У нашому взаємопов’язаному світі навколо нас кружляє безліч інформаційних фрагментів. І робоче середовище — не виняток. Одночасно реалізуються кілька проєктів, департаменти співпрацюють між собою, обробляються дані клієнтів.
За такої кількості даних і постійної комунікації складно визначити, що є найважливішим і які завдання потребують першочергової уваги. У результаті страждає індивідуальна продуктивність, а з нею і командна робота. Деякі дослідження свідчать, що до 25 відсотків робочого дня може втрачатися через постійне перемикання між виконанням завдань і споживанням інформації.
Коли кожен учасник команди перевантажений знаннями, у нього знижується концентрація й продуктивність. Завершення проєктів затягується, зростає кількість помилок і невдалих рішень.
На щастя, з інформаційним перевантаженням можна впоратись. А це, у свою чергу, підвищує ефективність командної роботи.
6 способів зменшити інформаційне перевантаження
Існує кілька рішень, які ви можете впровадити у своїй компанії, щоб зменшити обсяг надмірної інформації, що поширюється серед співробітників. Ось чотири способи зменшити перевантаження інформацією на робочому місці і, зрештою, покращити командну взаємодію.
Використовуйте програмне забезпечення для комунікації
Ви можете зробити професійну комунікацію більш упорядкованою, впровадивши однакові інструменти для всієї команди. Співробітники не повинні входити в одну програму, щоб поговорити з одним колегою, а потім відкривати іншу — щоб написати іншому.
Перевірка кількох каналів зв’язку може викликати плутанину. Працівники можуть не пам’ятати, де саме зберігається певна інформація. І спілкування з кількома колегами через різні месенджери лише ускладнює ситуацію. Якщо немає єдиного каналу, ту саму інформацію, ймовірно, доведеться повторювати кілька разів через різні платформи.
Використання бізнес-месенджера, наприклад Chanty, допомагає зменшити інформаційний шум із різних джерел. Усі учасники команди можуть користуватись одним застосунком, щоб легко залишатися на зв’язку в одному місці. Більше не потрібно шукати повідомлення в кількох каналах комунікації. Співробітники можуть обмінюватися файлами безпосередньо в месенджері. Крім того, передбачено необмежену історію повідомлень, тож команди не втратять важливої інформації.
Чітко поясніть свої очікування щодо того, як ваша команда повинна користуватись інструментами комунікації. Якщо ви не хочете, щоб особисті чати велися в основному робочому каналі, скажіть про це прямо. А якщо для певних проєктів потрібно використовувати іншу платформу — працівники також мають це знати.
Обмежте участь
Не кожен має знати про все. Хоча прозорість у бізнесі — це добре, вона може призвести до того, що працівники дізнаються занадто багато й починають хвилюватися через речі, які не стосуються їхньої роботи. А надмірне розповсюдження інформації може залучити занадто багато думок, що сповільнює процеси.
Що стосується нарад — запрошуйте лише тих, чия присутність справді необхідна. Це дозволить іншим залишитись на своїх робочих завданнях, не витрачаючи час на обговорення, яке їх не стосується. Їм не доведеться намагатися розібратись у темі, що не має до них стосунку, і вони не затримуватимуть хід зустрічі питаннями. А ті, хто справді має бути присутнім, зможуть ефективно виконати свою частину роботи.
Те саме стосується й групових повідомлень. Якщо ви надсилаєте повідомлення через бізнес-месенджер, додавайте до групи лише тих, кому ця інформація потрібна. І не використовуйте вже створені групи, якщо в них багато зайвих учасників — створіть нову або напишіть у приват, щоб інформацію отримали лише ті, кому вона призначена.
Ви можете категоризувати групові чати за проєктами, командами тощо. Таким чином усі учасники знатимуть призначення групи й обмежуватимуть спілкування лише відповідною темою.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
Зупиніть багатозадачність
Заохочуйте працівників не займатися кількома справами одночасно. Найкраще люди працюють, коли можуть зосередитися на одному завданні — інакше, розпорошуючи увагу, вони втрачають концентрацію та усвідомленість. Багатозадачність також негативно впливає на здатність до навчання. Якщо працівники постійно отримують нову інформацію, вона просто не встигає засвоїтись.
Дозвольте команді повністю завершити одне завдання, перш ніж переходити до наступного. Це допомагає зосередитися й швидше досягти результату. Вони можуть оперативно вирішувати проблеми, адже їх не відволікають сторонні справи.
