Гібридна робота стала звичним явищем після пандемії Covid-19. Команди, які раніше мали добре налагоджений ритм управління проєктами, раптово були змушені навчитися працювати разом, перебуваючи на відстані одне від одного.
Хоча інструменти для комунікації зробили віддалену роботу значно ефективнішою, це не обійшлося без труднощів. Достатньо ввести в пошуку YouTube “провали на дзвінках у Zoom”, і ви отримаєте цілу підбірку кумедних інцидентів під час відеодзвінків, які піднімуть вам настрій (і, можливо, змусить почуватися трохи краще щодо власних дзвінків).
Ці незручні моменти змусили людей адаптувати способи спілкування з колегами через технологічні бар’єри, що створило потребу в підвищенні комунікаційної компетентності в цифровому робочому середовищі.
У цій статті ми розглянемо, що таке комунікаційна компетентність і які інструменти прокладають шлях до нової норми гібридної роботи.
Що таке комунікаційна компетентність і чому вона має значення?
Комунікаційна компетентність — це здатність людини досягати комунікативних цілей у соціально прийнятний спосіб. Це вміння передавати інформацію так, щоб вона була легко зрозумілою для інших. Не менш важливою є здатність адаптувати стиль спілкування відповідно до конкретного контексту.
Наприклад, співробітники, які пристосувалися до роботи з дому, демонстрували високий рівень комунікаційної компетентності, адже змогли змінити стиль спілкування відповідно до вимог гібридного середовища.
Існує багато факторів, що можуть впливати на рівень комунікаційної компетентності людини: вік, освіта, мовні навички та культурні бар’єри.
Шеріл Кітс, коуч із лідерства, опублікувала у Forbes статтю, в якій поділилася п’ятьма С ефективної комунікації. Ось ці принципи:
- Чіткість (Clear): визначайте, чого ви хочете, і висловлюйтесь прямо.
- Стислість (Concise): формулюйте думки якомога коротше і точніше.
- Чітке прохання (Compelling request): щоб інші точно знали, чого ви від них очікуєте.
- Цікавість (Curious): допитливість сприяє кращій взаємодії та залученості в команді.
- Співчутливість (Compassionate): виявляйте емпатію до думок і почуттів інших.
Ці п’ять принципів допомагають нам краще орієнтуватися в різних ситуаціях і правильно реагувати на них, підтримуючи здорову й позитивну атмосферу в колективі. Але наскільки насправді важливе хороше спілкування на роботі?
За даними Salesforce, 86% керівників вважають, що погана комунікація є однією з головних причин провалів у бізнесі. Це пов’язано з тим, що команди без сильного комунікаційного зв’язку частіше зривають дедлайни, перевищують бюджети й створюють зайві вузькі місця у процесі реалізації проєкту.
Якщо раніше члени команд могли спілкуватися наживо й вловлювати як вербальні, так і невербальні сигнали, то в умовах гібридної роботи цей рівень взаєморозуміння суттєво знижується.
Без надійної системи координації дій навіть найефективніші команди можуть втратити злагодженість, працюючи на відстані. Саме тому інструменти для комунікації стали важливим чинником у розвитку комунікаційної компетентності в умовах гібридної роботи.
Як інструменти можуть покращити комунікаційну компетентність?
Через складність сучасних проєктів недостатньо просто покладатися на електронну пошту для їхнього управління — саме тому інструменти для комунікації стали критично важливими в умовах гібридної роботи. Комунікаційна компетентність окремої людини може суттєво знижуватися, якщо вона не має змоги бачити обличчя свого колеги.
З цієї причини комунікаційні інструменти надають командам можливість співпрацювати через текст, голос та відео, забезпечуючи такий самий безперебійний хід проєктів, як і в офісі. Працюючи онлайн, хмарна інтеграція контакт-центру також значно спрощує процес спілкування з клієнтами.
Ось як застосунки для командного чату допомагають реалізувати п’ять принципів ефективної комунікації, які ми згадували раніше:
- Прозорість (Transparency): члени команди можуть бачити, на якому етапі роботи перебуває кожен учасник.
- Чіткість (Clarity): застосунки дають змогу ставити важливі запитання й краще розуміти свою роль у проєкті.
- Надійність (Reliability): усі завжди на зв’язку — достатньо одного сповіщення, щоб приєднатися до дзвінка або дискусії в чаті.
Можна стверджувати, що найважливішим фактором успішного завершення проєктів є здатність команди ефективно взаємодіяти. На щастя, сьогодні існує безліч комунікаційних інструментів із потужним функціоналом, які допомагають командам процвітати в умовах гібридної роботи.
