Гнучкість і переваги віддаленої роботи зробили її популярною моделлю в сучасному світі. Працівники прагнуть уникнути ранкових заторів і хаотичних робочих просторів. З іншого боку, роботодавці суттєво економлять, не орендуючи чи не володіючи великими офісами, які потребують значних операційних витрат.
Для тих, хто починає бізнес у 2025 році, хот-дескінг може допомогти суттєво заощадити, особливо для стартапів із обмеженим бюджетом. Багато нових компаній переглядають використання хот-десків та інших форм гнучких робочих місць, щоб краще відповідати новим методам роботи та залишатися економічно ефективними.
Перш ніж ухвалити певний план робочого простору, запитайте себе, чи відповідає хот-дескінг бізнес-цілям вашої компанії і чи може він адаптуватися до змінних вимог вашої команди.
Однак віддалена робота лише частково замінює переваги офісного середовища. Наприклад, офісні простори сприяють кращій співпраці, покращеному контролю та моніторингу роботи, а також неформальним перервам біля кулера з водою, які стимулюють імпульсивні ідеї та мозкові штурми. Незважаючи на це, якщо ви обрали віддалену роботу або фриланс, варто знати про найкращі фриланс-платформи, де після реєстрації можна почати шукати найбільш підходящі вакансії.
Компанії знайшли компроміс, впроваджуючи гібридну роботу. Згідно з дослідженням, 63% компаній з високим темпом зростання доходів підтримують цю модель. Це призвело до зростання популярності хот-дескінгу як рішення для гібридної роботи.
Що таке Hot Desking?
Hot Desking — це модель, за якої працівники займають вільне робоче місце, на відміну від традиційної моделі з закріпленими робочими столами. Наприклад, компанія WeWork використовує систему hot desking, де працівники займають будь-яке доступне місце і записуються на зміну по прибуттю в офіс. Хот-дескінг також набув популярності в приватних офісах як спосіб ефективного використання робочого простору.
Більше того, 37% глобальних організацій планують збільшити використання коворкінгів або гнучких просторів після пандемії.
Хоча хот-дескінг дозволяє працівникам обирати, де сісти залежно від наявних місць, для його впровадження потрібна функціональна система управління. Такі великі компанії, як Deloitte та Microsoft, ефективно реалізували hot desking, покращивши комунікацію та співпрацю завдяки впровадженню сучасних інструментів. Відсутність належного управління та реалізації може призвести до невдоволення працівників.
Переваги hot desking для сучасних робочих просторів
Hot desking має низку переваг, які допомагають підвищити гнучкість і ефективність роботи. Дозволяючи працівникам щодня обирати, де сидіти, компанії можуть заощаджувати кошти та створювати більш енергійне, командне середовище.
- Зниження витрат на офісні приміщення
Однією з найбільш привабливих причин переходу на hot desking є економія завдяки зменшенню витрат на нерухомість: відсутність необхідності у виділенні індивідуального робочого місця кожному працівнику дозволяє зменшити розмір офісу та оплачувати лише використаний простір. Ця модель ідеально підходить для стартапів і підприємців, які прагнуть заощадити на всьому можливому, залишаючись при цьому в професійному, обладнаному офісі. - Формування динамічного робочого середовища
Hot desking створює відкритий і гнучкий простір, який заохочує працівників до взаємодії з колегами з інших відділів. Це стимулює командну роботу та обмін ідеями, що може призводити до креативних рішень і новацій. Щоденна зміна місця сприяє знайомству з новими колегами та появі свіжих поглядів. - Адаптивний офіс для гнучкості
Hot desking забезпечує гнучкий підхід до управління офісним простором з урахуванням мінливих потреб бізнесу. Це дозволяє компаніям легше адаптуватися до змін у кількості працівників, строків проєктів чи проведення заходів, змінюючи розміри та конфігурацію офісу відповідно до ситуації. Це допомагає ефективно діяти в умовах прискореного темпу сучасного бізнесу. - Підтримка гібридної та віддаленої роботи
Hot desking повністю відповідає потребам сучасної гібридної та віддаленої роботи, забезпечуючи безперешкодну інтеграцію віддалених працівників в офісне середовище. Працівники можуть бронювати місця за потреби, зберігаючи всі переваги соціальної взаємодії та командної співпраці без постійного закріплення за певним столом. Це сприяє інклюзивності та балансу між роботою і особистим життям — особливо для тих, хто один день працює з дому, а наступний — в офісі.
Типові недоліки hot desking
Попри численні переваги, hot desking має і свої недоліки. Чим краще компанія їх розуміє, тим простіше буде підготуватися до них заздалегідь і зробити перехід до нової моделі комфортним для команди.
