Чи знали ви, що ефективна комунікація настільки важлива в бізнесі, що навіть група пінгвінів не змогла б функціонувати без неї? Саме так, вони спілкуються, щоб разом полювати на їжу та виживати в суворих умовах. Ці пінгвіни здійснюють транзакційну комунікацію, реагуючи і адаптуючись один до одного в режимі реального часу. Якщо це під силу їм, то й ваша команда теж зможе!
Один зі способів покращити вашу комунікацію — це використання транзакційної моделі комунікації. Ця модель розглядає комунікацію як безперервний, динамічний процес, в якому кожен учасник одночасно надсилає й отримує повідомлення та коригує свої дії на основі зворотного зв’язку. У бізнесі транзакційна модель комунікації сприяє створенню колаборативного середовища, де пріоритетом є цикли зворотного зв’язку та спільне розуміння.
Давайте заглибимось і дізнаємось, як транзакційна модель допоможе вашій команді злетіти, як зграя пінгвінів.
Що таке транзакційна модель комунікації?
Чи коли-небудь ви грали в гру «гаряча картопля» зі словами, не впевнені, хто ж наступний її спіймає? Вітаємо, ви щойно стали свідком транзакційної моделі комунікації в дії! У цьому веселому танці ми по черзі виступаємо в ролі відправника та отримувача, перекидаючи ідеї один одному. Ця динамічна модель підкреслює безперервний обмін інформацією, де обидві сторони активно беруть участь у розмові.
Хоча особисті розмови та телефонні дзвінки є класичними прикладами транзакційної комунікації, ця модель може застосовуватися у різних робочих ситуаціях, особливо під час командної співпраці та міжособистісного спілкування. Незалежно від того, чи генеруєте ви ідеї, надаєте зворотний зв’язок або вирішуєте конфлікти, транзакційна модель відіграє ключову роль у забезпеченні чітких і ефективних обмінів інформацією.
gitmind.com
Транзакційна модель комунікації ефективна, бо це добре скоординований танець між двома або більше людьми. Ви можете допомогти своїй команді спілкуватися граціозно та гармонійно, не наступаючи один одному на ноги. Ця модель також підкреслює важливість активного слухання, невербальних сигналів та зворотного зв’язку, що забезпечує правильне розуміння повідомлення та сприяє більш інклюзивному і співпраці середовищу.
Лінійна vs. транзакційна модель комунікації
Щоб справді усвідомити силу транзакційної моделі комунікації, корисно порівняти її з її протилежністю — лінійною моделлю. Лінійна модель працює як одностороння вулиця, де комунікація рухається в одному напрямку без очікування відповіді від отримувача. У цій моделі основною метою є передача конкретного повідомлення.
Уявіть собі, що ви випускаєте відеооголошення або ділитеся блок-схемою для рецензії колег. У цих випадках інформація надсилається для отримання та розуміння без безпосереднього обміну ідеями або зворотним зв’язком.
researchgate.net
На відміну від лінійної моделі, яка зосереджена на односторонній комунікації, ця модель розглядає комунікацію як динамічний, двонаправлений процес, що характеризується безперервною взаємодією між кількома учасниками.
Головною метою цієї моделі є не лише передача повідомлення, а й налагодження змістовних відносин між комунікантами.
Особисте спілкування, наприклад, відеодзвінки, є прикладом транзакційної моделі комунікації, де учасники активно обмінюються думками та емоціями.
Характеристики транзакційної моделі комунікації
Щоб добре зрозуміти, як впровадити транзакційну модель комунікації у вашому робочому середовищі, розглянемо її ключові елементи:
- Динамічність. Модель розглядає комунікацію як динамічний процес, що включає обмін повідомленнями туди й назад між відправником і отримувачем.
- Реальний час. Комунікація має відбуватися в режимі реального часу, щоб вважатися транзакційною, але це не обов’язково має бути особисте спілкування — відеодзвінки, телефонні розмови та застосунки миттєвих повідомлень теж належать до транзакційної комунікації.
- Спільна відповідальність. Як відправник, так і отримувач несуть спільну відповідальність за ефективність комунікації.
- Контекст. Транзакційна модель комунікації враховує фізичний, соціальний, культурний, міжособистісний та психологічний контекст, у якому відбувається спілкування.
calltutors.com
- Невербальна комунікація. Модель визнає вплив невербальних сигналів і поведінки, таких як міміка та жести, на комунікацію і допомагає отримувати інформацію під час взаємодії людей.