Якщо зосередитися лише на одному завданні неможливо, намагайтеся обмежити кількість одночасних проєктів. Це особливо важливо для відділів, які співпрацюють з кількома іншими командами. У такому випадку доцільно працювати лише над одним відкритим проєктом із кожною командою. Наприклад, відділи маркетингу та продажів можуть мати кілька запланованих спільних завдань, але вони можуть домовитися не переходити до наступного, поки не завершать поточне.
Обмежуйте відволікання
Постійне усне спілкування може заважати роботі, навіть попри те, що зв’язок є критично важливим для командної взаємодії. У середньому працівника переривають уже за три хвилини після того, як він розпочав завдання. Людям потрібно мати змогу зосереджено працювати без перешкод.
Варто встановити так звані періоди «не турбувати» — час, коли співробітники не повинні турбувати колег без крайньої потреби. Також корисно обмежити міжособистісне спілкування у нічний час, щоб дати можливість команді відпочити й не перевантажуватися інформацією вдома.
Дайте працівникам змогу самостійно визначати години, коли їх не можна турбувати. Наприклад, можна вимикати застосунки для спілкування під час обіду або після завершення робочого дня.
Коли працівники мають змогу відпочити й відключитися від інформаційного потоку, вони згодом працюють більш зосереджено.
Також слід прибрати очікування миттєвої відповіді. Щоб дозволити члену команди завершити поточну справу, перш ніж відповідати на повідомлення, доведеться змінити корпоративну культуру. Якщо працівників постійно смикають між завданнями та комунікацією, вони втрачають фокус і знижують продуктивність.
Вимикайте зайві сповіщення
Простий, але ефективний спосіб уникнути інформаційного перевантаження — заохочувати команду до налаштування сповіщень. Чітко вкажіть, які сповіщення є обов’язковими, а які — можна вимкнути. Постійні сигнали можуть відволікати від роботи, змушуючи працівників розпорошувати увагу й втрачати темп.
Вимикаючи непотрібні сповіщення, співробітники можуть повністю зануритися в завдання, не відволікаючись на другорядні повідомлення. Наприклад, у такому застосунку, як Chanty, команда може пріоритизувати сповіщення, щоби отримувати лише справді важливу інформацію. Це дозволяє зберігати концентрацію й ефективно просуватися у виконанні справ.
Закликайте команду регулярно переглядати налаштування сповіщень. Із часом проєкти й робочі процеси змінюються, тож сповіщення, які колись були корисними, можуть стати зайвими. Перевіряючи й уточнюючи налаштування кожні кілька тижнів, працівники залишатимуться в курсі справ, не ризикучи втонути в інформаційному шумі.
Невелика самодисципліна в цьому питанні суттєво допоможе зберегти ментальну ясність і зробити робочий день менш хаотичним.
Впровадьте час для зосередженої роботи
Виділяйте окремі блоки часу для зосередженої роботи, коли члени команди можуть працювати без перерв і відволікань. Заохочуйте співробітників вимикати всі сповіщення в ці періоди та перевіряти повідомлення чи електронну пошту лише у визначений час. Це допоможе їм глибше зануритися в завдання, покращити концентрацію й уникати спокуси виконувати кілька справ одночасно.
Коли ви вписуєте такі «зони фокусу» у розклад, команда зможе досягати помітного прогресу, не відчуваючи тиску постійного потоку інформації. Виділений час для глибокої роботи дозволяє працівникам увійти в ритм і виконувати завдання швидше та якісніше.
Щоб зробити зосереджену роботу ще ефективнішою, варто встановити чіткі правила. Наприклад, заборонити проведення зустрічей і дзвінків у цей період або повідомити, що звертатися до колеги можна лише в разі нагальної потреби. Чітка комунікація таких меж підкреслює, що цей час слід поважати, і допомагає всій команді усвідомити його цінність.
Завдяки постійній практиці це сприятиме формуванню стійкої звички до концентрації, створюючи культуру глибокої та змістовної роботи навіть у метушливому робочому середовищі.
Покращити командну взаємодію — реально
Зменшуючи обсяг інформації, яку споживають працівники, ви покращуєте командну взаємодію. Працівники стають більш зосередженими й продуктивними.
Прості інструменти для співпраці допоможуть контролювати потік комунікації в компанії. Завдяки ним потрібну інформацію отримуватимуть тільки ті, кому вона дійсно необхідна, а не всі поспіль.
Оптимізоване навантаження зменшує кількість помилок і забування. І зрештою, коли працівники мають змогу перепочити та відключитися від інформаційного шуму, вони повертаються до роботи більш енергійними й натхненними.
