Міжфункціональна співпраця є надзвичайно важливою для успіху віддаленої команди. Однак, згідно з дослідженням, опублікованим у Harvard Business Review, у 75% випадків міжфункціональні команди працюють неефективно.
Водночас, як зазначає OWL Labs, у 2019 році індивідуальні спеціалісти у США на 20% частіше, ніж у середньому, працювали повний робочий день у віддаленому форматі.
Поширення віддаленої роботи започаткувало нову еру командної динаміки, де географічна відстань більше не є перешкодою для доступу до найкращих талантів. США особливо швидко адаптуються до нового формату. З огляду на це, пошук шляхів покращення міжфункціональної співпраці між різними дисциплінами в команді стає дедалі важливішим, адже попит на онлайн-працівників і можливості для віддаленої роботи невпинно зростають. Уміння ефективно взаємодіяти між відділами є ключем до того, щоб віртуальні команди були не лише продуктивними, а й інноваційними та здатними до адаптації.
У підсумку, сильна міжфункціональна співпраця у віддалених командах сприяє кращому розв’язанню проблем, швидшому ухваленню рішень і створенню більш згуртованого робочого середовища, що може суттєво вплинути на фінансові результати.
Важливість міжфункціональної співпраці
Міжфункціональна команда — це група працівників з різних відділів, які об’єднують різноманітні навички для спільної роботи над проєктом або досягнення спільної мети.
Робота в міжфункціональній команді має багато переваг, але водночас і певні виклики для будь-якої організації.
Такі команди часто включають фахівців із різними стилями та підходами до роботи, що може спричинити конфлікти.
Міжфункціональна співпраця сприяє підвищенню ефективності в межах компанії, знижує витрати, а також розвиває адаптивність і здатність до інноваційного розв’язання проблем. Найголовніше — вона допомагає всім зосередитися на довгострокових цілях бізнесу.
Менеджери проєктів і керівники команд мають встановити чіткі принципи роботи групи, визначити прозору процедуру прийняття рішень і заохочувати відкриту комунікацію та гнучкість, щоб подолати ці труднощі.
Утім, якщо така співпраця впроваджена правильно, вона стає надзвичайно ефективною та вигідною.
Міжфункціональна співпраця в команді допомагає учасникам досягти наступного:
- Командна робота справді наближає до спільної мети
- Працівники стають продуктивнішими
- Члени команди навчаються один у одного
- До процесу залучаються різноманітні ідеї та навички
- Співробітники розвивають свої лідерські якості
Поради щодо покращення міжфункціональної співпраці
Правда в тому, що ефективна міжфункціональна команда не може існувати без довіри.
Навіть коли ви працюєте з кимось в одному офісі, побудувати довірчі відносини — вже виклик.
А якщо співпрацюють команди з різних відділів, цей виклик лише ускладнюється.
Ми зібрали 5 простих кроків, які допомогли нам створити справді ефективне середовище співпраці. Можливо, ці поради надихнуть вас на покращення взаємодії між командами у вашій компанії.
1. Чіткі правила щодо виконання завдань
Чіткі вказівки щодо того, як обробляти завдання в межах проєкту, є критично важливими для організації міждисциплінарної команди та ефективної співпраці.
Прості організаційні кроки — наприклад, позначення завдань кольором у вашому командному застосунку залежно від відповідального чи необхідних навичок, а також розподіл підтестів між окремими учасниками команди — допомагають кожному розуміти, на чому саме слід зосередитися.
Крім того, варто впровадити єдину систему позначення пріоритетів і дедлайнів для кожного завдання. Це дає змогу команді разом зосередитися на найважливішому, щоб проєкт не зупинявся.
Так само корисно сформувати звичку оновлювати статус завдань із зазначенням актуального прогресу та відмічати їх як «у процесі», щойно робота над ними розпочалася. Це заохочує більш проактивний підхід до співпраці між відділами, адже всі бачать, над чим працюють колеги.
Chanty надає кожному члену команди персоналізовану стрічку повідомлень і завдань, що дає змогу зручно розставити пріоритети в робочому навантаженні, не втрачаючи при цьому з поля зору інші завдання, для яких можуть знадобитися їхні навички.
Коли кожен починає день із чіткими завданнями, пріоритетами та розумінням прогресу колег — це дозволяє працювати і взаємодіяти значно ефективніше. Часті перемикання між задачами можуть знижувати продуктивність команди аж на 40%, тож правильне визначення пріоритетів має величезне значення.