- Встановлення відносин. Згідно з цією моделлю, мета комунікації — радше довгострокова: не просто передати конкретне повідомлення, а побудувати стосунки між комунікантами.
- Зворотний зв’язок. Це означає, що надання та отримання інформації про комунікацію є невід’ємною частиною самого процесу спілкування.
- Шум. На комунікацію впливають зовнішні та внутрішні фактори, включно з шумом, відволіканнями, а також емоційним станом відправника і отримувача.
- Спільне значення. У цій моделі комунікація вважається успішною, коли відправник і отримувач розуміють повідомлення однаково.
- Безперервність. Комунікація є безперервним процесом, що відбувається як усвідомлено, так і неусвідомлено.
Тепер ви знаєте, як відрізнити її від інших моделей комунікації. А що далі?
Впровадження транзакційного підходу на робочому місці
Перехід до транзакційної комунікації в команді потребує врахування кількох аспектів, тому ось короткий огляд.
1. Приймайте різні стилі спілкування. Транзакційна модель комунікації визнає, що кожна людина має свій унікальний стиль спілкування. На це впливають такі фактори, як культурне походження, виховання та особистий досвід.
Розуміючи і поважаючи різноманітність стилів спілкування, члени команди можуть подолати потенційні бар’єри та сприяти кращому взаєморозумінню між собою.
2. Заохочуйте активне слухання. Активне слухання означає бути повністю присутнім і ментально залученим у процес спілкування.
Заохочуйте учасників команди практикувати активне слухання, уважно зосереджуючись на тому, що говорять інші. Це включає постановку уточнюючих питань, пошук додаткової інформації та надання конструктивного зворотного зв’язку для глибокого розуміння повідомлення.
mygreatlearning.com
3. Сприяйте культурі зворотного зв’язку. Зворотний зв’язок відіграє ключову роль у підвищенні продуктивності та професійному розвитку. До речі, понад половина працівників бажає отримувати миттєвий зворотний зв’язок.
Заохочення культури надання та запиту зворотного зв’язку дозволяє членам команди швидко вирішувати непорозуміння. Це сприяє відкритому діалогу, прояснює очікування і зміцнює комунікацію, виключаючи плутанину чи потенційні затримки у виконанні завдань.
4. Наголошуйте на чіткості. Відсутність чіткості у початкових повідомленнях і командній комунікації може призводити до середньої втрати 7,47 години на тиждень.
Щоб уникнути цього, члени команди повинні прагнути до чіткої і лаконічної мови. Пряме формулювання ідей і інструкцій допомагає мінімізувати потенційні проблеми та неправильне тлумачення.
Наголос на чіткості дає змогу ефективно спілкуватися, оптимізує робочі процеси та запобігає зайвим перешкодам. Крім того, впровадження інструментів автоматизації робочих процесів, таких як Zapier, може ще більше покращити чіткість і ефективність, забезпечуючи послідовність і стандартизацію комунікаційних процесів.
5. Враховуйте контекстуальні фактори. Транзакційний підхід визнає, що різні контекстуальні фактори впливають на комунікацію. Це фізичний, соціальний, культурний, міжособистісний та психологічний контекст, у якому відбувається спілкування.
Наприклад, при спілкуванні з носієм іншої мови англійської, можливо, доведеться ретельніше формулювати повідомлення. Водночас цей контекст може не впливати на розмову двох носіїв мови.
Так само розмова з колегою біля шумної кавомашини демонструє, як фізичне середовище може впливати на передачу повідомлення.
6. Заохочуйте спільну відповідальність. У транзакційній моделі комунікації як відправник, так і отримувач несуть відповідальність за ефективність спілкування. Члени команди повинні усвідомлювати і приймати свої ролі у цьому процесі.
Вони співпрацюють, щоб забезпечити чітке і точне передавання повідомлень, беручи на себе відповідальність за власне розуміння та активно шукаючи уточнення за потреби.
Застосування моделі в дистанційних командах
У дистанційній командній роботі забезпечення транзакційної комунікації може стикатися з унікальними викликами через різний графік роботи учасників команди.
Одним із ключових моментів у впровадженні цього підходу є вибір відповідних каналів комунікації. Хоча електронна пошта часто використовується, забезпечення доступу команди до платформ для миттєвих повідомлень та відеоконференцій дозволяє проводити комунікацію в режимі реального часу та сприяє обміну ідеями і зворотним зв’язком.
