Віддалені команди — не нове явище. Однак до останнього часу вони залишалися меншістю в більшості галузей. Через пандемію COVID-19 дистанційна робота стала нормою для мільйонів людей у Сполучених Штатах та по всьому світу. І схоже, що така ситуація збережеться ще на тривалий час.
Робота з дому має свої переваги, але також і певні виклики. Зокрема, вона може призводити до ізоляції, а людям іноді важко зберігати продуктивність. Це може негативно впливати на згуртованість команди, комунікацію та співпрацю.
На щастя, існує багато інструментів, які допоможуть вам та вашій команді перейти на онлайн-формат і не втратити продуктивність. За даними Prioridata та Statista, глобальні завантаження відеочат-застосунків різко зросли у березні 2020 року, коли COVID-19 було офіційно оголошено пандемією. Zoom — нині один із найпопулярніших інструментів відеоконференцій у світі — збільшив кількість користувачів у понад шість разів лише за період із січня по березень 2020 року.
Я живу в Чіангмаї, Таїланд, а мої колеги з Diggity Marketing і моєї SEO-агенції живуть по всьому світу — від Австралії до Великобританії та США. Це означає, що мені довелося стати справжнім профі у створенні ефективних робочих стосунків без потреби сидіти з командою в одному приміщенні.
Читайте далі — і я поділюся своїми найкращими порадами про те, як провести ідеальну віртуальну зустріч.
Чи справді це має бути зустріч?
Кожен, хто коли-небудь працював в офісі, знайомий із явищем двогодинної командної наради, яка спокійно могла б обмежитися електронним листом. Сучасний аналог у 2020 році — це зайвий відеодзвінок, який цілком міг би бути листом.
Через пандемію багато хто з нас провів за останні чотири місяці більше годин у відеозустрічах, ніж будь-коли раніше в житті. Якщо ви відчуваєте втому після таких дзвінків — ви не одні. Насправді це настільки поширене явище, що фахівці з психічного здоров’я вже придумали спеціальний термін — “Zoom-втома.”
Отже, не потрапляйте в пастку зустрічей заради самих зустрічей. Перед тим як призначити дзвінок, переконайтесь, що він справді необхідний.
Заохочуйте відеозв’язок, але залишайте право вибору
Якщо є вибір, я віддаю перевагу відеодзвінку замість голосового. Побачити обличчя співрозмовника та його мову тіла дозволяє вести більш залучену, персоналізовану та нюансовану розмову. Це також створює відчуття, ніби ми всі в одній кімнаті.
Однак у деяких людей є вагомі причини не вмикати відео. Це може бути пов’язано з повільним інтернетом, сильним хвилюванням перед камерою або тим, що поруч знаходяться члени родини й немає приватного простору.
Тому варто заохочувати використання відеозв’язку, але водночас дати людям можливість обирати. Комфорт усіх учасників — запорука ефективної зустрічі.
Перевірте технічні налаштування
Немає нічого дратівливішого, ніж виділити 30 хвилин на відеозустріч, а втратити половину часу через проблеми з інтернетом або збій у роботі програмного забезпечення. Завжди перевіряйте техніку заздалегідь, щоб переконатися, що все працює справно.
Попросіть усіх учасників перевірити, чи працює їхнє програмне забезпечення для відеоконференцій і чи витримує інтернет-з’єднання ще до початку зустрічі. Очікування тієї однієї людини, у якої «щось не працює», — вірний спосіб розпочати зустріч із роздратуванням усієї команди.
Перевірте також налаштування звуку й відео. Іноді дрібниці — на кшталт вимкненого мікрофона або неправильно обраної камери — можуть зірвати перебіг зустрічі. Заохочуйте учасників перевіряти мікрофон і якість відео заздалегідь. Швидкий пробний запуск перед зустріччю допоможе виявити й усунути потенційні проблеми, щоб обговорення пройшло безперешкодно та ефективно.
Складіть порядок денний — і дотримуйтесь його
Підготуйте порядок денний і заздалегідь надішліть його всім учасникам зустрічі. Дайте їм можливість додати або запропонувати зміни. У порядку денному має бути чітко зазначено, що саме ви плануєте обговорити, та орієнтовно скільки часу виділяється на кожне питання.
Як організатор або модератор зустрічі, саме ви відповідаєте за те, щоб усе йшло за планом. Це означає, що іноді доведеться ввічливо зупиняти тих, хто «монологує», і повертати розмову в русло, якщо хтось надто відволікається від теми. Також варто розглянути можливість використання інструменту з AI-резюме зустрічі. Такі технології швидко формують основні пункти та рішення, ухвалені під час сесії, — тож усі залишаються на одній хвилі й легко можуть повернутися до результатів обговорення.
Закладайте час на невимушене спілкування
Багато людей зараз почуваються самотніми та ізольованими. Це означає, що моменти живого спілкування стали ще важливішими. Так, ми зараз не в офісі, але ті самі «розмови біля кулера», які робили наші робочі дні приємнішими, можна відтворити і онлайн.
Тому, коли ви складаєте порядок денний зустрічі, передбачте кілька хвилин на початку або в кінці для неформального спілкування. Це зовсім не марнування часу — такі розмови зміцнюють зв’язки, покращують співпрацю та допомагають будувати міцніші робочі стосунки.
