Плануєте підвищити продуктивність бізнес-процесів? Хочете впровадити певні зміни у своїй маркетинговій діяльності? Якщо так, не поспішайте реалізовувати ці зміни одразу. Це може спричинити проблеми, особливо якщо мова йде про суттєві зміни, які впливають на звичний спосіб ведення бізнесу.
Натомість варто скористатися програмами для управління командою. Якщо запитаєте — навіщо, ось відповідь: ці інструменти створені для того, щоб оптимізувати співпрацю, підвищити ефективність і допомогти вашій команді залишатися організованою на всіх етапах реалізації проєктів. Нижче — кілька популярних варіантів, на які варто звернути увагу.
- ProofHub – програма для управління проєктами, яка об’єднує завдання, обговорення та обмін файлами на одній платформі.
- Chanty – застосунок для спілкування та співпраці, створений для спрощення командних чатів і керування завданнями.
- nTask – інструмент, розроблений для команд, які працюють за гнучкою методологією (agile), щоб легко планувати, керувати проєктами та відстежувати їх виконання.
- Toggl Plan – візуальний календар і засіб для планування, який допомагає командам розподіляти завантаження та будувати таймлайни.
- Asana – платформа для підвищення продуктивності, яка надає аналітику роботи команди та пропозиції для оптимізації робочих процесів.
- Monday.com – інструмент для відстеження ефективності та продуктивності команди, який візуалізує прогрес і сприяє покращенню результатів.
Якщо обрати правильний інструмент, зміни в бізнесі відбуватимуться не лише плавно, а й відповідатимуть вашим стратегічним цілям.
Як програмне забезпечення для управління командою допомагає вашому бізнесу?
Пояснимо простіше. Правильно підібраний інструмент для управління командою — це надійна основа для будь-яких майбутніх змін у бізнесі: у процесах роботи, маркетингових підходах чи навіть у корпоративній культурі. Без нього на впровадження змін вручну знадобилося б значно більше часу. До того ж, такий підхід може позитивно трансформувати ваш бізнес і допомогти створити культуру, якою ви будете пишатися.
Звісно, застосунки для управління командою використовуються не лише з цією метою. З моменту появи вони постійно вдосконалювались і тепер пропонують безліч корисних функцій. У цій статті ми виділили основні переваги, які пояснюють, чому такі рішення варто розглядати кожному бренду.
1. Управління проєктами
Управління проєктами має вирішальне значення для успіху будь-якої організації — і дедалі більше компаній це усвідомлюють. Насправді організації, які інвестують у програмне забезпечення для управління проєктами, витрачають у 28 разів менше коштів порівняно з тими, хто цього не робить, адже більшість їхніх стратегічних ініціатив реалізуються ефективно.
Попри те, що діяльність у сфері управління проєктами дозволяє отримати на 28% вищий дохід завдяки стабільним результатам, лише 28% компаній користуються такими інструментами. Якщо ви досі не належите до їх числа — наполегливо рекомендую розглядати управління проєктами як стратегічну компетенцію для досягнення бізнес-успіху.
Незалежно від того, чи ваші проєкти розташовані в різних частинах світу, чи зберігаються в одному спільному середовищі, команді потрібна надійна основа для управління проєктами, аби досягати найвищих результатів. Ось як застосунок для планування проєктів може покращити планування й організацію в команді:
- Дозволяє дізнатися, скільки годин і які функції призначено кожному учаснику команди.
- Допомагає визначити вільні часові проміжки та встановити реалістичні дедлайни, щоб уникнути перенавантаження.
- Дає змогу оперативно виділяти час на завдання з високим пріоритетом, якщо такі з’являються в процесі.
- Дозволяє доручати додаткові обов’язки тим, хто завершує роботу раніше запланованого.
- У результаті — більш продуктивна та організована команда.
ProofHub пропонує один із найнадійніших інструментів для управління проєктами, який допомагає менеджерам підвищити ефективність роботи своїх команд.
Цей інструмент надає команді можливість самостійно керувати завданнями після їх виконання. Ви можете планувати проєкт і візуалізувати його у вигляді таймлайну, а також коригувати план залежно від дедлайнів. Серед інших функцій:
- Зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
- Можливість налаштувати робочий процес під свої потреби
- Пріоритезація завдань з урахуванням термінів
- Сповіщення користувачів про статус виконання завдань
- Інтеграція з іншими застосунками
Цим інструментом можуть користуватися компанії будь-якого масштабу для планування, співпраці, організації та реалізації проєктів — незалежно від їхнього обсягу. Це допоможе досягти вищого рівня продуктивності.
