Погана комунікація може зменшувати вашу зарплату і коштувати компанії понад 60 мільйонів доларів щорічно.
Малі компанії також не застраховані від проблем з комунікацією. Помилки в комунікації коштують до 420 000 доларів на рік у компаніях з 100 і менше працівниками.
Велика чи мала — погана комунікація обходиться компаніям дорого. Ці втрати доходу безумовно можуть впливати на зарплати та бонуси співробітників. І щоб додати до проблем, зростання віддаленої роботи тільки ускладнило комунікацію між працівниками та вищим керівництвом.
Замість того, щоб чекати на покращення, співробітники можуть спробувати поговорити зі своїми колегами та керівниками на вищих щаблях компанії.
Перш ніж представити концепцію вертикальної комунікації, важливо подивитися на традиційну комунікацію на робочому місці і зрозуміти, де вона дає збій.
Що таке традиційна комунікація на робочому місці?
Традиційна робоча комунікація має напрямок зверху вниз. Вертикальна (зверху вниз) комунікація — це структура, в якій інформація передається від вищого керівництва до нижчих рівнів бізнесу. Така комунікація може бути ефективною, якщо її правильно реалізувати. Коли все зроблено належним чином, повідомлення плавно проходять через різні рівні ієрархії та доходять до працівників без змін чи спрощень.
Проте у найгіршому випадку вона може працювати навпаки. Якщо повідомлення не доходять з верхівки до низу плавно, можуть виникати сумніви у діях або параліч серед працівників на передовій, бо вони не знають, як діяти далі, або бояться помилитися. Загалом, чим більше рівнів ієрархії у ваших структурах комунікації, тим більше неефективностей може з’явитися.
Найкращі організації поєднують у собі як вертикальну (зверху вниз), так і висхідну (знизу вгору) комунікацію, які ефективно працюють разом і дають кожному в організації можливість бути почутим.
Що таке висхідна комунікація?
Висхідна комунікація заохочує працівників нижчих рівнів безпосередньо спілкуватися з керівництвом.
Вона заохочує співробітників ділитися з керівництвом відгуками, занепокоєннями або ідеями щодо щоденних операцій. Вертикальна (зверху вниз) комунікація — це коли керівництво передає інформацію вниз по ланцюжку до працівників.
У вашій компанії вже можуть бути практики, які сприяють висхідній комунікації. Наприклад, звичайна скринька для пропозицій — це один із найвідоміших методів висхідної комунікації. Якщо звіти про ефективність роботи працівника від менеджера є прикладом комунікації зверху вниз, то відкритість менеджерів до отримання відгуків про себе від працівників є прикладом висхідної комунікації.
Опитування задоволеності — це спосіб для співробітників поділитися з керівництвом своїм особистим досвідом роботи. Водночас корпоративні зустрічі (особливо найпродуктивніші) зазвичай містять здоровий баланс вертикальної та висхідної комунікації.
Чому висхідна комунікація важлива?
Правильна комунікація в бізнесі приносить низку переваг. Вертикальна комунікація може створювати враження у працівників, що їх не чують або не цінують, тоді як висхідна комунікація підвищує продуктивність, залученість, утримання кадрів і довіру.
- Співробітники, які відчувають міцний зв’язок із колегами в умовах віддаленої роботи, є на 71% продуктивнішими.
- Організації з ефективними комунікаційними планами у 3,5 рази частіше перевищують результати конкурентів.
- Послідовна та прозора комунікація підвищує залученість працівників.
- Залучені працівники на 87% рідше покидають свою організацію.
Працівники, яких чують, виконують більше роботи. Їхня робота краща за конкуренцію, вони більш залучені й менш схильні йти.
Покращена комунікація може здаватися вигідною лише для роботодавців. Але коли ви можете зробити більше роботи за менший час з людьми, з якими приємно працювати, ви, ймовірно, будете більш задоволені своєю кар’єрою. Ви можете відчувати менше стресу і кращий баланс між роботою і життям.
Крім того, підвищену продуктивність працівника можна відобразити кращою зарплатою та додатковими пільгами.
Способи заохочення висхідної комунікації в організації
Заохочення висхідної комунікації — це не лише наявність правильних інструментів чи політик, а передусім культура. Люди повинні відчувати, що їх слухають і цінують. Незалежно від того, чи ваша команда працює повністю віддалено, у гібридному форматі чи в офісі, створення культури, дружньої до комунікації, вимагає зусиль, але дає великі результати. Ось як організації можуть це зробити:
1. Тримайте двері (віртуально) відкритими
Чули про політику «відкритих дверей»? Це не просто модний вислів, це означає, що співробітники можуть звертатися до менеджерів із питаннями, занепокоєннями чи ідеями без будь-яких проблем. Для віддалених команд це може виглядати як віртуальні години прийому або відкриті канали у Slack, де працівники можуть звертатися безпосередньо.
