Результативність на роботі є ключовою для компаній, щоб оцінити продуктивність персоналу та відстежувати дані щодо твердих і м’яких навичок, лідерських якостей і ставлення працівників. Такий аналіз корисний як для менеджерів, так і для всієї команди. Ось чому:
- Він допомагає визначити рівень кожного спеціаліста та ухвалювати обґрунтовані рішення в управлінні персоналом — кого підвищити, а кого додатково мотивувати.
- Менеджери та керівники команд розуміють, яких змін потребує кадровий склад організації та куди спрямовувати HR-зусилля.
- Система мотивації та KPI вдосконалюються та коригуються на основі даних оцінювання.
Під час оцінювання ефективності праці враховуються такі показники, як складність завдань, витрати ресурсів і дотримання дедлайнів. Наприклад, співробітники справляються зі своїми обов’язками, але постійно спізнюються та допитують колег. Так, результат досягається — але якою ціною?
Згідно з дослідженням Gartner «9 тенденцій майбутнього роботи у 2025 році», роботодавці зосереджуються на новому тренді в HR-управлінні — «тихому наймі». Коли компанія не розширює штат, вона робить ставку на внутрішній кадровий резерв і навчання наявних працівників — саме це випливає з аналізу результативності роботи.
Що таке результативність роботи?
Результативність роботи співробітника вимірюється за двома категоріями: продуктивність і ефективність.
Продуктивність праці показує, якого результату досяг працівник. Розглянемо приклад команди служби підтримки клієнтів:
- Скільки звернень від клієнтів обробив спеціаліст підтримки за день?
- Скільки заявок вирішила команда підтримки за місяць?
Ефективність праці показує співвідношення між досягнутим результатом і витратами на його досягнення, зокрема:
- Скільки коштів було витрачено на команду підтримки, і скільки опитувань задоволеності клієнтів дали позитивний відгук
- Скільки галузевих нагород за обслуговування клієнтів отримала команда
Команди підтримки в одній компанії можуть мати однакову продуктивність, але різну ефективність.
Команда підтримки Y відповідала на звернення за допомогою персоналізованих електронних листів, на підготовку яких витрачалося більше часу та зусиль. Натомість команда X використовувала оптимізовану систему обробки заявок з автоматичними відповідями на типові запити, що дозволяло зосередитися на складніших зверненнях клієнтів.
Обидві команди вирішили однакову кількість заявок за 3 місяці. Однак вартість одного вирішення у команди Y була вищою, ніж у команди X. Підхід Y передбачав більше ручної роботи, що призвело до вищих витрат на оплату праці. Ефективність X була вищою завдяки автоматизації: та сама кількість вирішених звернень — але з меншими витратами, що забезпечило загальну перевагу в ефективності.
Як вимірювати результативність роботи?
Зосереджуючись на чітких і вимірюваних показниках, ви можете відстежувати прогрес, виявляти зони для покращення та відзначати досягнення. Використання інструментів, як-от програмне забезпечення для управління результативністю, допомагає ефективно організувати ці метрики. Ось найпоширеніші показники результативності праці:
- Ключові показники ефективності (KPI). KPI — це кількісні метрики, що вимірюють ефективність команди або окремого працівника у досягненні бізнес-цілей. Вони залежать від ролі та сфери діяльності. Найчастіше включають планові обсяги продажів, рівень задоволеності клієнтів і відсоток завершених проєктів. Ці показники демонструють, наскільки працівник відповідає цілям компанії.
- Якість і точність. Цей показник оцінює рівень точності та стандартів у виконанні завдань працівником. Високий рівень помилок або необхідність переробки свідчить про потребу в навчанні або вдосконаленні процесів.
- Показники продуктивності вимірюють, наскільки ефективно працівник або команда виконує завдання у визначені терміни. Наприклад, кількість запитів на гостьові публікації за день або виправлені помилки на сайті. Висока продуктивність зазвичай свідчить про гарне управління часом і налагоджені робочі процеси.
- Залученість працівників. Оцінювання залученості за допомогою опитувань, зворотного зв’язку та участі в корпоративних заходах дає уявлення про моральний стан і задоволеність працівників. Вищий рівень залученості зазвичай пов’язаний з кращою результативністю.
- Прогули та пунктуальність. Часті відсутності та запізнення можуть порушити робочий процес. Це сигнал про потенційні проблеми — низьку задоволеність роботою або особисті труднощі. Відстеження прогулів і пунктуальності допомагає своєчасно виявити й вирішити ці проблеми.
Ці метрики необхідно відстежувати постійно. Лише тоді вони дадуть повну картину результативності роботи.
6 способів покращити робочу продуктивність
Незалежно від вашої ситуації, існують універсальні стратегії для підвищення ефективності на роботі.
