Віддалені команди поступово стають новою нормою, адже дедалі більше працівників прагнуть працювати без географічних обмежень, а компанії — шукати таланти за межами свого регіону.
Фриланс-платформа Upwork опублікувала звіт Future Workforce Report, у якому йдеться, що молодше покоління — міленіали та представники Gen Z, які займають дедалі більше керівних посад, очікують, що майбутнє роботи буде тісно пов’язане з віддаленим форматом.
Фактично, 69% опитаних менеджерів у цьому звіті зазначили, що дозволили б членам своїх команд працювати дистанційно. Основною причиною таких змін вони назвали дедалі більші труднощі з наймом персоналу через дефіцит кваліфікованих кадрів у межах традиційного підходу до рекрутингу.
Чому все більше компаній сьогодні переходять на формат віддалених команд:
- Віддалена робота може підвищити продуктивність працівників.
- Віддалені команди зменшують витрати на нерухомість і офісні ресурси.
- Віддалена робота часто сприяє вищому рівню залученості співробітників.
- Віддалений формат позитивно впливає на довкілля.
Водночас із перевагами з’являються й певні виклики. Найчастіше проблеми виникають через відсутність належних інструментів, внутрішніх політик і чіткої структури віддаленої команди. Якщо ви хочете створити ефективну команду з якісним тайм-менеджментом, вам потрібні всі три елементи — тоді команда працюватиме злагоджено й результативно.
Далі ми розглянемо практичні поради та перевірені стратегії, які допоможуть вам опанувати тайм-менеджмент для віддалених команд.
Визначайте цілі проєкту та встановлюйте дедлайни заздалегідь
Підготовка графіків, важливої документації та програмних інструментів ще до початку проєкту заощаджує час у майбутньому, коли доведеться вирішувати неминучі робочі завдання. Керівники, які відповідають за віддалені команди, повинні планувати проєкти заздалегідь. Хоч це й звучить досить очевидно, багато хто уникає етапу планування та одразу переходить до виконання.
Деякі менеджери вважають планування марною тратою часу, але насправді воно допомагає вибудувати ефективну взаємодію з командою. А це, своєю чергою, дозволяє виявити більшість потенційних проблем ще на початку проєкту.
Визначайте вимоги до проєкту
Після того як ви обрали та найняли віддалених працівників, поділіться з ними деталями проєкту й чітко поясніть, що очікується від команди загалом і від кожного співробітника зокрема. Віддалені працівники, які мають чітке уявлення про завдання та очікування, можуть краще розпланувати свій час.
Ми детальніше зупинимося на цьому пізніше, але суть у тому, що чіткі вимоги та цілі проєкту сприяють зниженню витрат і покращують міжособистісну комунікацію.
Формулюйте очікування щодо проєкту
Очікування щодо проєкту зазвичай формуються керівництвом компанії та топменеджментом. Як тільки вони визначені — їх потрібно донести до співробітників, які працюють над цим проєктом.
Також пам’ятайте, що менеджери мають своєчасно повідомляти про будь-які зміни в цих очікуваннях у процесі реалізації. Така відкритість у комунікації з віддаленими командами допомагає зменшити кількість помилок, пов’язаних із непорозумінням або поганою комунікацією, а отже — й уникнути втрати часу.
Визначайте дедлайни проєкту
Коли ви обговорюєте дедлайни з віддаленою командою, спочатку зосередьтеся на цілях і завданнях проєкту. Розбийте його на частини та визначте ключові етапи (віхи) для кожної з них — це значно спростить відстеження ходу виконання. Після кожного завершеного етапу варто складати звіт.
Звіти відіграють важливу роль в управлінні віддаленими командами та гарантують, що все буде виконано вчасно. Завдяки чіткій структурі звітування віддалені співробітники завжди розуміють, хто віддає їм завдання та кому вони звітують, що дозволяє уникнути дублювання роботи.
Призначте конкретний час дня для щоденних, щотижневих і щомісячних звітів, щоб переконатися, що все йде за планом і відповідає встановленим дедлайнам.
