8 корисних шаблонів для погодинного планувальника

Працювати віддалено зручніше, але дотримуватись графіка в комфорті власного дому — справжній виклик.

З’являється безліч спокус відкласти справи або зайнятись домашніми обов’язками замість роботи, що негативно впливає на продуктивність. Віддалені працівники часто стикаються з такими відволікаючими факторами, як хатні справи, сімейні обов’язки та спокуса відпочити — усе це ускладнює концентрацію й знижує ефективність.

Що ж можуть зробити віддалені співробітники, аби краще планувати свій день і підвищити продуктивність праці?

У цьому допоможе погодинний планувальник. Він дає змогу зосередитися на конкретних завданнях у визначений час, розбиваючи день на керовані блоки. Метод тайм-блокінгу гарантує, що і робочі, і особисті справи отримають належну увагу — жодна зі сфер не заважатиме іншій. Такий структурований підхід також дає відчуття досягнення цілей, коли ви викреслюєте виконані завдання протягом дня.

Порада: для ефективнішого щоденного планування спробуйте Chanty — платформу для командної співпраці, яка пропонує набагато більше, ніж просто чат. Ви можете створювати завдання з повідомлень, встановлювати строки виконання та пріоритети, а також призначати завдання членам команди.

Що таке шаблон погодинного планувальника?

Шаблон погодинного планувальника — це порожній аркуш планування, розділений за годинами, який допомагає сформувати чіткий розклад. Зазвичай такі шаблони мають вигляд порожніх таблиць, у яких уже вказані лише години, дні чи інша базова інформація. Ви заповнюєте шаблон відповідно до власних планів на день або тиждень.

Шаблони планувальників бувають як у друкованому, так і в цифровому вигляді. Цифрові шаблони легко налаштовуються під ваші потреби. Вони можуть бути у різних форматах — текстові документи, PDF-файли або зображення. Що ж до типів погодинного планування, то це можуть бути класичні погодинні планувальники, графіки з поділом дня на блоки, планувальники активностей із гнучкими часовими рамками тощо.

Мета планувальника — допомогти вам тримати графік під контролем, бути продуктивним і ефективно управляти своїм часом. Тому персоналізація вашого планувальника — завжди гарна ідея. Щодо дизайну — зробіть його таким простим або яскравим, як вам подобається. Також варто протестувати різні типи шаблонів, аби знайти той, що найкраще працює саме для вас.

Переваги використання погодинного планувальника

Коли йдеться про управління продуктивністю та часом на роботі, одного лише програмного забезпечення для email-маркетингу чи трекерів проєктів недостатньо. А ось планувальники графіка допомагають залишатися попереду щоденних і тижневих справ, приносячи численні переваги як у професійному, так і в особистому житті.

Ось конкретні переваги наявності щоденного розкладу:

• Вища продуктивність: Дослідження показують, що ми витрачаємо лише приблизно половину робочого часу на справжні робочі завдання. Завдяки правильному плануванню ми можемо повернути втрачені години та зробити більше за менший час. Виділяючи чіткі часові блоки для завдань, ми зменшуємо кількість відволікань і підвищуємо концентрацію, що веде до зростання ефективності.
• Краще управління часом: Шаблон погодинного графіка — це не просто розклад, а й інструмент для тренування навичок тайм-менеджменту. З кожним використанням ми краще розуміємо, скільки часу насправді займають завдання, і вчимося точніше планувати. Ми також навчаємося вбудовувати перерви, які необхідні для підтримки енергії та концентрації протягом дня.
• Кращі результати на роботі: Планування впорядковує не лише завдання, а й мислення. Воно покращує здатність до навчання, розвиває навички розв’язання проблем і зміцнює пам’ять, що робить нас зібранішими та впевненішими. Краще організованість дозволяє братися за складніші завдання, вчасно виконувати дедлайни та досягати успіху в професійній ролі.
• Вища результативність у досягненні цілей: Дослідження показують, що просте записування цілей підвищує ймовірність їх досягнення на 42%. Погодинні планувальники йдуть ще далі — вони дають структуру, що дозволяє розбити великі цілі на менші, керовані завдання. Такий підхід дозволяє відстежувати прогрес, відзначати етапи та підтримувати мотивацію на шляху до успіху.
• Менше стресу: Невизначеність — сприятливе середовище для тривоги. Планування виступає як механізм подолання — воно створює відчуття передбачуваності та контролю. Коли ми маємо чітке уявлення про день, несподівані події стають менш загрозливими, і ми здатні справлятися з викликами спокійніше та впевненіше.
• Здоровіший баланс між роботою та особистим життям: Погодинний планувальник — це потужний інструмент для самоаналізу й оптимізації. Аналізуючи свій розклад, ми можемо визначити найпродуктивніші години та планувати роботу відповідно, залишаючи достатньо часу для особистого життя. Такий баланс необхідний для запобігання вигоранню та підтримки загального добробуту.
• Вища якість життя: Добре структурований розклад зменшує розумове навантаження та створює відчуття впорядкованості. Коли ми чітко бачимо свої завдання й прогрес, виникає більше задоволення та відчуття досягнень. У результаті ми отримуємо більше радості від життя та почуваємося більш реалізованими.

