Бути організованим і мати робочу етику може підвищити продуктивність вашої роботи. Це також допомагає знизити рівень стресу й напруги на роботі, адже ви все заздалегідь спланували та надаєте послуги найвищої якості.
Але які елементи самоуправління на роботі є найважливішими? І що найголовніше — як ваші організаційні підходи впливають на вашу ефективність?
У цій статті ви знайдете ключові аспекти саморганізації, а також кілька порад, як краще планувати свою роботу.
Основи самоорганізації
Як ми вже зазначали, самоуправління на роботі є критично важливим для підвищення ефективності та досягнення успіху. Але якщо ви хочете покращити свої навички, варто дізнатися, які елементи лежать в основі ефективної самоорганізації.
Планування
Перше, що спадає на думку, коли говоримо про самоуправління, — це навички планування.
Уміння грамотно розподіляти завдання протягом робочого дня — надзвичайно корисна навичка. Вона робить вас надійною та відповідальною людиною. А ще — допомагає працювати з меншим стресом, адже вам не доводиться постійно хвилюватися через дедлайни й відчувати тиск часу.
Ефективне планування спирається на кілька мікроелементів:
- Пріоритезація завдань і виконання термінових першочергово. Завдяки цьому ви дотримуєтеся дедлайнів і не створюєте ланцюгову реакцію затримок.
- Самостійність у роботі. Тобто вам не потрібно постійно звертатися по допомогу для виконання завдань.
- Швидка й ефективна комунікація, яка завжди актуальна. Ви вчасно відповідаєте на листи та дзвінки, не відкладаєте зустрічі й інші колективні активності.
- Організованість у робочому просторі. Чисте й охайне робоче місце сприяє продуктивності — ви завжди знаєте, де що лежить. Документи в алфавітному порядку й стікери на виду — дуже зручні. Можна піти ще далі та оцифрувати документи, щоб шукати файли напряму. Якщо ви працюєте з юридичними документами, обов’язково використовуйте шаблони для контрактів — не доведеться щоразу створювати їх з нуля, і ви завжди знатимете, де що зберігається.
- Пунктуальність. Приходити вчасно або трохи раніше — ознака професіоналізму.
- Календар із позначеними вихідними, святами, відпустками, корпоративами тощо.
- Завчасне попередження та превентивні дії. Організована людина повідомляє керівництво про майбутню відпустку заздалегідь — за тиждень або два, щоб компанія не стикалася із затримками. Також така людина завжди має план «Б» на випадок форс-мажору.
Відповідальність
Якщо ви самостійний працівник, який уміє організовувати свою роботу, ймовірно, що ви запобігаєте багатьом помилкам завдяки ретельному плануванню. Проте помилки трапляються, і в таких випадках важливо показати, що ви готові чесно відповідати перед керівництвом.
Сьогодні менеджери та керівники цінують співробітників, які не бояться брати на себе відповідальність за промахи. Найгірше для компанії — це працівники, які перекладають провину на інших. Тому визнавати як помилки, так і успіхи — це частина професійного шляху, що допомагає економити ресурси компанії.
Ось як відповідальний працівник проявляє свою відповідальність:
- Приймає виклики та нові обов’язки, якщо впевнений у своїх силах.
- Відмовляється від нових завдань і проектів, якщо вважає, що не впорається з ними.
- Впевнено визнає свої успіхи.
- Критично ставиться до своїх помилок і думає, як їх виправити.
- Є надійним.
- Володіє навичками адаптації в нестандартних ситуаціях.
Ініціатива
Ще один важливий аспект — ініціатива. Здатність знаходити нові способи виконання роботи або пропонувати ідеї для розвитку бізнесу — одна з найкорисніших навичок. Ініціатива також передбачає покращення процесів і впровадження нових технологій, які роблять роботу команди ефективнішою.
Більшість компаній, які прагнуть розвиватися, шукають працівників, здатних працювати автономно. Вони цінують людей, які можуть приносити корисні ідеї, що прискорюють розвиток компанії. Співробітники, які активно пропонують покращення, не лише допомагають бізнесу зростати, а й демонструють лідерський потенціал.
Навички ініціативи включають:
- Вміння розв’язувати проблеми за допомогою нових і креативних ідей.
- Пропозицію інновацій, що сприяють розвитку компанії.
- Дії без очікування заохочення від керівника (окрім ризикових ситуацій, які потребують погодження).
- Заохочення інших до активних дій і залучення до процесів.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
Як стати працівником, який вміє самостійно керувати своєю роботою
Покращення навичок самоорганізації — це тривалий процес. Ви не станете організованими за один день, для цього потрібен час. Більше того, треба випробувати різні стратегії, щоб зрозуміти, що працює найкраще саме для вас і є найефективнішим. Пам’ятайте, що те, що підходить одній людині, може не підійти іншій.