Однак у випадку міжнародних команд різниця у часових поясах може ускладнити оперативне вирішення питань. У таких випадках електронна пошта стає важливим інструментом.
При використанні електронної пошти або інших методів не миттєвої комунікації, наприклад, під час спільної роботи з шаблоном презентації, важливо дотримуватися раніше наведених рекомендацій, зокрема:
- надання і запит зворотного зв’язку,
- прояснення повідомлень,
- врахування контексту та різних стилів спілкування,
- заохочення спільної відповідальності.
Варто зазначити, що електронна пошта часто вважається лінійною формою комунікації, оскільки їй бракує миттєвого зворотного зв’язку та активного слухання, які є в інших каналах спілкування.
Однак навіть в електронній пошті важливо демонструвати свою присутність і залученість. Це можна порівняти з механізмом транзакційних листів у маркетингу електронної пошти: як дія користувача запускає автоматичну відповідь, так і підтримка зв’язку з дистанційними колегами вимагає подібного підходу.
Уникайте залишати їхні повідомлення в статусі «Прочитано» без підтвердження. Натомість розробіть просту стратегію листування, яка демонструватиме вашу активну участь, визнаватиме їхні дії та міститиме цікаві фрази для початку розмови.
Наприклад, ви можете відповісти на їхню ідею так:
“Дякую за ідею. Розглядаю можливість її впровадження у проект і скоро поділюся своїми думками.”
Такий підхід показує, що ви побачили повідомлення і активно враховуєте внесок співрозмовника. В інших випадках достатньо простого «Прийнято до відома», щоб дати зрозуміти, що повідомлення прочитане і почуте.
Застосовуючи перелічені кроки та впроваджуючи такий підхід до електронної комунікації, ви зможете почати реалізацію транзакційної моделі комунікації у вашому робочому середовищі навіть у дистанційному форматі.
Наступний розділ докладніше розгляне конкретні переваги цієї моделі.
Переваги переходу до транзакційної комунікації
Ви все ще можете замислюватися: навіщо змінювати спосіб комунікації в команді? Нижче наведено докладний огляд переваг, які ця модель приносить у робоче середовище.
Зменшення фінансових втрат
Понад 80% компаній, які стикаються з проблемами комунікації, зазнають фінансових втрат щонайменше на $10 000. Щоб компенсувати непорозуміння та пов’язані з ними помилки, працівники часто пропускають дедлайни та витрачають більше часу на виконання завдань, що призводить до залучення додаткових ресурсів.
Тому забезпечення ефективної комунікації допомагає запобігти відповідним фінансовим втратам.
grammarly.com
Вища продуктивність
З глибшим розумінням точок зору колег, члени команди починають спілкуватися ефективніше та чіткіше. Це сприяє швидкому та результативному впровадженню методів вирішення проблем і знижує кількість непорозумінь.
Більше ніж 50% працівників у сфері знань демонструють вищу продуктивність, коли підвищується ефективність комунікації. Отже, завдяки кращому спілкуванню члени команди встигають зробити більше за менший проміжок часу, що напряму підвищує продуктивність.
Покращена командна робота та динаміка групи
Модель також підкреслює важливість спільної відповідальності та контекстуальних чинників, що призводить до чіткішого розподілу відповідальності у спілкуванні.
Окрім цього, врахування контексту допомагає розмежувати зовнішній вплив на комунікацію без звинувачень на адресу учасників у разі появи прогалин у повідомленнях.
Зрештою, учасники взаємодіють як окремі сторони, кожна з яких бере на себе відповідальність і робить внесок в ефективність комунікації. А це веде до покращеної динаміки команди та міцнішої командної роботи.
Простіший шлях до інновацій
Модель змінює підхід до взаємодії в команді, сприяючи чіткості, зворотному зв’язку, відкритому спілкуванню та ефективній командній співпраці. Вона створює середовище, що заохочує відкритість і прийняття, дозволяючи вільно обмінюватися інноваційними ідеями та точками зору.
Міцніші стосунки
Завдяки акценту на чіткому і зрозумілому висловлюванні, зворотному зв’язку та спільній відповідальності, транзакційний підхід формує культуру поваги та рівності серед учасників комунікації. Таке інклюзивне середовище гарантує, що кожен член команди почувається почутим і побаченим, не залишаючись пасивним, а натомість відчуваючи свою цінність і належність до спільноти.