Але політика відкритих дверей — це не тільки про доступність, а й про відкритість. Менеджери мають активно заохочувати співробітників користуватися цією можливістю, демонструючи власну відкритість під час зустрічей або обговорень у команді.
2. Навчайте менеджерів бути хорошими слухачами
Висхідна комунікація процвітає, коли менеджери вміють слухати — і маю на увазі справді слухати. Тренінги з лідерства можуть допомогти менеджерам навчитися конструктивно реагувати, запитувати думку і створювати комфортні умови для співробітників, щоб ті відкрито ділилися своїми думками. Трохи навчання може значно допомогти зробити висхідну комунікацію частиною культури компанії.
Але це не лише про слухання — важливо діяти на основі отриманого зворотного зв’язку. Коли працівники бачать, що їхні відгуки призводять до змін, вони значно частіше наважуються говорити. Наприклад, якщо співробітник рекомендує вдосконалити процес, і компанія це реалізує, менеджерам варто повернутися і поділитися результатами. Визнання показує працівникам, що їхні голоси важливі, і зміцнює довіру до процесу.
3. Зробіть зворотний зв’язок регулярним
Замість того, щоб чекати на річні оцінки, створіть регулярні цикли зворотного зв’язку. Це можуть бути щотижневі зустрічі, щомісячні командні збори або квартальні загальні наради. Такі сесії дають можливість співробітникам ділитися думками в реальному часі і показують, що їхня думка не просто вітається — вона необхідна.
Думайте нестандартно: зворотний зв’язок не обов’язково повинен відбуватися в межах офіційних зустрічей. Спробуйте впровадити неформальні способи перевірки, як-от анонімні опитування або швидкі «перевірки настрою» під час стендапів. Зробіть це легким і регулярним. Головне — створити можливості, де люди можуть висловитися без тиску.
4. Запропонуйте анонімний зворотний зв’язок
Не всі відчувають себе комфортно, говорячи відкрито — і це нормально. Анонімність, наприклад через опитування чи інструменти зворотного зв’язку, відмінно підходить для отримання висхідної комунікації від тих, хто інакше залишився б мовчазним. Іноді найкращі ідеї надходять від людей, які зазвичай люблять залишатися поза увагою.
Підніміть це на наступний рівень, аналізуючи дані, щоб відстежувати тенденції. Наприклад, якщо багато співробітників сигналізують про проблеми з навантаженням, це означає, що керівництво має проактивно цим зайнятися. Ще важливіше, анонімний зворотний зв’язок виявляє проблеми, які не проявляються в особистому спілкуванні, як-от динаміка команди чи приховані неефективності.
Заохочення висхідної комунікації — це не просто натиснути кнопку, а будувати довіру, бути доступним і показувати людям, що їхні голоси важливі. Коли організації докладають зусиль, висхідна комунікація стає звичною справою, і всі виграють.
Чотири способи, як віддалені команди можуть сприяти висхідній комунікації
Віддалені команди стикаються з унікальними викликами в комунікації. Прозорість страждає через відсутність можливостей особистої взаємодії. У традиційному офісі вертикальної комунікації зверху вниз могло бути достатньо, але в умовах віддаленої роботи висхідна комунікація часто є найкращим способом досягти результату.
Ось чотири способи, як співробітники можуть налагодити і підтримувати канали зв’язку з керівництвом, щоб їхні занепокоєння були почуті, очікування були зрозумілі, а робота отримувала визнання.
1. Використовуйте інструменти для співпраці
Онлайн-інструменти для співпраці полегшують роботу і комунікацію на відстані. Вони особливо корисні для висхідної комунікації, адже співробітник може відкрити канал зв’язку з будь-ким у компанії, включно з вищим керівництвом.
Платформи, як-от Chanty, дають командам центральне місце для організації завдань, зберігання файлів у віртуальному просторі та спільної роботи. Це ідеально для висхідної комунікації, оскільки кожен голос має однакове охоплення і значущість.
2. Обирайте відеозв’язок
Понад 90% комунікації — невербальна. Використання електронної пошти для розробки нового плану комунікації або обговорення серйозних питань ніколи не буде таким емоційним, як жива відеоконференція.
