Багато керівників та власників бізнесу не розробляють стратегію внутрішньої комунікації. Для невеликої команди, де всі мають схоже розуміння очікувань, це може не бути проблемою. Проте з ростом компанії створення чіткої стратегії внутрішньої комунікації стає надзвичайно важливим.
Без зрозумілої системи внутрішньої комунікації великі організації ризикують зіткнутися з неефективністю, невідповідністю пріоритетів та навіть незадоволенням працівників. Неправильне або відсутнє спілкування може призвести до дублювання зусиль, пропущених дедлайнів або плутанини щодо обов’язків, що в кінцевому результаті впливає на продуктивність компанії та моральний дух команди.
У цьому посібнику я покажу, як створити успішну стратегію внутрішньої комунікації за кілька простих кроків. Але перед тим, як перейти до практики, варто коротко розглянути, що таке внутрішні комунікації і чому великим компаніям так важливо впровадити відповідну стратегію.
Що таке стратегія внутрішньої комунікації?
Внутрішня комунікація, як випливає з назви, — це передача інформації між людьми та відділами в організації. Вона відбувається на всіх рівнях компанії.
Координована стратегія внутрішньої комунікації особливо важлива для великих компаній з сотнями або тисячами працівників. Чітка стратегія внутрішньої комунікації допоможе вам донести корпоративні цілі, очікування та досягнення. Це також можливість підвищити залученість працівників.
Чітко визначений підхід гарантує, що кожен у компанії своєчасно отримує необхідну інформацію. Це створює прозорість, розвиває довіру працівників і допомагає уникнути непорозумінь або суперечливих повідомлень. Така ситуація може включати інформування лідерів команд про рішення компанії, щоб краще узгодити дії всіх працівників та усунути плутанину або невизначеність щодо поточних проектів.
Внутрішня комунікація, зрозуміло, є протилежністю зовнішньої комунікації. Нижче наведена графіка ілюструє поширені канали комунікації для внутрішньої та зовнішньої взаємодії.
Ефективна комунікація — це основа всього, що ви робите. Вона допомагає зменшити конфлікти між командами, утримати найкращих співробітників і підвищити продуктивність. Наприклад, за даними McKinsey Global Institute, просте використання корпоративної соціальної мережі може підвищити продуктивність аж до 25%.
Окрім покращення продуктивності, стратегії внутрішньої комунікації відіграють ключову роль у збереженні працівників. Чітке спілкування формує почуття причетності та мети; воно демонструє співробітникам, що їхній голос почутий і цінується. Особливо це важливо для віддалених або гібридних команд: ефективна комунікація долає фізичну відстань і допомагає всім залишатися пов’язаними з культурою та місією компанії.
Нарешті, стратегія внутрішньої комунікації — це не лише те, що повідомляється, а й як це робиться. Тон, ритм і стиль спілкування мають суттєвий вплив на те, як співробітники сприйматимуть керівництво та самих себе у компанії. Важливо знайти правильний баланс між офіційними оновленнями та дружнім, залучаючим контентом, щоб підтримувати довіру й ентузіазм серед працівників.
Як розробити план внутрішньої комунікації за 7 простих кроків
Ваша стратегія внутрішньої комунікації має відповідати унікальним потребам вашої компанії. Водночас вона може базуватися на успішних практиках, які використовують провідні компанії вашої сфери. Отже, давайте розглянемо, як створити ефективний внутрішній план комунікації.
Крок 1: проаналізуйте свій поточний підхід
Перший крок — проаналізувати існуючу стратегію внутрішньої комунікації. У рамках цього огляду ви маєте скласти список каналів комунікації, які використовуєте для спілкування з колегами. Також варто звернути увагу на те, як інформація поширюється у вашій компанії — як формально, так і неформально.
Навіть якщо у вас ще немає офіційної стратегії внутрішньої комунікації, у вас, без сумніву, існує матриця комунікацій, за допомогою якої ви спілкуєтесь із колегами в компанії.
Для великої організації корисними можуть стати інтерв’ю з представниками різних відділів. Наприклад, ви можете дізнатися, що колеги користуються каналом комунікації, про який ви раніше не знали.
Окрім переліченого, варто оцінити, наскільки ефективно працює ваша поточна стратегія, особливо звертаючи увагу на проблемні місця. Подумайте також про те, що функціонує добре. Огляд стратегії внутрішньої комунікації допоможе вам отримати відправну точку для подальшої роботи.
Якщо ви плануєте оновити комунікаційні технології, розгляньте можливість придбання автоматизованої телефонної системи. Вона покращить як внутрішнє, так і зовнішнє спілкування. Крім того, можна розподілити контакти на групи, щоб легко спрямовувати повідомлення конкретним членам команди продажів чи керівникам проектів.
Крок 2: оберіть метрики успіху
Щоб оцінити ефективність стратегії внутрішньої комунікації, важливо визначити метрики успіху — ключові показники ефективності (KPI). Ідеально, якщо ці показники можна кількісно виміряти.