2. Співпраця та комунікація
Співпраця та комунікація в команді — основа ефективного бізнесу. Йдеться про те, щоб мати змогу чітко висловлювати свої думки й бути на одній хвилі з усіма процесами. Якщо у вашій команді досі не сформована культура комунікації та взаємодії — почніть працювати над цим уже сьогодні. Надайте своїм працівникам інструменти, які зміцнюють цю важливу складову майбутнього успіху вашого бренду.
Уявіть, що ви приходите в офіс, щоб нарешті взятися за завдання, яке вже тиждень відкладається. І раптом хтось підходить до вас із купою запитань. Що з цього виходить? — Ніхто не встигає зробити свою роботу. Завдання знову залишається в статусі «очікує».
Функція командного чату та співпраці від Chanty забезпечує безпечну взаємодію як для внутрішніх, так і для віддалених працівників. За допомогою цього застосунку ви можете створювати та керувати завданнями, обмінюватися файлами й відстежувати активність команди.
Цей інструмент легко інтегрується з іншими застосунками, такими як Google Drive, OneDrive, Zapier, Giphy тощо. Користувачі Chanty можуть співпрацювати в режимі реального часу та спілкуватися через повідомлення або відеозв’язок.
У чому перевага використання Chanty?
- Отримуйте сповіщення про дедлайни, комунікацію в команді та інші важливі оновлення
- Діліться та редагуйте код разом із колегами, не залишаючи застосунок
- Імпортуйте та експортуйте важливі дані з інших інструментів
- Спілкуйтеся з членами команди та згадуйте їх поіменно за допомогою @згадок
- Повноцінний мобільний досвід без втрати функціональності застосунку
Зверніть увагу: навіть застосунок для командної співпраці, такий як Chanty, має використовуватися організовано. Часте перемикання на Chanty для відповіді на запитання колег може відволікати від основної роботи. Тому рекомендую кожному керівникові команди встановити 1–2 години на день для того, щоб члени команди могли ставити запитання й обговорювати свої проєкти.
3. Гнучка (Agile) розробка
Успішне створення програмного забезпечення — це не лише про організовану командну роботу, а й про задоволення від створення чогось справді важливого разом з гнучкою командою. І щоб ви знали: agile-команди — це не лише інженери. У великих організаціях, зокрема у виробничих компаніях чи закладах охорони здоров’я, agile-команди можуть включати HR, маркетинг, продажі та інші підрозділи.
Без повноцінного застосунку для управління командою ваша agile-команда може зіткнутися з труднощами в досягненні результатів. До того ж, у вас не буде ефективного способу оцінити виконану роботу чи результативність команди.
Однак із правильним інструментом для управління завданнями в Agile-підході компанії можуть ефективно:
- Додавати всі майбутні завдання та пріоритезувати їх відповідно до бізнес-потреб
- Призначати завдання колегам, автоматично сповіщаючи їх про нову роботу
- Ділитися завданнями безпосередньо через застосунок для управління командою
- Вимірювати час, витрачений на завдання, щоб оцінити продуктивність команди
Розглянемо приклад, щоб краще зрозуміти, як працює програмне забезпечення для управління завданнями в agile-команді:
- Джон створює нове завдання, встановлює дедлайн і визначає пріоритет
- Він бере на себе частину відповідальності, а іншу передає Роберту, оскільки потребує його допомоги
- Роберт отримує сповіщення про нове завдання
- Джон і Роберт виконують завдання та фіксують витрачений на нього час
- Завершене завдання позначається як «виконано» та зникає зі списку
- Джон і Роберт разом із керівником команди можуть проаналізувати свою продуктивність, переглянувши звіт
nTask — відомий хмарний інструмент для управління командою, спеціально розроблений для Agile-команд.
nTask пропонує широкий набір функцій, зокрема відстеження завдань, співпрацю, діаграми Ганта, управління зустрічами, трекінг проблем, коментарі до завдань, управління ризиками в проєкті тощо. Цей інструмент надає всі можливі рішення для бізнесу в одному місці.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
4. Календар і планування
Сьогодні, коли все більше людей працює віддалено, використання продуманого календаря є надзвичайно важливим для ефективного управління командою. Менеджер команди може швидко призначати зустрічі та інші події з членами команди, бізнес-партнерами або клієнтами за допомогою спільного календаря.
