмін повідомленнями. Звісно, миттєві повідомлення — це стандарт, але як щодо відеодзвінків, обміну файлами чи управління завданнями? Щось, що об’єднує більше функцій в одному місці, дійсно може спростити ваші робочі процеси і зменшити кількість переключень між інструментами. Наприклад, Chanty поєднує обмін повідомленнями з управлінням завданнями у стилі Kanban, що змінює правила гри для команд, які одночасно працюють над кількома проєктами.

Безпека — ще один обов’язковий пункт. Оскільки через ці застосунки проходить чутлива корпоративна інформація та приватні розмови, надійне шифрування та чіткий контроль доступу — це те, з чим не можна жартувати. Довіра до застосунку у захисті ваших даних так само важлива, як і довіра до нього у покращенні комунікації.

Нарешті, враховуйте масштабованість. Чи ви маленька команда, чи зростаюча організація, ваш інструмент для спілкування має рости разом з вами. Обирайте той, що відповідає вашому бюджету зараз, але також зможе підтримати більше користувачів і складніші потреби у майбутньому.

Врешті-решт, правильний застосунок має відчуватися як природне продовження вашої команди — щось, що покращує співпрацю, а не ускладнює її. І з таким розмаїттям варіантів на ринку, для кожної команди знайдеться ідеальний вибір.

Порівняння найкращих застосунків для корпоративного спілкування

Тепер, коли ми обговорили, на що звертати увагу у застосунках для спілкування працівників, давайте детальніше розглянемо провідні варіанти. Кожен застосунок має свої сильні сторони, а вибір залежить від потреб вашої команди. Нижче ми підсумуємо варіанти у зручну для порівняння таблицю.

Пошук ідеального варіанту

Кожен із цих застосунків для внутрішнього спілкування має свої сильні сторони в певній ніші. Chanty ідеально підходить для невеликих команд, де найбільше цінуються простота та співвідношення ціни і якості. Workvivo та Staffbase пропонують рішення для організацій, які надають великого значення залученню працівників і прагнуть централізувати всі канали комунікації.

Подумайте про найважливіші потреби вашої команди — чи то управління проєктами, безшовна інтеграція чи посилення залученості — ідеальний застосунок буде знайдений.

Далі ми розглянемо конкретні сильні та слабкі сторони кожного з цих інструментів, щоб допомогти вам зробити правильний вибір.

Chanty

Chanty — це універсальне програмне забезпечення для командної співпраці, створене для прискорення роботи в команді та підвищення продуктивності. Це миттєвий месенджер, який ідеально поєднується з аудіо- та відеочатом, а також функціоналом управління завданнями, зібраним в одному простому у використанні інструменті — відмінне рішення як для малих, так і для більших компаній будь-якого розміру. Інтуїтивно зрозумілий, чистий інтерфейс із видатними функціями робить цей застосунок ідеальним для безперебійного спілкування та співпраці.

Ключові функції включають:

• Миттєві повідомлення: легке та надшвидке спілкування всередині команди.
• Вбудоване управління завданнями: відстежуйте і керуйте завданнями в межах однієї платформи.
• Аудіо/відеодзвінки та демонстрація екрана: легко зв’язуйтеся з командою через кришталево чисті дзвінки та діліться екраном.
• Дзвінки на мобільні та стаціонарні номери по всьому світу: здійснюйте та приймайте дзвінки з мобільних і стаціонарних номерів у будь-якій точці світу — ідеально для зв’язку з клієнтами або партнерами поза командою.
• Оголошення та опитування для всієї компанії: тримайте всю команду в курсі простими оновленнями.

Переваги:

• Простий і зручний інтерфейс.
• Поєднання комунікації та управління завданнями в одній платформі.
• Налаштовується під команди будь-якого розміру.

Недоліки:

• Деякі просунуті функції можуть потребувати додаткового налаштування.
• Більшим командам може знадобитися час, щоб звикнути до інтерфейсу.

Chanty — ідеальне рішення для компаній, які шукають універсальний інструмент для співпраці, що одночасно простий у використанні і продуктивний. Він відмінно підходить для віддалених команд, які хочуть управляти всіма видами комунікації в одному місці.

Workvivo

Workvivo — це застосунок для внутрішнього спілкування, створений, щоб підтримувати працівників на зв’язку та залученими. Він об’єднує соціальні функції, обмін повідомленнями та управління контентом в одному просторі для розвитку корпоративної культури та комунікації. Завдяки мобільній адаптивності цей застосунок ідеально підходить для команд, які мають залишатися на зв’язку навіть у русі.