Ставте чіткі цілі й розбивайте їх на етапи
Джерело: Regenx Fitness and Nutrition
Концепція SMART надає чітку структуру для формулювання досяжних і зрозумілих цілей. Просто порівняйте дві цілі:
- Покращити задоволеність клієнтів
- Підвищити рівень задоволеності клієнтів на 20% упродовж наступного кварталу завдяки швидшій реакції та персоналізованим рішенням служби підтримки
Відчуваєте різницю? Саме так SMART-підхід змінює процес постановки цілей. Далі розбийте їх на менші етапи. Це робить великі завдання більш керованими й дає відчуття прогресу з кожним досягнутим рубежем.
Припустімо, ваша мета — запустити новий продукт за шість місяців. Проміжними етапами можуть бути:
- Дослідження
- Розробка
- Створення прототипу
- Маркетингова стратегія
- Вдосконалення на основі зворотного зв’язку
Такий підхід допомагає тримати курс, уникати перевантаження й підвищувати результативність.
Плануйте та визначайте пріоритети розумніше
Джерело: The Productivity Pedia
Почніть із визначення найважливіших завдань, які найбільше впливають на досягнення ваших цілей. Для цього скористайтеся матрицею Ейзенхауера, яка розподіляє завдання на 4 квадранти:
- Термінові й важливі
- Важливі, але не термінові
- Термінові, але не важливі
- Ні термінові, ні важливі
Щойно ви розставите пріоритети, створіть план, який ефективно розподіляє час і ресурси. Це може включати:
- Планування зосереджених робочих сесій
- Делегування завдань іншим
- Виділення часу для стратегічного мислення
Головне — щоб щоденні дії відповідали вашим довгостроковим цілям.
Працюйте над управлінням часом
Безперечно, працівникам потрібен нагляд, але в розумних межах. Роббі Слоутер, власник консалтингової компанії Accelawork з Індіанаполіса, дає слушну пораду: дозвольте співробітникам самостійно розпоряджатися своїм часом — і вони працюватимуть продуктивніше. Якщо ж хтось не здатен цього зробити та потребує керівника з батогом — тримати такого працівника в компанії немає сенсу. Завдання керівника — чітко ставити цілі й визначати критерії ефективності.
Використовуйте силу зворотного зв’язку
Золоте правило командного управління говорить: хвалити публічно, критикувати — особисто. Керівники, які нехтують цим, підривають згуртованість і ефективність команди, а професійний розвиток таких працівників фактично зупиняється.
Згідно з опитуванням Gallup, співробітники, які регулярно отримують конструктивний зворотний зв’язок, на 13% продуктивніші. Команді потрібна чітка оцінка, щоб розуміти свої перспективи роботи в компанії.
Так, грошова мотивація, наприклад зарплата, може бути достатньою. Але неформальні способи виявлення вдячності також важливі. Перш за все, ми — люди. І визнання наших зусиль та доброго ставлення справляє глибоке враження.
Ви можете відзначити будь-яке досягнення чи якісну роботу перед усією командою добрим словом, символічною нагородою на кшталт подарункового сертифіката чи присвоєнням статусу найкращого працівника. І, звісно, не забувайте про премії.
Покращуйте й об’єднуйте всі робочі комунікації
Комунікаційні бар’єри між керівництвом і працівниками створюють серйозні ризики. Навіть дрібні форс-мажори неминуче призводять до простоїв.
Запровадьте регулярні мітинги чи оновлення статусів. Єдині канали комунікації також допомагають уникнути ситуацій, коли важлива інформація відома лише кільком людям. Пріоритетність у спілкуванні зміцнює співпрацю та зменшує кількість непорозумінь. А ще дайте змогу вашим віддаленим працівникам працювати безпечно — ось 5 найкращих інструментів для цифрових кочівників.
Створіть план підвищення результативності праці
Джерело: Medium
План підвищення результативності праці (PIP) — це структурований підхід, який допомагає працівникам покращити свої показники. Ось основні кроки для створення PIP:
- Визначте проблеми в роботі, які потребують уваги.
- Сформулюйте чіткі та досяжні цілі для покращення. Тут обов’язково застосовуйте SMART-методологію.
- Розпишіть кроки, які працівник має зробити для досягнення цих цілей. Вкажіть, які ресурси для цього знадобляться — навчання, наставництво чи додаткові професійні інструменти.
- Встановіть чіткий графік перевірки прогресу. Передбачте регулярні зустрічі, щоб відстежувати професійний розвиток співробітника.
Розгляньте можливість використання програмного забезпечення для 360-градусного зворотного зв’язку, яке дає змогу отримувати конструктивні відгуки від колег і керівників. Це сприяє розвитку та вдосконаленню навичок.
Мета PIP — не лише усунути проблеми в роботі, а й допомогти працівнику досягти успіху у своїй ролі.
3 приклади плану підвищення результативності праці
Ось три приклади планів покращення ефективності роботи.
