Los equipos remotos se están convirtiendo poco a poco en la nueva norma, ya que muchos empleados prefieren trabajar sin limitaciones geográficas, mientras que las empresas buscan talento más allá de su entorno inmediato.
La plataforma de trabajo independiente Upwork publicó su Future Workforce Report, en el que concluye que, a medida que las generaciones más jóvenes (Millennials y Gen Z) asumen roles de gestión, esperan que el futuro del trabajo se oriente cada vez más hacia lo remoto.
De hecho, el 69% de los gestores entrevistados en ese informe afirmó que permitiría a los miembros de sus equipos trabajar de forma remota. El principal motor de este cambio es la percepción de que la contratación se está volviendo más difícil, debido a los retos y a la escasez de talento especializado en los procesos de selección tradicionales.
Algunos datos interesantes sobre el trabajo remoto, ayudan a entender por qué tantas empresas optan hoy por equipos distribuidos:
- El trabajo remoto puede aumentar la productividad de los empleados.
- Los equipos remotos reducen los costos inmobiliarios y operativos.
- El trabajo remoto suele incrementar el compromiso de los empleados.
- El trabajo remoto impacta positivamente en el medioambiente.
Sin embargo, también existen desafíos al implementar equipos remotos. Estos se manifiestan principalmente en la falta de herramientas adecuadas, políticas internas claras y una estructura de equipo bien definida. Si quieres construir un equipo remoto eficaz en la gestión del tiempo, necesitarás contar con estos tres elementos para garantizar un funcionamiento óptimo.
A continuación, pasemos a algunas ideas y prácticas comprobadas que te ayudarán a dominar la gestión del tiempo en equipos remotos.
¿Quieres que te prepare esta siguiente sección en formato de guía práctica con pasos y ejemplos concretos para que sea más aplicable a un blog B2B?
Establece con antelación los objetivos del proyecto y determina los plazos
Preparar cronogramas, documentación clave y herramientas de software antes de que inicie un proyecto ahorra tiempo en aquellas actividades inevitables que surgen más adelante. Los gestores de proyectos que lideran equipos remotos deben planificar con antelación. Aunque parezca obvio, muchos gestores evitan esta etapa y saltan directamente a la ejecución.
Algunos consideran que planificar con anticipación es una pérdida de tiempo, pero en realidad el propósito de un plan de proyecto es colaborar y comunicarse con el equipo, lo que permite anticipar y resolver la mayoría de los problemas potenciales en las fases iniciales.
De hecho, el software de gestión de proyectos ayuda a los empleados a ahorrar en promedio 498 horas al año, lo que impulsa significativamente la productividad y facilita una mejor coordinación. Además, el 61% de los profesionales de gestión de proyectos ya trabaja de forma remota al menos parte del tiempo, lo que refleja la creciente tendencia del trabajo distribuido.
Definir los requisitos del proyecto
Una vez que hayas seleccionado y contratado a tu equipo remoto, comparte los detalles del proyecto y aclara qué se espera tanto del grupo como de cada persona. Los colaboradores que tienen una visión clara de sus responsabilidades pueden organizar mejor su tiempo.
Requisitos y objetivos claros generan reducción de costos y una comunicación interpersonal más efectiva. El 68% de los trabajadores remotos afirma lograr más en el mismo tiempo, o incluso en menos, que en la oficina, lo que demuestra que la claridad en los requisitos se traduce en mayor productividad y ejecución más fluida.
Volveremos sobre esto con más detalle en breve, pero, en esencia, contar con requisitos y objetivos de proyecto claros reduce costos y hace que la comunicación interpersonal sea más efectiva.
Definir las expectativas del proyecto
Las expectativas deben ser establecidas por la dirección y los ejecutivos de nivel C. Una vez definidas, es fundamental comunicarlas al equipo.
Además, cualquier cambio posterior debe comunicarse de inmediato. Esta transparencia con los equipos remotos reduce el tiempo perdido y minimiza los errores derivados de malentendidos.
Definir los plazos del proyecto
Al establecer plazos con tu equipo remoto, primero discute los objetivos y metas. Dividir el proyecto en fases y definir hitos para cada una facilita el seguimiento. Cada hito debe ir acompañado de un informe.
Los informes son esenciales para garantizar que todo se entregue a tiempo. Una estructura clara de reportes evita duplicidad de trabajo y asegura que cada miembro sepa a quién debe responder.
