Ніхто не любить проблеми, особливо на роботі. Однак вони є частиною нашого повсякденного робочого життя. Якщо подивитися на вакансії в інтернеті, у багатьох із них серед вимог буде згадано «техніки розв’язання проблем». І це не дивно — адже будь-яка робота у світі потребує вміння вирішувати проблеми.
Від керування завданнями до управління людьми — нам не подобається почуватися загнаними в кут, будь-то в офісі чи поза ним. Добра новина полягає в тому, що існує безліч перевірених технік, які допоможуть вам легко справлятися зі складними ситуаціями як на роботі, так і в особистому житті.
Чому взагалі виникають проблеми?
Щоб вирішити проблему, потрібно визначити її корінну причину. Це значно полегшує пошук рішення. Саме тому розв’язання проблеми — це не просто усунення наслідків. Часто потрібен глибокий аналіз джерела, щоб переконатися, що проблему дійсно подолано. Важливо усунути саме першопричини, щоб у майбутньому уникнути схожих труднощів і обрати правильні стратегії.
Ось кілька основних причин виникнення проблем:
1. Збої в комунікації
Проблеми комунікації — одна з головних причин непорозумінь як у будь-якій організації, так і в повсякденному житті. Незрозумілі інструкції, хибне тлумачення або відсутність важливих деталей створюють бар’єри, що ведуть до помилок, припущень і хаосу. Саме тому надзвичайно важливо створити середовище, у якому люди можуть відкрито висловлюватися, а інформація вільно та безперешкодно циркулює в обидва боки.
2. Нечіткі цілі й завдання
Без чітко визначених цілей команди й окремі працівники часто виконують правильні дії з неправильних причин — або взагалі не ті дії. Невизначеність породжує плутанину, марну витрату ресурсів і розчарування. Щоб уникнути цього, необхідно ставити зрозумілі й логічно пов’язані цілі.
3. Неефективні процеси або системи
Застарілі процеси й системи несуть у собі ризики. А ще гірше — деякі організації просто не встигають адаптуватися до нових вимог. Такі неефективності можуть залишатися непоміченими до моменту, коли спричинять серйозні ускладнення — чи то в термінах, чи в точності. Тому постійне вдосконалення процесів є необхідним для ефективної роботи.
4. Нестача ресурсів або потужностей
Часом проблеми виникають через брак ресурсів — часу, бюджету, персоналу або інструментів. У будь-якому випадку важливо вчасно визнати, що ресурси обмежені, і вирішити це питання, щоб завдання були виконані, а перешкоди подолано. Без достатнього забезпечення команда залишиться безпорадною, що неминуче призведе до помилок і невиконання очікувань.
5. Опір змінам
Якщо організації або окремі працівники не підтримують зміни, вони рано чи пізно зіткнуться з труднощами. Причина проста — вони залишаються в комфортному, але застарілому середовищі, де практики та структура вже не працюють. Такий спротив зазвичай виникає через страх перед невідомим, відсутність інформації чи навчання або ж через звичку до статус-кво. Проте зміни є необхідними, щоб подолати виклики й запобігти їм у майбутньому.
6. Невдалі рішення
Часто проблеми виникають через погані рішення — через нестачу інформації, поспішність або надмірне покладання на інтуїцію. Якщо рішення приймаються без структурованого аналізу проблеми та її можливих наслідків, це майже завжди веде до труднощів згодом.
7. Зовнішні фактори та неконтрольовані події
Організації мають бути готовими до викликів, що не залежать від них: зміни ринку, економічні спади, нові технології чи навіть стихійні лиха — як-от пандемії. Хоча ці фактори неможливо контролювати, їх можна враховувати та розробити альтернативні стратегії, щоб мінімізувати їхній вплив.
8. Людський фактор
У багатьох випадках головною причиною проблем є самі люди. Працівники, які є частиною організації, часто роблять помилки — в останній момент, через неуважність або через неточну інформацію, отриману під час навчання. Вихід — це краще навчання, більше зосередженості й увага до деталей.
Розуміння цих причин допомагає не лише краще вирішувати проблеми, а й запобігати їм. А зараз перейдемо до огляду найефективніших технік, які допоможуть вам упоратися з викликами.
11 технік і методів розв’язання проблем
Ось деякі з технік розв’язання проблем і поради, як застосовувати їх на практиці.
Почнімо з основ. Незалежно від того, наскільки складна проблема чи серйозна ситуація, ви завжди можете зробити одну просту річ: вдих, видих — і вперед до мистецтва розв’язання проблем.