План підвищення результативності, спрямований на вирішення проблем із комунікацією
Ім’я працівника: Олександр Манюк
Ім’я керівника: Вікторія Соколенко
Дата: 26.07.2025
Причина складання плану: Комунікація між SEO-агентством і клієнтом стала нестабільною. Виникають непорозуміння й затримки у досягненні етапів проєкту. Ключові оновлення, зміни та звіти про прогрес не передаються належним чином. Звіти містять неточні дані й іноді не включають корисну аналітику. Спостерігається відсутність довіри та узгодженості між сторонами.
Очікування щодо результативності: Працівник має налагодити чітку й послідовну комунікацію з клієнтом, аби забезпечити повне взаєморозуміння. Це включає надання клієнту точних і корисних звітів, використання автоматизованих інструментів, як-от генератор SEO-звітів, для своєчасної доставки актуальної інформації. Також потрібно проводити регулярні зустрічі для обговорення прогресу та вирішення проблем.
Показники ефективності:
- Доставка SEO-звітів у погоджені терміни для 100% проєктів
- Встановлення щотижневих або двотижневих зустрічей із клієнтом, з фіксацією участі
- Скорочення кількості скарг від клієнта щодо комунікації на 80%
Тривалість плану та період перегляду: План діятиме 60 днів, із переглядом на 30-й день для оцінки прогресу. За потреби будуть внесені корективи для досягнення цілей.
Наслідки у разі невиконання: У разі невдачі — припинення трудових відносин.
План підвищення результативності, спрямований на розвиток лідерських навичок
Ім’я працівника: Сергій Бондаренко
Ім’я керівника: Микола Максимчук
Дата: 17.07.2025
Причина складання плану: Працівник демонструє недостатній рівень лідерських навичок, що негативно позначається на командному дусі й продуктивності. Виникають труднощі з делегуванням, ухваленням рішень і чітким формулюванням завдань для членів команди.
Очікування щодо результативності: Працівник має розвивати й демонструвати сильніші лідерські якості, ефективно делегувати завдання, своєчасно ухвалювати обґрунтовані рішення та надавати чіткий і конструктивний зворотний зв’язок команді.
Показники ефективності:
- Зростання продуктивності команди на 15% упродовж наступного кварталу
- Завершення лідерського навчання або коучингових сесій упродовж перших 30 днів дії плану
- Позитивний зворотний зв’язок від щонайменше 80% членів команди в наступному внутрішньому опитуванні
Тривалість плану та період перегляду: План триватиме 90 днів, із переглядом на 45-й день для оцінки прогресу. У разі потреби буде надано додаткову підтримку чи ресурси.
Наслідки у разі невиконання: У разі відсутності значного покращення працівника можуть перевести на посаду без лідерських обов’язків або звільнити.
План підвищення результативності, спрямований на покращення якості роботи
Ім’я працівника: Марина Сидоренко
Ім’я керівника: Андрій Томашенко
Дата: 30.07.2025
Причина складання плану: Якість роботи працівниці знизилась. Часті помилки та порушення термінів виконання стали регулярними. Це призвело до зривів проєктних графіків і незадоволеності клієнтів.
Очікування щодо результативності: Працівниця має покращити якість виконуваної роботи шляхом зменшення кількості помилок і дотримання проєктних термінів. Це передбачає ретельну перевірку матеріалів, увагу до деталей і вміння ефективно керувати часом.
Показники ефективності:
- Зменшення кількості помилок на 90% упродовж наступних 60 днів
- Своєчасне виконання 95% поставлених завдань протягом дії плану
- Позитивний зворотний зв’язок від колег або клієнтів щодо якості виконаної роботи
Тривалість плану та період перегляду: План триватиме 60 днів, із переглядом на 30-й день для контролю прогресу. У разі потреби буде надано підтримку у вигляді наставництва або додаткового навчання.
Наслідки у разі невиконання: Якщо покращення не відбудеться — можуть бути застосовані подальші дисциплінарні заходи, включно зі звільненням.
Підсумок
Результативність праці співробітників — це те, як працівники виконують свої обов’язки та досягають необхідних завдань.
Вимірювання та управління результативністю праці є надзвичайно важливими, оскільки це дозволяє:
- Коректно оцінювати ефективність роботи.
- Визначати, хто працює сумлінно, а хто ні.
- Визначати, як правильно винагороджувати персонал.
- Підвищувати загальну продуктивність на робочому місці.
Хоча існує багато дрібних деталей для оцінки загальної результативності, основними критеріями є KPI, якість і точність, показники продуктивності, залученість працівників, прогули та пунктуальність.
Створюйте ефективну систему KPI, регулярно її оцінюйте та розробляйте плани дій на основі цих оцінок, щоб стимулювати кращу результативність праці ваших співробітників.
