Якщо ви працюєте з колегами віддалено, то, ймовірно, знайомі з системами управління проектами, які базуються на Kanban-дошках. Адже це один із найефективніших способів організувати робочий процес.
Саме через цю високу ефективність Chanty вирішила створити власну вбудовану функцію Kanban, але про це ми поговоримо пізніше. А зараз давайте детальніше розглянемо, як система Kanban виникла, які її основні принципи та чим вона відрізняється від інших методів організації команди.
Історія системи Kanban
Назва походить від японського слова, що означає «картка, яку видно». Це цілком логічно, якщо згадати інтерфейс на основі дощок, який використовує більшість сучасного Kanban-програмного забезпечення.
Насправді, kan означає «знак», а ban — «дошка». Kanban «看板» або «інформаційна дошка» — дуже влучний опис візуального методу, з яким найбільше асоціюються Kanban-дошки. Найбільша заслуга у створенні цієї системи належить одній людині — Тайїті Оно.
Багато хто навіть називає його батьком Kanban. Хоч він і помер у 1990 році, ми впевнені, що сучасні візуально привабливі Kanban-дошки у вигляді програмного забезпечення змусили б його з гордістю сказати: «О так».
Першою компанією, яка почала використовувати систему Kanban, стала Toyota. Вона намагалася оптимізувати потік деталей, адже її стратегія виробництва «точно вчасно» означала, що будь-які затримки могли мати катастрофічні наслідки для всього процесу.
Після того, як у 40-х роках Kanban почали використовувати на заводах Toyota, інші компанії теж підхопили цю ідею, побачивши її високу ефективність. У підсумку це призвело до того, що з розвитком технологій Kanban почали активно впроваджувати в програмне забезпечення для управління проектами.
Методологія Kanban
Метод Kanban дуже простий для розуміння, і вам потрібно дотримуватись лише кількох основних правил:
- Візуальні підказки. Чи то картки, кольори, наліпки — Kanban-дошка використовує надзвичайно візуальний спосіб передавання інформації, завдяки чому люди можуть одразу зрозуміти загальну картину. Це особливо корисно для команд, яким потрібно швидко орієнтуватися в статусі різних завдань без необхідності кожного разу вдаватися в пояснення. Візуальний формат допомагає зменшити непорозуміння та забезпечити, щоб усі були «на одній хвилі» з першого погляду.
- Обробка за етапами. Більшість дощок мають трирівневий потік: «до виконання», «у процесі» та «виконано». Ви можете додати додаткові етапи, наприклад «на перевірці», залежно від потреб вашої команди та типу проєктів, з якими вона працює. Така чітка структура допомагає підтримувати безперервний потік роботи та забезпечує прозорість. Кожен учасник команди миттєво бачить, на якому етапі знаходиться завдання, що робить управління задачами ефективнішим і злагодженішим.
- Гнучкий прогрес. Уся суть Kanban — це залишатися гнучкими, тому не бійтеся змінювати порядок виконання завдань, якщо це позитивно впливає на загальні терміни проєкту. Можливо, з часом деякі задачі потрібно буде поставити в пріоритет перед іншими — Kanban дозволяє легко вносити такі зміни. Гнучкість заохочує команди постійно вдосконалювати свій робочий процес, що веде до більшої ефективності та здатності адаптуватися до змін.
Підводні камені
Під час використання Kanban-дошок для управління командою можна зіткнутися з певними труднощами. Ось найпоширеніші з них, яких варто уникати:
Надмірна деталізація
Хоча розділення проєкту на менші частини — це гарна ідея, важливо звертати увагу на наскільки дрібними ці частини є. Немає потреби створювати окремі картки для плану статті, першого чернеткового варіанту, вичитки й публікації.
Набагато ефективніше буде просто назвати картку за назвою статті й переміщати її між стовпцями залежно від етапу, на якому вона знаходиться. Це зменшить кількість елементів на дошці й полегшить працівникам відстеження процесу без зайвого навантаження.
Жорсткість
Суть Kanban-дошки полягає у гнучкості та спрямуванні зусиль на ті ділянки проєкту, які в конкретний момент є найважливішими. Деякі менеджери з управління проєктами відмовляються змінювати порядок виконання завдань, що зводить нанівець усю перевагу методу Kanban.
Звичайно, варто намагатися встигати в межах дедлайнів, але немає нічого поганого в тому, щоб спершу виконати інше завдання — якщо воно займає менше часу, має більший вплив на проєкт чи його термін несподівано змінився.