2. Розширюйте методи комунікації
Команда не зможе ефективно співпрацювати, якщо не зможе ефективно спілкуватися. 30% проєктів провалюються через погану комунікацію. Існує безліч способів, які віддалені команди можуть використовувати, щоб залишатися на зв’язку. Серед них:
Чат-застосунки для команд
Застосунки для бізнес-обміну повідомленнями є критично важливими для щоденних обговорень і оновлень, які забезпечують безперебійну роботу проєкту. Окрім приватних і групових чатів, ці застосунки пропонують широкий набір інструментів та інтеграцій для управління завданнями й планування роботи.
Такі функції допомагають учасникам команди проявляти ініціативу у спільній роботі — створювати завдання самостійно й запрошувати до них колег. Наприклад, у Chanty можна перетворити будь-яке повідомлення на завдання, що забезпечує плавний перехід від обговорень до конкретних дій.
VoIP і відеодзвінки
Хоча VoIP і відеодзвінки не завжди доречні як основний щоденний канал зв’язку, вони незамінні для важливих обговорень і особистих зустрічей. Такі формати допомагають краще зрозуміти одне одного завдяки інтонації, міміці та невербальним сигналам.
Можливість записувати екран і ділитися ним під час відеодзвінків — це важливий інструмент для співпраці, адже дає змогу наочно демонструвати функціональність, зміни чи зворотний зв’язок команді.
Коли ви бачите та чуєте колегу, до якого звертаєтесь, вам простіше донести свою думку. 87% віддалених працівників зазначають, що завдяки відеозв’язку почуваються більш залученими до команди.
Текстові повідомлення
Текстові повідомлення дуже зручні для надсилання критичних сповіщень, оновлень і нагадувань. Згідно з дослідженням Університету штату Західна Вірджинія, учасники вчетверо частіше надавали перевагу отриманню важливих повідомлень саме у вигляді текстових SMS.
Планування розсилок і інтеграція SMS-застосунків з іншими інструментами продуктивності допоможе переконатися, що жоден учасник не пропустить важливого повідомлення. Щоб не порушувати особистий час співробітників у віддаленому форматі, важливо використовувати застосунки, які автоматично враховують часові пояси під час надсилання повідомлень.
Кожен канал комунікації має унікальні переваги, тому переконайтеся, що ви використовуєте його сильні сторони.
3. Створюйте можливості для командної співпраці між відділами
Щоб покращити міжфункціональну співпрацю у віддаленій команді, важливо проактивно планувати зустрічі та обговорення між представниками різних дисциплін у межах проєкту. Окрім відкриття групових чатів у застосунку для спілкування для вирішення конкретних питань або роботи над завданнями, варто надавати щотижневі оновлення про хід виконання проєкту.
Заохочуйте членів команди робити те саме — ділитися своїми досягненнями та труднощами. Це допоможе іншим побачити, де саме колезі може знадобитися допомога, і вчасно втрутитися, перш ніж проєкт почне відставати від графіка. Короткі щотижневі зустрічі з командою допомагають підтримувати мотивацію й уникати затримок.
У віддаленій команді також важливо мати неформальний чат-канал. Це допомагає працівникам будувати стосунки, що безпосередньо впливає на готовність ділитися ідеями та зворотним зв’язком. Відчуття ізоляції може стати серйозною комунікаційною проблемою для віддалених працівників, тож заохочення до дружнього спілкування є важливою частиною підтримки здорового й продуктивного робочого середовища.
4. Відзначайте досягнення та цілі в межах кожного проєкту
Визнання досягнень і результатів стимулює командний дух, надаючи можливість помітити та привітати одне одного з гарною роботою.
Кожному приємно, коли його зусилля помічають. Це не лише підвищує моральний дух і продуктивність, але й допомагає членам команди краще усвідомити, як їхня робота вписується в загальну картину проєкту.
Крім того, коли працівники відчувають підтримку, їм легше висловлювати свої думки на спільних обговореннях. Це дозволяє команді максимально використати досвід і погляди кожного. І хоча не всі ідеї можна реалізувати, важливо дати зрозуміти, що думка кожного має значення — це сприятиме більшій відкритості та залученості.
Команди, які ефективно комунікують, у 4,5 раза частіше зберігають своїх найкращих співробітників.
5. Планування робочого часу у віддаленій команді
Віддалений формат роботи відкриває доступ до талантів з усього світу, однак при цьому важливо враховувати часові пояси. У невеликій команді різниця в 10 годин між учасниками може суттєво знижувати продуктивність — особливо якщо завдання потребують частих обговорень або зворотного зв’язку.