Ключові функції включають:

• Соціальні стрічки: підтримуйте залученість працівників через публікації, коментарі та поширення контенту.
• Визнання та нагороди: інструменти для визнання досягнень і важливих подій працівників.
• Центр новин і контенту: зберігайте корпоративні новини, оновлення та ресурси в одному місці.
• Мобільний доступ: беріть участь у спілкуванні будь-де завдяки повністю адаптивній мобільній платформі.

Переваги:

• Дуже сильні функції для залучення працівників.
• Мобільна адаптивність, що забезпечує доступність.
• Підсилює корпоративну культуру через соціальні функції.

Недоліки:

• Для невеликих команд з меншими потребами у комунікації може бути надто складним.
• Деяким користувачам може здатися надмірно орієнтованим на соціальні елементи.

Workvivo — найкращий застосунок для внутрішнього спілкування у бізнесі, який прагне підвищити залученість працівників через організаційну культуру, використовуючи соціальні функції та стрічки новин.

Microsoft Teams

Microsoft Teams — один із найкращих офісних застосунків для комунікації, який пропонує все необхідне для ще більш плавної взаємодії та співпраці між членами команди. Він включає функції чату, відеоконференцій, обміну файлами та інтеграцію з Office 365 — усе в одному інструменті, який підійде для бізнесу будь-якого розміру: малого, середнього чи великого.

Ключові функції включають:

• Інтегровані інструменти Office 365: безшовна інтеграція з Word, Excel, PowerPoint та OneDrive.
• Відеозустрічі та дзвінки: проведення відеозустрічей у HD-якості; спільна робота в реальному часі.
• Командні канали: організація обговорень за командами, відділами або проєктами.
• Обмін файлами та співпраця: можливість ділитися файлами та працювати з ними безпосередньо у застосунку.

Переваги:

• Тісна інтеграція з екосистемою Office 365.
• Масштабованість для бізнесів будь-якого розміру.
• Багатий функціонал для співпраці, включаючи відеозустрічі та обмін файлами.

Недоліки:

• Інтерфейс може здаватися захаращеним деяким користувачам.
• Для повного функціоналу потрібна підписка на Microsoft 365.

Microsoft Teams ідеально підходить для бізнесів, які шукають інтегрований офісний застосунок для комунікації з безшовною інтеграцією Office 365 і широкими можливостями для співпраці.

Slack

Slack — це сучасний бізнес-застосунок для внутрішнього спілкування, який спрощує командне обмін повідомленнями та співпрацю. Він пропонує канали для спілкування на рівні всієї організації, приватні повідомлення та інтегрується з великою кількістю інструментів для підвищення продуктивності та залученості команди.

Ключові функції включають:

• Канали та нитки обговорень: організовуйте розмови за темою, командою чи проєктом у каналах.
• Прямі повідомлення: спілкуйтеся з колегами один на один або у групі.
• Інтеграції з понад 2000 інструментів: підключайте улюблені сервіси, щоб зробити платформу ще кориснішою.
• Обмін файлами: легко діліться документами, зображеннями та файлами в розмовах.

Переваги:

• Простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
• Потужні інтеграції з іншими застосунками та інструментами.
• Гнучке спілкування через канали та прямі повідомлення.

Недоліки:

• Обмежені можливості налаштування.
• Безкоштовна версія має обмежену історію повідомлень та сховище файлів.

Slack — це універсальний бізнес-застосунок для внутрішнього спілкування, який ідеально підходить командам, яким потрібна проста комунікація з інтеграцією бізнес-інструментів.

Wrike

Wrike — це потужний інструмент управління проєктами та внутрішнього спілкування, орієнтований на команди, які потребують співпраці над завданнями та відстеження активностей. Він надає надзвичайно детальний огляд завдань, термінів і ключових етапів, що робить його ідеальним вибором для бізнесів, які працюють із складними проєктами та прагнуть забезпечити плавну внутрішню комунікацію.

Ключові функції включають:

• Управління завданнями та проєктами: організовуйте завдання, встановлюйте терміни та призначайте відповідальних.
• Співпраця в реальному часі: спілкуйтеся з членами команди, працюйте над документами разом.
• Індивідуальні робочі процеси: налаштовуйте платформу відповідно до особливих процесів вашої команди.
• Інтеграції з іншими інструментами: підключайте інші застосунки для управління проєктами та комунікації.

Переваги:

• Надійні функції управління проєктами.
• Можливість створювати робочі процеси під унікальні бізнес-потреби.
• Співпраця в реальному часі над завданнями та проєктами.

Недоліки:

• Занадто складний для команд з простими потребами.
• Деякі інтеграції доступні лише у преміум-планах.

Wrike — відмінний вибір для команд, які шукають функціонал управління проєктами разом із можливістю внутрішньої комунікації — ідеально підходить для компаній зі складними робочими процесами.