- Незадоволеність працівників
Одним із найпоширеніших зауважень є відсутність постійного, особистого робочого місця. Деякі працівники не можуть «оселитися» на новому місці щодня, через що відчувають дискомфорт і відірваність. Щоб пом’якшити цю проблему, роботодавці можуть запропонувати працівникам закріплені «домашні зони» або «сектори», які дають певне відчуття постійності в межах гнучкого формату. - Відсутність особистого простору
Коли немає індивідуального столу, працівники не мають місця, де залишити особисті речі чи організувати довгострокову роботу. Щоденне збирання та розбирання робочого місця може бути виснажливим, особливо для тих, хто веде складні проєкти. Вирішити це допоможе впровадження персональних шафок або іншого місця для зберігання речей. - Проблеми з гігієною та чистотою
Використання одного столу кількома людьми може викликати занепокоєння щодо чистоти та гігієни. Працівники можуть турбуватись, чи було прибрано місце до них. Компанії повинні впровадити чіткі протоколи прибирання з регулярною дезінфекцією робочих місць і спільних зон. Також варто забезпечити працівників дезінфекторами та серветками для індивідуального догляду за місцем. - Проблеми безпеки та конфіденційності
Ще один недолік — ризики безпеки та конфіденційності. Працівники можуть хвилюватися, що залишені матеріали випадково побачать інші або вони можуть загубитися. Компаніям варто надати безпечні місця зберігання, як-от шафи з замками, а також встановити чіткі правила поводження з конфіденційною інформацією в умовах спільного простору. - Складність системи бронювання
За відсутності ефективної системи бронювання hot desking може перетворитися на джерело плутанини та розчарування. Працівники можуть приходити й виявляти, що улюблене місце вже зайняте, або не розібратися в складній системі. Тому компаніям варто інвестувати в інтуїтивне програмне забезпечення для hot desking, яке дозволяє швидко бронювати та перевіряти доступність столів у режимі реального часу — це забезпечить комфорт і безпроблемний досвід для всієї команди.
Як працює Hot Desking?
Згідно з даними Forbes, 61% працівників віддають перевагу віддаленій роботі, а 97% хочуть мати гнучкість між віддаленим форматом і роботою в офісі. Така зростаюча тенденція свідчить про те, що гнучкий графік роботи є майбутнім підходом до працевлаштування. І саме тут hot desking може відкрити цілий спектр переваг для організацій: тепер вони можуть скорочувати офісні площі або навіть повністю перейти на віддалену модель.
Оскільки компанії все частіше обирають цю модель, 77% бізнесів впроваджують hot desking. Це дозволяє зменшити витрати на нерухомість та оптимізувати операційні процеси. Хот-дескінг дозволяє організаціям ефективно керувати робочими просторами за нижчою вартістю.
Розгляньмо ключові аспекти роботи hot desking і ті переваги, які бізнес отримає, впроваджуючи цю модель у майбутньому.

goto.com
Бронювання переговорних кімнат стало гнучким
Зростаюча популярність hot desking вимагає оптимізації систем бронювання. Сучасні офіси пропонують інтелектуальні рішення через застосунки та вебплатформи для бронювання hot desk-ів, резервування конференц-залів та інших офісних приміщень.
Офіси, що впроваджують хот-дескінг, надають користувачам і компаніям-партнерам платформи для бронювання з індикаторами зайнятості столів, що допомагає ефективно планувати розклад і уникати накладок.
Це сприяє формуванню гнучких графіків роботи, заснованих на наявності робочих місць, та дозволяє краще управляти доступними ресурсами.
Доступ до розеток і телефонних кабін
Hot desk-простори обладнані великою кількістю розеток, USB- і інтернет-портів для зручності користувачів. Оскільки працівники не мають закріплених робочих місць, будь-яке доступне місце повинно відповідати їхнім технічним потребам. Телефонні кабіни дозволяють здійснювати або приймати дзвінки в приватній атмосфері.
Hot desk-локації можуть також включати спільні лаунж-зони для нетворкінгу або неформальних зустрічей без зайвих формальностей.
Технології та інтернет
Майже всі користувачі, які працюють у hot desk-просторах, оснащені ноутбуками та смартфонами. Тому наявність Wi-Fi — обов’язкова умова для повноцінного використання інтернету в офісі.
Крім того, деяким працівникам можуть знадобитися додаткові пристрої. Тому у hot desking-зонах бажано передбачити підключення через VGA, DVI або HDMI, а також додаткові монітори. Це дозволяє використовувати другий екран у процесі роботи.
Особисті місця для зберігання речей
Ще однією важливою особливістю hot desking-просторів є наявність особистих сховищ. Працівники можуть тимчасово залишити свої речі під час нарад, перерв або обіду. Варто надати працівникам індивідуальні шафки або безпечні ячейки.
Причини використовувати hot desking
Власники бізнесу постійно шукають способи підвищити продуктивність працівників. Хот-дескінг дозволяє зменшити витрати й водночас підвищити ефективність.
- Підвищення задоволеності працівників: Хот-дескінг — це порятунок для тих, у кого немає постійного робочого місця. Дослідження показують, що 46% працівників почуваються продуктивнішими в умовах hot desking. Це пояснюється тим, що в них менше шансів відволікатися на сторонні завдання або особисті справи, які не стосуються ключових робочих показників.
