Багато організацій перейшли на гібридну роботу — це означає, що працівники запроваджують нові способи співпраці та комунікації. Віртуальні команди виконують більшість своєї роботи онлайн, а не приходять в офіс і зустрічаються з колегами особисто.
Розгляньмо, що створює надійну основу для співпраці та спілкування членів віртуальної команди.
Що таке віртуальна команда?
Віртуальна команда — це розподілена команда, учасники якої можуть перебувати в різних географічних регіонах. Зазвичай вони співпрацюють за допомогою онлайн-платформ, таких як відеоконференції, електронна пошта, месенджери та інші.
Віртуальна співпраця стає все більш поширеною. За даними Harvard Business Review, 79% із 1700 опитаних працівників знань заявили, що вони “часто або регулярно” працюють у віртуальних командах. Із поширенням віртуальної роботи з’явилося багато різновидів таких команд.
Які є 2 форми співпраці у віртуальних командах?
Щоб ефективно керувати та впливати на свою віртуальну команду, важливо розуміти дві основні форми віртуальної співпраці. Це синхронна та асинхронна взаємодія — кожна має свої вимоги, переваги й недоліки.
Синхронна співпраця передбачає взаємодію в реальному часі, зазвичай через такі платформи, як Zoom, Microsoft Teams або Slack. Вона найкраще підходить для мозкових штурмів, швидкого ухвалення рішень та побудови особистих зв’язків. Синхронна співпраця імітує ефект живого спілкування і є корисною для вирішення термінових питань або зміцнення командного духу. Водночас вона вимагає узгодженості часових поясів і може спричиняти цифрову втому при надмірному використанні.
Асинхронна співпраця, навпаки, дає змогу членам команди долучатися у зручний для них час — через електронну пошту, спільні документи, дошки завдань, як-от Trello чи Asana, а також робочі простори, як-от Google Workspace чи Notion. Вона сприяє глибокій концентрації, підтримує гнучкий графік і забезпечує інклюзивність у віддалених командах. Асинхронна співпраця ефективна для моніторингу завдань і документування, однак може затягувати процес ухвалення рішень, якщо не встановлено чітких очікувань.
З точки зору управління віртуальною командою, секрет успіху полягає у правильному балансі між цими двома моделями. Використовуйте синхронні інструменти для командної взаємодії та вирішення питань у реальному часі, а асинхронні — для формалізованої роботи та довготривалих проєктів. Чіткі стандарти комунікації — як-от очікувані строки відповіді, регулярні звіти про статус та офіційне документування — значно підвищують продуктивність і зменшують кількість непорозумінь.
Із розвитком гібридного та віддаленого форматів роботи асинхронна співпраця набирає популярності. Вона дає змогу компаніям залучати глобальні таланти, підтримувати автономність і зберігати високу продуктивність без прив’язки до традиційного робочого графіка. Однак ефективність такого підходу залежить від культури довіри, відповідальності та чітко визначених комунікаційних шаблонів.
Розуміння того, коли і як використовувати кожен формат, і відповідне налаштування стилю співпраці — це ефективний інструмент управління віртуальною командою та підтримки результативності відповідно до бізнес-цілей.
Як створити віртуальну команду всього за три кроки:
За даними BetterUp, ви можете почати формувати свою віртуальну команду, зробивши наступні три кроки:
1. Формуйте команду з правильних людей
Найпростіший спосіб переконатися, що ваша віртуальна команда складається з відповідних людей, — це почати правильно з самого початку.
Техніки поведінкового інтерв’ю та особистісне тестування можуть допомогти знайти відповідних кандидатів.
