Презентація для вашої віддаленої команди — це ключ до ефективної співпраці, коли ви не можете бути разом в одній кімнаті. Але навіть попри наявність великої кількості програмних рішень під рукою, ефективна взаємодія потребує більше, ніж просто правильні інструменти.
Оскільки все більше людей працюють з дому або переходять на гібридний формат роботи, як ніколи важливо ставити в пріоритет професійне спілкування та командну взаємодію.
Правильні підходи допомагають уникнути зайвої метушні, економити час і бюджет, максимально розкривати потенціал ваших співробітників та фрилансерів і зменшувати ризик непорозумінь під час обговорення завдань. Але як провести хорошу презентацію у все більш віртуальному світі?
Насправді, поради щодо віртуальних презентацій важливі не лише у контексті змін, які принесла пандемія — вони актуальні і для щоденної роботи з фрилансерами з інших міст, колегами з інших офісів чи під час презентації ідей для клієнтів з інших країн.
У будь-якому випадку, потрібно дотримуватись правильного тону, говорити чітко та лаконічно, і тримати команду зосередженою. Ви повинні прагнути, аби кожна ваша презентація мала вагу — навіть якщо це просто зустріч із вашою постійною командою.
Ще важливіше — віртуальні презентації не повинні бути просто «зливом» інформації. Мета полягає не лише в тому, щоб поділитися фактами, а й у тому, щоб ваша аудиторія зрозуміла й запам’ятала ключові ідеї. Це означає, що слід включати елементи, які враховують різні стилі сприйняття інформації: хтось краще сприймає візуальні матеріали, а хтось — деталізовані пояснення чи інтерактивне обговорення.
Тож без зайвих передмов переходимо до найкращих практик групового спілкування та дистанційної співпраці — ось п’ять порад для ефективних віртуальних презентацій.
Залучайте вашу команду
Під час віддаленої роботи дуже важливо підтримувати постійне особистісне спілкування. Більшість із нас уже стали експертами у використанні відеоінструментів, як Zoom та Google Hangouts. Але з огляду на велику кількість віртуальних зустрічей і чек-інів у наших календарях, особливо важливо утримувати інтерес і залученість команди.
Хоча залучення команди та аудиторії — ключовий фактор для віртуальних презентацій, ці принципи також можна застосувати до різних видів зустрічей, включно з менш формальними WIP (Work In Progress) і командними зборами.
Віртуальним зустрічам і презентаціям може бути корисно надати певної структури (наприклад, тему, а не строгий порядок денний). Наприклад, оберіть тему і разом обміркуйте ідеї для майбутніх проєктів. А для легкої, не пов’язаної з роботою взаємодії, існує безліч онлайн ігор і вікторин.
Ігри на малювання, такі як Gartic Phone, — це простий спосіб залучити всіх і особливо ефективний для розрядження атмосфери в нових командах.
Крім того, варто зробити залучення двостороннім процесом, призначаючи невеликі ролі учасникам. Наприклад, можна визначити модератора обговорення, того, хто підсумовуватиме ключові висновки, або ж чергувати ведучого сегменту презентації. Такий підхід підтримує активність учасників і сприяє глибшій співпраці.
Заохочення активної участі також має значення. Прості практики, як-от чергування модераторів для обговорень чи запрошення членів команди ділитися короткими ідеями, допомагають зробити зустрічі динамічними і запобігають пасивному слуханню.
Залучайте до взаємодії
Незалежно від того, чи презентуєте ви своїй безпосередній команді, ширшій компанії або зовнішнім партнерам — взаємодія і залученість завжди можливі. Один із найкращих способів досягти цього — додати інтерактивні елементи до вашої презентації.
Низькоризикова інтерактивність доречна, якщо ви проводите сесію з ознайомлення з новими системами або навчання внутрішнім процесам. Наприклад, використайте коротке опитування для повторення нової інформації (часто опитування можна швидко додати через платформу для зустрічей, яку ви використовуєте). Інші прості прийоми — додавання інтерактивних візуальних елементів, таких як анімації або GIF.
Якщо хочете проявити більше креативу, спробуйте зробити презентацію у стилі «вибери власну пригоду». Насправді це простіше, ніж здається! Її можна створити самостійно у PowerPoint або за допомогою Google-застосунків, використовуючи гіперпосилання між слайдами.
