12 лучших инструментов для коммуникации (с плюсами и минусами)

Когда в команде всего два человека, всё просто. Роли и обязанности ясны, а командная коммуникация проходит легко. Достаточно лёгкого толчка локтем и дружеского «Как дела, приятель?» — и работа идёт своим чередом.

Но по мере роста компании групповая коммуникация может стать настоящим вызовом. Вдруг общение в команде начинает казаться хаотичным. Возможно, вам придётся одновременно работать на разных платформах, таких как WhatsApp, Facebook и Skype. Может стать довольно запутанно!

Прежде чем углубляться, вот краткий обзор ведущего программного обеспечения для командного взаимодействия, которое мы будем рассматривать:

1. Chanty – командный чат и инструмент для управления задачами с неограниченной историей сообщений, упрощающий коммуникацию и повышающий продуктивность.
2. HubEngage – платформа для вовлечённости сотрудников, ориентированная на улучшение внутренней коммуникации и повышение морального духа команды.
3. ProofHub – программное обеспечение для управления проектами с функциями управления задачами, учёта времени и централизованной коммуникации для эффективного рабочего процесса.
4. Rocket.Chat – настраиваемая open-source платформа для обмена сообщениями, обеспечивающая безопасное общение и совместную работу команды.
5. Brosix IM – безопасный инструмент для обмена сообщениями с функциями голосовых и видеозвонков, а также демонстрации экрана для приватного общения в команде.
6. Slack – широко используемый центр командного взаимодействия с каналами, интеграциями и обменом сообщениями в реальном времени для повышения продуктивности.
7. Flock – инструмент для обмена сообщениями и совместной работы с управлением задачами и интеграциями для улучшения коммуникации в команде.
8. Microsoft Teams – платформа для совместной работы с чатами, встречами, совместным доступом к файлам и глубокой интеграцией с Microsoft 365.
9. Ryver – комбинированный инструмент для обмена сообщениями и управления задачами, предназначенный для упрощения командной коммуникации и рабочих процессов.
10. Fleep – платформа для командного общения с чатами, управлением задачами и совместным доступом к файлам для совместных проектов.
11. FlippingBook – инструмент цифровой публикации, помогающий командам создавать интерактивные онлайн-флипбуки для маркетинга и отчётов.
12. Zendesk – платформа для обслуживания клиентов и коммуникации с многоканальной системой тикетов, живым чатом и функциями внутреннего взаимодействия, разработанная для оптимизации поддержки и улучшения координации команды.

Важность инструментов для коммуникации

Важные документы как будто исчезают в воздухе, забирая ваше драгоценное время на их поиск. Кажется, что работа больше не продвигается.

Знакомо?

Пора использовать инструмент для организации командной коммуникации и объединения всего в одном месте. Правильное программное обеспечение для командного взаимодействия помогает систематизировать всё и держать команду в курсе.

Наша команда в Chanty активно работает над своим инструментом для коммуникации. Естественно, мы столкнулись с конкурентами и провели глубокий анализ различных приложений. В результате мы составили список наиболее надёжных инструментов для внутренней коммуникации с их плюсами и минусами, чтобы вам было проще принять решение.

Теперь пришло время рассмотреть лучшие инструменты для коммуникации.

Быстрая сравнительная таблица

Chanty

Наш блог не был бы нашим, если бы мы не начали список с приложения, которое сами разрабатываем. Chanty — это платформа для командного взаимодействия с понятным интерфейсом и интуитивно понятным UX. Это делает её отличным выбором для команд любой направленности, даже для тех, кто не слишком «техничен».

Chanty предлагает неограниченную историю сообщений. Вы можете общаться в публичных, приватных и индивидуальных чатах с коллегами через текст, аудио/видеозвонки и голосовые сообщения. Любое сообщение легко превращается в задачу и может быть назначено любому участнику команды.

В Chanty также реализована уникальная концепция «Teambook», которая организует всю вашу коммуникацию. Если вам кажется, что рабочий чат превращается в «чёрную дыру», вам точно понравится Chanty, где всё легко найти. В целом работа выполняется быстрее и проще с Chanty.

Цены:

Бесплатный план Chanty доступен для команд до 5 человек.

Платные планы начинаются от $3 за место.

История сообщений с поиском доступна во всех планах Chanty.

Плюсы:

• Бесплатная неограниченная история сообщений с поиском
• Простой и чистый интерфейс
• Лёгкий старт и удобство использования
• Доступная стоимость
• Уникальная функция Teambook (всё, чем вы делитесь, организовано)
• Качественные аудио/видеозвонки
• Голосовые сообщения
• Встроенный менеджер задач
• Интеграции с более чем 1500 приложениями
• Пользователи могут влиять на дорожную карту развития Chanty

Минусы:

• Некоторые кастомные интеграции пока отсутствуют (скоро появятся)

Если у вас есть вопросы о Chanty, оставляйте комментарии. Иначе присоединяйтесь к нашему дружному сообществу пользователей Chanty и попробуйте приложение. ⬇️ Мы с нетерпением ждём ваших отзывов.