Незалежно від того, де саме знаходяться учасники вашої команди, варто забезпечити хоча б кілька годин перетину робочого часу. Інакше кожне повідомлення може залишатися без відповіді до наступного робочого дня співрозмовника.
У контексті міжфункціональних завдань чи проєктів це може призводити до того, що навіть прості задачі виконуються значно довше, ніж потрібно.
У глобальних командах проведення зустрічей чи групових обговорень іноді вимагає від когось виходу на зв’язок дуже рано або пізно ввечері. У певних випадках це неминуче, але не слід очікувати, що співробітники в інших часових поясах жертвуватимуть особистим часом постійно.
Інакше вони можуть почуватися менш цінними або несправедливо обділеними, що знижує їхню мотивацію ділитися ідеями та брати активну участь у співпраці.
Технології віддаленої роботи потенційно забезпечують доступ до команди 24/7, але це не означає, що їх потрібно використовувати саме так. Якщо працівники відчувають постійний тиск бути онлайн і відповідати негайно, їм буде важко повноцінно відпочивати й відновлювати сили.
85% віддалених працівників обрали цей формат саме через більшу гнучкість у розпорядженні часом, тому варто уникати втручань у позаробочий час, якщо ситуація не є критичною. Згідно з опитуванням Buffer 2019 року, головним викликом для віддалених працівників стало саме «відключення» після завершення роботи.
Чому варто впроваджувати міжфункціональну співпрацю
Існує безліч способів утримати віддалену команду зосередженою та об’єднаною навколо проєкту. Покращення міжфункціональної співпраці передбачає надання інструментів для ефективної комунікації в будь-яких ситуаціях, встановлення чітких очікувань і ролей, а також створення середовища, що заохочує відкриту комунікацію й обговорення завдяки визнанню та винагороді досягнень.
За правильного підходу міжфункціональна співпраця може суттєво підвищити як продуктивність, так і інноваційність. Вона об’єднує різний досвід і знання з кількох відділів у межах спільної команди, що дозволяє креативно вирішувати складні задачі чи реалізовувати проєкти. Інноваційні ідеї рідко з’являються в команді, яка складається лише з представників однієї спеціалізації. Співпраця мотивує учасників працювати разом задля спільного результату й активніше залучатися до всього, що відбувається.
У глобальній команді можна уникнути проблем із продуктивністю, якщо грамотно планувати час команди для комунікації та забезпечити відчуття справедливого ставлення до всіх — інакше це може призвести до демотивації. Міжфункціональна співпраця робить команду гнучкішою та здатною адаптуватися. Саме завдяки цьому команди, які працюють на перетині різних функцій, мають доступ до ширшого кола знань і можуть ефективно реагувати на виклики та зміни, а також оперативно коригувати свої стратегії.
Крім того, робота в міжфункціональних командах сприяє поширенню знань і заохочує безперервне навчання. Коли співробітники з різних напрямів працюють разом, вони стикаються з процесами та завданнями, які зазвичай були б поза межами їхньої зони відповідальності. Це розширює їхнє розуміння бізнесу й розвиває професійні навички. Такий досвід корисний не лише для окремих людей, а й для команди загалом, роблячи її більш універсальною й компетентною.
Найважливіше — успішні міжфункціональні команди сприяють формуванню менш фрагментованих, більш згуртованих відносин в організації. Це створює культуру співпраці, в якій панує інклюзивність і взаємопідтримка. Спільна робота між відділами також позитивно впливає на командний дух: працівникам цікаво працювати в різноманітному середовищі, де кожен приносить свої унікальні сильні сторони.
Завершальне слово
Покращення міжфункціональної співпраці у віддалених командах — це шлях до підвищення продуктивності, інноваційності та командного духу. Ви можете забезпечити узгодженість і мотивацію, встановивши чіткі правила виконання завдань, розширивши канали комунікації та впровадивши регулярні зустрічі. Визнання досягнень і повага до різниці в часових поясах додатково зміцнюють співпрацю, допомагаючи сформувати ефективну та згуртовану віддалену команду.
Маючи правильні інструменти й методологію, ви зможете зробити міжфункціональну співпрацю справжнім рушієм продуктивності вашої команди.
Готові вивести співпрацю вашої віддаленої команди на новий рівень? Спробуйте ці поради вже сьогодні — і ваша команда досягатиме успіху незалежно від місця розташування.