Однак, якщо співробітник працює вдома, він може не мати можливості організувати відеозустріч із вищим керівництвом через відсутність потрібного обладнання або технічні проблеми. Програми для відео- та запису екрану допомагають передавати як усну, так і невербальну комунікацію, навіть коли графіки та часові пояси не збігаються.
3. Будьте послідовними, але різноманітними
Висхідна комунікація потребує послідовності. Вона має стати частиною щоденного розкладу або циклічного процесу. Тому співробітники мають підтримувати регулярність у спілкуванні. Навчання управлінню електронною поштою — один із способів зберігати послідовність комунікаційних практик.
Водночас повідомлення мають бути різноманітними. Наприклад, співробітники, які звертаються лише з негативними відгуками, з часом можуть отримувати менше відповідей. З іншого боку, не кожне повідомлення має бути переповнене надмірною позитивною оцінкою, щоб не здаватися надмірним.
Потрібна трохи мотивації? Пам’ятайте, що висхідна комунікація — це не просто ще один пункт у списку завдань. Співробітники, які покращують комунікацію у своїй організації, прокладаючи шлях через висхідну комунікацію, отримують усі переваги прогресивної взаємодії. Безперечно, корисно мати комунікаційний план.
4. Щирість — це ключ
Той, ким ви є, коли працюєте віддалено, не повинен відрізнятися від того, ким ви є в офісі.
Щирість — це все.
Але коли ви працюєте вдома, знайти правильний баланс між професіоналізмом і собою справжнім може бути складніше. Цей баланс особливо важкий для сором’язливих людей, які можуть відчувати труднощі у спілкуванні з керівництвом, якщо не бачать людей щодня.
Розгляньте можливість використання шаблону порядку денного для індивідуальних зустрічей або оцінювання ефективності керівництва, щоб надати більше структурованості і підвищити впевненість.
Як уникнути поширених помилок
Висхідна комунікація відкриває багато можливостей і приносить користь. Проте існують і певні ризики, на які варто звернути увагу, зокрема:
- Надмірна комунікація — Встановлюйте межі та обмеження, щоб уникнути надто частого спілкування. Можливість надсилати повідомлення будь-коли і будь-де часто призводить до інформаційного перевантаження. Як команда, визначайте вікна для комунікації, щоб уникнути перенавантаження.
- Повторюваність — У висхідній комунікації голосів більше, ніж тих, хто слухає. Якщо надходить однакове пропозиція чи скарга, співробітники мають обрати одного представника, який передасть це керівництву, замість того щоб завалювати вищих менеджерів однаковими повідомленнями.
- Спотворення інформації — Тримайте канал комунікації коротким. Наприклад, «передавання телефонної трубки» вгору по ланцюжку до корпоративного офісу може призвести до спотворення або надто «прикрашеного» повідомлення.
Готові взятися за висхідну комунікацію?
Завдяки висхідній комунікації кожен працівник у компанії може відчувати себе важливою частиною успіху та досягнень організації. Саме тому цей формат комунікації так добре працює у віддалених командах. Але для того, щоб висхідна комунікація ефективно працювала в компанії, менеджери та керівники повинні повністю підтримувати її.
Щоб ефективно управляти висхідною комунікацією, організації мають її заохочувати, а не стримувати. Просто кажучи, це створення в компанії умов для комунікації на всіх рівнях, де ідеї, проблеми, занепокоєння та відгуки можуть висловлюватися без страху бути засудженими. Лідери мають також подавати приклад, не терплячи бездіяльності, відкрито приймаючи негатив і оперативно реагуючи.
Ідеальна стратегія висхідної комунікації поєднує технології з культурою і лідерством. Вона також ґрунтується на співпраці та побудові довіри, де співробітникам доступні відповідні системи зворотного зв’язку та системи для співпраці. Коли працівники розуміють причинно-наслідковий зв’язок свого внеску, вони більше залучені до досягнення цілей організації.
Це особливо важливо для віддалених команд, для яких висхідна комунікація — пріоритет. Вона усуває фізичну відстань і створює відчуття належності до команди незалежно від місця розташування. Висхідна комунікація — це не просто обмін словами, а встановлення двонаправленої комунікації, яка покращує стосунки, підвищує ефективність і допомагає досягати спільних цілей.
Готові змінити процес комунікації у своїй організації на краще? Обирайте стрімкий розвиток, але починайте з малого та послідовно рухайтеся вперед — і тоді висхідна комунікація стане тією магічною паличкою, яка допоможе вашим людям і вашій компанії вийти на новий рівень.