HubEngage

HubEngage — это унифицированная многоканальная платформа для коммуникации с сотрудниками, признания достижений, корпоративного социального взаимодействия, проведения опросов, мгновенных сообщений и поиска с использованием ИИ. Компании любого размера могут охватывать и вовлекать всех сотрудников через интранет, мобильные приложения, электронную почту, SMS/текстовые сообщения и цифровые дисплеи.

HubEngage также интегрируется с Slack, MS Teams, SharePoint и WhatsApp, чтобы взаимодействовать с сотрудниками там, где им удобно. Организации имеют гибкость выбирать нужные модули и при этом могут легко добавлять новые без необходимости покупать другую платформу, настраивать новые интеграции или заставлять сотрудников переключаться между несколькими приложениями. Используя ОДНО приложение для сотрудников, компании могут повысить продуктивность, улучшить вовлечённость и сократить расходы.

Плюсы:

• Комплексность: Наиболее полный набор функций среди платформ, охватывающий все аспекты коммуникации и вовлечённости
• Персонализация: Полностью брендированное решение, возможность выбора модулей, настройка интерфейса под сотрудников
• Автоматизация: Генерация контента с помощью ИИ, модерация ИИ, анализ настроений, планирование, автоматическое признание достижений и многое другое
• Геймификация: Система баллов, интеграция наград, подарочные карты, рейтинговые таблицы
• Многоязычность: Доступно на более чем 30 языках
• Отличная поддержка: Обучение, поддержка стратегии вовлечённости, вебинары, лучшие практики и многое другое

Минусы:

• На самом деле недостатков нет.

ProofHub

ProofHub, в отличие от других инструментов командной коммуникации, является универсальным приложением для управления проектами и командного взаимодействия. Оно особенно полезно, когда использование множества разных инструментов для общения, планирования, организации и отслеживания работы приводит к разрозненным данным, отвлекает пользователей, создаёт лишнюю работу и не даёт единого обзора производительности. По мере роста компании синхронизация команд становится всё сложнее, и гораздо эффективнее вложить ресурсы в один инструмент вместо множества. Здесь ProofHub проявляет себя наилучшим образом.

Плюсы:

• Полный набор функций: чат, управление задачами, календарь, проверка материалов, отслеживание времени и др.
• Доступная цена за обширный функционал
• Подходит для всех типов команд — удалённых, кросс-функциональных
• Простой и понятный интерфейс с минимальной кривой обучения
• Возможность настройки под потребности команды
• Доступен более чем на шести языках

Минусы:

• Интеграции ограничены FreshBooks Classic, FreshBooks, QuickBooks, Google Calendar, iCal, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive и Outlook (добавятся новые)
• Нет встроенных аудио/видеозвонков

RocketChat

Rocket.Chat — это безопасная, открытая платформа для коммуникации, созданная для организаций, которым важны конфиденциальность, соблюдение норм и полный контроль над своими данными. Разработанная для бизнеса, корпоративных клиентов и государственных организаций, Rocket.Chat обеспечивает обмен сообщениями в реальном времени, голосовые и видеозвонки, совместное использование файлов, управление задачами и бесшовную интеграцию с ключевыми бизнес-инструментами.

Благодаря возможностям самохостинга, сквозного шифрования и продвинутым функциям безопасности, Rocket.Chat гарантирует полное владение данными компании, что делает платформу надёжной альтернативой популярным чат-приложениям, таким как Slack и Microsoft Teams.

Плюсы:

• Полный контроль над данными с возможностью самохостинга или облачного развертывания
• Корпоративная безопасность: сквозное шифрование, соответствие GDPR, HIPAA, ISO 27001 и SOC 2
• Неограниченная история сообщений — нет произвольных ограничений хранения
• Федеративная переписка — безопасное общение с внешними организациями
• Настраиваемость и расширяемость — гибкость open-source с API и интеграциями
• Поддержка множества платформ: Web, Windows, macOS, Linux, iOS и Android

Минусы:

• Для продвинутой настройки может потребоваться техническая экспертиза
• Некоторые интеграции требуют ручной настройки по сравнению с решениями plug-and-play

Brosix IM

Brosix IM — это приложение для командной коммуникации, специализирующееся на приватных и полностью администрируемых командных сетях. Brosix стремится предоставить универсальный пакет для совместной работы и включает функции, такие как аудио- и видеочаты, передача файлов между участниками, выделенные чаты и демонстрация экрана.

Особое внимание уделяется безопасности и конфиденциальности на приватных сетях Brosix: сквозное шифрование всех каналов связи и административный контроль над тем, кто может присоединиться к сети. Это делает Brosix хорошим выбором, если вам нужна команда с высоким уровнем защиты данных.