Навчання підходу до розв’язання проблем — це як зібрати набір інструментів, на який можна покладатися і в щоденних труднощах, і в ситуаціях, коли на кону багато. Йдеться не лише про швидке знаходження рішень — важливо розібратися в ситуації, знайти її першопричину і обрати найефективніший метод дій. Чи це конфлікт на роботі, стратегічне бізнес-питання або особиста дилема — структурований підхід допоможе вам впевнено діяти в умовах невизначеності.
У наступному розділі ми розглянемо 11 потужних технік, які ви можете почати використовувати вже сьогодні, щоб приймати рішення ефективніше, швидше й усвідомлено.
Мистецтво розв’язання проблем
Більшість людей починають нервувати вже при самому згадуванні слова «проблема». Вони відчувають тиск негайно знайти рішення, шукають, на кого звалити провину, і прагнуть швидкого та легкого виходу. І раптом — сама проблема стає ще однією проблемою.
Саме тому важливо зупинитися й зробити паузу. Коли ми перебуваємо у стресі, ми припускаємось однієї критичної помилки — вдаємось до так званого бінарного мислення. Інакше кажучи, ми обмежуємо себе лише перевіреними підходами, не пробуючи нічого нового й потенційно більш ефективного.
І саме з цієї причини зупиніться й зробіть глибокий вдих — так ви зможете знайти більше шляхів для розв’язання проблеми.
Ставте правильні запитання
Ставити запитання — це перший етап ще до самого процесу розв’язання проблеми. Коли ви формулюєте запитання, ваш мозок починає генерувати різні сценарії та підходи до прийняття рішень. Наприклад, діти часто ставлять запитання на кшталт: «А що, як?», «Чому ні?», «А можна?» або «А якщо так?». Які правила можна порушити? Які переконання слід переглянути? Що більше запитань ви ставите, то легше буде знайти ефективне рішення.
Не покладайтесь лише на себе
Одна з причин, чому проблеми виникають і залишаються невирішеними — ми надто зайняті або ліниві, щоб абстрагуватись і подивитися на ситуацію зі сторони. Тобто ми мислимо лише зі своєї точки зору, замість того щоб піднятись над ситуацією й оцінити її ширше, використовуючи відповідні техніки розв’язання проблем.
Наприклад, якщо ви працюєте в індустрії SaaS, може виникнути ситуація, коли люди реєструються у вашому застосунку, але зникають після завершення пробного періоду. Звісно, можна спробувати залучити більше трафіку на сайт, але є й інші запитання, які варто поставити:
- Чи змінилася моя бізнес-індустрія?
- Чи справді мій застосунок задовольняє потреби клієнтів?
- Чи варто вдосконалити мою стратегію продажів?
Інша ситуація — працівник постійно запізнюється, попри неодноразові попередження. Замість того щоб відразу вживати заходів, спробуйте поглянути на проблему з його боку та поставте собі такі запитання:
- Можливо, в нього є особисті труднощі, не пов’язані з роботою?
- Що саме заважає йому приходити вчасно?
- Як я можу допомогти йому в розв’язанні проблеми?
Обидві ситуації об’єднує одне — спершу оцінюється загальна картина, а вже потім вирішується конкретна проблема.
Проведіть масштабний брейнштормінг, щоб допомогти процесу розв’язання проблем
Сесія брейнштормінгу — один із найефективніших способів опанувати мистецтво розв’язання проблем. Її суть полягає в тому, щоб згенерувати якомога більше ідей і вже в процесі пошуку рішень знайти шлях до вирішення проблеми. Головна умова будь-якого брейнштормінгу — дружнє середовище без осуду.
Щоб провести брейнштормінг як профі, дотримуйтесь таких кроків:
1. HMW або How Might We
Почніть сесію з відкритого запитання на кшталт: «Як ми могли б…?» — це надихне команду на креатив. Запитання має бути достатньо широким, щоб стимулювати уяву, але водночас достатньо конкретним, аби зосередити увагу на вирішенні конкретної проблеми.
2. Записуйте все
Кожен учасник сесії повинен записувати всі свої ідеї — на дошці, в нотатках або стікерах. Після цього всі ідеї переносяться на спільну дошку. Якщо ідей виявилося замало, повторіть сесію з тим самим запитанням — це допоможе вдосконалити мистецтво розв’язання проблем.
3. Обговоріть ідеї
Для обговорення кожної ідеї використовуйте фрази на кшталт «Мені подобається…», «Я б хотів…», «А що, якби…» тощо.