Як бачите, погодинні щоденні або тижневі планувальники відкривають численні можливості для зростання. І враховуючи, що щоденне планування займає лише кілька хвилин на день — це справжній скарб для професійного та особистого розвитку.

8 ідей шаблонів погодинного розкладу

Існує багато способів вести погодинний календар і покращити тайм-менеджмент — за днями чи тижнями. Більше того, ви можете планувати свій день або тиждень по пів години, блоками часу, змінами або за конкретними видами діяльності.

Щоб знайти оптимальний підхід до управління часом, варто спробувати кілька варіантів і подивитися, що працює найкраще саме для вас. Ось кілька ідей щоденних і тижневих шаблонів планування.

Шаблони щоденного планування

Щоденні планувальники ідеально підходять тим, хто має багато робочих завдань і справ щодня та хоче нічого не забути. Ви також можете відзначати виконані завдання протягом дня, щоб пишатися своєю продуктивністю.

Існують різні способи щоденного планування, але ми розглянемо 3 шаблони для щоденного погодинного планування: за годинами, у вигляді таймлайну та за видами діяльності.

1. День по годинах

Планування дня по годинах — чудовий варіант, якщо у вас багато дрібних завдань або безліч зустрічей протягом дня. Цей шаблон можна використовувати лише для роботи або включати в нього інші справи, щоб побачити повну картину вашого дня.

• Опис: ретельне й надзвичайно детальне планування
• Найкраще підходить для: насичених днів і працівників із великою кількістю дрібних завдань
• Допомагає з: підвищенням продуктивності, самодисципліни та управлінням часом

Отже, приклад першої половини дня в щоденному погодинному розкладі може виглядати так:

8:00 — прокинутись
8:30 — сніданок
9:00 — увійти в систему та перевірити електронну пошту
10:00 — зустріч з Анною
10:30 — робота над фінальним чернетковим варіантом
11:00 — кавова перерва
12:00 — фінальна перевірка чернетки та надсилання на рецензію
12:30 — обід

2. Щоденний таймлайн

Щоденний таймлайн — ще один спосіб планування денних справ, як робочих, так і особистих. Візуалізація розкладу допомагає краще охопити денні плани та зручно організувати багатозадачність. Наприклад, ви можете запланувати приготування вечері одночасно з роботою над проєктом.

Крім того, наочне представлення дозволяє легко побачити, чи маєте вільні часові вікна для додаткової зустрічі чи термінового завдання, виявити, що деякі завдання займають більше часу, ніж повинні, а також оцінити, скільки часу залишається на поточне завдання.

У порівнянні з попереднім шаблоном, цей дозволяє ще детальніше планування, адже ви не обмежені 30-хвилинними інтервалами. Ви можете відвести на завдання 5, 25, 45 або будь-яку іншу кількість хвилин.

• Опис: детальний і візуально структурований
• Найкраще підходить для: прихильників наочності та багатозадачних користувачів
• Допомагає з: підвищенням продуктивності, самодисципліни та управлінням часом

3. Щоденні активності

Щоденний планувальник, що фокусується на активностях, а не на годинах, — чудовий спосіб визначити, який тип планування підходить саме вам. Головна ідея планування за завданнями — створити свого роду список справ на день, а потім лише призначати години тим завданням, які потребують чіткого часу виконання.

