Як легко досягти ефективної комунікації з працівниками у вашій команді

Щоб розпочати цю розмову про ефективну комунікацію з працівниками, насамперед визначимо цей термін.

Наведене вище — приклад надмірно ускладненого письмового стилю. Великі слова роблять речення зайво складним.

У дослідженні Microsoft 2019 року виявлено, що понад третина співробітників малих і середніх підприємств називають головною причиною стресу недостатню ефективність комунікації. Аналіз їх способів спілкування дає нам підказку, чому так:

«Коли запитували, якими способами комунікації вони користуються щодня, найпопулярнішим виявилося особисте спілкування — 74% працівників, потім електронна пошта — 69%, і телефонні дзвінки — 55%.»

Але справа не лише в застарілих методах, які визначають, чи є комунікація ефективною, а й у тому, як саме вона організована.

До проблем відноситься надмірно ускладнена мова, передача важливої інформації виключно через електронну пошту або відсутність подальшого контролю.

Важливість ефективної комунікації з працівниками неможливо переоцінити. У цій статті ми покажемо, як зробити вашу комунікацію зрозумілою й корисною, використовуючи правильні інструменти та техніки.

Тож перейдемо до суті!

Що ми розуміємо під ефективною комунікацією з працівниками?

Ефективна комунікація з працівниками означає, що інформація передається таким чином, щоб мінімізувати непорозуміння, помилки та максимально підвищити продуктивність.

Я пишу для Process Street — ми команда, яка працює віддалено і щодня спілкується онлайн, перебуваючи у різних часових зонах. Уявіть, які проблеми це може створювати в нашій комунікації.

Наприклад, я надсилаю повідомлення колезі о 9:00 за Гринвічем (GMT). Мій колега отримує це повідомлення лише о 9:00 за східним стандартним часом (EST), тобто о 13:00 за GMT. Вже втрачено багато часу, і я не хочу втрачати його ще більше. Тому я маю включати всю необхідну інформацію одразу, щоб зменшити кількість додаткових запитів. Це економить час — один із очевидних плюсів ефективної командної комунікації — завдяки методу, який називається асинхронною комунікацією.

7 помилок у комунікації, які можуть стримувати ваш розвиток

Ефективна комунікація означає заохочення діалогів у вашій команді. Вона також полягає у формуванні стратегії компанії, яка відповідає цінностям працівників. Хто б не хотів цього?

Для ефективної командної комунікації перший крок — усвідомити та визнати поширені помилки у спілкуванні.

Нижче наведено 7 поширених помилок у комунікації за версією Bizfluent.

1. Перевантаження електронною поштою, що створює плутанину серед працівників: У дослідженні 2018 року вказано, що щодня надсилається і отримується 124,5 мільярда робочих листів, а середній працівник витрачає 13 годин на тиждень на їх обробку. Це створює інформаційне перевантаження, роздратування і стрес. Комунікація з працівниками через електронну пошту може бути не найкращим вибором.
2. Хаос через багато пристроїв: Використання кількох інструментів і каналів для координації робочої комунікації може збивати з пантелику, ускладнюючи працівникам пошук потрібної інформації. У цьому контексті продовжуйте читати, щоб дізнатися про наші топ-5 інструментів для ефективної командної комунікації та як вони допоможуть оптимізувати робочий процес.
3. Ви не передаєте правильну інформацію потрібним працівникам: Ви хочете, щоб повідомлення читали і на них реагували. Розгляньте можливість організувати короткі опитування (pulse surveys) або фокус-групи, щоб визначити теми, які цікавлять ваших працівників. Pulse surveys — це дуже короткі опитування, які ви надсилаєте регулярно, щоб підтримувати зворотний зв’язок.
4. Використання надмірно ускладненої письмової мови: Застосування зайвих великих слів і заплутаних конструкцій — поширена помилка у бізнес-комунікації. Це створює плутанину і ускладнює розуміння інформації.
5. Егоїстична комунікація: Якщо ви швидко відповідаєте лише на повідомлення, що вам вигідні, а інших залишаєте без відповіді на кілька годин, ви, ймовірно, егоїстичний комунікатор. Якщо зараз не можете відповісти, просто надішліть коротке повідомлення і скажіть, коли плануєте повернутися до теми. Якщо ви користуєтеся застосунком Chanty, можна перетворити повідомлення на завдання, щоб повернутися до нього пізніше.
6. Відсутність уваги та подальшого реагування: Погана бізнес-комунікація трапляється, коли людина не перетелефонує, не відповість на листи, не поверне звіти або навіть не подякує. Будьте ввічливими. Це нічого не коштує.
7. У робочому середовищі не заохочуються діалоги: Ви хочете підтримувати двонапрямлений потік комунікації, що означає сприяння діалогам і розмовам по всій організації. Корисно, щоб команди спілкувалися між собою та мали простір, де можна вільно обмінюватися ідеями, не вагаючись.