Dedica momentos específicos del día para reportes diarios, semanales y mensuales, de modo que todo fluya en línea con los plazos establecidos.
Definir los objetivos del proyecto
Al establecer objetivos de proyecto, una técnica que ahorra tiempo es la de los objetivos SMART. Los gestores deben guiarse por este acrónimo para definir metas para su equipo remoto que sean:
Específicos (Specific): Define con exactitud qué quieres lograr y por qué alcanzar ese objetivo ayudará a que tu empresa mejore. Cuanto más detalles las razones detrás de un objetivo concreto, mayores serán las posibilidades de que tu equipo lo aborde con éxito y en el tiempo previsto.
Medibles (Measurable): El segundo aspecto clave es asegurarse de que los objetivos elegidos puedan medirse fácilmente. Divide tus metas en elementos cuantificables y define la evidencia que confirme que se han cumplido. Esto hará que el objetivo sea más claro y alcanzable.
Acordados (Agreed upon): ¿El objetivo es aceptable para toda la organización y, en especial, para el equipo que gestionas? Si consideras el tiempo y el esfuerzo necesarios para alcanzarlo, ¿vale la pena? ¿Es un objetivo demasiado difícil de lograr? No hay nada malo en aspirar alto, siempre que no sobrecargues a tu equipo con metas inalcanzables.
Relevantes (Relevant): La pregunta principal aquí es: ¿por qué quieres alcanzar este objetivo? ¿Cuál es el propósito detrás de él y cómo contribuirá a lograr ese propósito una vez cumplido?
Por ejemplo, podrías pensar que contratar más personal de ventas hará que el equipo comercial rinda mejor. Pero, ¿realmente será así? Depende de muchos factores.
Limitados en el tiempo (Time-based): Una vez respondidas las preguntas anteriores, asegúrate de establecer un plazo definido para los objetivos seleccionados. Los plazos son lo que impulsa a las personas a pasar a la acción. Eso sí, no seas demasiado estricto: procura que sean flexibles y realistas para mantener la motivación y la moral del equipo en alto.
Optimiza la comunicación entre miembros del equipo
Como se mencionó anteriormente, la comunicación efectiva entre los miembros del equipo ahorra tiempo. Sin embargo, a medida que los canales de comunicación se vuelven más virtuales, también se vuelven más complejos y desafiantes. Según una investigación encargada por Tata Consultancy Services, “alrededor del 90% del tiempo en un proyecto lo dedica a la comunicación el gestor de proyectos”. Al mismo tiempo, el 30% de los fracasos en proyectos se deben a una comunicación inadecuada.
A partir de esta información, podemos afirmar con seguridad que una buena, mejor dicho, una excelente comunicación es uno de los aspectos más importantes para liderar un equipo remoto bien gestionado.
¿Y quién hubiera pensado que aumentar el número de canales de comunicación profesional tendría un impacto negativo en la transparencia y la productividad? Pues en realidad sí lo tiene.
Un equipo remoto utiliza ahora múltiples canales para comunicarse en el trabajo. El principal problema es que, con frecuencia, no existen reglas claras sobre en qué ocasiones debe usarse cada canal. Los gestores deben definir los distintos canales que un equipo remoto puede emplear y establecer normas claras para su uso.
Por ejemplo:
- Herramientas de mensajería instantánea para solicitudes urgentes y actualizaciones inmediatas.
- Correo electrónico para mensajes corporativos importantes y comunicados internos.
- Software de gestión de proyectos para comentarios, preguntas y detalles relacionados con tareas específicas.
- Redes sociales para conversaciones informales y no relacionadas con el trabajo.
Para asegurarte de que has creado un entorno de comunicación clara, también procura:
- Fomentar las preguntas entre los miembros del equipo.
- Dejar todo por escrito y documentado para garantizar la rendición de cuentas.
La buena comunicación no es algo finito. Es necesario adaptarla y mejorar continuamente los canales y normas de interacción para mantener resultados óptimos.
En general, existen cuatro prácticas principales que un equipo remoto debería aplicar para comunicarse de manera efectiva:
- Comunicación en tiempo real: La comunicación en tiempo real resuelve el problema de esperar a reuniones diarias o videollamadas para aclaraciones y dudas. Herramientas como Chanty permiten conversaciones breves, individuales o grupales. Lo mejor de estas plataformas es que suelen integrarse con otras que el equipo remoto necesita, como calendarios o software de gestión de proyectos.
