Програмне забезпечення для живого чату стрімко набирало популярності ще до пандемії — і ця тенденція збережеться в найближчому майбутньому. За прогнозами Allied Market Research, його вартість сягнула $997 мільйонів у 2023 року, при середньорічному темпі зростання 7,5%. Програмне забезпечення як послуга (SaaS) також еволюціонувало — це вже не просто чати, де учасники команди зустрічаються у віртуальному просторі для обміну ідеями. І це не просто цифровий канал для проведення сесій питань і відповідей між представником бренду та клієнтом.
На які функції звернути увагу при виборі live chat
Існує низка функцій і можливостей, які варто враховувати й ставити у пріоритет під час вибору найкращого програмного забезпечення для живого чату — як для сайту, так і для внутрішнього корпоративного використання. Пам’ятайте: це вже не просто звичні функції обміну повідомленнями, згадування колег чи передавання файлів. Нижче — ключові та унікальні елементи, які допоможуть зробити ваші чати дійсно ефективними:
1. Організація розмов і історії повідомлень
Одна з найбільш дратівливих проблем участі в кількох чатах одночасно — це хаос і неструктурованість розмов. Іноді здається майже неможливим відстежити всі повідомлення, особливо коли їх накопичується багато. Але сучасні рішення для миттєвого обміну повідомленнями здатні перетворити ваші чати на централізований хаб, у якому легко моніторити й упорядковувати комунікацію. Зазвичай такі інструменти мають функцію пошуку, яка дозволяє швидко знайти конкретне повідомлення від певного учасника, важливий документ або цілу нитку обговорення, присвячену, наприклад, брейншторму певного дня.
Пошук у таких інструментах економить багато часу — іноді це може бути навіть година, яку ви витратили б на безкінечний скролінг. До того ж, ця функція дозволяє ефективніше відстежувати виконання завдань. Це вже виходить за межі звичайної функції чату і підвищує рівень відповідальності всередині команди. Лише кілька кліків — і ви бачите, на якому етапі певне завдання, хто за нього відповідає, і можете одразу тегнути колегу, щоб повідомити про новий проєкт або дізнатись про статус поточного.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
2. Обмін ідей та спільна робота над ними
Сучасне програмне забезпечення для живого чату може стати джерелом цінних інсайтів, креативних ідей і кампаній, які надихають як команду, так і вашу аудиторію. І зовнішня, і внутрішня комунікація завжди потребують переконливих, чітких повідомлень. А це можливо тоді, коли ви можете ділитися контентом у групі без інформаційного перевантаження.
Ви можете закріплювати пости з важливими статтями, відео або зображеннями, щоб команда звернула на них увагу в першу чергу. Такий “пін” автоматично піднімає повідомлення у пріоритет — без потреби безкінечно гортати чат у пошуках потрібного.
Обирайте програму для живого чату, яка дозволяє створювати окремі треди для обговорень у контексті. Розмови, що виникають навколо певного контенту, мають бути чітко відокремлені від решти дискусій. Це дозволяє команді зосередитися й уникнути плутанини. Контекстний тред також допомагає тримати ідею “в русі”, не даючи їй загубитися серед дрібних побічних обговорень.
3. Керуйте учасниками команди
Сервіси живого чату — це не лише про зручне обговорення, але й про ефективне управління учасниками групи. Варто визнати: іноді навіть у робочих чатах дискусії можуть розпалюватися, перетворюючись на справжні віртуальні конфлікти. Команда вплутується в онлайн-сварку. Добре, що ви, як модератор, маєте змогу тимчасово обмежити доступ будь-кого з учасників, якщо вони не зупиняються або поводяться некоректно.
У великих робочих групах управління командою стає ще важливішим. На відміну від безкоштовних загальнодоступних чатів, обговорення тут не повинні бути безладним потоком повідомлень. Ви можете обмежити рівень участі кожного: хтось матиме повноцінні права на публікації, а комусь буде дозволено лише перегляд. Як керівник, саме ви вирішуєте, хто має які повноваження в чаті.
Не варто забувати, що корпоративна динаміка може бути складною. Не всі колеги ладнають між собою. Часом у команді можуть виникати приховані образи, ревнощі або напруга. Як модератор чату, ви можете запобігти конфліктам, обмеживши видимість одне одного для окремих учасників. Наприклад, якщо двоє колег у напружених стосунках, ви можете зробити так, щоб вони не перетиналися в жодній групі, тим самим зберігаючи спокій та продуктивність команди.
4. Синхронізація з іншими сторонніми застосунками
Сучасні засоби миттєвого обміну повідомленнями дозволяють отримувати сповіщення зі сторонніх застосунків, щоб ви були в курсі того, над чим працює команда. Це можуть бути соціальні мережі, сервіси для обміну файлами на кшталт Dropbox, хмарні сховища або веб-пошта. Такі інтеграції допомагають зв’язати поточні завдання з загальним прогресом команди.
