Створення віртуальних команд із віддалених працівників може принести бізнесу чималу користь — але чи не почали вас відлякувати проблеми з комунікацією? Не хвилюйтеся — з ними цілком реально впоратися.
Переваги роботи з віртуальними командами
Існує чимало причин, чому компанії наймають віддалених працівників і формують віртуальні команди — і дедалі більше бізнесів уже працюють саме так. Найочевидніша перевага — це зменшення витрат, що особливо привабливо для малого бізнесу, стартапів і компаній, які прагнуть оптимізувати бюджет.
Але це далеко не єдиний плюс. Однією з головних переваг часто є доступ до талантів. Очевидно, що кваліфіковані фахівці розподілені по всьому світу, а не лише локально. Сьогодні складно знайти агентство, яке не передає хоча б частину своєї роботи на аутсорсинг талановитим фрілансерам з різних країн.
Ці слова підтверджуються і статистикою. Згідно з опитуванням, проведеним SHRM у 2017 році, понад 60% організацій вже пропонують переваги, пов’язані з технологіями для віддаленої роботи. До того ж є свідчення, що дистанційна праця може навіть підвищити продуктивність. Компетентні працівники, які справляються із завданнями швидше й ефективніше — це пропозиція, від якої важко відмовитися.
Втім, керувати віддаленими командами — це не лише переваги та безтурботність. Кожне бізнес-рішення має свої плюси й мінуси, і робота з віртуальними командами — не виняток.
Розгляньмо, як подолати найпоширеніші виклики у комунікації віртуальних команд.
Подолання труднощів
Часові пояси, незнайомство між учасниками команди, культурні відмінності — усе це й багато іншого може створювати серйозні бар’єри для ефективної та злагодженої комунікації у віртуальних командах. А як ми знаємо, сильна комунікація — це один із ключових елементів успішної командної роботи.
Через ці виклики деякі компанії починають відмовлятися від віддаленого формату. Наприклад, IBM вирішила повернути всіх своїх працівників із дистанційки назад в офіси. Засмучує? Так. Але дивує? Не дуже. Особливо якщо згадати статистику: цілих 57% компаній не мають чіткої політики щодо підтримки віддаленої роботи у розподілених командах. У такому випадку легко зрозуміти, чому вони здаються.
Втім, вирішення проблем не в тому, щоб повертати всіх до офісів. Набагато логічніше — забезпечити команди необхідними інструментами та навчанням, щоб вони могли ефективно спілкуватися попри відстань. Це дозволить бізнесам і надалі користуватися перевагами співпраці з віддаленими фахівцями.
Отже, які фактори є ключовими для подолання викликів у комунікації у віртуальних командах?
Новий фокус на спілкування в реальному часі
Перш за все, не можна ігнорувати важливість «реального часу». Якщо ви не жили в інформаційному вакуумі, то вже знаєте, що комунікація в реальному часі стрімко стає обов’язковою складовою бізнесу. Саме тому такі речі, як онлайн‑чат-боти для підтримки клієнтів чи оновлення складів у реальному часі, набувають великої популярності. Цей підхід можна легко інтегрувати й у внутрішню комунікацію команд.
Звісно, віртуальні команди мають чимало цифрових засобів спілкування, серед яких — електронна пошта. Але якщо у вас є можливість впровадити обмін інформацією в реальному часі, варто відмовитися від пошти й запропонувати всім встановити застосунок для командного чату.
Згідно з дослідженням, опублікованим у журналі Academies of Management Discoveries, для розподілених команд ключовим чинником успіху є «сплесковість» (burstiness) — тобто обмін інформацією короткими, інтенсивними серіями повідомлень через чат. Це можна реалізувати в будь-якому застосунку для командного чату, особливо якщо він не обмежує історію повідомлень і має адекватний ліміт зберігання файлів для кожної команди.
Застосування інструментів для спілкування в реальному часі — як-от відеоконференції чи платформи для чату — зменшує ризик непорозумінь, які часто виникають при листуванні через email. Такі платформи дозволяють швидко уточнювати завдання й цілі, що сприяє швидкому прийняттю рішень. А ще, завдяки підтримці як асинхронної, так і синхронної взаємодії, команди можуть ефективно співпрацювати попри різні часові пояси, створюючи інклюзивніше середовище, де цінується різноманітність робочих підходів.
Усвідомлення загальної мети
У віртуальних командах часто виникає відчуття ізольованості — і це нормально. Без фізичної присутності команди важко відчути себе її частиною. Але така ізольованість може спричинити певні проблеми.
Згідно з аналітичним звітом Global Knowledge «Успішне управління віддаленими командами», 90% проблем у комунікації у віртуальних командах — це «людський фактор», і лише 10% — проблеми технологій. Віддаленим працівникам потрібно відчувати, що вони є частиною чогось більшого.
Як це забезпечити? Насамперед — через чіткість. Усі члени команди повинні розуміти, чому вони тут і яку роль відіграють. Почніть із чіткого визначення ролей, щоб кожен знав, що саме він — і його колеги — вносять у проєкт. Це має бути зрозуміло з першого дня. Для перевірки можна використати опитування після навчання й запитати, чи все їм зрозуміло.
Далі — чітке окреслення кінцевих цілей. Важливо, щоб кожен бачив, як спільна праця команди вписується у загальні завдання та місію компанії. Інакше ізоляція може привести до пасивного підходу до роботи, тоді як ваша мета — активна, усвідомлена й цінна командна участь.