Проте ви можете почати з базових методів управління розкладом, а згодом розробити більш конкретні підходи. Ось кілька ключових порад для ефективної самоорганізації.
- Складіть список справ і організуйте розумний розклад
Оскільки планування — основа організації, намагайтеся заносити важливі зустрічі, дедлайни та інші ключові дати до свого особистого календаря. Використання цифрових інструментів, таких як спільні календарі, допоможе ще більше оптимізувати розклад і забезпечить розуміння планів усіма учасниками. Намагайтеся виконувати завдання за день-два до дедлайну, щоб мати час виправити можливі помилки. Для великих проєктів розбивайте завдання на менші кроки — так робота виглядатиме менш обтяжливою й більш досяжною.
Наприклад, якщо завдання потрібно здати у середу, спробуйте закінчити його в понеділок і відправити у вівторок. У разі проблем із хмарним сховищем або форматуванням файлу у вас буде час на виправлення.
Не забувайте складати конкретні списки справ на кожен день і починати з найскладніших завдань. Відстеження виконання цих завдань дає відчуття досягнення і мотивує братися за наступні виклики.
- Організуйте документи, робочий стіл і робочий простір
Якщо ви ніколи не приводили в порядок свої файли, почніть зараз. Для деяких людей це дуже трудомістка задача, бо накопичилося багато хаотичних речей і документів. Проте цей крок є надзвичайно важливим і не підлягає ігноруванню. Використання цифрових інструментів для організації, таких як хмарне сховище та застосунки для керування файлами, значно полегшить і прискорить цей процес.
Почніть із хмарного сховища та комп’ютера. Зберіть схожі статті й застосунки у папки з відповідними зрозумілими назвами. Робочий стіл має бути майже порожнім, а файли — легко доступними.
Потім упорядкуйте паперові документи: рахунки, файли, нотатки, брошури, журнали тощо. Використовуйте полиці й папки для зручного зберігання. Після цього організуйте свій робочий простір та приберіть його.
Коли все буде на своїх місцях, ви завжди будете знати, де шукати потрібний файл.
Пам’ятайте підтримувати порядок: додаючи нові документи, кладіть їх у відповідні папки.
- Використовуйте технології
Технології дуже корисні для самоорганізації. Деякі пристрої мають вбудовані застосунки для створення списків справ, які можна відмічати як виконані. Також деякі застосунки пропонують широкий спектр функцій — нагадування про зустрічі, трекери здоров’я і фізичної активності, інтерактивні нотатники.
Таким чином, вам не потрібен папір, а ваш мобільний журнал завжди під рукою на телефоні.
- Станьте незалежними та відповідальними
Ця порада вимагає зміни мислення. Якщо ви хочете краще керувати собою і своєю роботою, варто брати відповідальність за свої дії.
Не чекайте, поки бос скаже, що робити. Починайте заздалегідь і вкладайте більше ентузіазму в те, що робите. Так ваші колеги та керівники будуть вважати вас прикладом для наслідування.
Не соромтеся просити про те, що вам потрібно. Чи то підвищення зарплати, чи курс підвищення кваліфікації — звертайтеся до менеджера і говоріть прямо.
- Співпрацюйте
Самоорганізація не означає, що ви повинні робити все самотужки. Відкрите спілкування і співпраця — ключ до успіху на роботі. Сильна співпраця часто призводить до кращих результатів, адже різні точки зору допомагають знаходити ефективні рішення. Не бійтеся ставити запитання або пропонувати ідеї.
Наприклад, навіть якщо ви працюєте за столом, зверніться до CEO, якщо у вас є інноваційна ідея для компанії. Це може призвести до підвищення, збільшення зарплати, покращення репутації — або всього одразу. Активна участь і зворотний зв’язок також сприяють професійному розвитку та визнанню.
Висновок
Самоорганізація є ключовою для вашої роботи. Ваша продуктивність зростає, а колеги й керівництво більше цінують вас. Розвиваючи ці навички самоорганізації, ви не лише підвищуєте ефективність, а й стаєте цінним членом команди чи компанії.
Три основи хорошої самоорганізації — планування, відповідальність і ініціатива. Якщо хочете покращити самоорганізацію, спробуйте ці п’ять порад:
- Складіть список справ і організуйте розумний розклад.
- Організуйте свої документи, робочий стіл і простір.
- Використовуйте технології.
- Станьте незалежними та відповідальними.
- Співпрацюйте.
Застосовуючи ці техніки, ви створите більш структурований і продуктивний робочий день, що в кінцевому результаті призведе до більшого успіху у вашій кар’єрі.
Add comment