Технології докорінно змінили робоче середовище, зробивши віддалену роботу привабливим варіантом для бізнесу — поєднанням ефективності та зручності.
Однак, попри всі переваги, які обіцяють віддалені команди, фізична відстань усе ж створює низку викликів. Наприклад, проблеми з комунікацією чи ризик втрати мотивації.
Саме тому створення можливостей для взаємодії та зміцнення командних зв’язків із віддаленими працівниками стало пріоритетом для багатьох компаній. Співпраця стимулює продуктивність та ефективну роботу.
У цій статті ви дізнаєтесь, як технології допомагають зменшити конфлікти та покращити співпрацю у віддалених командах.
Виклики віддаленої роботи
Віртуальні команди відкривають великі можливості для гнучкості та скорочення витрат для компанії, але водночас створюють труднощі для залучених працівників.
Як зазначає Хассан Осман, експерт із роботи з віртуальними командами: «Компанії повинні встановлювати чіткі й зрозумілі цілі, які єдине погоджені між усіма міжфункціональними командами».
Інакше кажучи, ключем є комунікація.
Відсутність живого спілкування та взаємодії в спільному просторі може призводити до непорозумінь і конфліктів. А брак соціальної взаємодії ще більше ускладнює ситуацію — співробітники можуть почуватися ізольованими від колективу, що вдаряє по моральному духу.
Проте всі ці труднощі легко вирішуються завдяки розумним технологіям — і саме про це йтиметься далі.
Як використовувати технології для покращення співпраці у віддаленій команді
Технології мають усі відповіді — потрібно лише знати, де шукати. Використовуючи правильні інструменти для комунікації та організації, ви зможете залучати віддалені команди до роботи й підтримувати їхню продуктивність.
Ось три стратегії, з яких варто почати, щоб посилити командну співпрацю:
- Використовуйте комунікаційні застосунки для підтримки постійного зв’язку
- Залучайте інтегровані застосунки для командної співпраці
- Керуйте завданнями через застосунки для управління проєктами
- І не забувайте про розваги
Відеоконференції та чати для ефективних командних зустрічей
Глобальне підключення ще ніколи не було таким простим.
Чи плануєте ви щоденні стендапи з командою, чи підсумкові зустрічі наприкінці тижня — у вас є чимало інструментів, які можна використати, зокрема Lifesize або Zoom.
Відеоконференції надають додаткові функції: чат, спільний доступ до екранів і документів.
Ніко Прінс, засновник Launch Space, підкреслює важливість підтримки зв’язку з ключовими учасниками процесу за допомогою відеодзвінків. «Щонайменше раз на тиждень я зв’язуюся з колегами через відеозустріч. І хоча б раз на два тижні — з клієнтами», — каже він.
Постійна комунікація не є обов’язковою для віддалених команд. Головне — знайти здоровий баланс відповідно до характеру роботи та стилю команди.
Найджел Ліндеманн із SurveyAnyPlace також звертає увагу на важливість уникання “перенасичення” мітингами. Він проводить лише щотижневі зустрічі. «Ідеальний інструмент — Google Hangouts», — зазначає він, — «особливо в поєднанні з Google Calendar, адже при створенні зустрічі посилання на hangout генерується автоматично».
Кейc: відеозастосунок Mailshake, якому вони довіряють
Mailshake — це сервісна компанія, яка допомагає користувачам у веденні e-mail кампаній та розробці стратегій розсилок.
Їхня модель бізнесу повністю віддалена: відділ продажів розташований у різних куточках країни, а деякі співробітники працюють із-за кордону.
Марк Ліндквіст, стратег з маркетингу в Mailshake, ділиться, що одним із головних викликів для команди була комунікація та спільне вирішення робочих проблем.
«Те саме стосується і навчання, — додає він. — Показати комусь процес — складно, коли ви не в одному приміщенні».
Їхнє рішення? Loom.
Застосунок Loom дозволяє легко створювати відео з демонстрацією екрана в хмарі та ділитися ними з командою.
«Якщо виникає якась проблема, ми не пишемо в Slack і не надсилаємо лист. Ми одразу записуємо коротке відео в Loom».
Завдяки безкоштовним сервісам для запису відео та екрана, як-от Loom, не потрібно хвилюватися через проблеми комунікації.
Відео — це ефективне рішення, що дозволяє швидше й чіткіше пояснити складні моменти та швидше знайти вихід із ситуації.
Спільні застосунки для командної співпраці, що підвищують залученість
Технології надають бізнесу можливості та свободу наймати, керувати та мотивувати працівників у віддаленому форматі.
Щоб ефективно впоратися з цим, власник бізнесу має впровадити чіткі системи та процеси. Сюджан Пател, засновник Voila Norbert і провідний експерт із цифрового маркетингу, настійливо рекомендує це робити.