- Comunicación cara a cara: Según el Agile Manifesto, la comunicación cara a cara se considera la forma más eficaz y eficiente de transmitir un mensaje dentro de un equipo de desarrollo. Pero esto también aplica a la mayoría de los demás equipos. Programar videoconferencias periódicas con Skype o Zoom ofrece a gestores y empleados remotos la oportunidad de reunirse y colaborar, discutiendo detalles relacionados con tareas y proyectos.
- Reuniones frecuentes: Más adelante en este artículo abordaremos la importancia de las reuniones periódicas, pero en resumen, estas mantienen a todos informados y permiten reaccionar rápidamente cuando es necesario. Además, ofrecen a gestores y empleados la oportunidad de fortalecer vínculos y mejorar la cooperación.
- Almacenamiento en la nube compartido: Contar con toda la documentación y archivos importantes en un solo lugar es crucial para gestionar el tiempo en un equipo remoto. Google Docs es una excelente opción gratuita para manejar documentación de proyectos, aunque si buscas mayor seguridad puedes optar por soluciones de pago.
De acuerdo con una investigación del MIT, explicada en un artículo de Harvard Business Review, los grandes equipos poseen tres aspectos de comunicación que influyen directamente en su desempeño:
- Energía: El número y la naturaleza de los intercambios entre los miembros del equipo.
- Compromiso: La distribución de esa energía entre los integrantes.
- Exploración: La comunicación que los miembros mantienen fuera de su propio equipo.
Procura crear en tu equipo remoto un ambiente con altos niveles en cada una de estas dimensiones, y tu equipo funcionará como un reloj.
Monitorea el tiempo y realiza los ajustes correspondientes
Monitorear el tiempo motiva a los miembros del equipo a ser más productivos, ya que todos pueden ver las contribuciones de los demás en los reportes. Existen muchas otras razones por las que las empresas deberían pedir a los trabajadores remotos que registren sus horas mediante software de control de tiempo en computadora.
Algunas de ellas son:
- Las empresas pagan a los empleados por hora y necesitan los detalles para la nómina.
- Algunas compañías reciben financiamiento gubernamental y tienen la obligación contractual de registrar las horas trabajadas.
- Es necesario poder calcular la rentabilidad de los proyectos en función de la relación entre insumos y resultados. Usar una aplicación de registro de entrada y salida también simplifica el control de horas y garantiza un seguimiento preciso.
- Es fundamental utilizar software de control de tiempo para empleados a fin de asegurar una documentación adecuada de la productividad y la nómina en un entorno remoto.
Sin embargo, los datos de las aplicaciones de control de tiempo no deben usarse en contra de los empleados para castigarlos o recompensarlos. Cuando eso ocurre, registrar horas puede convertirse en su única preocupación, al punto de hacerlo incluso cuando no están trabajando, lo que compromete la precisión de los datos y el verdadero propósito del control de tiempo.
La confianza es extremadamente importante entre los miembros del equipo y los gestores. Si comienzas a usar estos datos en contra de tus empleados, podrías provocar una “rebelión silenciosa”.
Si deseas implementar una herramienta de control de tiempo en tu empresa, lo mejor es optar por una solución basada en la confianza, como Clockify, por ejemplo. Esta no incluye capturas de pantalla ni otros métodos cuestionables de seguimiento.
El objetivo del gestor debe ser crear un ambiente agradable dentro del equipo remoto. Una vez logrado esto, los niveles de productividad también aumentarán.
Además de los datos indispensables que aporta para coordinar y evaluar la eficacia de tareas y proyectos, el registro de tiempo ofrece otros beneficios, entre ellos:
- Saber que todos están cumpliendo con su parte del trabajo.
- Mantener la motivación y una alta productividad.
- Organizarse y establecer prioridades de manera más efectiva.
- Gestionar mejor los gastos.
- Evitar malos hábitos como la procrastinación y la multitarea.
- Llevar un registro de horas extra, permisos, vacaciones y bajas por enfermedad.
- Detectar cuellos de botella en los procesos.
Saca ventaja de las técnicas de gestión del tiempo
Una técnica de gestión del tiempo puede impulsar los niveles de productividad tanto de las personas como de las organizaciones. Existen innumerables aplicaciones y técnicas de gestión del tiempo para probar, pero aquí cubriremos algunas especialmente adecuadas para equipos remotos.
