Вербальне спілкування відіграє ключову роль в ефективному управлінні на робочому місці. Однак для того, щоб комунікація була успішною, необхідні як навички, так і знання.
Оскільки люди по-різному використовують і розуміють слова, іноді сенс, який ви маєте на увазі, не доходить до вашої аудиторії.
Це може призвести до затримок або зриву робочих проєктів, а також до стресу та зниження морального духу серед працівників.
Щоб бізнес процвітав, а співробітники зростали, на робочому місці необхідно мати потужні вербальні комунікативні навички.
У цій статті ми розглянемо як важливість вербального спілкування, так і сфери бізнесу, де воно найбільше необхідне.
Також поговоримо про типові труднощі, з якими ви можете стикатися, і як швидко та ефективно їх долати.
Що таке вербальне спілкування?
Згідно з Оксфордським словником медіа та комунікацій, вербальне спілкування — це «взаємодія між людьми за допомогою слів або повідомлень у мовній формі».
Згідно з цим визначенням, щоразу, коли ви використовуєте мову для передачі інформації — а не звуки, жести чи мову тіла — ви використовуєте вербальне спілкування. Сюди входять як усні, так і письмові форми комунікації, які дозволяють людям чітко й ефективно обмінюватися думками, ідеями та інформацією. Вербальне спілкування може відбуватися особисто, телефоном або через цифрові платформи, як-от електронна пошта, відеодзвінки чи застосунки для обміну повідомленнями. Кожен із цих каналів впливає на тон, темп і чіткість повідомлення, тому ефективне вербальне спілкування є критично важливим для формування взаєморозуміння та співпраці.
На робочому місці існують різні типи вербального спілкування залежно від того, з ким ви взаємодієте та який метод синхронної комунікації обираєте. Наприклад, спілкування з колегами частіше є неформальним, тоді як розмови з клієнтами або керівниками зазвичай потребують формального тону для забезпечення чіткості та професійності. Два основні типи — це неформальне та формальне спілкування.
Типи вербального спілкування
Неформальне вербальне спілкування
- Розмова з іншим працівником за робочим столом
- Обговорення робочого питання з колегою під час обідньої перерви
- Бесіда на легкі, повсякденні теми
Такі невимушені розмови відіграють важливу роль у побудові стосунків, формуванні командного духу та швидкому обміні ідеями чи оновленнями. Часто саме під час таких розмов виникає спонтанний брейнштормінг і з’являються креативні рішення, які могли б не проявитися в більш структурованих умовах.
Формальне вербальне спілкування
- Спілкування з керівниками, зацікавленими сторонами, клієнтами або зовнішніми партнерами
- Виступ або презентація під час запланованої зустрічі
На робочому місці різниця між формальним і неформальним спілкуванням полягає не лише в тому, з ким ви говорите. Важливу роль також відіграють обставини, мета та рівень підготовки.
Наприклад, запланована зустріч є формальнішою, ніж імпровізована. І так само, якщо ваша мета — оголосити важливу інформацію, що вплине на кількох працівників компанії, це формальніше, ніж невимушене обговорення з колегою можливих варіантів розвитку проєкту.
Можна припустити, що найважливіша інформація завжди передається традиційними формальними способами — як-от професійно написані електронні листи. Але насправді все складніше.
Наприклад, короткі оновлення або термінові зміни часто передаються під час швидкої усної розмови. У динамічному робочому середовищі важливо бути готовим як до передачі, так і до прийому важливої інформації в будь-якій формі. Тому вербальні навички не менш важливі за письмові. Гнучкість у спілкуванні допомагає зекономити час і уникнути непорозумінь — особливо коли рішення потрібно ухвалювати швидко.
Щоб бути ефективним комунікатором, потрібно вміти точно й з повагою донести свою думку — незалежно від того, виступаєте ви з офіційною презентацією чи невимушено спілкуєтеся з колегами в каналі Chanty. Вербальне спілкування — це про створення зв’язків і розуміння аудиторії, незалежно від формату.
Переваги вербального спілкування для побудови професійних стосунків
Успішне вербальне спілкування вимагає не лише точності та чіткості; важливо також підбирати тон і слова відповідно до своєї аудиторії. Ніхто не здатен прочитати ваші думки, щоб зрозуміти ваші наміри — вони можуть лише здогадуватись про них на основі того, як ви говорите й поводитеся. Саме тому основні переваги вербального спілкування полягають у тому, що воно допомагає:
Заощаджувати час
Коли ви маєте змогу особисто поспілкуватися з колегою, керівником відділу або клієнтом — це суттєво економить час. Питання можна вирішити за лічені хвилини. Такий підхід особливо ефективний у надзвичайних ситуаціях або коли потрібен миттєвий зворотний зв’язок, що дозволяє уникнути затримок і гарантує, що всі залишаються в курсі подій.