Однак можна включати й неквантифіковані метрики. Наприклад, покращення корпоративної культури — це важко виміряти. У такому випадку доведеться використовувати якісні показники для оцінки успіху.
Нижче наведено чотири поширені цілі внутрішньої комунікації, які варто врахувати при розробці стратегії:
- Залученість працівників — все, що стосується того, як співробітники взаємодіють із вашими повідомленнями: вподобання, реакції, коментарі. Загальні метрики залученості також допомагають визначити, які матеріали є найкориснішими для команди.
- Зменшення плинності кадрів — ефективна стратегія внутрішньої комунікації, що враховує потреби співробітників, може знизити текучість персоналу. Цей показник можна відслідковувати через HR-відділ.
- Метрики зовнішніх соціальних мереж — якщо ви використовуєте внутрішню комунікацію для формування адвокації співробітників, хорошим показником успіху будуть покращені соціальні метрики, що виникають внаслідок поширення контенту вашими працівниками.
- Загальні покращення в бізнесі — у ідеалі впровадження нової стратегії комунікації призведе до зменшення проблем у керуванні проєктами, таких як скорочення непорозумінь між відділами та підвищення ефективності.
Будьте уважні, обираючи метрики успіху. Наприклад, якщо повідомити колегам, що кількість вподобань і коментарів важлива, це може стимулювати їхню активність у внутрішній мережі. Однак підвищена активність не завжди приносить користь компанії.
Крок 3: визначте цілі та терміни
Як і при розробці бізнес-стратегії, важливо встановити чіткі цілі та строки їх досягнення. Цілі можуть бути різними, але вони мають відповідати вашим бізнес-інтересам.
Добрим інструментом для постановки цілей є методика S.M.A.R.T. Вона означає, що ваші цілі повинні бути:
- Конкретними (Specific): ви маєте чітко розуміти, чого хочете досягти
- Вимірюваними (Measurable): ідеально, якщо мету можна кількісно оцінити для визначення успіху
- Досяжними (Achievable): цілі мають бути реалістичними
- Відповідними (Relevant): вони повинні відповідати основним бізнес-цілям
- Обмеженими у часі (Time-specific): встановіть чіткий термін або проміжок часу, коли мету слід переглянути або виконати
Саме останній пункт часто ігнорують, але нехтувати термінами небезпечно. Вони є ключовими для оцінки успіху.
Хоча нову стратегію можна впровадити миттєво, деякі бажані результати проявляться із затримкою. Наприклад, підвищення залученості співробітників у внутрішні повідомлення потребує часу, адже людям потрібно адаптуватися до вашої нової стратегії.
Крок 4: визначте і сегментуйте вашу аудиторію
При розробці стратегії внутрішньої комунікації важливо розуміти, хто ваші співробітники. Всі працівники різні, і їм зовсім не обов’язково отримувати однакові повідомлення. Стратегія, яка розсилає всім співробітникам однакову інформацію, може загубити важливі деталі.
Важливо сегментувати аудиторію за відділами або посадовими функціями. Інформація, яку ви надсилаєте, має бути релевантною їхнім потребам. Наприклад, ви можете вирішити впровадити нову мотиваційну програму для відділу продажів. Ця ініціатива стосується лише їхнього департаменту.
Якщо ви створюєте стратегію внутрішньої комунікації для великої компанії, можливо, доведеться розробити унікальні комунікаційні стратегії для кожного відділу. Аналогічно, транснаціональна компанія, ймовірно, захоче мати окремі стратегії для глобального, регіонального та національного рівнів.
Крок 5: оберіть канали комунікації
Вибір каналів комунікації залежить від ваших цілей. Важливо використовувати кілька внутрішніх каналів для розповсюдження важливої інформації. Наприклад, інформацію легко поширити електронною поштою, але для підвищення відповідальності за завдання чи отримання нових ідей, ймовірно, потрібен комплексний підхід.
З іншого боку, створення нового блогу або сайту для внутрішньої комунікації потребує певних зусиль. Потрібно обрати домен, хостинг та продумати зручний дизайн. Якщо ви не хочете заглиблюватися у технічні деталі запуску сайту, можна скористатися керованим хостингом WordPress і зосередитися лише на контенті. Такий ресурс чудово підходить для офіційних оголошень і допомагає уникнути плутанини щодо важливих питань.
Аналізуючи ваші цілі з урахуванням їх впливу та необхідних зусиль, ви зможете вибрати оптимальне поєднання каналів комунікації. Для цього можна використати матрицю пріоритетів.
Ключ до успіху — це скоординовані зусилля з використанням кількох різних каналів. Внутрішні соціальні платформи добре підходять для щоденного спілкування, а також для створення атмосфери включеності та співпраці. Електронні листи та короткі зустрічі (standup meetings) варто залишити для регулярних оновлень на вищому рівні.