Загалом, такий розклад дуже гнучкий і не накладає суворих часових рамок на ваші завдання. Проте, щоб створити певну структуру дня, ви можете впорядкувати справи хронологічно або додати часові рамки (наприклад, 8:00–10:00 — особистий час). Це допоможе психологічно розмежувати робочий час від інших справ, що часто буває складно при роботі з дому.

З огляду на це, фрілансери та творчі професії знайдуть цей тип планування найбільш підходящим. З часом ви зможете відслідковувати свої найпродуктивніші або найнатхненніші години й планувати день відповідно, не жертвуючи хобі чи справами.

• Опис: орієнтований на завдання та гнучкий
• Найкраще підходить для: фрілансерів, творчих професій та тих, у кого гнучкий або змінний графік
• Допомагає з: виявленням власного піку продуктивності та балансом між роботою й особистим життям

Ось приклад планування дня за активностями з використанням цього шаблону:

Як бачите, деякі активності не мають точного часу, бо немає потреби бути надто точним щодо їх виконання. Ви можете помедитувати одразу після пробудження, чи це буде о 6:00, чи о 7:30, прибрати робочий стіл під час обідньої перерви, а закупи зробити після вечері з мамою, що може зайняти годину-дві.

У вас є повний список справ на день, але не надто деталізований — чернетку ви завершите десь у робочий час, коли відчуєте найбільшу продуктивність і натхнення.

Шаблони тижневого планування

Як і щоденні погодинні планувальники, тижневі планувальники важливі для підтримки порядку у житті. Планування тижневих справ допомагає краще розподілити навантаження — ви бачите, які дні більш насичені, а які менш, і можете без стресу запланувати непередбачені робочі завдання або особисті події.

Знову ж таки, люди по-різному підходять до тайм-менеджменту: комусь підходить жорсткий графік, а хтось віддає перевагу гнучкому плануванню. Загальної кращої моделі немає — потрібно лише знайти те, що робить вас найпродуктивнішими.

Ось кілька шаблонів, які можна спробувати для тижневого планування: тижневий погодинний планувальник, або за блоками дня, таймлайн, зміни та активності.

4. Тиждень по годинах

Погодинне планування на тиждень дає чітке уявлення про ваш завантажений графік і дозволяє запланувати рідкісні або одноразові справи. Це можуть бути, наприклад, зустрічі чи робочі завдання, як квартальна звітність, або особисті події — візит до лікаря чи час для відпочинку.

Такий підхід ідеально підходить тим, у кого багато дрібних завдань і потрібно часто переключатися між ними протягом дня. Якщо ж основну частину робочого дня займають довготривалі завдання, погодинний планувальник навряд чи стане у пригоді — більшість клітинок залишатиметься порожніми.

• Опис: ретельний і надзвичайно детальний
• Найкраще підходить для: працівників із великою кількістю обов’язків
• Допомагає з: підвищенням продуктивності, самодисципліни та управлінням часом

5. Тиждень у блоках дня

Розклад за блоками дня — це свого роду «золота середина» між тижневим погодинним планувальником і планувальником за активностями. Ви ділите свій день на блоки по 3 години (або можете обрати іншу тривалість, яка найкраще підходить вам) і плануєте активності для кожного з цих періодів.

Такий підхід поєднує гнучкість зі структурою та допомагає залишатися продуктивним, не створюючи тиску суворого графіка. Особливо корисний він, якщо тривалість завдань або їхня кількість у вас змінюється день у день.

• Опис: додає структуру без жорстких часових меж
• Найкраще підходить для: працівників, які віддають перевагу гнучкому графіку
• Допомагає з: балансом між роботою та життям і пошуком власних піків продуктивності

Ось як виглядає тиждень, запланований блоками дня:

Як бачите, цей шаблон допомагає чітко розділити робочий і особистий час, а також виділити важливі завдання, події та дедлайни. Ви також можете планувати роботу в години найбільшої продуктивності, наприклад, з 12:00 до 15:00, залишаючи інші справи на пізніший час.

6. Тижневий таймлайн

Тижневий таймлайн — ще один чудовий спосіб планувати робочий тиждень. Заповнюючи шаблон таймлайну, ви бачите, скільки часу залишається на інші справи, що допомагає зберігати баланс між роботою та особистим життям. Якщо у вас немає фіксованого графіка, ви також можете відстежувати найбільш зручний для вас час роботи, щоб сформувати ідеальний розклад.