Налагоджувати зв’язки
Ефективне вербальне спілкування на роботі допомагає співробітникам краще пізнати одне одного, дізнатися про інтереси та хобі колег. Невимушена розмова чи доброзичливий обмін репліками створює позитивну атмосферу й змушує людей почуватися комфортніше та ціннішими. Відомо, що команди працюють ефективніше, коли між їхніми учасниками існують не лише професійні, а й дружні стосунки. Міцне почуття командного духу сприяє підвищенню морального клімату в колективі та зменшенню плинності кадрів.
Уникати непорозумінь
Коли повідомлення передається усно, ризик його неправильного тлумачення значно менший, і отримувач краще його сприймає. До того ж, мовник може використовувати невербальні сигнали — міміку, жести, — щоб підкреслити певні моменти, додаючи додатковий рівень ясності, якого часто бракує в текстовому спілкуванні.
Підвищувати продуктивність команди
Розвиток професійного та поважного тону — це ключ до налагодження відносин у команді. Адаптація стилю спілкування до різних типів особистості ще більше зміцнює співпрацю, оскільки демонструє глибше розуміння вподобань колег. З часом стиль вашої взаємодії з колегами може змінюватися, коли ви краще пізнаєте одне одного. Якщо все зроблено правильно, це сприятиме злагодженій роботі та зростанню продуктивності.
Мотивувати
Ефективне вербальне спілкування на робочому місці надихає та мотивує людей активно брати участь у виступах, презентаціях або ділових зустрічах. Влучно підібрані слова можуть зарядити команду енергією, пробудити креативність і заохотити працівників ділитися ідеями впевнено. Такий мотиваційний ефект часто приводить до появи більш динамічного й залученого колективу.
Недоліки вербального спілкування
Вербальне спілкування має чимало недоліків — деякі з них складно помітити й виправити. Ось найпоширеніші причини:
Різні стилі спілкування
Йдеться про індивідуальні способи, у які люди обирають слова й доносять свої думки. Іноді навіть саме розуміння певних слів або фраз може відрізнятися, що призводить до серйозних непорозумінь. Впливають також інтонація, мова тіла та навички слухання. Наприклад, людина, яка надає перевагу прямому спілкуванню, може конфліктувати з тим, хто користується більш м’якою або непрямою мовою — це лише ускладнює ситуацію. Культурні відмінності також відіграють роль, адже норми й очікування щодо спілкування залежать від регіону та соціального середовища.
Дефіцит часу
Іноді ви або ваші колеги не маєте часу, щоби повноцінно все пояснити, і це ускладнює взаєморозуміння. Термінові наради або раптові зміни змушують команди скорочувати розмови, опускаючи важливі деталі. Це особливо проблематично в умовах підвищеної відповідальності, коли поспіх підвищує ймовірність помилок або упущень.
Відсутність ефективної вертикальної комунікації
Коли в проєкті немає чіткого лідера, виникають труднощі з вертикальною комунікацією у вигляді суперечливих ідей, розмитих вказівок або плутанини. У процесі передавання інформації через менеджерів і команди її чіткість може ще більше погіршитися. Крім того, ієрархічні бар’єри часто стримують співробітників від того, щоби ставити уточнюючі запитання — вони бояться негативної оцінки з боку керівництва.
Негативні стосунки з колегами
Спілкуватися з людьми, з якими у вас конфліктні або напружені стосунки — як професійні, так і особисті — може бути непросто. Іноді хочеться скоріше завершити розмову, тому пояснення подаються поверхнево, а співрозмовники можуть сприйняти слова вороже через упередження. Недовіра й конфлікти у минулому заважають обом сторонам висловитися й бути почутими, що спричиняє непорозуміння й напругу. У крайніх випадках це може призвести до повного розриву комунікації.
Корпоративна культура
Повідомлення неприємних новин, ухвалення складних рішень або впровадження непопулярних змін — завдання, яких багато хто уникає через страх зіпсувати свою репутацію чи кар’єру. Унаслідок цього важлива інформація часто подається непрямо або розпливчасто. Боязнь зашкодити стосункам у колективі породжує небажання вести відверті розмови, що підтримує культуру уникання.