Плюсы:

• Универсальная приватная сеть для командной коммуникации
• Высокий уровень безопасности
• Доступная цена за широкий набор функций

Минусы:

• Внешний вид интерфейса несколько устарел

Slack

Slack — популярное приложение для командной коммуникации и совместной работы. Оно предлагает мгновенные сообщения, обмен файлами, аудио- и видеозвонки, мощный поиск и самое большое количество интеграций среди конкурентов.

Плюсы:

• Современный дизайн и стиль текстов
• Большое количество интеграций
• Широкий набор мощных функций
• Поиск по загруженным документам
• Гибкая система уведомлений
• Высокая настраиваемость рабочего пространства

Минусы:

• Ограничение истории сообщений до 90 дней
• Сложный и перегруженный интерфейс
• Высокая стоимость

Flock

Flock — это индийское приложение для командной коммуникации, которое включает мгновенные сообщения, множество интеграций, встроенные списки задач и опросы. Аудио- и видеозвонки доступны через интеграцию с Appear.in.

Плюсы:

• Доступная цена
• Быстрее, чем Slack
• Глубокая интеграция с Google Drive
• Встроенные списки задач и опросы

Минусы:

• Сложный интерфейс
• Ограничение в 10 000 сообщений

Microsoft Teams

Microsoft Teams, как часть пакета Office 365, представляет собой инструмент для командной коммуникации, разработанный для корпоративного использования. Обладая мощным, но не очень интуитивным функционалом, MS Teams предлагает мгновенные чаты, аудио- и видеозвонки через Skype for Business, а также полезные интеграции с инструментами Microsoft Office 365.

Плюсы:

• Полная интеграция со всеми приложениями Office 365
• 1 ТБ облачного хранилища на пользователя
• Получение других инструментов Microsoft Office в одном пакете

Минусы:

• Сложно начать работу
• Сложный интерфейс
• Поддержка клиентов оставляет желать лучшего

Ryver

Объединяя командную коммуникацию с менеджером задач, Ryver предлагает бесплатное приложение для командного общения с неограниченной историей сообщений и объёмом хранилища данных. Интеграция с Zapier позволяет подключить Ryver более чем к 500 приложениям. Бесплатно до тех пор, пока ваши сотрудники не начнут использовать задачи. В первые 14 дней предоставляются премиум-функции бесплатно.

Плюсы:

• Неограниченная история сообщений
• Неограниченное хранилище данных
• Встроенное управление задачами
• Фиксированная стоимость

Минусы:

• Интерфейс нуждается в доработке
• Встроенные видео/аудиозвонки находятся в бета-версии

Fleep

Fleep позволяет общаться с другими пользователями Fleep или отправлять электронные письма кому угодно через приложение. Команда в Fleep эквивалентна приватному каналу в Slack. Аудио- и видеозвонки доступны через интеграцию с Appear.in, поддерживающую до восьми участников звонка.

Плюсы:

• Неограниченная история сообщений и интеграций
• Возможность отправки электронного письма через приложение
• Чистый и понятный интерфейс

Минусы:

• Доступно мало интеграций

FlippingBook

FlippingBook предлагает онлайн-инструмент и настольное ПО для создания цифровых флипбуков. Программа конвертирует PDF-файлы в интерактивные профессиональные документы, которыми можно делиться по ссылке. FlippingBook упрощает командное сотрудничество: команды могут создавать флипбуки в приватном рабочем пространстве, использовать приватные или общие папки, а также интегрировать другие инструменты для более удобного рабочего процесса. Инструмент уже включает множество встроенных функций для вашего удобства: от формы захвата лидов до настроек дизайна и подробной статистики. Кроме того, его можно интегрировать с любым другим инструментом через Zapier.

Плюсы:

• Простое управление: приглашение или удаление участников команды в один клик, предоставление доступа к папкам и доменам
• Личные уведомления по электронной почте о взаимодействии аудитории с вашим контентом
• Приватные и общие папки для удобного совместного использования

Минусы:

• Нет встроенных аудио- и видеозвонков

Zendesk

Zendesk — это платформа для обслуживания клиентов и коммуникаций, созданная для оптимизации поддержки и совместной работы. Она предлагает многоканальную систему тикетов, онлайн-чат и базу знаний для самообслуживания, помогая командам эффективно управлять как внешними запросами клиентов, так и внутренними коммуникациями.

Плюсы:

• Обеспечивает коммуникацию по электронной почте, чату, телефону и в социальных сетях
• Внутреннее сотрудничество через общие тикеты и заметки
• Интеграция со множеством CRM-систем и инструментов продуктивности
• Надежные порталы самообслуживания и базы знаний

Минусы:

• Основной фокус на поддержке клиентов, а не на общем командном чате
• Может быть дорого для небольших команд
• Некоторые пользователи считают настройку и кастомизацию сложными

С таким разнообразием инструментов для внутренней коммуникации возникает вопрос:

Как выбрать лучшие инструменты для командной коммуникации?