10 інструментів для розвитку комунікаційної компетентності
Незалежно від того, чи спілкуєтесь ви через відеозв’язок або надсилаєте текстові повідомлення через застосунки, сильні навички комунікації потрібно розвивати через різні форми взаємодії. Нижче — найкращі інструменти, які забезпечують безперебійну комунікацію в умовах гібридної роботи.
Застосунки для обміну повідомленнями
Перший напрям, на який мають звернути увагу гібридні команди для покращення комунікаційної компетентності — це обмін повідомленнями. Хоча електронна пошта все ще актуальна, набагато зручніше й швидше надіслати коротке повідомлення через чат-застосунок.
Такі застосунки ідеально підходять для оперативних відповідей, обміну файлами та ведення розмов поза межами відеоконференцій. Ось кілька найкращих застосунків, які підвищують ефективність гібридної роботи.
1. Chanty
Chanty — це чудовий застосунок для командного обміну повідомленнями у режимі синхронної комунікації. Він пропонує функцію Teambook, яка дозволяє впорядковувати файли, посилання, завдання та розмови за папками. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Chanty дає змогу спілкуватися в публічних і приватних каналах, зберігаючи впорядкованість командної комунікації.
На відміну від деяких інших чат-застосунків, Chanty не обмежує історію пошуку повідомлень, тож ви завжди швидко знайдете потрібну інформацію. Одна з найкращих функцій Chanty — вбудований менеджер завдань, який дає змогу перетворювати повідомлення на завдання, щоб проєкти просувалися без затримок.
Основні функції:
- Необмежена кількість повідомлень
- Проста у використанні відеоконференція
- Гнучке й візуально зручне управління завданнями «все-в-одному»
- Створення робочих процесів навколо різних завдань і запуск обговорення завдання в команді одним кліком
- Пріоритизація завдань і нагадування про дедлайни
Ціни:
- Безкоштовний план: До 5 користувачів! Включає вбудоване управління завданнями, 20 ГБ пам’яті (на команду), аудіодзвінки один на один, публічні та приватні розмови та багато іншого.
- Бізнес-план: $3/користувача/місяць при щорічній оплаті. Включає все з безкоштовного плану, а також відеодзвінки з командою, 20 ГБ пам’яті (на користувача), необмежені інтеграції із застосунками та багато іншого.
- Корпоративний план: Індивідуальне ціноутворення для великих команд. Включає всі функції бізнес-плану, а також розширені засоби безпеки, необмежене сховище, аналітику команди, персональну підтримку та інструменти відповідності для масштабної співпраці та підвищеного контролю.
2. Together Platform
Частиною формування сильної культури гібридної роботи є надання членам команди наставництва, яке вони потребують. Together Platform допомагає створювати змістовні зв’язки між наставниками та підопічними.
Завдяки наставництву на робочому місці працівники отримують поради й зворотний зв’язок, що сприяє прискоренню їхнього особистого та професійного розвитку — а це, у свою чергу, суттєво підвищує комунікаційну компетентність.
Алгоритм Together Platform аналізує членів команди та знаходить найкращі варіанти пар наставник–підопічний для кожного. Платформа надзвичайно зручна у використанні, що дозволяє легко знайти потрібні функції. Ви також можете оцінити ефективність наставницької програми за допомогою розширеної аналітики.
Основні функції:
- Наставництво на робочому місці
- Швидке збирання важливої інформації від працівників
- Інтеграція з електронною поштою та календарями для зручного планування
- Налаштовувана HR-панель керування
- Відмінна підтримка клієнтів
Ціни:
- Професійний план: від $10 000 на рік. Для компаній з кількістю працівників менше 500. Включає все зі стартового плану, а також інтеграцію з інструментами для відеозв’язку, необмежену кількість пар і сесій, підтримку під час впровадження, єдиний вхід (SSO) і звіти з безпеки.
- Корпоративний план: від $20 000 на рік. Для компаній з понад 500 працівниками. Включає всі функції професійного плану, а також персонального менеджера з успішності клієнтів, інтеграцію з HRIS, багатомовні програми та зберігання даних у вибраній юрисдикції.
3. Google Chat
Раніше відомий як Hangouts Chat, застосунок від Google було перейменовано на Google Chats. Це рішення Google у сфері обміну повідомленнями, яке, як і інші продукти компанії, інтегрується з інструментами на кшталт Google Meet та Google Drive.
У чатах ви можете ділитися електронними таблицями та іншими документами зі свого профілю в Google Drive. Крім того, застосунок має функцію прогнозування тексту, яка генерує автоматичні відповіді — подібно до Gmail.