Драконівське управління
Самостійність — одна з найкорисніших переваг, яку Kanban-дошка може дати вашій команді (докладніше про це нижче), тож не варто бути надто суворою. У деяких компаніях лише менеджерам дозволено редагувати картки на дошці, і це серйозно шкодить ефективності.
Обмежуючи доступ до змін лише керівництву, ви уповільнюєте оновлення дошки. Це особливо критично, якщо менеджер перебуває в іншому часовому поясі, ніж більшість команди, — тоді дошка не буде оновлюватись годинами, поки він або вона не вийде на зв’язок.
Kanban vs Scrum
Багато команд плутають Kanban і Scrum, а деякі навіть використовують ці терміни як синоніми. Це не дивно, адже чимало компаній поєднують обидва підходи у своїй роботі. Проте між ними є суттєві відмінності.
Передусім, Scrum може бути швидшим у певних випадках використання, але його універсальність суттєво поступається тому, що пропонує Kanban. Саме тому Scrum здебільшого застосовується в компаніях із відносно стабільними пріоритетами, які не змінюються надто часто.
Натомість Kanban дозволяє легко змінювати систему у будь-який момент без ризику перетворити все на хаос. У своїй основі Scrum — це методика роботи, яка розбиває завдання на спринти. Тривалість одного спринту може варіюватися, але зазвичай становить від двох до чотирьох тижнів.
Жорстка структура Scrum може обмежувати адаптивність, тоді як гнучкий характер Kanban-дошки ідеально підходить для середовищ, де пріоритети змінюються часто. Це особливо актуально для таких галузей, як технологічна сфера, де потреби клієнтів і масштаби проєктів постійно змінюються.
Протягом спринту співробітники мають завершити всі призначені їм завдання. Новий спринт не може початися, поки поточний не буде виконаний на 100%. Це досить жорсткий підхід, однак він може дати чудові результати для команд, цілі яких відповідають такій чітко структурованій системі.
Переваги Kanban-дошки
Допомагає уникнути перевантаження команди
Одна з ключових переваг Kanban-дошок — це те, що вони наочно показують кожному в компанії, скільки завдань має кожен учасник команди. Співробітник, який бачить кількість незавершених задач, з більшою ймовірністю зосередиться на поточному беклозі, замість того щоб братися за нову роботу.
Це вирішує проблему, коли хтось намагається робити занадто багато одночасно й у результаті нічого не встигає вчасно. Завдяки більш усвідомленому підходу до вибору завдань навантаження в компанії буде розподілятись рівномірніше.
Менеджери проєктів також рідше випадково призначатимуть надмірну кількість роботи одному працівнику, якщо матимуть наочне нагадування про те, хто скільки вже тягне на собі. Не забувайте: збалансоване навантаження — основа ефективності всієї команди.
Крім того, прозорість дозволяє команді завчасно виявляти вузькі місця в процесі, що дає змогу запобігти затримкам ще до того, як вони стануть критичними. Визначаючи зони перевантаження, менеджери можуть швидко внести зміни й не допустити вигорання працівників.
Постійна оптимізація
Коли ви використовуєте Kanban-дошку як основу командної співпраці, оптимізувати процеси в реальному часі стає значно простіше. Наприклад, якщо в середині виконання проєкту ви усвідомите, що певне завдання важливіше за інше, — просто перетягніть картку вгору.
Це яскраво контрастує з жорсткими, статичними календарними системами, які набагато складніше оновлювати відповідно до змін у проєкті. Kanban-дошки можна порівняти з болідами Формули-1, які постійно вдосконалюються під час Гран-прі для досягнення максимальної продуктивності.
Можливість коригування «на ходу» також сприяє формуванню культури постійного навчання, де команди регулярно аналізують свої процеси й покращують їх. Швидка адаптація допомагає всім залишатися на правильному курсі, забезпечуючи ефективне досягнення цілей.
Ця гнучкість не лише прискорює поточну роботу над проєктом, а й допомагає команді підвищити ефективність у майбутньому, адже вона зможе експериментувати, визначати найкращі підходи та розуміти, які завдання слід пріоритезувати надалі.
Оптимізована прозорість
Жодна інша система управління роботою не є настільки прозорою, як Kanban. Усі можуть легко побачити, хто над чим працює, адже всі картки — буквально «на столі» та акуратно розподілені по стовпцях. Це усуває будь-які здогадки й помітно пришвидшує загальний темп роботи.
Інші формати, наприклад діаграми Ганта, також дозволяють розподіляти завдання між кількома виконавцями, але там не так просто зрозуміти, хто саме за що відповідає, без постійного гортання (через прив’язку до графіка).