- Покращення співпраці: Hot desking сприяє кращій командній роботі завдяки відкритому простору та сучасному обладнанню. Відсутність закріпленого місця дозволяє вільно переміщуватись і спонтанно організовувати робочі мітинги, що часто призводить до результативної взаємодії. У таких випадках варто використовувати інструменти для командної роботи, що оптимізують процеси та комунікацію.
- Сприяння гібридній роботі: Хот-дескінг — чудовий спосіб адаптації до гібридного формату, коли в офісі одночасно працюють співробітники з дому, штатні працівники та фрилансери, які навідуються періодично. Відсутність закріплених місць дозволяє легко вписати всіх у простір, який є наявним у даний момент.
Як впровадити hot desking?
Hot desking має на меті забезпечити ефективніше й гнучке управління розкладом. Проте відсутність налагодженої системи бронювання може свідчити про слабку організацію, що призводить до дублювання бронювань і зайвих адміністративних дій.
Саме тому спільне використання робочих місць працює найкраще, коли кожен член команди має відповідальне ставлення до спільного простору. Важливо також враховувати відділи та функції працівників. Наприклад, розміщення продавця поруч із розробником може знизити продуктивність останнього — часті дзвінки продавця відволікатимуть від зосередженої роботи.
Для цього варто реалізувати планування з урахуванням ролей, а також ввести основні правила використання простору, щоб усі працівники дотримувалися етикету та поважали один одного.
То як же правильно впровадити hot desking, щоб уникнути хаосу?
Ось кілька порад:
Уникайте бронювання непрацюючих робочих місць
Непрацюючі столи призначені лише для окремих членів команди й не доступні для загального використання. Часто буває так, що робоче місце надовго закріплюється за кимось, навіть якщо працівник ним не користується. Проте самовільне зайняття таких столів може викликати конфлікти, якщо власник прийде на місце. Тому перший крок до впорядкування — відключити можливість бронювання для таких столів.
У цьому допоможе інтелектуальна система плану офісу з функцією візуалізації в реальному часі: працівники бачитимуть, які столи вільні, та зможуть одразу забронювати їх.
Використовуйте зонування і систему hoteling
Hoteling — це система, за якої працівники бронюють місце заздалегідь. Вона поєднує переваги hot desking і знижує щоденну конкуренцію за місця. Онлайн-портал для бронювання hot desk-ів — ідеальне рішення для цього.
Коли офіси або переговорні кімнати бронюються на місяці наперед, на випадок екстрених ситуацій варто передбачити зону, яка завжди буде у вільному доступі.
Зонування — це система, за якої певні ділянки офісу виділяються під роботу конкретних команд. Часто таке рішення тимчасове, наприклад, для реалізації конкретного проєкту, але з часом може стати постійним. Дослідження показують, що 70% учасників вважають, що дизайн, заснований на діяльності, підвищує продуктивність.
Такі методи забезпечують достатню гнучкість: найкращі робочі місця залишаються доступними на кілька днів, а команди не зазнають труднощів із розміщенням.
Установіть правила використання hot desking
Попри ефективність hot desking, важливо ввести чіткі правила користування. Без визначеного робочого місця працівникам складно нести відповідальність за порядок і організацію на своєму столі.
До найважливіших правил належать:
- Чистота: Це одна з головних проблем у спільних просторах. Працівники повинні залишати місце таким, яким його застали. Також потрібно чітко визначити зони, які дозволено використовувати, і ті, які є приватними або службовими.
- Вибір місця: Варто встановити прозорі правила вибору столу. Наприклад, уникати бронювання лише для окремих груп, здійснювати бронювання не пізніше ніж за 24 години до роботи, встановити автоматичне скасування при запізненні понад 2 години тощо.
- Обслуговування: Зазвичай передбачає залучення стороннього персоналу для прибирання офісу та обслуговування обладнання, яке виконується ІТ-відділом.
- Правила поведінки: Варто визначити чіткий кодекс поведінки в умовах спільного простору. Закликайте працівників бути уважними до колег: не говорити голосно, не залишати особисті речі на чужих столах тощо.
Щоб правила дійсно працювали, вони мають бути однаковими для всіх, незалежно від посади чи відділу, — це допоможе уникнути почуття несправедливості.
Чи підходить вам hot desking?
Hot desking може стати чудовим способом підвищити продуктивність і знизити витрати на ведення бізнесу. Однак навіть попри переваги, дуже важливо належно спланувати процес впровадження.
Установивши чіткі правила, ви забезпечите злагодженість усієї команди. Слідкуйте за ключовими тенденціями — надавайте сучасні інструменти та сервіси, впроваджуйте технології для бронювання — усе це підвищує шанси на успіх.
Щоб почати, спробуйте запустити пілотний проєкт у межах одного відділу. Якщо виникають труднощі з управлінням, зверніться до фахівців з організації робочих просторів або консультантів з офісного менеджменту — вони допоможуть адаптувати модель hot desking під будь-який бізнес незалежно від галузі.