Основні функції:
- Показує, коли хтось друкує повідомлення
- Має індикатори прочитання (ви бачите, коли ваше повідомлення прочитане або отримане, і ваш контакт бачить, коли ви прочитали його повідомлення)
- Надсилання повідомлень через мобільний інтернет або Wi-Fi
- Обмін файлами та фотографіями у високій роздільній здатності
Ціни:
- Безкоштовний план: Доступний без додаткової оплати для всіх користувачів із Google-акаунтом.
Застосунки для управління проєктами
Надійний застосунок для управління проєктами має бути критично важливим елементом робочого процесу вашої гібридної команди, тож він повинен мати широкий набір функцій, які підтримують різні робочі процеси.
Проблема гібридних команд у тому, що учасники можуть не знати, хто за що відповідає в проєкті. Саме тут на допомогу приходить програмне забезпечення для управління проєктами, яке дає чіткість щодо розподілу завдань.
Ось кілька найкращих платформ для ефективного керування проєктами.
4. Asana
Asana — це платформа для управління проєктами, яка допомагає гібридним командам покращувати гнучкість робочих процесів. Ви отримаєте інструменти для керування завданнями, командної співпраці, обміну файлами та багато іншого.
Застосунок дозволяє створювати списки справ і переглядати проєкти у різних форматах: дошках, списках, календарях, портфоліо та хронологіях. Також можна автоматизувати повторювані завдання, створюючи власні правила та робочі процеси затвердження.
Основні функції:
- Огляд навантаження команди на високому рівні
- Канбан-дошки
- Налаштовувані поля
- Шаблони
- Портфоліо
Ціни:
- Особистий план: Безкоштовно для окремих користувачів або невеликих команд до 10 осіб. Включає необмежену кількість завдань, проєктів, повідомлень, журналів активності та сховище файлів (100 МБ на файл). Доступні перегляди у вигляді списку, дошки та календаря, а також понад 100 безкоштовних інтеграцій.
- Стартовий план: $10,99 за користувача на місяць при річній оплаті. Включає всі функції Особистого плану, а також перегляди Таймлайн і Ґантт, Конструктор робочих процесів, необмежену кількість інформаційних панелей, розширений пошук і налаштовувані поля. Підтримує до 500 користувачів.
- Розширений план: $24,99 за користувача на місяць при річній оплаті. Включає всі функції Стартового плану, а також Портфоліо, Цілі, Навантаження, конструктор правил, розгалуження та налаштування форм, затвердження і розширену аналітику.
- Корпоративний план: Індивідуальне ціноутворення для великих організацій. Включає всі функції Розширеного плану, а також розширені заходи безпеки, адміністративний контроль, можливості експорту даних і персоналізовану підтримку.
- Enterprise+: Індивідуальне ціноутворення для організацій з суворими вимогами до відповідності та гнучким контролем. Включає всі функції Корпоративного плану, а також журнал аудиту та API, підтримку інтеграції з SIEM і DLP, eDiscovery, архівування, управління корпоративними ключами, відповідність HIPAA і варіанти розміщення даних для глобального управління даними.
5. Indy
Indy — це універсальне програмне забезпечення для управління проєктами, яке ідеально підходить для фрілансерів та підприємців, які працюють у тісній співпраці з клієнтами. Ви можете створювати та керувати завданнями у різних форматах для ефективної роботи, включно з дошками та списками.
Завдяки контролю версій клієнти можуть залишати коментарі безпосередньо у файлах проєкту, що значно спрощує співпрацю. Також можна відстежувати робочий час за допомогою функції тайм-трекінгу. Indy дуже простий у використанні, що робить його чудовим вибором для фрілансерів і власників малого бізнесу, які хочуть швидко освоїти програму після реєстрації.
Основні функції:
- Управління завданнями
- Автоматичне відстеження часу
- Календар
- Форми
- Чати
- Шаблони рахунків, контрактів і пропозицій
Ціни:
- Безкоштовний план: Необмежена кількість завдань, календар і чати. Включає 15 записів часу, 2 контракти, 2 рахунки, 2 пропозиції, 2 форми та 1 ГБ сховища файлів.
- Професійний пакет: $18,75 на місяць. Включає необмежену кількість записів часу, контрактів, пропозицій, рахунків, форм, завдань, календаря, чатів і 500 ГБ сховища файлів.
6. Wrike
Wrike орієнтований на маркетингові агентства та постачальників послуг і підтримує необмежену кількість учасників. Платформа має зручну панель керування та пропонує налаштовувані робочі процеси, звіти й форми запитів.