Técnica Kanban
Kanban es una técnica visual de gestión del tiempo que ayuda al equipo a entender el progreso de las tareas y proyectos. Significa “cartel” en japonés y fue creada originalmente en Toyota para apoyar la producción.
Kanban es realmente fácil de implementar. Determinas el número de etapas de tu proyecto o tarea y creas columnas correspondientes. Por ejemplo, estas columnas pueden ser backlog, to-do, doing o done, como en la imagen de abajo.
A medida que avanzas con tus tareas, mueves las tarjetas de una columna a otra hasta que la tarea se marca como completada. Esta división visual entre etapas puede motivar a las personas a ser más productivas, ya que sienten satisfacción al mover las tarjetas hasta finalizar el proyecto.
Hoy en día, existen herramientas online que los equipos remotos pueden usar para la técnica Kanban, como Trello o VivifyScrum.
Técnica de timeboxing
Timeboxing, time blocking y la técnica Pomodoro son variantes de un mismo principio. La idea es trabajar en “cajas de tiempo” y dividir el día en sesiones con duración definida.
Por ejemplo, la técnica Pomodoro divide las sesiones en intervalos de 25 minutos de trabajo, seguidos por 5 minutos de descanso.
Timeboxing o time blocking es similar, con la diferencia de que el tiempo no es fijo y tú asignas la duración de las sesiones según tus preferencias o las necesidades de cada tarea.
Dato curioso: Elon Musk popularizó esta técnica de gestión del tiempo mientras ejercía como presidente de Tesla y SpaceX.
A continuación, un cronograma ejemplo hecho con la ayuda de la técnica de timeboxing:
Técnica Eisenhower
Esta técnica ayuda a priorizar tareas y, por tanto, ahorra tiempo al permitir que el equipo sepa qué debe hacerse de inmediato, qué puede dejarse para más tarde, qué debe delegarse y qué conviene eliminar por completo.
Recibe su nombre del expresidente estadounidense Eisenhower, conocido por su productividad en la Oficina Oval.
Con la ayuda de la Matriz de Eisenhower, un gestor puede clasificar las tareas del equipo en cuadrantes, divididos entre urgente y no urgente, e importante y no importante.
Técnica Top Goal
La técnica Top Goal ayuda a gestionar el tiempo al identificar tu objetivo más importante y dedicarle tiempo cada día hasta cumplirlo.
Por ejemplo, tú y tu equipo determinan el objetivo principal para el próximo periodo y reservan dos horas diarias para trabajar en él. Esto ayudará al equipo a avanzar de forma significativa y en poco tiempo.
Realiza reuniones regularmente y proporciona retroalimentación adecuada
Las reuniones virtuales son sumamente importantes para los equipos remotos porque permiten alinear rápidamente a todas las personas. La parte complicada es no excederse con reuniones demasiado frecuentes o demasiado largas.
Evita convocar reuniones que no sean cruciales para el éxito del proyecto; así ahorrarás tiempo y evitarás la fatiga de tu equipo.
Muchos equipos practican “daily stand-ups”, y los equipos remotos pueden tener su propia variante en forma de, llamémoslas, “daily sit-ups”. Elige un momento del día en el que todas las personas estén disponibles y repasen brevemente lo completado anteriormente y los planes para la jornada que comienza.
Si tu equipo remoto está distribuido en varios husos horarios y no es conveniente que todos se conecten al mismo tiempo, pide a cada persona que envíe un breve video explicando su jornada de trabajo.
Además, organiza reuniones periódicas uno a uno y ofrece retroalimentación a las personas del equipo remoto. Revisa su trabajo y haz sugerencias o reconoce un trabajo bien hecho. La retroalimentación constructiva puede orientar a personas y equipos en la dirección correcta y prevenir posibles problemas que, de otro modo, pasarían desapercibidos y generarían más complicaciones más adelante.
La mejor manera de impulsar el rendimiento de un equipo remoto es enfocarse en valores, confianza e interdependencia. Programando reuniones regulares y brindando retroalimentación adecuada y a tiempo, podrás lograr precisamente eso.
Últimas palabras
Una buena gestión del tiempo puede ser clave para el éxito de un proyecto cuando se lidera un equipo geográficamente y culturalmente disperso. Seguir los consejos y prácticas mencionados anteriormente debería reducir el tiempo necesario para que un equipo remoto concluya con éxito cualquier tarea o proyecto.