Визначайте цілі проєкту
Під час постановки цілей проєкту чудовим помічником стане техніка SMART. Менеджери мають орієнтуватися на її принципи, щоб обирати цілі, які відповідають таким критеріям:
Specific (Конкретна) — чітко визначте, що саме ви хочете досягти і чому ця ціль важлива для покращення результатів компанії. Що докладніше ви опишете причини, тим більше шансів у команди досягти її вчасно.
Measurable (Вимірювана) — переконайтесь, що обрана ціль має чіткі показники. Розбийте її на вимірювані елементи та визначте, за якими ознаками ви знатимете, що цілі досягнуто. Це зробить ціль зрозумілішою та досяжнішою.
Agreed upon (Узгоджена) — чи прийнятна ця ціль для всієї компанії, а особливо для команди, якою ви керуєте? Якщо взяти до уваги час і зусилля, необхідні для її досягнення — чи виправдані вони? Можливо, ціль надто амбітна? У цьому немає нічого поганого, просто переконайтеся, що не перекладаєте на команду непосильні завдання.
Relevant (Актуальна) — головне питання тут: чому саме ви хочете досягти цієї цілі? Яка мета стоїть за нею і чи допоможе її досягнення реалізувати цю мету?
Наприклад, ви можете вважати, що наймання більшої кількості продавців покращить показники відділу продажу. Але чи справді це спрацює? Це залежить від багатьох чинників.
Time-based (Обмежена в часі) — коли ви відповіли на всі попередні питання, встановіть чіткий дедлайн для досягнення цілі. Саме дедлайни мотивують людей переходити до дій. Не будьте надто жорсткими — робіть їх гнучкими та реалістичними, щоб підтримувати бойовий дух команди на високому рівні.
Оптимізуйте комунікацію між членами команди
Як уже згадувалося вище, ефективна комунікація між учасниками команди економить час. Але в міру того, як канали командної взаємодії переходять у віртуальний формат, вони водночас стають складнішими та заплутанішими. Згідно з дослідженням, проведеним за замовленням Tata Consultancy Services, “близько 90% часу під час реалізації проєкту менеджер витрачає на комунікацію“. Водночас 30% усіх невдач у проєктах трапляються через неякісну комунікацію.
Виходячи з цього, можна впевнено сказати, що хороша — ні, відмінна комунікація — це один із найважливіших аспектів ефективного управління віддаленою командою.
І хто б міг подумати, що збільшення кількості каналів професійної комунікації матиме негативний вплив на прозорість і продуктивність? Але це справді так.
Сьогодні віддалена команда використовує кілька каналів для робочого спілкування. Основна проблема полягає в тому, що часто відсутні правила — коли і який канал слід використовувати. Менеджери повинні визначити доступні канали та встановити чіткі правила їхнього використання.
Наприклад, можна використовувати:
- Засоби обміну миттєвими повідомленнями — для термінових запитів та оперативних оновлень,
- Електронну пошту — для важливих корпоративних повідомлень і службових записок,
- Програмне забезпечення для керування проєктами — для коментарів, запитань і деталей щодо конкретних завдань,
- Соціальні мережі — для неформального й неробочого спілкування.
Щоб забезпечити умови для прозорої комунікації, також прагніть до наступного:
- Заохочуйте команду ставити запитання одне одному.
- Завжди фіксуйте домовленості письмово — для прозорості та відповідальності.
Якісна комунікація — це не разове досягнення. Її потрібно постійно вдосконалювати, адаптуючи канали та норми спілкування для підтримання оптимальних результатів.
Загалом існує чотири основні практики, яких варто дотримуватися віддаленим командам для ефективної взаємодії:
- Комунікація в реальному часі — дає змогу не чекати щоденних мітингів чи відеодзвінків для прояснення питань. Інструменти для спілкування в реальному часі, такі як Chanty, дозволяють проводити короткі розмови тет-а-тет або в групах. До того ж, такі інструменти часто мають інтеграції з іншими сервісами, які можуть знадобитися команді — наприклад, календарями чи програмами для управління проєктами.