Вона також включає списки завдань, розклади, спільні робочі процеси та можливість співпраці в реальному часі над проєктами. Перед тим як призначити завдання члену команди, можна перевірити його поточне навантаження, щоб оцінити, наскільки він зайнятий. Однак усі ці функції мають доволі високу вартість за користувача, про яку розкажемо нижче.
Основні функції:
- Управління завданнями та підзавданнями
- Інтерактивні діаграми Ґанта
- Налаштовувані робочі процеси
- Внутрішні та зовнішні учасники
- Інтерактивні подання у вигляді дошок і таблиць
- Відстеження часу
- Інтеграції з хмарним сховищем
Ціни:
- Безкоштовний план: Wrike пропонує безкоштовний план, який включає управління завданнями, інтерактивні подання у вигляді дошок і таблиць, а також персоналізований досвід користування застосунком, але багато важливих функцій доступні лише в платних планах.
- План «Команда»: $10 за користувача на місяць. Включає все з безкоштовного плану, а також спільні інформаційні панелі, інтерактивні діаграми Ґанта, інтеграції для підвищення продуктивності та до 2 ГБ сховища на користувача.
- План «Бізнес»: $25 за користувача на місяць. Включає все з професійного плану, а також налаштовувані поля, робочі процеси, шаблони проєктів, власні типи елементів, брендинг робочого простору, механізм автоматизації, форми запитів і календарі, відстеження часу, а також затвердження проєктів і завдань.
7. Trello
Trello допомагає командам ефективно керувати проєктами за допомогою простих Канбан-дошок, які візуально показують, як завдання просуваються у часовій шкалі. Ви можете призначати завдання колегам, отримувати налаштовувані робочі процеси, додавати файли та залишати коментарі. Якщо потрібно співпрацювати над відеопроєктами, можна також використовувати інструмент відеоанотацій, щоб покращити комунікацію та зворотній зв’язок під час редагування.
Проте Trello не має деяких розширених функцій для роботи з більш складними проєктами. Як і Wrike, Trello пропонує плани з оплатою за користувача, що робить його дорожчим варіантом для команд.
Основні функції:
- Канбан-дошки
- Автоматизація робочих процесів
- Налаштовувані поля
- Різні варіанти перегляду проєктів
- Робочі простори
Ціни:
- Безкоштовний план: До 10 дошок у робочому просторі, необмежена кількість карток, необмежена кількість Power-Up на дошку, необмежене сховище (10 МБ на файл), 250 запусків команд робочого простору на місяць, налаштовувані фони та наклейки, необмежений журнал активності.
- Стандарт: $5 за користувача на місяць. Включає все з безкоштовного плану, а також необмежену кількість дошок, розширені чеклісти, налаштовувані поля, сховище до 250 МБ на файл, 1000 запусків команд робочого простору на місяць, гостей з доступом до однієї дошки та збережені пошуки.
- Преміум: $10 за користувача на місяць. Включає все зі стандартного плану, а також різні варіанти перегляду — календар, хронологія, таблиця, панель керування і карта. Різні види робочих просторів, включно з таблицею і календарем. Додатково необмежена кількість запусків команд робочого простору, адміністрування та функції безпеки, шаблони на рівні робочого простору, колекції та спостерігачі.
- Корпоративний план: $17,50 за користувача на місяць. Включає все з преміум плану, а також необмежену кількість робочих просторів, дозволи на рівні організації, дошки, видимі для організації, керування публічними дошками, гостей з доступом до кількох дошок, управління дозволами на вкладення та адміністрування Power-Up.
Застосунки для командних зустрічей
Відеочати допомагають гібридним командам відновити дуже важливу візуальну та усну комунікацію, яка інакше губиться для команд, що працюють із дому.
Незалежно від того, наскільки ефективна письмова комунікація через застосунки для обміну повідомленнями, завжди виникає потреба приєднатися до конференц-дзвінка, щоб синхронізувати членів команди під час щотижневого планування та оглядів.
Ось найкращі платформи для гібридних команд, щоб ефективно проводити свої зустрічі.
8. Zoom
Zoom з’явився на ринку під час пандемії Covid-19 як надзвичайно надійний спосіб підтримувати синхронізацію команд. Ви можете записувати дзвінки, демонструвати екран для презентацій, піднімати руку, щоб зменшити перерви, а також розділятися на окремі відеочати після важливих конференцій.
Серед унікальних функцій — живе опитування, інтерактивні дошки (whiteboards) та можливість робити анотації на відео. Хоча на початку пандемії питання безпеки викликало занепокоєння, з часом безпека Zoom значно покращилась завдяки наскрізному шифруванню дзвінків.
