Робота з дому — це відносно нова тенденція, яка почала набирати обертів із розвитком цифрових технологій. За останні п’ять років кількість віддалених працівників зросла на 44%, що зумовлено двома основними чинниками.
Перший — це зростання мобільності робочої сили: очікується, що до 2022 року 40% працівників у світі стануть надзвичайно мобільними. У розвинених країнах цей показник, ймовірно, сягне вражаючих трьох чвертей.
Не менш вагомим чинником став вплив COVID-19. Багато компаній з найрізноманітніших галузей були змушені перейти на віддалений формат, аби просто залишитися на плаву та продовжити надавати послуги в умовах глобальної пандемії.
З огляду на те, що формат віддаленої роботи поширюється дедалі більше, компаніям просто необхідно навчитися ефективно організовувати управління віддаленою командою. Давайте заглибимося в тему й розглянемо кілька ключових моментів.
Робота віддалено: детальніший погляд
Ще однією причиною того, що віддалений формат роботи стає дедалі поширенішим, є зростаюче прагнення працівників до більшої гнучкості. Половина з них готова перейти до компаній, які надають таку перевагу, і 85% з цих компаній повідомляють про зростання продуктивності після впровадження моделі віддаленої роботи.
Деякі галузі особливо добре підходять для такого підходу: майже дві третини американських IT-компаній уже сформували віддалені технічні команди. Інші ж усе ще зважують плюси й мінуси цього рішення.
Переваги роботи у віддаленій команді здаються очевидними. Окрім уже згаданої вищої продуктивності, віддалений формат приваблює працівників з кращою експертизою, які, як правило, проводять у такому режимі до 80% свого робочого часу.
Зосередженість на гнучкості робочого процесу також дозволяє враховувати різні стилі роботи та заохочує застосування альтернативних підходів до виконання завдань, відмінних від тих, що використовуються в офісі.
І вам більше не знадобиться офіс з його дорогим обладнанням, комунальними послугами та витратами на оренду — чинник, який може стати критичним у періоди фінансових труднощів і масового затягування пасків. Ба більше, віддалена робота — це ще й можливість удосконалити навічки співпраці працівників і підвищити їхню обізнаність щодо відповідності корпоративній культурі.
Усвідомлення численних переваг, які несе віддалена робота, спричинило значні зміни в організації праці в багатьох країнах. Наприклад, статистика свідчить, що 22% американців працюють виключно з дому, а майже половина всіх працівників залучена до віддалених проєктів.
Проте бути частиною віддаленої команди — це не завжди лише про зручність і задоволення. Обмежена кількість особистого спілкування може викликати в працівників відчуття ізольованості від колективу, особливо якщо вони працюють з інших часових поясів. Серед інших потенційних ризиків — надмірна залежність від, м’яко кажучи, нестабільної самомотивації та стороннього програмного забезпечення, яке може дати збій.
Як зазначає Harvard Business Review, 75% віддалених команд мають труднощі з дотриманням графіку, відповідністю вимогам (зокрема цілям компанії), роботою в межах бюджету та виправданням очікувань клієнтів.
Такі невідповідності зазвичай пов’язані з проблемами в командній взаємодії — основою успішної роботи будь-якої віддаленої команди. Чому ж керівники не можуть забезпечити ефективну співпрацю між працівниками? Відповідь проста: їм бракує розуміння суттєвих відмінностей між співпрацею в дистанційних і традиційних командах.
Забезпечення співпраці у віддаленій команді: на що звернути увагу
Існує 5 характерних особливостей, які виразно відрізняють співпрацю у віддалених командах від взаємодії між співробітниками, що працюють в одному офісі.
1. Безапеляційна надкомунікація
Пам’ятайте: ваша команда не працює в одному приміщенні, де можна легко поділитися останніми новинами чи залишатися на зв’язку. Саме тому ефективність віддаленої команди напряму залежить від зусиль, які ви докладаєте до комунікації. Якщо вам це вдасться, ви зможете бути впевнені, що всі учасники команди рухаються в одному напрямі. Як цього досягти?
- Усвідомте, що комунікація у віддаленій команді може бути як синхронною, так і асинхронною. Перша відбувається через телефонні дзвінки, живі чати, іноді — через відеодзвінки або онлайн-зустрічі. Це доречний формат, коли потрібні швидкі дії, негайні відповіді або коли розв’язання проблеми очікується в результаті колективного мозкового штурму.