Регулярні тімбілдинги та неформальні онлайн‑зустрічі також можуть допомогти команді стати згуртованішою. Можливість поспілкуватися на вільні теми, посміятися разом або просто обговорити щось не робоче сприяє налагодженню міжособистісних зв’язків. Це не лише покращує співпрацю, а й підвищує рівень довіри та моральний дух у команді.
"50 вірних способів покращити вашу 
Комунікаційні проблеми на роботі?
командну комунікацію"
Культурне розуміння
Якщо віртуальна команда складається з працівників із різних куточків світу, комунікація природно ускладнюється — через мовні бар’єри чи культурні відмінності. Дослідження показують, що саме культурне розуміння значно впливає на ефективність спілкування у віртуальних командах. Зокрема, у журналі Journal of European Industrial Training зазначають, що існує гостра потреба у «покращенні міжкультурної комунікації».
Тренінги з культурної обізнаності — це те, що багато компаній можуть захотіти впровадити. Їх можна замовити у професійних провайдерів або провести власними силами.
Зазвичай такі тренінги охоплюють теми історії, соціально-економічних особливостей, політики, релігії та людських чинників, а також підкреслюють важливість і переваги різноманітності на робочому місці. Якщо є можливість, варто враховувати культурний фактор при формуванні команд, об’єднуючи працівників зі схожими цінностями або з одного регіону — це допоможе покращити комунікацію в команді і підвищить рівень знайомства між колегами.
Інтеграція культурного розуміння вже на етапі найму також може сприяти більш ефективній комунікації. Наприклад, розуміння того, як різні культури підходять до прийняття рішень або наскільки вони цінують ієрархію, допоможе керівникам делікатно вирішувати конфлікти й забезпечити повагу та цінність для кожного члена команди.
Доступ до бізнес-інформації
Зростає потреба, щоб бізнес-інформація та важливі дані були доступні з будь-якого місця у будь-який час. І це стосується не лише віддалених працівників чи віртуальних команд. Концепція «з 9 до 18» швидко відходить у минуле (пробач, Доллі), поступаючись місцем гнучкому графіку, гнучким робочим просторам і виїздам до клієнтів.
Але ця стаття про віртуальні команди, тож зосередьмося саме на них.
Наявність ключової бізнес-інформації у вільному доступі для всіх членів команди — це життєво важливо для того, щоб всі працювали з однаковим розумінням ситуації. Простіше кажучи, комунікація покращується, якщо всі отримують однакові дані одночасно.
Цього можна досягти, використовуючи хмарне сховище в робочому процесі. Завдяки йому учасники команди не зберігають інформацію локально, а мають централізований доступ до неї. Інструменти на кшталт Google Docs, Box і Dropbox роблять це надзвичайно просто.
Контроль над командою та регулярні оновлення
Ми не будемо стверджувати, що віртуальні команди слід обслуговувати точно так само, як фізичні. Це не так.
Проте є один аспект, який важливий для обох форматів — це регулярні спільні зустрічі. Такі наради дають змогу всій команді поділитися інформацією про прогрес, планувати, генерувати ідеї, співпрацювати в режимі реального часу та вирішувати будь-які проблеми, які можуть виникнути.
Як бізнесам потрібно розуміти свою цільову аудиторію для розвитку, так і членам віртуальної команди важливо краще пізнавати одне одного, щоб посилювати командний синергізм.
До того ж, особисте спілкування час від часу допомагає керівникам проєктів тримати команду у фокусі, переконуючись, що ніхто не ухиляється від відповідальності чи не знижує продуктивність.
Управління різницею в часових поясах
Однією з труднощів, з якими ми зіткнулися, починаючи працювати з фрілансерами, було правильне визначення дедлайнів для певних завдань.
Ось приклад.
Ми базуємося в Європі і співпрацюємо з талановитими людьми зі США. Різниця у часі становить понад 8 годин, залежно від їхнього точного розташування. Уявімо, що ми очікуємо статтю від автора, яку потрібно опублікувати 7-го числа. Якщо ми призначимо 7-те кінцевим терміном, швидше за все, отримаємо статтю вже після того, як самі вийдемо з офісу.
Щоб уникнути таких ситуацій, важливо, щоб усі члени команди знали розташування колег і були обізнані про часові пояси, а дедлайни встановлювалися з урахуванням цих відмінностей. Також допомагає, якщо завдання не відкладають на останній момент 😊
Як і культурні особливості, часові пояси — це ще один важливий фактор, який варто враховувати при формуванні команди.
Час сфокусуватися на комунікації
Нікому не секрет, що розрив у навичках зростає, і бізнесу все складніше знаходити потрібних талантів для розвитку, зростання, нових можливостей і досягнення цілей. Тому компанії змушені шукати ширше та залучати нові джерела талантів. Віддалені працівники та віртуальні команди — це справжнє майбутнє робочої сили і ключ до економічного зростання.
Це не час повертати працівників до офісів і наймати лише з локальних кадрових резервів. Це час змін, впровадження нових технологій і дій. Час шукати способи подолати виклики і отримувати максимум користі від віддалених співробітників.
Чи маєте ви конкретні проблеми з управлінням віддаленими командами? Обговоримо це в коментарях нижче.