Такі невимушені взаємодії також чудово піднімають командний дух і формують позитивну атмосферу. Заохочення дружніх розмов під час відеозустрічей допомагає «розтопити лід» і зробити спілкування легшим і відкритішим. Крім того, атмосфера довіри й товариськості стимулює командну роботу: колеги охочіше ділитимуться ідеями та співпрацюватимуть, якщо відчуватимуть приналежність до спільноти. Тож навіть якщо ви збираєтесь онлайн — обов’язково залишайте простір для людського спілкування.
Обмежуйте тривалість зустрічей
Загальновідомо, що люди не здатні довго концентруватися без перерв. Тому важливо обмежити тривалість віртуальних зустрічей. Я рекомендую не більше однієї години — а ще краще, якщо вдасться зробити їх коротшими.
Якщо зустріч дійсно потребує більше часу, закладіть 10-хвилинну перерву посередині, щоб учасники могли розім’ятись і долити собі кави.
Окрім обмеження тривалості, обов’язково створіть чіткий і сфокусований порядок денний. Це допоможе тримати розмову в руслі та уникнути відхилень від теми. Надішліть порядок денний заздалегідь, щоб усі могли підготуватися, і дотримуйтесь відведеного часу для кожного пункту. Якщо під час зустрічі виникає тема, яка потребує глибшого обговорення, краще заплануйте окрему зустріч, ніж перетворювати поточну на багатогодинну дискусію.
Обмежуйте кількість учасників
Уникайте надто великої кількості людей на відеодзвінку. Чим більше учасників — тим складніше контролювати хід зустрічі, а також зростає ризик, що кожен захоче висловитися, й обговорення розтягнеться. Запрошуйте лише тих, хто справді має бути присутнім — не кличте всю команду «про всяк випадок».
Конкретна кількість учасників залежить від типу бізнесу, розміру команди й теми зустрічі. Але загальне правило: не більше 20 людей, а краще менше, якщо зустріч коротка.
Також розгляньте можливість розділення великої групи на менші підгрупи (breakout rooms), якщо обговорення вимагає ширшого залучення. Це дозволяє зосередити увагу, дати змогу кожному висловитися та потім повернутися до загального зібрання з уже сформованими ідеями.
Ще одна порада — заздалегідь визначити ролі учасників. Призначте модератора, хронометриста та того, хто вестиме нотатки. Це дозволить уникнути хаосу, не дасть нікому ненавмисно домінувати в розмові та допоможе ефективно керувати великим відеодзвінком.
Просіть вимикати мікрофон, коли не говорите
Якщо у 2020-му і було гасло, то це точно “у тебе вимкнений мікрофон!”
У деяких відеоплатформах модератор може автоматично вимкнути звук усім учасникам. Це може працювати в дуже великих зустрічах, але виглядає дещо авторитарно. Краще просто попросити всіх вимикати мікрофон, коли вони не говорять.
Це суттєво зменшить фоновий шум — від вуличного руху, членів родини, дітей, домашніх улюбленців, дзвінків чи гучного друку на клавіатурі. Просто не забудьте ввімкнути мікрофон, коли почнете говорити!
Більшість інструментів для відеоконференцій також мають функцію «підняти руку» — натисканням кнопки учасник сигналізує, що хоче щось сказати. У багатолюдній зустрічі це допоможе уникнути перебивань і дасть змогу модератору контролювати черговість виступів.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
Відмовтеся від багатозадачності
Під час відеозустрічі дуже легко піддатися спокусі робити кілька справ одночасно. Можна ж швидко надіслати листа, переглянути Facebook або навіть нафарбувати нігті під час дзвінка з командою — хіба хтось це помітить? Ні, це не так! Багатозадачність під час віртуальної зустрічі так само неповага і неввічливість, як і під час зустрічі тет-а-тет.
Тому подавайте приклад — не відволікайтеся на інші справи під час віртуальних нарад і чітко дайте зрозуміти команді, що це очікування. Якщо хтось постійно здається неуважним, поговоріть з ним і попросіть приділяти зустрічам повну увагу. Скоріше за все, ця людина не хотіла бути грубою — вона просто думала, що на віртуальних зустрічах правила інші.
Покращення командної співпраці через віртуальні зустрічі
Любите це чи ні, віддалена робота і робота з дому — це нова реальність, і, ймовірно, ми будемо працювати так ще деякий час. Навіть коли пандемія закінчиться, багато хто не повернеться в офіс, віддаючи перевагу гнучкості та економії часу на дорогу, які дає віддалена робота:
Це означає, що керівникам команд, менеджерам, власникам бізнесу та всім, хто співпрацює з іншими, потрібно звикнути до проведення віртуальних зустрічей. Якщо робити це правильно, вони можуть бути не менш продуктивними, ніж особисті зустрічі.
Несправна техніка, невизначеність щодо етикету та погане планування можуть викликати проблеми під час віртуальних нарад. Але якщо добре спланувати та дотримуватися цих простих порад, ви зможете будувати міцні стосунки, підтримувати згуртованість команди та ефективно співпрацювати, незалежно від того, чи ви в одній кімнаті, чи за тисячі кілометрів один від одного.