Звичайно, цей підхід не дає багато деталей, тому таймлайн радше слугує доповненням до вашого планувального арсеналу. Але якщо потрібно детальніше планувати завдання, тижневий таймлайн чудово поєднується з іншими планувальниками, як щоденними або тижневими погодинними.

• Опис: загальний і легкий для сприйняття
• Найкраще підходить для: працівників із гнучким або змінним графіком, які хочуть бачити своє завантаження
• Допомагає з: пошуком піку продуктивності та запобіганням перевтомі і присутності на роботі без ефективності

Ви також можете додавати більше рядків різними кольорами, щоб планувати інші сфери свого життя — заняття спортом, час для відпочинку, читання, прогулянки тощо.

7. Тиждень по змінах

Якщо ви працюєте у змінному графіку, планування тижня з урахуванням змін буде дуже корисним. Таким чином ви зможете одразу побачити свої завантажені години та спланувати інші справи навколо них. Також легко відстежити, які частини дня зайняті змінами протягом тижня і чи підходить вам такий графік.

Існують різні способи планування змін: можна просто перерахувати всі зміни і позначити потрібні для кожного дня, або внести робочі години у звичайний тижневий планувальник. Нам здається, що перший спосіб легше сприймати на перший погляд, але варто спробувати обидва, щоб визначити, який вам підходить більше.

• Опис: простий і зрозумілий
• Найкраще підходить для: віддалених працівників зі змінним графіком
• Допомагає з: безпроблемним плануванням змін

Як бачите, достатньо заповнити лише ті клітинки, де перетинаються день і ваша зміна, щоб легко побачити, як виглядає ваш робочий тиждень.

8. Тижневі активності

Так само, як і планування дня за активностями, тижневе планування списку справ допомагає навести порядок у житті і не забути про дедлайн, який наближається наступної п’ятниці. Якщо у вас багато обов’язків на роботі, цей розклад можна зробити суто робочим.

Наприклад, як фрілансеру з творчою роботою, вам складно передбачити, коли саме ви закінчите проєкт — в годинах чи днях, тож інші завдання та справи можна планувати приблизно, не призначаючи їм точний час.

Такий підхід до тижневого планування також зручний, коли ви не знаєте, як пройде ваш день, але хочете все одно запланувати кілька справ.

Водночас, якщо ваші робочі завдання доволі повторювані або тривалі, цей планувальник можна зробити універсальним — що включатиме і робочі справи з часовими позначками, або робочі періоди протягом дня, і інші справи — від домашніх обов’язків до турботи про фізичне та ментальне здоров’я.

Таким чином ви зможете запобігти тому, щоб робота забирала весь ваш вільний час, і покращите баланс між роботою та особистим життям.

• Опис: орієнтований на завдання та гнучкий
• Найкраще підходить для: усіх із змінним або гнучким графіком
• Допомагає з: покращенням управління часом і балансом між роботою та життям без стресу

Нижче наведено приклад того, як може виглядати тиждень планування за активностями. Ви також можете встановити пріоритетне завдання на день у розділі «Цілі».

Використання погодинного планувальника

Погодинні планувальники бувають у різних форматах, і обов’язково знайдеться той, який допоможе вам більше встигати, краще працювати і менше хвилюватися. Незалежно від того, чи користуєтеся ви щоденним розкладом, чи тижневим, ви помітите позитивні зміни у балансі між роботою та особистим життям, працюючи з дому. Ці планувальники допомагають чітко бачити ваші завдання, щоб ви могли розставити пріоритети і зосереджуватися протягом усього дня. Розбиваючи свій час на невеликі блоки, ви зможете залишатися на курсі, не відчуваючи перевантаження через великі проєкти. Крім того, використання погодинного планувальника допомагає налагодити рутину, яка може гнучко адаптуватися до несподіваних змін, тож ви залишаєтеся організованими і стійкими незалежно від викликів. Отже, чи прагнете ви підвищити продуктивність, чи просто хочете насолоджуватися більш збалансованим днем — погодинний планувальник — це простий, але потужний інструмент, який допоможе вам тримати все під контролем. Спробуйте — і, ймовірно, життя стане трішки менш хаотичним і значно приємнішим!