Для додаткового рівня залучення використовуйте інструменти живої спільної роботи, як Miro або MURAL, де команда може одночасно візуально обговорювати ідеї. Віртуальні дошки — це інтерактивний простір, де кожен може вносити свої пропозиції, незалежно від місця перебування. Крім того, такі інструменти додають елемент спонтанності та креативності у віддалені зустрічі.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
Підніміть дизайн вашої презентації на новий рівень
Ось секрет — навіть якщо ви працюєте в межах простого PowerPoint-застосунку, більшість презентацій можна зробити (хоч трохи) цікавішими та більш залучаючими. Хоча стандартний корпоративний шаблон може бути доречним, він легко може стати причиною втрати уваги вашої команди, особливо якщо вони вже бачили його кілька разів за тиждень. У такому випадку ідея використання професійних шаблонів презентацій є ідеальною.
Оновлення дизайну може бути швидким і простим способом освіжити нудну презентацію. Коли ви готуєте наступну колоду слайдів, зверніть увагу на актуальні тренди дизайну презентацій та експериментуйте з різними способами візуалізації даних або анімованими інфографіками, що привертають увагу.
Навіть зміна кольорів або шрифтів може суттєво вплинути. (Якщо хочете спробувати, пастельні відтінки зараз у моді, і можна легко створити візуальний інтерес, поєднуючи шрифти з зарубками (serif) і без зарубок (sans serif)). Також можна пофантазувати з текстом: будь то великий жирний заголовок або тонкий акцент у основному тексті — цікава типографіка допоможе вашим слайдам виділитися.
Якщо презентації бракує зображень, спробуйте використовувати прості ілюстрації в стилі ескізу або абстрактні замість стандартних стокових фотографій. Існує багато способів урізноманітнити зустрічі та воркшопи, дивлячись ширше на можливості.
Розгляньте можливість додавання мікро-взаємодій — невеликих елементів дизайну, які створюють більш динамічний досвід. Наприклад, легкі ефекти при наведенні курсора, клікабельні іконки з додатковою інформацією або плавні переходи між слайдами можуть покращити сприйняття без перевантаження аудиторії.
Використовуйте інструмент для командної співпраці
Не всі інструменти однакові. Найкраще, коли вони інтуїтивні та мають усі необхідні функції — миттєві повідомлення та групові чати, завдання, обмін контентом і багато іншого. Chanty — це чудовий застосунок для командної співпраці, який допоможе вашій команді залишатися на одній хвилі на будь-якому пристрої завдяки інтерфейсу Teambook.
Але на цьому не зупиняйтеся. Ви можете поєднувати різні інструменти, щоб доповнити основний робочий простір. Спільні організаційні інструменти, такі як ClickUp, Figma, Trello та Google Календар, допоможуть підтримувати сталість у відстеженні ключових етапів або виконанні завдань — або просто допоможуть команді бути в потрібному (віртуальному) місці у потрібний час!
Що стосується створення презентацій, усі типи інструментів для співпраці дуже корисні. Вони полегшують ефективне та регулярне спілкування, а також надсилання та збереження чітких і детальних технічних завдань, необхідних членам команди для виконання роботи.
Запитуйте зворотний зв’язок і думки вашої команди
І нарешті, ніколи не недооцінюйте важливість отримання зворотного зв’язку. Це означає ставити продумані питання — а не просто поверхневі, відкриті «Що можна покращити в х?» Якщо ви просите конкретний відгук, варто заздалегідь підготуватися, щоб чітко сформулювати, який саме зворотний зв’язок буде корисним. (А коли ви не запитуєте прямо, працюйте над тим, щоб у вашій команді заохочувалося відкрите й чесне спілкування, не забувайте про транзакційну модель комунікації).
Це особливо важливо під час презентації, адже запитуючи зворотний зв’язок, ви допомагаєте команді відчути, що їх почують і цінують. Залежно від ваших уподобань, повідомте на початку, що ви відкриті до пропозицій або питань упродовж усього виступу, або ж заплануйте окремі часи для запитань. І не забувайте фіксувати отримані відгуки та ідеї, щоб у подальшому врахувати їх у наступних презентаціях. Також можна стимулювати участь, ставлячи рефлексивні питання, які спонукають членів команди критично мислити над темою і ділитися змістовними думками.
Пам’ятайте також вести запис будь-яких відгуків та ідей, щоб включити їх у майбутні презентації. Відстеження зворотного зв’язку — підсумовування ключових моментів і впровадження релевантних пропозицій — демонструє, що думка команди цінна, і сприяє створенню культури постійного вдосконалення.
От і все! Деякі з цих порад пов’язані зі зміною мислення, інші — з пошуком нових можливостей і нестандартним підходом до презентацій. Використовуючи ці поради, ви досягнете такої ж активної взаємодії і позитивної співпраці з вашою командою на відстані, як і під час особистих зустрічей — а можливо, навіть більшої.
Add comment