- Спілкування наживо — згідно з Agile Manifesto, спілкування обличчям до обличчя вважається найефективнішим способом передавання інформації в команді розробки. Втім, це справедливо і для більшості інших команд. Регулярні відеодзвінки через Skype або Zoom дають змогу менеджерам і віддаленим працівникам зустрічатися, обговорювати завдання та співпрацювати в режимі реального часу.
- Часті зустрічі — про важливість регулярних мітингів ми поговоримо далі, але коротко: вони допомагають команді залишатися в курсі всього й оперативно реагувати там, де це необхідно. А ще мітинги зміцнюють зв’язок між менеджерами та командою й сприяють кращій співпраці.
- Спільне хмарне сховище — зберігання всієї документації й важливих файлів в одному місці — критично важливий елемент тайм-менеджменту у віддаленій команді. Google Docs — чудовий безкоштовний варіант для ведення проєктної документації, але якщо вам потрібне більш захищене рішення — можна розглянути й платні сервіси.
Великі команди демонструють три характеристики комунікації, які безпосередньо впливають на ефективність:
- Енергія — кількість і характер взаємодій між учасниками команди.
- Залученість — рівномірність розподілу енергії між членами команди.
- Дослідження — комунікація з людьми поза межами своєї команди.
Прагніть створити атмосферу у вашій віддаленій команді, в якій усі ці три компоненти будуть на високому рівні — і ваша команда працюватиме, як годинник.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
Відстежуйте час і коригуйте роботу відповідно
Відстеження часу мотивує членів команди бути продуктивнішими, адже кожен бачить внесок інших у звітах. Але це лише одна з багатьох причин, чому компанії мають просити віддалених працівників фіксувати час за допомогою комп’ютерного таймера.
Ось деякі з причин:
- Компанії оплачують роботу погодинно й потребують деталей для нарахування зарплати.
- Компанії отримали державне фінансування й за контрактом зобов’язані вести облік відпрацьованих годин.
- Потрібно вміти розраховувати прибутковість проєкту залежно від співвідношення витрат і результатів. Використання застосунку з функцією «прихід-вихід» може спростити логування робочих годин і забезпечити точне відстеження часу.
- У віддаленому форматі важливо використовувати програмне забезпечення для трекінгу часу, щоб вести облік продуктивності та коректно нараховувати зарплату.
Однак дані зі застосунків для відстеження часу не слід використовувати проти працівників — для покарань чи заохочень. Інакше працівники почнуть концентруватися лише на кількості відпрацьованих годин, і навіть можуть «логувати» час, коли насправді не працюють. Це зіпсує точність даних і знецінить саму ідею обліку часу.
Довіра — критично важлива між менеджером і командою. Якщо ви почнете використовувати дані трекінгу як інструмент контролю, цілком імовірно, що це призведе до мовчазного спротиву з боку працівників.
Якщо ви хочете впровадити в компанії застосунок для обліку часу, краще обирати рішення, засноване на довірі — наприклад, Clockify. У ньому немає скріншотів чи інших сумнівних методів моніторингу співробітників.
Завдання менеджера — створити приємну атмосферу в команді. І коли це вдається, рівень продуктивності зростає природним чином.
Окрім незамінних даних для координації й оцінки ефективності завдань та проєктів, відстеження часу має й інші переваги:
- Переконання, що кожен робить свою частину роботи
- Підтримання мотивації та високої продуктивності
- Краща організація та пріоритезація завдань
- Контроль витрат
- Уникнення шкідливих звичок, як-от прокрастинація чи багатозадачність
- Ведення обліку понаднормової роботи, відпусток, лікарняних та інших періодів відсутності
- Виявлення вузьких місць у процесах
Використовуйте техніки тайм-менеджменту
Техніки керування часом можуть значно підвищити продуктивність як окремих працівників, так і цілих організацій. Існує безліч застосунків і методик тайм-менеджменту, але тут ми розглянемо лише кілька, які найкраще підходять для віддалених команд.
Метод Kanban
Kanban — це візуальна техніка тайм-менеджменту, що допомагає команді краще розуміти прогрес у виконанні завдань і проєктів. У перекладі з японської «канбан» означає «вивіска» або «знак». Спершу цей метод було розроблено в Toyota для оптимізації виробництва.