Ідеально мати окремий засіб комунікації саме для вашої внутрішньої команди. Наявність спеціалізованого застосунку для командного чату зробить спілкування швидшим, простішим та ефективнішим. До того ж сучасні застосунки для командного чату, як-от Chanty, пропонують не лише текстове спілкування, а й аудіо- та відеодзвінки, демонстрацію екрану, функції управління проєктами та різноманітні корисні інтеграції з іншими застосунками.
Якщо ви хочете спробувати Chanty і побачити, як він може покращити вашу внутрішню комунікацію, ви можете скористатися безкоштовною версією.
Крок 6: впровадьте ваш план комунікації
Фаза впровадження стратегії внутрішньої комунікації фактично полягає у заповненні календаря публікацій. Контент-календар має охоплювати всі канали комунікації — від маркетингового контенту на блозі до внутрішніх корпоративних листів та іншого.
Спробуйте створити огляд на наступний рік. Це допоможе вам визначити, як часто слід використовувати різні канали.
Не витрачайте забагато часу на деталізацію контент-календаря занадто далеко вперед. Календар має бути адаптивним, щоб ви могли вносити зміни за потреби. При плануванні обов’язково розподіліть відповідальність: вкажіть канал, повідомлення, дату публікації та відповідальну особу за виконання завдання.
Нарешті, спілкуйтеся чітко. Перевіряйте граматику не лише для коректності, а й для ясності викладу.
Крок 7: вимірюйте свій прогрес
Тепер настав час повернутися до ваших метрик успіху. Принаймні раз на квартал слід оцінювати ефективність стратегії внутрішньої комунікації та впроваджувати покращення там, де це можливо.
Огляд стратегії внутрішньої комунікації має також враховувати зворотний зв’язок від співробітників. Це дозволяє отримати цінні інсайти від вашої цільової аудиторії. Хорошим способом є проведення опитування працівників.
У вашому опитуванні варто включити загальну оцінку комунікаційних зусиль. Також дайте колегам можливість поділитися думками про те, що працює добре, а що ні. Без такого зворотного зв’язку буде складно покращувати вашу внутрішню комунікацію.
Розгляньте використання аналітичних інструментів для моніторингу охоплення і залученості у внутрішніх комунікаціях. Метрики, як-от відсоток відкриття електронних листів, активність в інтраніті або відвідуваність корпоративних зустрічей, допоможуть оцінити, наскільки ваша стратегія резонує зі співробітниками. Це можуть бути пульсові опитування або панелі залученості, що надають дані в режимі реального часу та дозволяють виявляти тренди чи потенційні проблеми на ранній стадії.
Пам’ятайте аналізувати як кількісні, так і якісні дані. Загальні думки можна побачити в опитуваннях і числових показниках, але глибокі інтерв’ю один на один або невеликі фокус-групи допоможуть виявити нюанси. Вони можуть показати, які фактори заважають ефективній комунікації — наприклад, неясні повідомлення або відсутність доступності для віддалених чи багатомовних співробітників.
Нарешті, встановіть орієнтир для порівнянь рік до року. Культура безперервного вдосконалення допоможе вашій стратегії розвиватися у відповідь на змінні бізнес-потреби. Регулярно інформуйте співробітників про результати таких оглядів — це також сприяє довірі завдяки прозорості.
Висновок
Цей посібник покликаний надати вам комплексну основу для розробки стратегії внутрішньої комунікації. У семи кроках, описаних вище, ми охопили все — від аналізу вашої поточної стратегії до постановки чітких і конкретних цілей, які відповідають бізнес-інтересам.
Бізнес-вигоди від успішної стратегії внутрішньої комунікації природно випливають із такого чіткого підходу. Завдяки відкритому каналу зворотного зв’язку ви зможете поступово вдосконалювати внутрішню комунікацію, що принесе користь як вашим колегам, так і бізнесу.
Крім того, сильна стратегія внутрішньої комунікації робить більше, ніж просто полегшує щоденну роботу; вона сприяє формуванню спільноти та узгодженості по всій організації. Коли комунікація є прозорою, доступною та цікавою, працівники відчувають більший зв’язок з місією та цінностями компанії. Це підвищує моральний дух, а також продуктивність і рівень утримання персоналу.
Варто розглядати цю стратегію як живий інструмент, що змінюється відповідно до постійних потреб вашої команди та мінливих тенденцій у галузі. Регулярний перегляд і коригування підходу допоможуть підготувати вашу організацію до можливих складнощів у гібридних моделях роботи чи впровадженні нових комунікаційних технологій. Таким чином ви будете діяти проактивно, оперативно реагувати і зміцнювати корпоративну культуру через тіснішу згуртованість команди.
Отже, внутрішня комунікація — це не одноразовий проєкт, а постійний процес розвитку і вдосконалення. Дотримуйтесь цих кроків і прагніть до регулярної оцінки, щоб забезпечити довгостроковий успіх вашої організації.