«Занотуйте все на папері, а потім поділіться цими матеріалами в онлайні — це стане точкою відліку для колег у їхній роботі. Також варто ділитися списками справ, щоб усі знали, що саме потрібно виконати», — каже він.
Сьогодні існує багато технологічних рішень, розроблених саме для цього — зокрема у вигляді онлайн-інструментів для співпраці.
Онлайн-співпраця допомагає віддаленим командам формувати, узгоджувати та ефективно обговорювати структуру спільних дій і завдань. Єдина платформа для комунікації та управління задачами значно підвищує продуктивність віддалених команд.
Кейc: Chanty — командний чат з відеодзвінками та менеджером завдань
Chanty — це командний чат і застосунок для співпраці, створений для підвищення продуктивності у віддалених командах.
Основна функція Chanty — командний чат, але застосунок пропонує й низку додаткових можливостей:
- аудіо- та відеодзвінки з функцією демонстрації екрана,
- менеджер завдань із дошкою Kanban, що дозволяє перетворювати повідомлення на задачі, призначати відповідальних і встановлювати дедлайни,
- інтеграція зі сторонніми сервісами,
- закріплення важливих повідомлень,
- тредовані обговорення та багато іншого.
Ніко Прінс, засновник Launch Space, зазначає: «Такі інструменти, як Chanty, чудово підходять для щоденної роботи, постановки запитань чи просто для спілкування з колегами».
Інтерфейс Chanty простий у використанні, тож його легко впровадити навіть у компаніях без технічного бекграунду.
Інструменти управління проєктами для впорядкованого менеджменту
Чи працює ваша віддалена команда над кількома проєктами одночасно, з різними термінами виконання і пріоритетами для кількох клієнтів?
Онлайн-застосунки для управління проєктами можуть стати вирішальним чинником між хаотичним робочим простором і чітко організованою системою менеджменту.
Для цього важливо встановити зрозумілі канали комунікації та контролювати виконання задач із жорсткими дедлайнами.
І саме тут на допомогу приходять технології.
Кейc: Monday — інтуїтивна платформа для управління проєктами
Ніко Прінс ділиться: «Інструменти управління проєктами допомагають централізувати важливу інформацію та призначати завдання з конкретними строками». Серед його улюблених платформ — Monday.
Monday — це платформа для командного менеджменту, яка зосереджена на прозорості та заохоченні до співпраці. Один із найпоширеніших сценаріїв її використання — саме управління проєктами.
З Monday ви можете легко керувати всіма своїми проєктами завдяки таким функціям:
- Відстеження прогресу по кожному проєкту за допомогою візуальних таймлайнів
- Призначення завдань відповідальним та контроль дедлайнів
- Аналітика: звіти про прогрес та розподіл ресурсів
Келсі Рівз із Organic Growth Marketing розповідає, як вони керують усіма клієнтськими проєктами за допомогою Monday.
«Monday дозволяє нам легко відслідковувати статус виконання задач для кожного клієнта. Мені особливо подобається функція My Week — завдяки їй я бачу весь обсяг завдань на тиждень і можу правильно розподілити час».
Платформа пропонує безліч шаблонів, щоб ви могли налаштувати її під конкретні потреби вашої команди та завжди тримати все під контролем.
Ефективна координація завдяки правильним інструментам
Координація — це основа успіху будь-якої віддаленої команди, незалежно від її розміру.
Можливо, ви подумали: «Якщо я тримаю під контролем канали комунікації — значить, із координацією все гаразд. Два зайці одним пострілом, правда ж?»
Не поспішайте. Так, чітка організація каналів комунікації — важлива частина координації, але вона не гарантує, що вся команда однаково розуміє цілі та пріоритети.
Кожен учасник має чітко бачити, над чим він працює, і як його частина вписується у загальну картину.
Формулювання ролей, розподіл відповідальностей і балансування навантаження — усе це елементи ефективного управління командою.
Надлишок комунікації не компенсує того, що команда не розуміє загального напряму.
На щастя, існують інструменти, які допомагають синхронізувати команду, не змушуючи вас постійно ритися в електронній пошті або нотатках. Один із найпопулярніших варіантів — Trello.
Кейc: Trello — застосунок для створення списків у стилі канбан
У вас є загальна картинка всього, що потрібно зробити в команді? Ви намагаєтесь пояснити це колегам словами, вже провели відеозустріч, але відчуття, що всі ще не до кінця “вловили суть”?
Тут на допомогу приходить Trello.
Це вебзастосунок у стилі канбан, який дозволяє створювати різні робочі процеси й списки у вигляді окремих дошок.
Trello позбавляє процес «управління» стресу. Коли всі задачі візуалізовані на одній платформі, кожен учасник команди отримує загальну картину цілей і напрямків роботи.
Дженна Скагліоне, головна редакторка Foundr, розповідає, як використовує Trello для злагодженої роботи редакційної команди. «Для свого редакційного календаря я створюю окрему картку Trello для кожного блогу. Уся комунікація, яка стосується цього поста — верстка, технічна частина, дизайн, редагування тощо — повинна відбуватись лише в межах цієї картки», — пояснює вона.