Використання професійного жаргону
Використання спеціалізованої термінології є прийнятним у спілкуванні з членами власної команди, однак може створити труднощі під час взаємодії з клієнтами або колегами з інших відділів, які не знайомі з вашою сферою. Це створює бар’єри, змушує людей почуватися виключеними й призводить до непорозумінь, що підриває ефективність співпраці. Адаптація мови до рівня розуміння аудиторії є критично важливою, хоча її часто ігнорують у швидкому робочому темпі.
Неефективне спілкування може серйозно вплинути як на продуктивність, так і на моральний стан працівників. Дослідження показують, що, коли людей запитували про найсуттєвіші наслідки поганого спілкування на роботі, 52% зазначили, що це спричиняє додатковий стрес, а 44% — що це призводить до затримок або зривів у роботі, що в результаті може викликати синдром самозванця. Такі труднощі можуть спричинити емоційне вигорання та знизити ефективність усієї команди, що підкреслює необхідність постійного вдосконалення комунікативних практик.
Бар’єри для ефективного вербального спілкування
Проблеми в комунікації можуть виникнути на будь-якому рівні компанії й з різних причин. Індивідуальні працівники, керівництво, технології та інфраструктура — усе це може стати на заваді ефективному вербальному спілкуванню, а іноді кілька бар’єрів існують одночасно.
Ось деякі типові комунікаційні бар’єри, з якими ви можете зіткнутися на роботі:
Мовні бар’єри: Через поширення дистанційної роботи дедалі частіше трапляється, що співробітники з різних країн працюють у складі однієї команди. У більшості випадків у них є хоча б одна спільна мова, але це не означає, що всі володіють нею на однаковому рівні.
Культурні бар’єри: Люди можуть мати абсолютно різний підхід до роботи залежно від культурного середовища. Наприклад, фрази, які є цілком прийнятними в діловому контексті в одній країні, можуть бути незрозумілими або навіть образливими в іншій, що призводить до втрати нюансів і непорозумінь.
Індивідуальні навички: Кожен має спілкуватися в межах своїх посадових обов’язків, але лише небагато хто проходить професійне навчання або має природний хист до комунікації. Уникайте граматичних помилок, неправильного вживання слів і надто довгих речень — ці недоліки трапляються як у носіїв мови, так і в тих, хто вивчає її як другу.
Неефективне лідерство: Якщо керівник проєкту має слабкі комунікативні навички, проблема лише посилюється: менеджери передають командам нечіткі або неповні вказівки, що викликає ще більшу плутанину.
Застарілі технології: Компанії, які мають обмежені можливості для комунікації, не можуть працювати на повну силу. У часи зростання дистанційної роботи командам потрібні сучасні засоби співпраці та інструменти для керування робочими процесами, щоби залишатися на зв’язку й ефективно працювати разом.
Неефективна інфраструктура: У великих і складних організаціях проєкти часто охоплюють кілька команд і відділів. Без належної інфраструктури працівники можуть не розуміти, хто за що відповідає і з ким потрібно комунікувати.
Як подолати труднощі у вербальному спілкуванні
Це може здаватися очевидним, але надзвичайно важливо пам’ятати про свою аудиторію під час спілкування. Що вам відомо про її стиль комунікації? Чи охоплює тема моменти, з якими вони не знайомі? Чи ви починаєте розмову з однакового рівня розуміння?
Хоча існують загальні рекомендації щодо професійного спілкування, найкращий підхід завжди залежить від конкретної ситуації та людей, які в ній беруть участь.
Ефективним способом уникнути непорозумінь або виправити їх є початок розмови з уточнення поточного стану справ і рівня обізнаності співрозмовника щодо теми. Це може здаватися додатковою роботою, але в перспективі це заощадить багато часу.
Крім того, для збереження дружньої й інклюзивної атмосфери краще уникати тем і висловлювань, які можуть викликати суперечки. Це правило діє навіть у тих випадках, коли ви вважаєте, що присутніх це не образить.
Також важливо стежити за тим, щоб ніхто не почувався атакованим або поставленим у незручне становище під час обговорення. Уникайте звинувачувальних формулювань.
6 кроків до покращення вербального спілкування на роботі
Хочете покращити свої навички вербального спілкування просто зараз? Є багато аспектів, над якими можна почати працювати негайно. Нижче — кілька порад, які допоможуть вам ефективніше комунікувати:
Практикуйте активне слухання
Активне слухання — це ключовий компонент вербального спілкування. Якщо ви помічаєте, що часто перебиваєте співрозмовника або ваш голос звучить частіше, ніж голос людини, з якою ви говорите, — спробуйте зробити крок назад і дати іншим можливість висловитися.