Використання правильних інструментів допоможе уникнути цих поширених помилок у комунікації. Продовжуйте читати, щоб дізнатися про 5 найкращих інструментів для налагодження ефективної робочої комунікації. Але спершу — які переваги приносить ефективна комунікація з працівниками для бізнесу?

Переваги ефективної комунікації з працівниками для бізнесу

Окрім зменшення втрати часу, ефективна комунікація з працівниками може:

• Забезпечити швидший реагування на проблеми та надзвичайні ситуації.
• Допомогти працівникам відчувати свою цінність завдяки впровадженню та підтримці зворотного зв’язку, а також створенню безпечного і підтримуючого середовища за допомогою внутрішніх комунікаційних технік.
• Підвищити внесок і залученість працівників, адже вони почуваються більш цінними.
• Зменшити плинність кадрів, оскільки більш залучені працівники рідше шукають іншу роботу.
• Сприяти формуванню краще поінформованих і більш компетентних лідерів. Керівники, які використовують сучасні методи внутрішньої комунікації, краще знають, що думають їхні працівники і над чим працюють.
• Покращити здатність ставити та досягати цілі, завдяки правильному визначенню та постійному коригуванню цих цілей.
• Покращити стосунки за рахунок зміцнення взаємодії між працівниками, які краще розуміють перспективи та цілі один одного.
• Надихати на інновації, адже гарна комунікація слугує мотиватором для конструктивного зворотного зв’язку, думок і нових ідей.
• Запобігати конфліктам, використовуючи ненасильницькі форми спілкування, які допомагають уникати сварок на робочому місці.
• Підвищувати моральний дух працівників через мотивацію та підтримку командного духу.
• Досягати колективної гармонії в команді.

Комунікаційні проблеми на роботі?

"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"

Отримати е-книгу

5 найкращих інструментів для комунікації з працівниками, які варто використовувати

Занадто багато інструментів призводять до хаосу з пристроями, як було описано вище. Для ефективної командної комунікації необхідно використовувати правильні інструменти. Нижче наведено топ-5 інструментів для комунікації з працівниками, які ви можете почати використовувати вже сьогодні.

Інструмент №1 — застосунок Chanty для внутрішньої командної комунікації

Простий і зручний інструмент для синхронної комунікації, застосунок Chanty забезпечує безпечний і необмежений спосіб комунікації в команді. Співпрацюйте над інформацією, файлами, посиланнями, ставте завдання та додавайте контекст до обговорень, гарантуючи правильну передачу інформації.

Запобігається інформаційне перевантаження, з повним контролем над тим, про яку інформацію ви отримуєте сповіщення. Якщо ви користуєтеся багатьма застосунками і ризикуєте потрапити у хаос пристроїв, повідомлення між застосунками можна інтегрувати в Chanty, що робить ваше життя простішим.

Завдяки розширеним можливостям співпраці, таким як управління завданнями, комунікація в реальному часі та обмін файлами, Chanty оптимізує робочі процеси команди, допомагаючи працівникам залишатися в курсі. Інтеграція з зовнішніми застосунками і інструментами дозволяє легко обмінюватися інформацією з різних платформ, забезпечуючи плавну та безперервну комунікацію в команді. Команди можуть організовувати повідомлення та обговорення за темами чи проектами, створюючи ефективний потік комунікації, що сприяє прозорості і гарантує, що всі залишаються поінформованими. Це робить Chanty потужним рішенням для забезпечення ефективної комунікації та підвищення загальної продуктивності команди.

Інструмент №2 — Process Street для стандартних операційних процедур (SOP) та повторюваних процесів

Process Street – це надпотужні чек-листи.

Process Street — це застосунок для чеклістів і програмне забезпечення для управління бізнес-процесами (BPM), яке дозволяє документувати, стандартизувати та зберігати інформацію про бізнес-процеси. Від адаптації працівників до налаштування систем управління якістю (наприклад, ISO 9001) інформація про будь-які операції передається через відповідні чеклісти.

Process Street можна використовувати для стандартизації та комунікації всіх ваших повторюваних робочих процесів.

З функцією «вхідні» Process Street показує лише релевантні завдання, щоб уникнути плутанини. Ви також можете підключити Process Street до інших застосунків для комунікації, як-от Chanty, через Zapier.

Здатність Process Street спрощувати та автоматизувати повторювані процеси покращує внутрішню комунікацію, забезпечуючи, що всі працівники діють узгоджено. Чітка структура інструменту допомагає командам слідувати детальним крокам, усуваючи неоднозначності та запобігаючи непорозумінням. Це особливо ефективно для компаній, які мають передавати складні процеси або процедури відповідності різним відділам, оскільки чеклісти легко розповсюджувати та оновлювати. Безшовна інтеграція платформи з комунікаційними інструментами, як Chanty, забезпечує оновлення в режимі реального часу та прямі сповіщення про виконання завдань, допомагаючи командам залишатися синхронізованими і злагодженими.