Staffbase

Staffbase — це універсальна платформа для внутрішніх комунікацій, яка допомагає великим організаціям та підприємствам підвищувати залученість працівників. Завдяки таким функціям, як стрічка новин, управління контентом та високий рівень адаптивності до мобільних пристроїв, це ефективний канал для подолання прогалин у внутрішній комунікації.

Ключові функції включають:

• Мобільна адаптивність: доступ до всього контенту з мобільних пристроїв — будь-де і будь-коли.
• Зручне управління контентом: налаштування платформи під специфічні потреби компанії.
• Інтеграція зі застосунком для працівників: об’єднує всі комунікації та ресурси на одній платформі для легкого доступу.
• Новини та оновлення: тримайте всіх працівників у курсі корпоративних новин зверху вниз.

Переваги:

• Висока ступінь налаштування під широкий спектр організаційних потреб.
• Платформа легко адаптується до мобільних пристроїв, що дозволяє працівникам бути в курсі останніх новин.
• Поєднує внутрішні комунікації та ресурси в одному застосунку для працівників.

Недоліки:

• Може бути надмірним для невеликих організацій.
• Налаштування вимагає часу на впровадження.

Staffbase — ідеальний застосунок для внутрішньої комунікації для бізнесів, які шукають комплексний і мобільно-дружній комунікаційний центр, особливо для великих організацій.

Poppulo

Poppulo — це платформа для внутрішньої комунікації корпоративного рівня з чітким фокусом на підготовленому, релевантному та своєчасному контенті для працівників. Це програмне забезпечення допомагає керувати кампаніями, збирати зворотний зв’язок і оцінювати ефективність внутрішньої комунікації в організації.

Ключові функції включають:

• Управління кампаніями: створення, запуск та відстеження комунікаційних кампаній.
• Зворотний зв’язок від працівників: отримання миттєвого зворотного зв’язку та проведення опитувань.
• Цілеспрямована доставка контенту: надання релевантного контенту певним підгрупам.
• Аналітика та звітність: вимірювання ефективності комунікаційної стратегії.

Переваги:

• Розроблено для сфокусованої, цілеспрямованої комунікації, що дає найкращі результати.
• Широкі можливості зворотного зв’язку та аналітики.
• Звітність про потужні комунікаційні кампанії.

Недоліки:

• Складна настройка для ідеального використання може викликати труднощі.
• Обмежена можливість налаштування в деяких аспектах.

Poppulo — провідний інструмент для корпоративної комунікації, який посилює ефективність доставки контенту на роботі та аналізує його вплив на внутрішню комунікацію працівників.

Jostle

Jostle — це інтуїтивна платформа для внутрішнього спілкування, створена з метою покращення залученості працівників та ефективнішої комунікації між усіма командами. В її дизайні передбачено простоту використання, стрічки новин і інструменти для співпраці, щоб допомогти тримати всіх на зв’язку та в курсі подій.

Ключові функції включають:

• Соціальний інтранет: стрічка корпоративних оголошень і оновлень.
• Інструменти для співпраці: обмін ідеями та спільна робота над проєктами в режимі реального часу.
• Визнання працівників: відзначення важливих подій і досягнень у команді.
• Мобільний доступ: зручне підключення завдяки мобільній платформі Jostle.

Переваги:

• Легкий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
• Чудово підходить для розвитку корпоративної культури та залучення працівників.
• Мобільний доступ забезпечує гнучкість для віддалених команд.

Недоліки:

• Деякі просунуті функції поступаються іншим платформам.
• Може не бути найкращим варіантом для великих підприємств зі складними потребами.

Jostle ідеально підходить для компаній, які шукають простий і дружній до користувача офісний застосунок для комунікації, що сприятиме залученню працівників і покращенню комунікації.

Висновок

Вибір найкращого інструменту для комунікації у вашій команді означає підвищення рівня продуктивності, співпраці та загальної ефективності. Все починається з розуміння реальних потреб вашої команди — чи то управління завданнями, відеодзвінки або інтеграція нових інструментів, з якими ви вже знайомі. Тестування безкоштовних пробних версій дозволяє перевірити функціонал і знайти ідеальний варіант, який найкраще впишеться у робочі процеси вашої команди перед прийняттям остаточного рішення. Враховуйте довгострокові витрати, особливо якщо ваша команда зростає, і переконайтеся, що застосунок достатньо зручний для всіх, щоб легко його освоїти.

Як тільки ви знайдете підходящий застосунок, внутрішня комунікація у вашому бізнесі стане значно простішою, а робота команди — більш продуктивною та скоординованою. Якщо ж ви досі вагаєтеся, Chanty — це дуже просте та інтуїтивне рішення, яке поєднує обмін повідомленнями, управління завданнями та відеодзвінки в одному застосунку. Спробуйте Chanty безкоштовно вже сьогодні і переконайтеся, як він може змінити рівень комунікації та продуктивності у вашій команді.