Розміщуючи всю релевантну інформацію в одній картці, команда не витрачає час на пошук листів у пошті, а також завжди має під рукою актуальні дані.
«Якщо коментар не вміщується повністю, його слід згадати в картці Trello з посиланням на додаткову інформацію, якщо вона зберігається десь поза межами картки», — додає Дженна.
Подібним чином використовує Trello і контент-команда Найджела Ліндеманна, щоб структурувати всі етапи свого робочого процесу.
«Наша команда працює за такими етапами: Ідеї, Відібрані ідеї, До виконання, У процесі, Рев’ю, Опубліковано / виконано, та Беклог», — ділиться він. «У Trello легко призначати учасників або мітки до кожної картки та тримати всіх у курсі, просто тегаючи потрібну людину».
Якщо ви шукаєте єдину платформу для візуального огляду всієї командної активності — Trello стане ідеальним рішенням.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
Не забувайте отримувати задоволення
Не секрет, що віддалена робота має свої виклики, але окрім відстеження проектів і підтримки тісної комунікації, збереження психологічної стійкості вашої команди повинно бути пріоритетом.
Нещодавно компанія Buffer опитала понад 2500 працівників у США і виявила кілька досить тривожних проблем віддаленої роботи, таких як постійна нездатність відключитися від роботи, самотність та інше:
«Як лідер команди, легко заглибитися у тиск через цілі проєктів і дедлайни, але треба пам’ятати, що ми всі — просто люди. Іноді потрібно зупинитися і посміятися», — говорить Бретані Райан, засновниця та головна контент-менеджерка Pointed Copywriting.
Як повністю віддалене контент-агентство, команда Бретані відчуває цей тиск дуже реально.
«Ми багато працювали у сфері HR, і в цих колах давно відомо, що щасливі команди працюють продуктивніше, але у віддаленій структурі складно підтримувати ту товариськість, яка виникає, коли всі сидять поруч по 40 годин на тиждень. Спокуса — одразу перейти до серйозних справ, опустити голову і знову поринути у роботу», — пояснює вона.
Це правда. За деякими дослідженнями, щасливі працівники приблизно на 13% продуктивніші, але це здебільшого тому, що вони знаходять час насолоджуватися компанією одне одного та підтримувати колег.
Отже, як зберегти команду щасливою та мотивованою, якщо ви навіть не можете побачитися особисто?
У Бретані є кілька порад:
- Забезпечте команду інструментами та інформацією, необхідними для виконання роботи, і дійсно враховуйте поради та пропозиції членів команди у своїх системах
- Заплануйте додатковий час для щотижневих або щомісячних зборів, щоб не хвилюватися, якщо розмова переключиться на веселу тему
- Надішліть членам команди невеликі подарункові набори з веселими канцелярськими товарами, портативним зарядним пристроєм або іншими подарунками для віддаленої роботи (і не бійтеся посипати це трохи конфетті)
- Професійні розмови ведіть у професійних каналах (наприклад, електронною поштою або у спеціальних каналах проєкту в Slack), а веселі теми — у інших месенджерах (наприклад, у WhatsApp або в каналі Slack Random)
Для додаткової інформації рекомендую ознайомитися з керівництвом BambooHR щодо покращення культури команди.
«Ніколи не ховайте своєї людяності. Як лідера команди, ви щодня відчуватимете тиск бути прикладом для наслідування. Пам’ятайте, у ваших віддалених співробітників також є свої виклики. Якщо ви дасте їм необхідні інструменти та похвалу, їм буде легше любити свою роботу», — каже Бретані.
Корисна порада: Бретані та її команда навіть діляться невдалими моментами зі своїх зустрічей у Zoom на сторінці компанії в LinkedIn, що також допомагає зміцнити їхній бренд як віддаленого роботодавця. Ось нещодавнє відео з однієї з їхніх командних зустрічей.
Залишайтеся віддаленими та на зв’язку завдяки технологіям
Створення віддалених команд — це лише початок, але подолання бар’єрів у комунікації та продовження якісного виконання роботи — ось справжній виклик.
Технології — це майбутнє для віддалених команд.
Зі зростанням досліджень і інвестицій у цій сфері кількість ефективних інструментів постійно збільшується.
Компанії, які інвестують у правильні інструменти для своїх команд, мають більше шансів підвищити моральний дух співробітників і покращити результати, особливо ті, що працюють за моделлю повністю віддалених команд.
То на що ви чекаєте?
Починайте досліджувати улюблені інструменти та експериментуйте, що підходить вашій команді, а що — ні.
Чи є у вас улюблені інструменти та застосунки для віддаленої командної співпраці? Які у вас успішні історії? Розкажіть нам у коментарях.