Інструмент №3 — Zoom для тривалих зустрічей та вебінарів

Zoom — це ідеальний інструмент для відеоконференцій у бізнесі.

Це хмарна платформа для проведення онлайн-зустрічей, яка чудово вписується у ваш набір інструментів для комунікації.

Застосунок працює на ПК, смартфонах і мобільних пристроях, забезпечуючи аудіо- та відеозв’язок. Zoom Rooms дозволяють розбивати зустрічі на невеликі команди, щоб передавати інформацію кожному працівнику за потреби.

Zoom постійно розвивається, додаючи функції, як-от breakout rooms, вебінари та інтеграція з інструментами, такими як Google Calendar для зручного планування. Ці можливості дозволяють бізнесам проводити більш динамічні та залучаючі зустрічі і презентації, що є критично важливим для ефективної довгострокової комунікації. Особливо корисні breakout rooms, які забезпечують більш тісну співпрацю — команди можуть зустрічатися у менших групах для глибшого обговорення тем, що призводить до продуктивніших сесій. Крім того, чат у Zoom допомагає командам обмінюватися важливими повідомленнями або подальшими діями в реальному часі, ще більше покращуючи комунікацію та співпрацю після зустрічі.

Інструмент №4 — Blogin для довготривалої внутрішньої комунікації

Blogin — це внутрішній корпоративний блог. Уявіть Blogin як простір для передачі новин, відгуків і інформації про проекти вашій команді. Вся інформація зібрана в одному місці, доступному для внутрішнього перегляду.

Працівники можуть самостійно обирати, яку інформацію споживати, що дає їм можливість персоналізувати свої новини. Також легко залишати відгуки про ідеї, адже люди мають змогу прочитати детальне пояснення думки іншої особи. Іноді трохи часу — це великий внесок.

Здатність Blogin зберігати довгі тексти у централізованому просторі робить його неоціненним для команд, які мають бути в курсі поточних проектів, важливих оновлень компанії та змін внутрішніх політик. Недавнє додавання коментарів і можливості отримувати зворотній зв’язок у реальному часі сприяє кращій співпраці та залученню працівників. Можливість відстежувати, як споживається контент, дає керівникам розуміння, яка інформація найбільше цікава працівникам, допомагаючи оптимізувати внутрішні комунікаційні стратегії. Дозволяючи працівникам отримувати докладні статті та оновлення у зручному для них темпі, Blogin підтримує культуру прозорості та відповідальності в організації, забезпечуючи, що члени команди постійно поінформовані та залучені.

Інструмент №5 — Gmail, адже іноді все ж треба використовувати електронну пошту

Незважаючи на сумніви щодо ефективності комунікації виключно через електронну пошту, більшість бізнесів потребують електронної пошти. Gmail налічує 1,5 мільярда активних користувачів у всьому світі. Цей сервіс не потребує тривалого представлення.

З обсягом сховища 15 ГБ, Gmail підходить для бізнесів будь-якого масштабу для обміну інформацією ззовні. Це надійний, відшліфований застосунок із розвиненими функціями та ефективними фільтрами спаму, які допомагають уникнути інформаційного перевантаження й захищають від шкідливого ПЗ.

До того ж можна підключати застосунки, наприклад Gmail і Chanty, через Zapier — онлайн-інструмент для інтеграції, що автоматично переносить інформацію між різними застосунками. Завдяки цьому ви легко можете передавати зовнішню комунікацію безпосередньо вашій команді.

Подальший розвиток Gmail із інтеграціями, як Google Workspace, забезпечує більш плавну співпрацю між командами. Останні оновлення, такі як розумні відповіді, планування листів та глибша інтеграція з календарем і застосунками для управління завданнями, дозволяють організувати комунікаційний потік ефективніше. Крім того, розширені функції безпеки Gmail, включно з двофакторною автентифікацією та шифруванням, гарантують захист конфіденційної бізнес-комунікації. Підключення Gmail до Chanty через Zapier дозволяє командам безперешкодно обмінюватися важливими електронними листами безпосередньо в межах внутрішнього чату, забезпечуючи, що нічого не буде пропущено, а всі залишатимуться в курсі подій у режимі реального часу.

Почніть стратегічно планувати ефективну комунікацію з працівниками вже сьогодні

Без ефективної внутрішньої комунікації ваш бізнес зіштовхнеться зі зниженням продуктивності, що негативно вплине на фінансові результати. На щастя, погана комунікація — це проблема, яку можна легко вирішити. Почніть з ідентифікації типових помилок у комунікації, описаних у цій статті.

Далі зареєструйтеся та впровадьте наші топ-5 інструментів для комунікації:

• Chanty
• Process Street
• Zoom
• Blogin
• Gmail

Ці інструменти прості у використанні і створені для того, щоб допомогти вам уникнути фінансових втрат через неефективну комунікацію з працівниками.