Выбор подходящего программного обеспечения для командной коммуникации может занять немало времени. Хотя каждая команда уникальна, и требования у всех разные, следующие критерии помогут вам сориентироваться:

1. Закрытое командное пространство

Цифровые инструменты коммуникации должны быть приватнее обычных платформ. Сообщения от друзей или родственников могут отвлекать, когда вы работаете. Иногда можно пригласить клиента или фрилансера в командный чат, но в основном общение ведётся между вами и вашей командой по задачам и проектам.

2. Мощный командный чат

Даже если вы фанат видеозвонков, текстовое общение остаётся ключевым для любой команды. Поэтому удивительно видеть Google Hangouts и FaceTime в списках «инструментов командной коммуникации». Лучшее ПО должно предлагать больше, чем базовые сообщения: возможность делиться файлами, искать по истории сообщений, редактировать, удалять, пересылать и закреплять важные разговоры. Зачем довольствоваться только текстом или видео, когда можно получить всё и сразу?

3. Проверяйте конфиденциальность и безопасность

Чувствительная информация должна быть доступна только вашей компании. Не хотите утечек данных или несанкционированного доступа к приватным чатам. Некоторые инструменты позволяют администраторам просматривать приватные чаты — это может быть приемлемо в некоторых компаниях, но неприемлемо в других. Рекомендуем внимательно изучить политику конфиденциальности и задать все вопросы по защите данных представителю вашего инструмента. Можно также инвестировать в AI-систему контроля доступа, где доступ к данным получают только те, кто соответствует определённым требованиям.

4. Скорость

Отличный инструмент должен доставлять сообщения мгновенно — никто не любит ждать загрузки сообщений. Но иногда слишком сложное ПО может замедлять работу. Сначала проверьте интернет-соединение, прежде чем винить чат.

5. Тестируйте видео- и аудиозвонки

Если команда работает удалённо, видеоконференции станут частью ежедневной или еженедельной рутины. Поэтому важно, чтобы выбранное приложение поддерживало качественные видео- и аудиозвонки, встроенные или через интеграцию с сервисами (Chanty, Skype). Хорошее ПО создаёт ощущение естественных встреч и помогает команде оставаться на связи, где бы она ни находилась.

6. Отдавайте предпочтение облачным инструментам

Если нет необходимости в локальной установке на сервере или компьютерах компании, облачное хранение позволяет синхронизировать коммуникацию на всех устройствах и иметь доступ к файлам и сообщениям отовсюду. Облачные решения гибкие, просты в настройке и не требуют установки на рабочие ПК.

7. Простота использования

Командная коммуникация происходит ежедневно, поэтому инструмент должен быть интуитивным и удобным. Поскольку мы проводим много времени на работе, почему бы не сделать этот процесс приятным? Лучшие инструменты позволяют работать без стресса и сосредоточиться на задачах, а не на борьбе с интерфейсом. Подобный подход сродни выбору партнёра по жизни — если не можете терпеть недостатки, подумайте дважды.

8. Интеграции

Интеграции отличают инструменты внутренней коммуникации от обычных мессенджеров. Они превращают приложение в центральный хаб для всех уведомлений о работе. Это значит, что вы получаете уведомления из всех используемых программ (MailChimp, Zendesk, Xero и др.) в одном месте, что упрощает рабочий процесс. Определите наиболее важные приложения и проверьте, поддерживает ли выбранный инструмент интеграции с ними.

9. Кроссплатформенность

В современном быстром мире важно оставаться на связи. Мобильные приложения упрощают командную коммуникацию и делают её эффективнее. Лично я часто проверяю командный чат вечером и по выходным. Хорошее ПО должно быть удобным на всех платформах: веб, macOS, Windows, мобильные приложения. Также рекомендуется иметь план коммуникаций.

10. Уточняйте необходимые функции и поддержку

У каждой команды свои требования к функционалу. Не стесняйтесь обращаться к представителю приложения или менеджеру поддержки, чтобы уточнить детали. Чем больше вы изучите функционал перед выбором, тем эффективнее будет командная коммуникация.

Наша команда тщательно проанализировала конкурентов Chanty. Естественно, у всех инструментов есть сильные и слабые стороны. Мы учли отзывы, чтобы создать приложение, которое действительно стоит внимания. Посмотрите на Chanty — новичка 2018 года в мире командной коммуникации, созданного с любовью и страстью.

А теперь ваша очередь. Какие инструменты вы рассматриваете для своей команды и почему? Какие основные проблемы коммуникации в вашей компании? Делитесь в комментариях ниже.