Немає сумніву, що ефективна комунікація — це основа будь-якої успішної організації. Для ефективної взаємодії ви маєте забезпечити своїх працівників зручними та дієвими способами спілкування один з одним. Це допоможе вашій компанії працювати продуктивно та надавати якісний сервіс вашим клієнтам.
Хоча існує багато способів внутрішньої комунікації між співробітниками, організація зустрічі тет-а-тет — це чудовий спосіб для спільної роботи. Не секрет, що COVID-19 змінив бізнес-комунікації. Через це віртуальні особисті зустрічі стали важливими як ніколи раніше. Сьогодні існують програми для відеоконференцій, які роблять проведення віртуальних зустрічей один на один максимально зручним.
Однак важливо переконатися, що технології для віртуальних зустрічей є надійними та доступними для всіх членів команди. Це гарантує безперебійний потік комунікації без зайвих перешкод або технічних проблем.
Крім того, зустріч один на один може проводитися й у форматі особистого спілкування. Незабаром я розповім, як провести успішну особисту зустріч один на один. Але спершу — які переваги має така особиста зустріч?
- Іноді чесний зворотний зв’язок є більш дієвим, ніж експертна думка щодо того, як зробити вашу компанію ментально здоровою. Особиста зустріч один на один — ідеальний спосіб отримати щирі відгуки від членів команди про політику компанії, умови праці та спостереження щодо продажів і клієнтів.
- Ефективний інструмент для зміцнення командного духу серед працівників.
- Забезпечує дружню та здорову робочу атмосферу.
- Це чудова можливість обговорити деякі з найкращих ідей для залучення працівників.
- Ви отримуєте цінні поради щодо того, над чим варто працювати у вашому бізнесі.
- Успішна особиста зустріч позитивно впливає на ваш продажний ланцюжок.
Тепер, коли це уточнено, давайте перейдемо до всього, що потрібно зробити для проведення успішної особистої зустрічі.
Будьте готові
Успіх особистої зустрічі один на один значною мірою залежить від вашої підготовки до неї. Підготовчі заходи зазвичай включають планування часу, визначення тем для обговорення, постановку цілей і завдань.
Перш за все, один із способів забезпечити успіх — це нагадати учасникам команди про майбутню тет-а-тет зустріч. Нагадування можна надіслати електронною поштою або SMS-повідомленням, причому доречно робити це за три місяці, за чотири тижні, за сім днів і за 24 години до запланованої дати.
Переконайтеся, що ви залишаєте час на можливі останні зміни або конфлікти в розкладі — це допоможе зберегти гнучкість і готовність до коригувань. Таким чином, усі залишаться у курсі і підготуються до зустрічі.
Рекомендується за кілька годин до зустрічі ще раз переглянути свої нотатки, щоб переконатися, що все підготовлено. Якщо це ваша перша особиста зустріч, цілком нормально відчувати хвилювання. Зробіть глибокий вдих і нагадайте собі, що саме підготовка додає впевненості. Якщо ви слідуватимете рекомендаціям цього керівництва, все пройде добре.
Нарешті, перевірте технічне обладнання перед зустріччю, особливо якщо вона відбувається віртуально. Переконайтеся, що відео та звук працюють бездоганно — це допоможе уникнути відволікань чи затримок під час зустрічі.
Будьте відкритими до всього нового
Якщо кожна розмова під час зустрічі стосується лише роботи, особиста зустріч може швидко стати незручною та напруженою. Але трохи гумору і невимушена бесіда допоможуть співрозмовнику розслабитися і відкрито висловитися. Пам’ятайте, що головна мета — отримати чесний зворотний зв’язок.
Нехай ваша мова тіла відображає відкритість. Тепла усмішка або кивок головою можуть сигналізувати про вашу зацікавленість і доступність для спілкування.
Задавайте правильні запитання
Досить легко відійти від теми під час особистої розмови. Раніше я наголошувала на важливості підтримувати дружню бесіду. Але межа між надто офіційним тоном і тим, щоб співробітник почувався некомфортно, дуже тонка. Саме тому я підібрала кілька доречних запитань для вашої зустрічі тет-а-тет. Завдяки цим питанням розмова буде цікавою, а ви зможете досягти поставлених цілей і завдань.
- Питання для особистої перевірки: Починайте зустріч один на один із питань для перевірки стану. Вони допоможуть вам оцінити настрій співробітника та зрозуміти, що у нього на думці (не заглиблюючись у особисте). Намагайтеся уникати надто особистих питань.
- Як у тебе справи?
- Як проходить сьогоднішній день?