Однак найпоширенішим форматом комунікації між людьми з різних країн і часових поясів є асинхронна комунікація, коли між повідомленнями минає певний час. Вона здійснюється через електронну пошту, статус-оновлення та платформи для управління проєктами.
Кожен з цих типів слід регулювати як за призначенням, так і за каналами, які для нього використовуються. Каналів краще мати небагато, інакше комунікація стає хаотичною.
- Установіть правила комунікації. Це можна зробити у вигляді посібника, який пояснюватиме співробітникам, коли і яке комунікаційне середовище варто використовувати, а також надасть розуміння стилю роботи та особистих вподобань кожного учасника команди.
Віддалене спілкування часто позбавлене міміки, жестів і інтонацій, що вимагає додаткових зусиль від усіх учасників, аби передати або правильно інтерпретувати зміст повідомлення. Усі повинні прагнути до максимальної чіткості у своїх повідомленнях. Інакше колеги витрачатимуть час на здогадки — що інші могли мати на увазі, що відчувають або збираються робити в типових робочих ситуаціях. Це призводить до розчарування та небажаних простоїв.
- Надавайте інструкції максимально чітко. Лаконічність — це не синонім зрозумілості. Не думайте, що, скоротивши кількість слів, ви краще донесете повідомлення. Це особливо важливо для новачків у вашій команді. Якщо ви надаєте надійні й логічно структуровані вказівки, ризик неправильного тлумачення буде мінімальним. Візуалізація завдань працює особливо ефективно, тому діаграми та схеми мають стати постійною складовою вашого стилю комунікації.
- Не перебільшуйте з обсягом комунікації. Якщо ви спочатку надсилаєте завдання електронною поштою, потім дублюєте його в повідомленні, а згодом ще й телефонуєте, щоб переконатися, що працівник отримав два попередні звернення — ви явно зловживаєте каналами доступу й дратуєте команду. Регулюйте обсяг комунікації обережно.
- Створіть для працівників простір для невимушеного спілкування. Додати трохи неформальності завжди корисно для морального духу команди. В офісі таку роль зазвичай виконує “умовний кулер з водою”, біля якого люди спілкуються на сторонні теми й краще пізнають одне одного. У віддалених командах варто мати віртуальний аналог такого простору — як елемент тімбілдингу.
Однак при спробах зробити спілкування неформальним важливо враховувати культурні відмінності між працівниками з різних країн. Наприклад, представники Азії (особливо Близького Сходу) схильні дотримуватися суворішого стилю комунікації, тоді як працівники з Європи та Америки зазвичай спілкуються більш невимушено.
У будь-якому випадку варто уникати делікатних тем — політики, релігії, прав людини, війни, а також особистих моментів на кшталт романтичних стосунків — незалежно від того, з яких регіонів походять працівники вашого віртуального офісу.
2. Розширене використання програм для співпраці
Якщо в умовах традиційного офісу використання програм для командної роботи є важливим, то для віддалених команд — це критично необхідно. Саме ці інструменти для співпраці і роблять віддалену роботу можливою. На жаль, багато керівників цього не усвідомлюють, тож понад 40% усіх віддалених команд не просуваються далі за Skype і Facebook Messenger.
Проте світ ІТ не стоїть на місці, й сьогодні на ринку доступні десятки спеціалізованих рішень. Серед них є такі інструменти для командної співпраці, як:
- Figma — надзвичайно інтуїтивна платформа для спільного дизайну, де команди можуть об’єднувати свої ідеї та тестувати їх в одному місці. Figma пропонує широкий набір просунутих дизайнерських функцій, які доступні як на комп’ютері, так і в мобільному форматі.
- Invision — дуже зручна, швидка й інтуїтивно зрозуміла програма для побудови повного циклу дизайн-процесу в команді. Хмарна, безпечна й надзвичайно гнучка в плані можливостей для швидких і детальних ітерацій, тестів і мозкових штурмів.
- Miro — популярна колаборативна платформа для роботи на віртуальних дошках, орієнтована на командне генерування ідей. Пропонує шаблони, асинхронні дошки, полотна, інтеграції й багато іншого.
- Mural — платформа для командної роботи з великим акцентом на візуалізацію. Від планування й мозкових штурмів до дизайну та оцінювання — цей інструмент ефективний для повного циклу розробки проєктів будь-якого масштабу й складності.