4. Виберіть найкращі ідеї
Коли всі ідеї зібрані в одному місці, настав час обрати найкращі. Наприклад, учасники можуть проголосувати за допомогою стікерів. Також можна розділити ідеї на категорії, як-от: «Раціональний вибір», «Найкраще рішення для всіх» тощо.
Завдяки такому підходу ви збережете ідеї, які на перший погляд здаються божевільними, але згодом можуть виявитися геніальними.
5. Визначте процес розв’язання проблеми
На цьому етапі у вас уже є найкращі ідеї з брейнштормінгу. Тепер варто обрати найперспективніші з них і скласти план їх реалізації.
Метод «Раунд-Робін» для брейнштормінгу
Якщо традиційний брейнштормінг не працює у вашому колективі, спробуйте альтернативні варіанти. Якщо члени команди просто сидять і мовчки чекають, що хтось інший вирішить проблему за них, саме час спробувати метод «Раунд-Робін». Простіше кажучи, ця техніка вимагає активної участі кожного учасника сесії. Існує безліч різних інструментів і застосунків для брейнштормінгу.
Є лише два правила:
- Учасники по черзі озвучують свої ідеї, при цьому можуть сказати «пас», якщо наразі не мають нічого запропонувати.
- Сесія завершується тоді, коли всі учасники один раз сказали «пас».
Метод тихого брейнштормінгу
Проблема багатьох брейнштормінгів полягає в тому, що найгучніші люди найчастіше просувають свої ідеї як рішення. Тихі учасники, навіть маючи чудову думку, можуть просто промовчати й так і не бути почутими. Складається враження, що важливіше бути активним і гучним, ніж мати справді хорошу ідею.
Якщо ви часто помічаєте таку ситуацію, можливо, варто провести «тихий» брейнштормінг. Його можна реалізувати як онлайн, так і офлайн — алгоритм той самий. Уся команда генерує ідеї індивідуально, а потім ділиться ними без спільного обговорення в реальному часі. Головна мета — зробити так, щоб думка кожного мала однакову вагу. Якщо ви обираєте онлайн-формат — ухвалити рішення буде ще легше.
Метод «Шість капелюхів мислення»
Якщо ви фанат Гаррі Поттера, то добре знаєте Розподільчий капелюх — той, що визначає, в який гуртожиток Гоґвортсу потрапить кожен студент. У схожому дусі існує техніка, розроблена Едвардом де Боно, під назвою «Шість капелюхів мислення». За допомогою цієї техніки ви «приміряєте» шість різних капелюхів — кожен з яких символізує окрему точку зору на проблему.
Ось які «капелюхи» ви можете «одягати», щоб опанувати мистецтво розв’язання проблем:
- Білий капелюх. Це нейтральний капелюх, що ґрунтується на фактах і цифрах, необхідних для розв’язання проблеми. Його слід «одягати» на самому початку, щойно виникла проблема.
- Червоний капелюх. Усе про емоції та інтуїцію. Під час його використання можна вільно виражати свої перші реакції, емоції та почуття щодо ситуації.
- Чорний капелюх. Якщо потрібно проявити обережність або критичне мислення — це саме той варіант. Чорний капелюх допоможе уникнути помилкових рішень.
- Жовтий капелюх. Коли потрібно зосередитися на позитивному, цей капелюх стане у пригоді. Він допомагає побачити сильні сторони ідеї і слугує чудовим балансом до чорного капелюха.
- Зелений капелюх. Щоб дослідити креативні підходи, нові ідеї та альтернативи — обирайте зелений капелюх. Генерація нових ідей має ключове значення, тому кожному варто «приміряти» зелений капелюх.
- Синій капелюх. Капелюх координатора. Ця людина контролює увесь процес прийняття рішень, слідкує за дотриманням структури й правил під час обговорення.
Метод шести капелюхів мислення чудовий тим, що дозволяє швидко й легко подивитися на проблему з різних боків.
Метод «5 чому»
Щоб швидко дістатися до кореня проблеми, скористайтеся цією технікою. Усе, що потрібно — п’ять разів поставити запитання «Чому?». Почніть із самої проблеми й спитайте, чому вона виникла, даючи при цьому об’єктивну відповідь. Потім поставте ще чотири «чому», кожного разу шукаючи причину попередньої відповіді. Зрештою, ви дістанетеся справжньої суті питання і зможете переходити до пошуку рішення.
Найбільший виклик цього методу — відповідати логічно й об’єктивно на кожне «чому». Не піддавайтеся спокусі відповідати зі своєї суб’єктивної точки зору. Натомість шукайте логічне пояснення. І пам’ятайте: визнати, що ви чогось не знаєте, краще, ніж вигадувати суб’єктивну відповідь.