Коли хтось витрачає час і докладає зусиль, щоб щось донести до вас, важливо приділити цьому повну увагу і сприймати його ідеї з відкритим розумом. Це сприятиме як покращенню взаємин із колегами, так і ефективнішій командній роботі.
Слідкуйте за мовою тіла
Погані звички в мові тіла — наприклад, постукування ногою, схрещені руки, постійне поглядання на годинник або хаотичне озиряння — можуть заважати ефективному спілкуванню. Це може викликати у співрозмовника відчуття поспіху, неповаги або ігнорування.
Працюйте над тим, щоб ваше тіло передавало відкритість і нейтральність, щоби ненароком не подавати сигналів, які викликають у людей дискомфорт.
Використовуйте інші м’які навички(soft skills)
Кілька твердих навичок (hard skills), як-от написання звітів чи робота в Excel, відіграють важливу роль у діловому спілкуванні. Однак для того, щоб донести інформацію, яку містять ці звіти та таблиці, особливо до аудиторії без спеціальних знань, необхідно володіти м’якими навичками.
Ось приклади м’яких навичок, які піднімуть ваше вербальне спілкування на новий рівень:
- Емпатія
- Гнучкість
- Допитливість
- Уміння ставити запитання
- Культурна чутливість
- Почуття гумору
- Терпіння
У компанії можуть проводити тренінги з комунікації або погодитися відправити вас на курси, а ще ви можете приєднатися до Toastmasters, щоб покращити свої навички усного спілкування.
Обирайте правильний спосіб комунікації
У робочому середовищі існує безліч способів вербального спілкування. Ось кілька прикладів:
- Інструменти для співпраці (наприклад, Chanty)
- Відеоконференції
- Особисті зустрічі
- Презентації
- Індивідуальні розмови
- Групові обговорення
- Попередньо записані відео
Іноді найбільш доречний спосіб очевидний, але в інших ситуаціях вибір може бути складним. Щоб ухвалити правильне рішення, можна враховувати кілька факторів.
Наприклад, нагальні або складні питання часто краще обговорювати особисто або через відеозв’язок. А якщо ви навчаєте нового співробітника, попередньо записане відео стане корисним доповненням до особистих бесід — його можна переглядати скільки завгодно разів.
І нарешті, просте запитання можна надіслати через застосунок для бізнес-комунікації. Такий застосунок дозволяє зменшити кількість неефективних зустрічей і стисло доносити інформацію.
Будьте зрозумілими й лаконічними
Під час розмов із колегами, клієнтами чи бізнес-партнерами переконайтесь, що ваша головна думка зрозуміла. Якщо ви оточуєте її зайвими деталями або відволікаєтеся на сторонні теми, слухачі можуть втратити суть. Це особливо важливо, якщо аудиторія не знає, про що піде мова.
Це також варто враховувати в особистих розмовах — чим довше ви говорите, тим більше чужого часу займаєте. Ймовірно, у слухачів є інші справи, і вони можуть втратити інтерес або увагу.
Слідкуйте за тоном
Ваш тон завжди повинен бути ввічливим, відкритим і демонструвати готовність слухати співрозмовника. Покажіть, що ви справді чуєте й обдумуєте те, що вам кажуть, а не судите поспіхом чи відкидаєте чужі ідеї.
Основне про вербальне спілкування
Добре розвинені навички вербального спілкування є перевагою майже в будь-якій професії чи галузі, однак оволодіти ними — нелегке завдання. Зокрема, вербальне спілкування на роботі вимагає постійного контролю за тим, як передається й сприймається інформація. Щоб досягти успіху, потрібно дбати про те, щоб ваші повідомлення були чіткими, стислими та точними, а також бути уважним, чутливим і поважним до своєї аудиторії. Такий баланс створює середовище, де комунікація не лише ефективна, а й сприяє позитивній корпоративній культурі.
Також важливо зважати на потреби й уподобання людей, з якими ви часто спілкуєтесь. Наприклад, якщо ви продовжуєте говорити швидко з колегами, для яких англійська — друга чи третя мова, зверніть увагу на швидкість мовлення. Якщо вас неодноразово просили сповільнитись, вони можуть відчути зневагу або ігнорування. Такі прості зміни не лише допомагають уникнути непорозумінь, а й сприяють інклюзивності та взаємоповазі. Саме подібні невеликі дії створюють доброзичливе середовище й підтверджують, що ефективне вербальне спілкування на роботі — це основа злагодженої командної роботи та залучення співробітників.
Add comment