Основні функції:
- Відео- та аудіоспівпраця у HD-якості
- Відео-вебінари
- Хмарна телефонна система для підприємств
- Інтерактивні дошки (whiteboards)
Ціни:
- Безкоштовний план: До 100 учасників із лімітом дзвінка 40 хвилин, доступ до групової комунікації та обміну файлами, а також 3 інтерактивні дошки.
- План Pro: $149,90 на рік за користувача. Включає все з безкоштовного плану, а також до 100 учасників без обмеження часу дзвінка і 5 ГБ сховища.
- Бізнес-план: $199,90 на рік за користувача. Включає все з плану Pro, плюс до 300 учасників і необмежену кількість інтерактивних дошок.
- Бізнес плюс: $250,00 на рік за користувача. Включає все з бізнес-плану, плюс необмежені регіональні дзвінки Zoom Phone.
9. Google Meet
Google знову потрапляє до списку з сервісом відеочатів Google Meet. Перевага використання Google Meet для зустрічей полягає у тісній інтеграції з іншими популярними застосунками Google.
Ви можете планувати зустрічі в Google Календарі, приєднуватися до дзвінків через Gmail і ділитися файлами з Google Drive безпосередньо в чаті. Для тих, хто вже має акаунт Gmail, Google Meet є найпростіший для початку роботи та безкоштовний для базових функцій дзвінків.
Основні функції:
- Презентація документів, слайдів і електронних таблиць
- Запрошення до 500 внутрішніх або зовнішніх учасників у чат
- Трансляція наживо для 100 000 глядачів у межах вашого домену
- Можливість приєднатися зі смартфона
Ціни:
- Безкоштовний план: Необмежена кількість зустрічей тривалістю до 60 хвилин кожна.
- Business Starter: За $6 на місяць отримуєте доступ до відеозустрічей з 100 учасниками, 30 ГБ сховища на користувача, а також додаткові інструменти безпеки та керування.
- Business Standard: За $12 на місяць доступ до відеозустрічей з 150 учасниками, запису зустрічей та 2 ТБ сховища на користувача.
- Business Plus: За $18 на місяць доступ до відеозустрічей з 500 учасниками, запису та відстеження присутності, 5 ТБ сховища на користувача, а також розширені можливості безпеки та управління, включно з Vault і просунутим управлінням кінцевими точками.
10. Microsoft Teams
Microsoft Teams — один із найкращих способів для команд співпрацювати, оскільки він оснащений багатьма функціями і має одну з найкращих безкоштовних версій.
Для команд, які вже користуються продуктами Microsoft, цей застосунок буде особливо привабливим вибором. Microsoft Teams підтримує демонстрацію екрану, живі субтитри, запис дзвінків і групові чати.
Основні функції:
- Відеозустрічі до 10 000 учасників
- Проведення вебінарів
- Спільне використання анотацій
- Транскрипція в реальному часі
Ціни:
- Безкоштовний план: Необмежена кількість індивідуальних зустрічей тривалістю до 30 годин, необмежена кількість групових зустрічей тривалістю до 60 хвилин, до 100 учасників на зустріч, 5 ГБ хмарного сховища на користувача, необмежений чат із колегами та клієнтами, обмін файлами, завданнями та опитуваннями. Дані зустрічей, чатів, дзвінків і файлів шифруються.
- Microsoft Teams Essentials: $4 за користувача на місяць. Включає все з безкоштовного плану, а також необмежені групові зустрічі тривалістю до 30 годин, до 300 учасників на зустріч, 10 ГБ хмарного сховища на користувача та підтримку по телефону та в Інтернеті в будь-який час.
- Microsoft 365 Business Basic: $6 за користувача на місяць. Включає все з Teams Essentials, а також запис відеозустрічей із транскриптами, веб- і мобільні версії Office, розширене хмарне сховище обсягом 1 ТБ на користувача, бізнес-клас електронної пошти та стандартні заходи безпеки.
- Microsoft 365 Business Standard: $12.50 за користувача на місяць. Включає все з Business Basic, а також настільні версії Office із преміальними функціями, проведення вебінарів, інструменти реєстрації учасників і звітності. Також доступне керування призначеннями клієнтів.
Останні думки
Компанії по всьому світу переконалися на власному досвіді, що команди можуть не лише ефективно працювати дистанційно, але й працівники знайшли способи процвітати під час роботи з дому. Проте потреба у вищій комунікаційній компетентності є надзвичайно важливою для успіху цифрового робочого простору.
Перераховані вище інструменти пропонують чудові функції, які забезпечують прозорість, чіткість і надійність у спілкуванні між членами команди, гарантують, що всі залишаються на одній хвилі.
