Ви, напевно, вже чули, що багатозадачність неефективна і зовсім не економить наш час. Але водночас, швидше за все, вважаєте, що ви — виняток і здатні виконувати кілька завдань одночасно краще, ніж більшість. Та й справ у вас стільки, що інакше ніяк, правда? Парадоксально, але більшість із нас вважають, що мають вищі за середні здібності до багатозадачності — хоча це далеко не так.
Ми також схильні сприймати багатозадачність як щось позитивне — ознаку того, що ми багато встигаємо й працюємо продуктивніше. Проблема в тому, що, за одним винятком, багатозадачність насправді робить нас набагато менш продуктивними. Деякі дослідження показують, що вона може знижувати продуктивність до 40%. Якщо ми хочемо дізнатися, як стати продуктивнішими, час подивитися в очі своїм звичкам багатозадачності!
Ілюзія багатозадачності
І справді, іноді багатозадачність може змусити нас почуватися енергійними. Робити купу справ одночасно — це може підзарядити! Уявіть: ви відповідаєте на електронні листи, паралельно досліджуєте дані для нового проєкту й водночас адаптуєте новачка в команді. Справжній драйв! Але, на жаль, це лише ілюзія, яка заважає нам зосередитися на справді важливій і якісній роботі.
Скільки разів за сьогодні ви ловили себе на тому, що зовсім не займаєтеся тим, що запланували, і вже 45 хвилин «сидите в іншій норі»? Кожне переключення між завданнями має свою ціну. Нам здається, що ми просто повертаємося до роботи й думаємо: «так, що я там робив(-ла)?». Але цей когнітивний процес забирає час — і саме це називають «вартістю перемикання» в багатозадачності.
Правда в тому, що ми взагалі не багатозадачні. Насправді ми просто безперервно перемикаємося з одного завдання на інше, і кожен раз це вимагає витрат. Багато досліджень показали, що в середньому людині потрібно 23 хвилини, щоб повністю повернутися до початкового завдання. Протягом дня це перетворюється на величезну втрату часу!
Одна завершена справа — значно краща за п’ять напівзроблених
Уявіть, що у вас є 5 проєктів, кожен із яких вимагає приблизно тиждень роботи — близько 40 годин. Що варто робити в перший тиждень? Розподілити свої 40 годин між усіма проєктами й трохи просунутися в кожному? Чи зосередитися повністю на одному з них і довести його до кінця? Який підхід дає кращий результат?
Якщо на кожен проєкт потрібно 40 годин роботи, то в першому підході, розподіляючи час між усіма п’ятьма проєктами, ви завершите їх одночасно — через 5 тижнів. Непогано.
Але якщо натомість ви вирішите зосередитися на одному проєкті за раз, то вже після першого тижня завершите перший проєкт. Наприкінці другого тижня — другий. Через 5 тижнів — усі п’ять. У чому ж різниця? У підході з фокусом на одному проєкті перший результат ви отримаєте вже через тиждень, другий — через два, і так далі. Ви починаєте приносити реальну цінність значно раніше — лише тому, що відмовилися від багатозадачності.
Звісно, це надто спрощений приклад, але він наочно демонструє, як багато дає фокусування — і це ще без урахування витрат на перемикання між завданнями.
Уміння зосереджуватись — це те, що відрізняє успішних людей
Чи помічали ви, що найуспішніші люди зазвичай мають чудово розвинені навички пріоритезації та фокусування? Вони не дозволяють щоденним обставинам або власному настрою збивати себе з курсу. Натомість вони визначають, що саме цього дня є найважливішим, і зосереджуються на цьому до завершення. Так, іноді це відбувається на шкоду іншим речам — але найважливіше вони виконують, і саме тому досягають успіху.
Кожного разу, коли ми беремося за кілька справ одночасно, це свідчить про те, що ми не доклали зусиль, щоб вирішити, що дійсно важливо. Нам здається, що ми зайняті, але насправді ми просто уникаємо відповідальності за пріоритети.
Навчання зосередженості та вміння виконувати одне завдання за раз впливає на всі сфери життя — від підготовки презентацій і написання статей до програмування й проведення часу з близькими. Треба прийняти: ми фізично не можемо робити більше ніж одну справу одночасно.
На щастя, є кілька простих способів допомогти собі відмовитися від багатозадачності. Але спершу…
Виняток: коли багатозадачність працює
Наш мозок не може розділяти та ізольовано виконувати кілька завдань — але є один виняток із цього правила. І це стосується тих випадків, коли ми виконуємо щось дуже знайоме, що залучає зовсім іншу зону мозку.
Зазвичай це означає, що можна поєднувати фізичну дію з розумовою. Наприклад:
- Прогулянка та розмова — дехто з керівників проводить щотижневі зустрічі тет-а-тет саме під час прогулянки
- Водіння авто та дзвінки — під час поїздки можна узгоджувати графік із постачальниками або членами команди
- Прийом їжі та прослуховування корисного подкасту під час обідньої перерви
Як бачите, таких прикладів небагато! Але якщо хочете підвищити продуктивність, варто заздалегідь планувати такі активності, щоб досягати двох результатів одночасно.
Як припинити багатозадачність
Окрім винятків, згаданих вище, якщо ми хочемо працювати ефективніше та результативніше, мета — відмовитися від багатозадачності. Ось три поради з продуктивності, які допоможуть вам зробити це.
1) Визначайте пріоритети у роботі
Починайте день із чіткого розуміння, що для вас у пріоритеті. Подумайте, що найважливіше зробити сьогодні, щоб день був продуктивним. Який результат змусить вас відчути, що ви просунулися вперед?