Наприклад, застосунок для живого чату повідомляє, що Джон щойно завантажив свою інфографіку — саме вчасно для вашого внутрішнього дедлайну. Якби він завантажив її із запізненням на годину, сповіщення ви теж отримали б.
Ще одна перевага інтеграції вашого чату з іншими застосунками — це економія часу та збереження фокусу. Вам більше не потрібно постійно перемикатися між вікнами різних сервісів і чату, щоб стежити за активністю. Усе доступно в одному місці. Робочий ритм не переривається, а ваш фокус залишається незмінним, навіть коли темп задач зростає.
5. Переглядайте всі чат-активності на одній панелі керування
Застосунок для живого чату дає змогу контролювати десятки чатів та розмов одночасно. Це стосується файлів, які ви закріпили, пріоритетних тем обговорень і учасників із терміновими завданнями. З першого погляду ви бачите, які етапи виконані, а які ще потребують завершення. Подання у вигляді дошки також допомагає відстежувати ці активності та нагадувати тим, хто потребує підштовхування.
За допомогою миттєвих повідомлень ви можете створювати й налаштовувати активності вашої групи. Наприклад, можна коригувати дедлайни, роблячи їх гнучкішими, якщо певні складнощі гальмують робочий процес. Також легко виділити завдання, які ігноруються, і встановити для них пріоритети. Таким чином ви зможете оперативно оновлювати статус проектів, над якими працює кожен учасник, тримати команду у курсі та допомагати їй залишатися на правильному шляху.
Ефективність, яку приносить застосунок для живого чату, зробила його незамінним інструментом, особливо для віддалених команд. Воно входить до списку кращих інструментів для комунікації з дому за версією FinancesOnline, особливо під час пандемії. Менеджери, які координують десятки співробітників у різних локаціях, використовують його як центральний хаб.
6. Забезпечте мобільний доступ для вашої команди
Оскільки команди часто працюють у різних місцях, важливо, щоб комунікація не переривалася, коли люди відійшли від робочих столів. Вибір застосунку для живого чату з мобільним доступом гарантує, що учасники залишатимуться на зв’язку будь-коли і будь-де.
Наявність мобільного застосунку для платформи комунікації дозволяє отримувати оновлення в реальному часі та швидко відповідати, навіть коли команда у дорозі. Чи то вдома, чи в дорозі, чи на зустрічі з клієнтом — учасники можуть продовжувати обговорення, не прив’язуючись до комп’ютера.
Ця мобільна гнучкість допомагає командам залишатися спритними та оперативно вирішувати нагальні питання. Завдяки push-сповіщенням усі в курсі нових повідомлень і можуть реагувати без затримок, зберігаючи високу продуктивність.
Мобільний доступ також означає, що віддалені команди можуть працювати так само ефективно, як і офісні. Можливість ділитися файлами, спілкуватися і відстежувати завдання з будь-якого пристрою є критично важливою у сучасному динамічному розподіленому робочому середовищі.
7. Пріоритет безпеці та захисту даних
Забезпечення безпечної комунікації — це першочергове завдання, особливо коли обмінюються конфіденційною інформацією. Обирайте застосунки для живого чату з надійним шифруванням і двофакторною аутентифікацією, щоб захистити взаємодію в команді.
Безпека даних — це не лише питання конфіденційності, а й довіри. Завдяки сучасному шифруванню ваша команда може безпечно обмінюватися файлами та спілкуватися, не побоюючись витоків.
Контроль доступу додає ще один рівень захисту. Завдяки налаштуванням прав користувачів лише потрібні члени команди матимуть доступ до певних розмов, що знижує ризик несанкціонованого розголошення.
Нарешті, обирайте платформу, яка регулярно оновлює свої функції безпеки. Постійні удосконалення й аудити допомагають захищатися від нових загроз і гарантують, що ваша комунікація буде безпечною у довгостроковій перспективі.
Що live chat може зробити для вашого бізнесу
Програмне забезпечення для чатів еволюціонувало і стало незамінною платформою, яка організовує робочі процеси, керує проєктами та підвищує продуктивність. Воно дійсно полегшує обговорення та робить обмін інформацією між учасниками зрозумілим і керованим. Врешті-решт, створення ідей та реалізація завдань роблять вашу організацію більш міцною.
Ці постійні, чіткі потоки діалогу, які формуються завдяки живому чату, також сприяють підвищенню співпраці у вашому колективі. Дослідження ClearCompany свідчить, що організації з ефективними стратегіями комунікації мають на 50% менший рівень плинності кадрів.
Одним із позитивних наслідків гармонії у чатах є підвищення залученості працівників та їх утримання в компанії.