З часом така поважна й ефективна комунікація сприяє формуванню міцних, надійних і взаємодовірливих професійних відносин між колегами.
Виклики впровадження транзакційної моделі комунікації
На жаль, впровадження нового підходу до комунікації може супроводжуватись певними труднощами, особливо коли йдеться про транзакційну модель, яка розглядає комунікацію як двосторонній процес. Ця модель вимагає від учасників більшої залученості, що може ускладнити її впровадження. Тому важливо розуміти необхідні кроки та завчасно готувати команди до майбутніх змін.
Подолання бар’єрів у спілкуванні
Подолання бар’єрів у спілкуванні є ключовим етапом у впровадженні транзакційної моделі комунікації. Незважаючи на її переваги, можуть існувати мовні бар’єри, відмінності у стилях роботи, технічні труднощі тощо, які перешкоджають ефективній співпраці. Наприклад, транзакційна комунікація акцентує увагу на зворотному зв’язку в режимі реального часу, що може бути складним, якщо учасники мають мовні труднощі або використовують віртуальні інструменти, які обмежують негайну взаємодію.
Вирішення конфліктів через різні стилі спілкування
Ще одним викликом можуть бути конфлікти, що виникають через відмінності у стилях комунікації. Наприклад, впевнений у собі співрозмовник може не знаходити спільної мови з більш пасивним учасником. Транзакційна модель допомагає краще зрозуміти різні стилі спілкування, однак це не гарантує автоматичного розв’язання суперечностей між ними. Команди можуть потребувати спеціального навчання, щоб ефективно використовувати транзакційну модель як інструмент подолання таких розбіжностей.
Отже, хоча транзакційна модель комунікації й спрямована на розуміння різноманітних підходів до спілкування, конфліктуючі стилі можуть продовжувати створювати труднощі в командній роботі.
Урахування культурних відмінностей у спілкуванні
Хоча транзакційна модель комунікації визнає важливість контексту, культурні відмінності все ще можуть створювати виклики. Представникам різних культурних середовищ може знадобитися час, щоб навчитися ефективно взаємодіяти та застосовувати цю модель.
Використання транзакційної моделі у мультикультурному середовищі часто вимагає додаткового навчання, оскільки норми спілкування можуть суттєво відрізнятися залежно від культури. Наприклад, під час міжфункціональних зустрічей непорозуміння можуть виникати через різні культурні очікування та підходи до комунікації.
Обмеження в часі
Ще один виклик у сучасному динамічному робочому середовищі — це обмеження в часі. Оскільки транзакційна модель наголошує на важливості зворотного зв’язку та активного слухання, вона вимагає часу для чіткого висловлення думок і повного розуміння співрозмовника.
Однак через дефіцит часу комунікація може бути поспішною, що підвищує ризик непорозумінь або спрощених повідомлень без належного зворотного зв’язку.
Опір змінам
Впровадження нової моделі комунікації передбачає персональні зміни для кожного члена команди. Це стосується не лише передачі інформації, але й трансформації елементів синхронного спілкування, таких як навички слухання та невербальна комунікація.
У результаті працівники можуть почуватися перевантаженими або виявляти спротив до змін своїх усталених комунікативних звичок.
Щоб зменшити цей опір, важливо допомогти членам команди усвідомити цінність і позитивні результати впровадження транзакційної моделі. Показавши переваги — від покращеного порозуміння до злагодженішої роботи — ви зможете залучити співробітників до процесу змін.
Висновок
Ефективна комунікація та співпраця — ключові елементи успішної роботи будь-якої команди. Впровадивши транзакційну модель комунікації, команди можуть розкрити повний потенціал своєї взаємодії. Ця модель підкреслює динамічну, безперервну природу спілкування, де повідомлення постійно обмінюються, а обидві сторони одночасно впливають одна на одну.
Такий підхід забезпечує, що комунікація — це не просто односторонній процес, а постійна інтерактивна взаємодія.
Транзакційна модель посилює командну роботу, підвищує продуктивність і сприяє інноваціям завдяки акценту на безперервному обміні, взаєморозумінні та чіткому спілкуванні. Її часто розглядають як більш точне відображення реального процесу комунікації, де і відправник, і отримувач відіграють активну роль у формуванні змісту повідомлення.
Прийняття цього підходу допомагає командам будувати міцніші стосунки, досягати кращих результатів і процвітати в умовах сучасного динамічного робочого середовища.
Add comment