Саме тому ми в Chanty пообіцяли зробити функцію «сортування за користувачем», якщо коли-небудь реалізуємо підтримку діаграм Ганта. Крім прозорості у плані того, хто які завдання виконує, Kanban також дозволяє відстежувати прогрес як на рівні окремих співробітників, так і всієї команди загалом.
Завдяки можливості відстеження в реальному часі, менеджери проєктів можуть швидко виявити, де потрібні додаткові ресурси чи підтримка. Це дає змогу ухвалювати рішення на випередження й утримувати команду на курсі навіть тоді, коли масштаб роботи змінюється.
Самостійність працівників
І, нарешті, мабуть, найбільша перевага використання Kanban-системи — це те, що вона дає вашим співробітникам змогу частково керувати своєю роботою самостійно. Така нова незалежність зменшує навантаження, яке зазвичай лягає на менеджерів проєктів.
Замість того щоб повідомляти керівниці, що завдання виконане, й чекати, поки вона оновить внутрішній список справ, працівниця може просто перетягнути свою картку в стовпець «виконано» — і вся команда одразу побачить результат.
Це не лише зручніше, а й суттєво економить час. Уявіть ситуацію: дизайнерка чекає, поки завершиться написання блогу, щоб створити інфографіку — не знаючи, що текст уже готовий, просто менеджерка ще не встигла оновити систему.
Такий підхід до самоуправління стимулює відповідальність і дає команді відчуття контролю над власним внеском. Крім того, це знижує потребу в мікроменеджменті, дозволяючи керівникам зосередитися на стратегічніших завданнях.
І подібних втрат часу легко уникнути, якщо дозволити команді самостійно керувати власними процесами.
Приклад Kanban-дошки: функція Kanban у Chanty
Нещодавно випущена Kanban-дошка Chanty є чудовим прикладом усіх переваг, які приносить цей тип системи управління роботою. Ви можете створювати нові картки та стовпці одним кліком, що означає, що вам не доведеться витрачати півгодини на налаштування системи.
Кожну картку також можна позначити певним пріоритетом — низьким, середнім або високим — залежно від терміновості виконання. На картці автоматично з’явиться відповідна наклейка зеленого, жовтого або червоного кольору, щоб учасники команди могли відразу побачити терміновість завдання, навіть не відкриваючи його.
Ви також можете встановити крайній термін виконання завдання та відфільтрувати перегляд Kanban за простроченими задачами, якщо хочете побачити, які частини проєкту відстають від загального робочого процесу.
Ця система ідеально підходить для редакторів, які керують контентними відділами, адже вони отримують повний огляд усіх статей, що прострочені, і можуть легко дізнатися, з якими авторами потрібно зв’язатися для нагадування.
Контент-маркетинг — лише один із практично нескінченного числа випадків застосування. Навіть найкраще сплановані стратегії можуть зазнати невдачі без організованої системи. Саме тут Kanban проявляє себе найкраще. Система на основі карток допомагає підтримувати порядок незалежно від того, чи ви маркетолог, агент з нерухомості або розробник програмного забезпечення.
У прикладі з нерухомістю можна створити картку для кожного об’єкта та перетягувати її в стовпець із позначками «вакантний», «запланований перегляд» або «проданий» залежно від стадії процесу. Таким чином у вас завжди буде актуальна інформація по кожному об’єкту.
Гнучкість системи не має меж — Kanban-дошки можна застосовувати практично в будь-якій галузі та ніші не лише для підвищення продуктивності, а й для зручного огляду проєкту зверху вниз.
Kanban-дошка дозволяє встановлювати певний часовий діапазон, щоб відображалися лише картки в межах цього періоду. Це допомагає зменшити безлад, адже не потрібно дивитися завдання, що не потрібно виконувати до наступного місяця.
Великі організації з величезними Kanban-дошками можуть легко знаходити потрібне, вводячи запит у пошуковий рядок. Нарешті, ви також можете встановити конкретного виконавця, щоб бачити тільки його картки — це корисно для членів команди, які хочуть бачити лише свої завдання.
Висновок
Як ви вже бачите, Kanban-дошка за свої 80 років існування значно допомогла компаніям по всьому світу. Малоймовірно, що вона зникне найближчим часом, тож варто звикати до рівня ефективності, який вона забезпечує.
Якщо ви готові спробувати Kanban і побачити, як він пришвидшує роботу вашої команди, чому б не запросити ваших співробітників до Chanty? Ми дуже раді почути ваші відгуки про цю функцію, над якою працювали місяцями. Усі зусилля були того варті, щоб покращити користувацький досвід!
На цьому все. Бережіть себе та продовжуйте працювати з Kanban!