- На нашій останній зустрічі ти казав(ла), що маєш труднощі з (назвіть проблеми), як справи зараз?
- Питання, пов’язані з роботою: Ці питання стосуються довіри до компанії, опитувань залученості або важливих змін в організації. Вони допоможуть вам зрозуміти, наскільки співробітники почуваються пов’язаними з компанією, а також дізнатися про їхній прогрес.
До них належать:- Чи є у тебе зауваження щодо останніх змін (згадайте нещодавні події в компанії, наприклад запуск продукту чи нові політики)?
- Наскільки ти впевнений(на) у баченні компанії?
- Наскільки ти відчуваєш себе на одній хвилі з напрямком, у якому рухається компанія?
- Де, на твою думку, буде компанія через 3–5 років?
- За час роботи у компанії (вказати роки/місяці) що було для тебе найбільшим викликом?
- Що найбільше надихає тебе працювати з нами?
- Питання для зміцнення команди: Не секрет, що індивідуалізм і відсутність єдності роблять робоче місце некомфортним. Для того, щоб команда процвітала, потрібен певний рівень згуртованості і взаєморозуміння. Ці питання допоможуть навести лад у ваших відносинах.
- Як би ти описав(ла) свої стосунки з колегами?
- Чи є якісь ситуації, які ти хотів(ла) б обговорити?
- Чи є у тебе зворотний зв’язок для мене?
Приділяйте пильну увагу
Зустріч один на один має бути безпечним простором, де ваші співробітники можуть відкрито висловлюватися. Коли вони відповідають на поставлені запитання, дуже важливо приділяти їм максимум уваги.
Не перебивайте їх під час розмови. Натомість виділіть час, щоб уважно вислухати їхні думки і постарайтеся визнати їхні пропозиції. Звіт Doodle «State of Meetings Report 2019» вказує на основні чинники, які можуть викликати роздратування та незадоволення учасників зустрічі. Серед них найбільше дратують перебивання інших (50%) та небажання слухати співрозмовника (49%).
Якщо це віртуальна зустріч, переконайтеся, що ви перебуваєте у спокійному середовищі. Ознайомтеся з цим ресурсом про те, як провести успішну віртуальну зустріч.
Такі місця, як офісний сад, лобі або кав’ярня, ідеально підходять для зустрічі один на один.
Якщо потрібно поставити запитання, робіть це ввічливо та дружньо.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
Робіть нотатки
Робити нотатки — це не марна трата часу. Вони допомагають зберегти записи про те, над чим потрібно працювати у вашій компанії. Імовірно, у вас буде багато зустрічей один на один з усією командою, тому варто занотовувати важливі моменти від кожного учасника. Не рекомендується використовувати комп’ютер для нотаток, оскільки повідомлення та сповіщення можуть легко відволікати і порушувати хід розмови.
Намагайтеся користуватися звичайним блокнотом і ручкою або застосунком для нотаток, який мінімізує відволікання, щоб залишатися зосередженими та присутніми під час обговорення.
Окрім нотаток, можна також записувати екран за допомогою програм для скрінкастингу під час віртуальних зустрічей один на один.
Завершуйте на позитивній ноті
Переконайтеся, що ви завершуєте зустріч тет-а-тет на позитивній ноті і що ваш колега залучений до розмови до кінця. Звіт Gallup показує, що у 2020 році лише 36% працівників були залучені у робочий процес, а 64% — ні.
Сьогодні багато робочих місць досі не досягають належного рівня залученості працівників. Ваші співробітники мають відчувати мотивацію та свіжість після зустрічі, а не навпаки. Ідеальна зустріч один на один має на меті подолати розрив між керівництвом і працівниками. Ви можете поставити себе у вигідне становище, запитуючи їхню думку та поради щодо своїх управлінських навичок.
Крім того, все не має зводитися лише до вас і компанії. Висловлюйте щирі компліменти. Дайте їм зрозуміти, що ви цінуєте їхні зусилля та внесок у розвиток вашої компанії.
Насамкінець, висловіть подяку за їхній час і внесок під час зустрічі. Це створює позитивний настрій на майбутнє та мотивує працівників і надалі ділитися своїми думками.
Висновок
Все, про що йшлося — від підготовки до завершення зустрічі на позитивній ноті — допоможе вам досягти відмінного результату. Однак покращення міжособистісних відносин та внутрішньоособистісної комунікації значно підвищить ваш рівень продуктивності. Як саме? Коли залученість працівників на високому рівні, а робоче середовище здорове, ваша команда щаслива. А коли команда щаслива — зростає і рівень вашої продуктивності.