Kanban дуже легко впровадити. Ви визначаєте кількість етапів у вашому проєкті чи завданні та створюєте відповідні колонки. Наприклад: беклог, до виконання, у процесі, виконано — як на прикладі нижче.
У міру виконання завдань ви пересуваєте картки з колонки в колонку, аж поки завдання не буде позначене як виконане. Такий візуальний розподіл на етапи може мотивувати працівників бути продуктивнішими, адже дає відчуття завершеності кожного кроку на шляху до фіналу.
Сьогодні існують онлайн-інструменти, які віддалені команди можуть використовувати для застосування Канбан-методу, наприклад, Trello або VivifyScrum.
Техніка Timeboxing
Timeboxing, блокування часу та техніка Pomodoro — це варіації одного принципу. Суть полягає в тому, щоб працювати в так званих «таймбоксах», тобто ділити свій час на заздалегідь визначені часові сесії.
Наприклад, техніка Pomodoro передбачає 25-хвилинні інтервали роботи, після яких слідує 5-хвилинна перерва.
Timeboxing або блокування часу схожі за підходом, але не мають фіксованих інтервалів — ви самі визначаєте тривалість сесій, залежно від потреби чи складності завдання.
Цікавий факт: саме Ілон Маск зробив цю техніку керування часом популярною, коли був головою Tesla та SpaceX.
Ось приклад розкладу, складеного за технікою Timeboxing:
Техніка Ейзенхауера
Ця техніка допомагає з пріоритезацією завдань і, відповідно, заощаджує час, дозволяючи команді розуміти, які завдання потрібно виконувати негайно, які можна відкласти, які делегувати, а від яких узагалі варто відмовитися.
Свою назву техніка отримала на честь колишнього президента США Дуайта Ейзенхауера, який прославився своєю продуктивністю під час роботи в Білому домі.
За допомогою матриці Ейзенхауера менеджер може класифікувати завдання команди за чотирма квадрантами, заснованими на двох категоріях — терміновість і важливість.
Техніка Top Goal
Техніка Top Goal сприяє ефективному керуванню часом, оскільки допомагає визначити найважливішу мету й присвячувати їй час щодня, доки мету не буде досягнуто.
Наприклад, ви разом із командою визначаєте головну мету на наступний період і щодня виділяєте дві години для її реалізації. Це дозволяє досягти значного прогресу за короткий час.
Проводьте регулярні зустрічі та надавайте своєчасний зворотний зв’язок
Віртуальні зустрічі надзвичайно важливі для віддалених команд, адже вони дозволяють швидко вирівняти розуміння поточної ситуації серед усіх учасників. Головне — не перегнути палицю й не проводити зустрічі надто часто чи надто довго.
Намагайтеся уникати мітингів, які не є критично важливими для успіху проєкту — так ви заощадите час і вбережете команду від перевтоми.
Багато команд практикують щоденні «стендапи», а віддалені команди можуть впровадити власну версію — назвемо її «сіт-апи». Оберіть зручний час доби, коли всі доступні, і коротко обговоріть, що було зроблено раніше та що заплановано на поточний день.
Якщо ваша команда працює в кількох часових поясах і немає зручного часу для всіх, попросіть кожного надсилати коротке відео з поясненням свого робочого дня.
Також організовуйте регулярні зустрічі один на один і надавайте зворотний зв’язок віддаленим працівникам. Обговорюйте їхню роботу, надавайте рекомендації або дякуйте за якісне виконання завдань. Конструктивний фідбек допоможе вчасно скоригувати дії працівника або команди та запобігти помилкам, які могли б обійтися дорого.
Найкращий спосіб підвищити ефективність віддаленої команди — зосередитися на цінностях, довірі й взаємозалежності. Завдяки регулярним зустрічам і своєчасному зворотному зв’язку ви зможете це забезпечити.
На завершення
Правильне управління часом може стати ключем до успіху проєкту у випадку географічно й культурно розподіленої команди. Дотримання наведених вище порад і практик дозволить суттєво скоротити час, необхідний для ефективного виконання будь-якого завдання або проєкту віддаленою командою.