Календар має безліч переваг, необхідних для ефективного керування будь-якою командою:
- Завдяки розкладу в календарі ви знатимете, коли члени команди відсутні в офісі, що допоможе раціонально розподіляти завдання.
- Бронюйте переговорні кімнати та інші необхідні ресурси заздалегідь, особливо якщо офіс має обмежену кількість приміщень.
- Використовуйте автоматизовані функції, щоб швидко визначити зручний час для зустрічі з клієнтами.
Підсумовуючи: якщо ваша команда досі не користується календарем, саме час почати. Спільні календарі легко створювати, редагувати й поширювати — це допомагає тримати всіх членів команди в курсі подій. Потужні календарі, як-от Toggl Plan, дозволяють побачити загальну картину проєкту та чітко розуміти графік роботи всієї команди.
Toggl Plan — це надзвичайно детальний календар із простими у використанні функціями. Наприклад, менеджер команди може створювати та ділитися дорожніми картами проєктів і таймлайнами, отримувати огляди завдань (щомісячні, поквартальні або річні), а також впорядковувати завдання за пріоритетністю, щоб швидше досягати результату.
5. Аналітика команди та рекомендації
Аналітика команди — один із найважливіших аспектів будь-якого проєкту, адже вона допомагає трансформувати бізнес, покращуючи комунікацію в команді та стосунки між її учасниками. Як менеджер проєкту, завдяки таким даним ви зможете:
- Аналізувати загальну поведінку команди
- Оцінювати настрої та зміни в емоційному фоні колективу
- Визначати внесок команди в реалізацію проєкту
- Отримувати уявлення про прогрес у роботі над проєктом
- Отримувати рекомендації щодо ефективнішої командної взаємодії
- Економити час завдяки швидкому зворотному зв’язку
Тепер ви можете отримувати такі аналітичні дані й працювати розумніше завдяки Asana. Це один із найпопулярніших інструментів для управління проєктами, спеціально розроблений для координації кількох команд одночасно та моніторингу ефективності реалізації проєктів з метою покращення результатів. Менеджери можуть оцінювати залученість працівників і створювати звіти, використовуючи можливості Asana.
Ось деякі з функцій, які пропонує Asana:
- Надзвичайно інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який нагадує естетику соціальних мереж, таких як Facebook
- За допомогою Asana можна відстежувати час, призначати відповідні завдання працівникам, регулярно отримувати оновлення щодо їхньої роботи та візуалізувати цілі
- Ви можете легко керувати взаємозалежними, не запланованими або такими, що перекриваються, завданнями, а також оцінювати плани проєктів, на які може покладатися ваша команда
6. Відстеження результатів і ефективність команди
Розуміння того, як добре працює ваша команда, — ключ до вдосконалення процесів і внесення коректив, які допомагають бізнесу працювати безперебійно. Йдеться не лише про дотримання дедлайнів, а й про оптимізацію робочих процесів і ефективне використання ресурсів.
Спеціалізований інструмент для відстеження ефективності допоможе вам:
- Вимірювати продуктивність окремих співробітників і команди в реальному часі
- Виявляти неефективні моменти та швидко усувати блокери
- Відстежувати розподіл ресурсів і навантаження на команду
- Автоматизувати створення звітів про прогрес для полегшення управління
Monday.com вирізняється серед інших своєю здатністю наочно відображати й відстежувати продуктивність команди з плином часу.
З такими функціями, як:
- Налаштовувані інформаційні панелі, що відображають ключові показники ефективності (KPI) для окремих завдань і прогресу команди
- Оновлення в реальному часі для моніторингу навантаження та рівня виконання завдань
- Автоматизація завдань для зменшення ручної праці та уникнення пропуску дедлайнів
- Детальна аналітика продуктивності для вдосконалення стратегій команди та підвищення ефективності
З Monday.com ви зможете відстежувати не лише виконання завдань, а й оптимізувати процеси на основі отриманих даних про продуктивність, що робить цей застосунок незамінним інструментом для досягнення постійного покращення.
Висновок
Тепер ми знаємо, що правильний інструмент для управління командою може надати вашому бізнесу можливість працювати ефективніше як з точки зору продуктивності, так і якості результату. Завдяки цьому застосунку працівники можуть покращити комунікацію, ефективно планувати та керувати проєктами, а також аналізувати звіти.
То чому ж відкладати? Оберіть відповідне програмне забезпечення для управління командою, яке відповідає вашим робочим процесам, і скористайтеся усіма зазначеними перевагами.