Виберіть найважливіші завдання і розбийте їх на простий список дій, де кожен пункт займає менше години. Не будьте надто амбітними — закон Гофштадтера каже: «Усе займає більше часу, ніж ви очікуєте, навіть якщо врахувати закон Гофштадтера». Короткий список із кількох невеликих, але значущих задач — найкраще рішення.
Професійна порада: скористайтеся матрицею Ейзенхауера, щоб розподілити завдання за терміновістю та важливістю. Такий підхід допоможе вам фокусуватися на справді значущому, а не витрачати час на дрібниці.
"50 вірних способів покращити вашу 
Комунікаційні проблеми на роботі?
командну комунікацію"
2) Зосередьтеся на ОДНІЙ справі
Ви вже склали список дій, тож складну частину — прийняття рішень — завершено. Тепер настав час перейти до виконання. Не ставте все під сумнів і не повертайтеся до етапу планування. Просто довіртесь своєму списку й починайте з першого пункту!
Найскладніше — втримати фокус і не відволікатися, поки завдання не буде завершене. Інтернет буквально в нас під рукою, і можливостей для відволікань безліч. А ще колеги, сповіщення та інші перешкоди.
Найважливіша робота зазвичай і є найскладнішою, тож легко дозволити собі відволіктися. Але потрібно змусити себе залишитися в завданні й не тікати до чогось легшого.
Якщо ви поділили завдання на невеликі пункти, зосередитися буде набагато легше. Наприклад, якщо завдання займає 30 хвилин, ви легко можете сказати собі: «Я виконаю це без відволікань». Але якщо перед вами велике завдання на кілька годин, ви набагато швидше піддастеся спокусі відволіктись. Тож знову ж — діліть великі задачі на дрібні, щоб краще зосереджуватися.
Професійна порада: спробуйте техніку Pomodoro — працюйте 25–30 хвилин, а потім зробіть коротку перерву. Такий структурований підхід допомагає зберігати концентрацію й уникати вигорання.
3) Використовуйте перерви як винагороду
Як тільки ви завершили перший пункт зі списку — зробіть собі перерву. Більшість із нас не здатні проводити в стані фокусованої роботи багато годин на день, тож варто чергувати такі періоди з менш напруженими.
Під час перерв можна відповідати на листи, переглядати соціальні мережі, подивитися TED-виступ або зробити щось корисне, але нескладне. А ще — випити кави, поїсти або пройтися.
Обов’язково обмежуйте такі перерви в часі, щоб вони не затягнулися. А потім переходьте до наступного пункту в списку — і знову працюйте над ним, поки не завершите.
Професійна порада: додайте до перерв рухову активність — потягніться, швидко пройдіться або зробіть дихальні вправи. Це додасть енергії та покращить концентрацію.
4) Об’єднуйте дрібні завдання в блоки
Прочитати або навіть відповісти на один email займає кілька хвилин — дрібниця. Але якщо ви дозволятимете собі це протягом усього дня, намагаючись одночасно виконувати пріоритетні завдання, у підсумку зробите набагато менше.
Натомість виділіть конкретний час на обробку пошти, дзвінки, виставлення рахунків або інші рутинні справи. Це не тільки дозволить вам зберігати концентрацію для важливих задач, але й допоможе завершувати повторювані завдання швидше.
Професійна порада: визначте конкретні «вікна для перевірки пошти» — скажімо, двічі вранці та один раз після обіду. Це допоможе уникнути постійних відволікань і залишатися водночас на зв’язку.
5) Майте систему продуктивності, якій довіряєте
Нас часто тягне до багатозадачності, коли ми натрапляємо на щось корисне й боїмося забути. Але якщо у вас є система для фіксації таких речей — паперова чи онлайн — ви можете просто записати посилання чи ідею й повернутися до неї пізніше.
Не дозволяйте листу чи публікації в соцмережах змінити ваші пріоритети! Розвивайте звичку свідомо обирати, на що витрачати свій час. Довіряйте системі — ви завжди зможете повернутися до перерваної справи, якщо вона справді важлива.
Професійна порада: використовуйте застосунки на кшталт Evernote, Todoist або Notion, щоб швидко фіксувати ідеї, не втрачаючи фокусу на основному завданні.
Почніть зменшувати багатозадачність уже сьогодні!
Якщо ваш мозок нагадує браузер із 37 відкритими вкладками — саме час переглянути свої звички. Замість того щоб плисти за потоком подій і розпорошувати увагу, свідомо вирішіть, що саме ви хочете зробити сьогодні. І виконуйте ці справи — по одній! Ви здивуєтесь, як сильно це змінить ситуацію.
Багатозадачність не тільки знижує продуктивність, а й підвищує рівень стресу та ментальну втому. Коли ви зосереджені на одній справі, мозок краще обробляє інформацію, і результати стають якіснішими при менших зусиллях.
Постановка чітких цілей для кожного завдання та усунення відволікань теж працюють. Виділяючи блоки часу на кожне завдання та вимикаючи сповіщення, ви зберігаєте концентрацію й швидше досягаєте результатів.
І не забувайте святкувати маленькі перемоги — це допомагає закріпити звичку працювати в режимі фокусування. Чим більше ви зосереджуєтеся на одному завданні, тим продуктивнішими й задоволенішими будете почуватися наприкінці дня.
Зменшуючи кількість багатозадачності вже сьогодні, ви підвищите продуктивність і поліпшите ментальне самопочуття — і зробите кожен день ефективнішим і приємнішим.