Швидке зростання кількості користувачів смартфонів спричинило появу мобільних застосунків зі схожим функціоналом. Наприклад, Chanty поєднує в собі переваги платформи для спілкування з інструментами для управління проєктами, щоб співпраця у вашій віддаленій команді вийшла на новий рівень.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
3. Максимальна гнучкість
Наявність людей з різних часових поясів у вашій команді — це справжній виклик, адже керівники мають виявляти креативність, щоб налагодити спільну роботу. Мінімальний перетин робочого часу між учасниками має становити хоча б одну годину.
Якщо це неможливо, варто подбати про те, щоб повідомлення читалися й оброблялися якомога швидше, інакше загальна продуктивність команди знизиться. Спеціальні програмні інструменти допоможуть відстежувати місцевий час кожного працівника та уникнути запланованих проєктів у дні національних свят у конкретній країні.
Навіть якщо різниця в часі лише кілька годин, графіки все одно потребують коригування. Не очікуйте, що на повідомлення, надіслані пізно ввечері, відповість хтось миттєво: члени команди не зобов’язані бути на зв’язку 24/7. Водночас щоденні чекіни варто зробити обов’язковими.
Таким чином ви зможете створити відчуття єдиної команди, попри фізичну розділеність її учасників. Це також полегшить відстеження прогресу й допоможе оперативно виявляти труднощі, з якими можуть зіткнутися працівники.
Якщо ви впроваджуєте новий процес або адаптуєте нового члена команди, варто скористатися навчальними відео. Особливо якщо ви працюєте віддалено. Це допоможе формувати корпоративну культуру й чітко доносити ключові ідеї.
4. Чіткі очікування й відповідальність
Віддалена робота вимагає структурованого підходу до розподілу обов’язків. Без нього завдання можуть бути неправильно зрозумілими, виконаними із запізненням або взагалі проігнорованими. Щоб цього уникнути, кожен учасник команди повинен точно знати, що від нього очікується та як його робота сприяє досягненню спільних цілей.
Заздалегідь визначайте цілі, дедлайни та показники ефективності. Інструменти для управління проєктами — такі як Asana, Trello або ClickUp — дозволяють призначати завдання, визначати пріоритети й прозоро відстежувати прогрес. Такий структурований підхід мінімізує плутанину й забезпечує узгодженість у діях усієї команди.
Регулярні чекіни забезпечують підзвітність без мікроменеджменту. Заохочуйте працівників ділитися оновленнями, ставити запитання та говорити про труднощі. Це формує відчуття відповідальності й допомагає підтримувати рух проєкту у правильному напрямку. Чітка система очікувань робить віддалені команди ефективнішими й більш самостійними.
5. Підтримання балансу між роботою та особистим життям
Хоча віддалена робота дарує гнучкість, вона також може стерти межу між професійним і особистим життям. Якщо це залишити без уваги, зростає ризик вигорання та зниження мотивації. Щоб уникнути таких наслідків, необхідна чітка структура.
Заохочуйте працівників встановлювати визначені робочі години та дотримуватись стабільного режиму. Керівники мають показувати приклад: поважати особистий час, обдумано планувати зустрічі та нагадувати про важливість регулярних перерв. Додатково варто надавати ресурси для підтримки ментального здоров’я або організовувати неформальні віртуальні зустрічі — це сприяє залученості й емоційному комфорту.
Збалансована команда — це продуктивна команда. Дбаючи про добробут працівників, ви забезпечуєте їхню мотивацію, згуртованість і здатність якісно виконувати свою роботу.
Висновок
Пандемія COVID-19 змусила людей у всьому світі переосмислити спосіб життя та робочі звички. Настав час формувати команди розробників для віддаленої роботи. І саме за допомогою програмних інструментів, акценту на комунікації та підвищеної гнучкості ви зможете забезпечити ефективну співпрацю у віддалених командах — ключовий фактор їхньої продуктивності та результативності.
Оскільки віддалена робота продовжує розвиватися, впровадження правильних цифрових рішень забезпечить бізнесу конкурентну перевагу. Найкращі інструменти не лише оптимізують робочі процеси, а й сприяють прозорості та співпраці в режимі реального часу, завдяки чому команди залишаються залученими й згуртованими, незалежно від місця перебування.
У підсумку саме поєднання належних технологій із культурою довіри та відповідальності дає змогу віддаленим командам досягати успіху. Орієнтуючись як на інструменти, так і на людей, що стоять за ними, ви забезпечите довготривалий успіх у світі праці, що стрімко змінюється.