Найкращий посібник із 
Виклики для віддалених команд?
продуктивності віддаленої команди
Аналіз видів і наслідків відмов (FMEA)
Хочете вирішувати проблеми так, як це роблять у Chrysler, Ford чи General Motors? Цей просунутий підхід до розв’язання проблем допоможе вам легко впоратися навіть зі складними ситуаціями. Метод FMEA дозволяє проаналізувати кожен елемент вашої стратегії та детально вивчити, де, як і чому може щось піти не так.
Розглядаючи наслідки кожної потенційної помилки та ймовірність її виникнення, ви зможете розробити ефективні стратегії запобігання. У результаті ви складете список дій, які допоможуть уникнути або мінімізувати ризики, виявлені на попередньому етапі.
Метод «Мандрівника»
Коли я пишу такі статті, як ця, маю один перевірений спосіб зробити їх кращими: після завершення я залишаю текст «відлежатися» на день і не відкриваю його. Коли повертаюся до нього наступного дня, дивлюся на нього свіжим поглядом.
Цей підхід чудово працює і для розв’язання проблем. Просто зробіть паузу. Відійдіть. Перейдіться на вулиці. Подивіться відео з котиками на YouTube. Одним словом — відірвіться від ситуації. І, цілком можливо, рішення прийде в той момент, коли ваш мозок нарешті розслабиться.
Дайте місце уяві
Якщо жоден із наведених вище методів вам не допоміг, настав час для справжньої креативності. Якщо у вас є власний нестандартний підхід до вирішення проблем поза роботою — можливо, варто застосувати його й у професійному контексті.
Наприклад, є такий ексцентричний винахідник — Йошіро Накаматсу. Можливо, ім’я вам незнайоме, але, ймовірно, ви користувалися одним з його понад 3 300 патентів — цифровим годинником, дискетою або караоке. Він розробив незвичну техніку вирішення проблем, яку назвав «Кімната спокою».
Його Кімната спокою — це ванна кімната, облицьована золотом 24 карати. Золото, за його словами, блокує радіохвилі та телевізійні сигнали, які заважають розв’язанню проблем. Ще він вважає, що надлишок кисню шкідливий для мислення, бо перешкоджає натхненню. Саме так він застосовує силу уяви для пошуку рішень.
Звісно, не обов’язково будувати ванну з чистого золота. Але приклад Накаматсу чудово показує: нестандартне мислення та уява можуть бути дуже ефективними, коли звичні методи не спрацьовують.
Ви можете спробувати метод «Кімнати спокою» для вирішення проблем або ж знайти інші способи, які дозволять вам задіяти уяву, а не лише сухі факти, щоб розв’язати робоче питання.
Розвивайте навички розв’язання проблем
Найголовніше, що варто пам’ятати: проблеми трапляються постійно — і будуть траплятися надалі. Особливо на роботі вони часто є цінним джерелом зворотного зв’язку, що вказує на слабкі місця, які потребують уваги або покращення. Іншими словами, кожен виклик — це прихована можливість для навчання.
Розуміння того, як удосконалити навички вирішення проблем, важливе не лише для ефективного реагування, але й для передбачення та запобігання майбутнім труднощам. Це передбачає розвиток менталітету допитливості, стійкості та адаптивності. Почніть з аналізу проблем, з якими ви вже стикалися: що спрацювало, а що — ні? На основі цього поступово впроваджуйте структуровані техніки у свою щоденну практику й заохочуйте команду робити те саме.
З часом такий підхід стане звичкою.
Мета кожної з описаних технік — зробити вашу компанію більш відкритою до дружнього, командного вирішення проблем та сформувати культуру, яка бачить у перешкодах не загрозу, а можливість для зростання.
Підсумок: основні висновки щодо вирішення проблем
- Зберігайте спокій і уникайте поспішних, поверхневих рішень
- Ставте правильні питання — і багато
- Дивіться на ситуацію ширше, оцінюйте загальний контекст
- Спробуйте нетипові методи мозкового штурму: Round-Robin і тихий брейншторм
- Приміряйте кожен із «Шести капелюхів мислення», щоб побачити ситуацію з різних боків
- Ставте п’ять запитань «Чому?»
- Запобігайте потенційним помилкам за допомогою методу FMEA
- І на завершення — залиште місце для уяви
Залежно від ситуації, ви можете використовувати один або кілька методів розв’язання проблем. Головне — обирайте той, що найкраще відповідає контексту, вашій команді та особистим особливостям. Успіхів!
Add comment