Ось деякі характеристики, на які варто звернути увагу при доборі членів віртуальної команди:
- Адаптивність
- Емпатія
- Міжособистісні навички
- Розвинені комунікаційні вміння
- Здатність до самостійної роботи
- Культурна чутливість
Оцініть сильні та слабкі сторони працівників перед тим, як брати команду під своє керівництво. У разі наявності прогалин розробіть програми навчання та підвищення кваліфікації, щоб покращити результати роботи. Додаткова підтримка, як-от менторство чи ініціативи з навчання від колег, допоможе ще краще адаптуватися до віртуального формату. Також важливо підбирати людей, здатних ефективно співпрацювати, попри географічну віддаленість, що сприяє згуртованій командній роботі.
2. Визначте оптимальний розмір команди
Малі групи з трьох-п’яти осіб зазвичай є ефективнішими. Їх також легше координувати, тому якщо у вас велика команда, варто розглянути варіант її поділу на менші підгрупи. У такому форматі кожен учасник матиме змогу внести більш значущий вклад, а менеджери — надати більш персоналізовану підтримку. Крім того, у невеликій команді покращується комунікація, адже кожен учасник має шанс бути почутим.
У деяких проєктах доцільно включати фахівців із вузькопрофільними навичками або експертизою, щоб швидше досягати поставленої мети. Великі команди також можуть бути ефективними за умови чіткої координації, проте зазвичай невеликі, сфокусовані групи забезпечують кращі результати як за обсягом роботи, так і за рівнем згуртованості.
3. Чітко визначте ролі та обов’язки
Переконайтеся, що члени вашої віртуальної команди розуміють як свої, так і ролі та обов’язки своїх колег.
Для забезпечення чіткості використовуйте інструменти управління проєктами для призначення завдань і відстеження прогресу. Прозора документація та спільні цілі допомагають підтримувати команду на одному курсі, зменшуючи непорозуміння й підвищуючи відповідальність. Також варто заздалегідь узгодити частоту та формат комунікації, щоб уникнути непорозумінь щодо того, коли і як зв’язуватися.
Важливість управління віртуальними командами
Згідно з Indeed.com, для ефективного управління віртуальною командою важливо враховувати різні тактики з таких причин:
1. Відповідальність
Під час роботи з віртуальними командами необхідно впровадити способи відстеження прогресу та контролю за виконанням завдань. Встановлення цілей і чітких очікувань допомагає переконатися, що працівники ефективно виконують свою роботу.
2. Продуктивність
Щоб залишатися ефективним під час дистанційної роботи, потрібні особиста відповідальність і внутрішня мотивація. Ваш обов’язок як менеджера — допомогти команді залишатися зосередженою на роботі. Інструменти на кшталт застосунків для відстеження часу чи платформ управління ефективністю допомагають отримати уявлення про рівень продуктивності кожного працівника та команди в цілому, дозволяючи керівникам вчасно втрутитися при потребі. Формування культури, орієнтованої на результат, також сприяє тому, що віртуальні команди фокусуються на досягненні цілей, а не лише на процесах.
3. Спільна робота
Робота у віртуальній команді може бути складною, однак при наявності належної структури вона може бути не менш ефективною, ніж робота офлайн. Регулярна комунікація допомагає зрозуміти, як функціонувати як єдина команда.
Виклики, з якими можуть стикатися віртуальні команди
1. Зниження продуктивності
Попри те, що дослідження свідчать про високу продуктивність працівників на віддаленні, це не стосується кожного. Відсутність прямого нагляду може спричиняти зниження ефективності, що є серйозним викликом для роботодавців. Як один із проактивних підходів, керівникам варто встановлювати орієнтири продуктивності та впроваджувати гнучкі графіки роботи, щоб враховувати різні стилі праці та індивідуальні потреби співробітників.
2. Проблеми з комунікацією та командною роботою
Через фізичну ізоляцію та залежність від дистанційної взаємодії можуть виникати труднощі зі співпрацею. Працівники втрачають можливість для спонтанного обміну ідеями, які часто народжуються в офісі. Усе це може негативно вплинути на інтелектуальну активність компанії. Щоб цьому запобігти, варто заохочувати неформальні онлайн-зустрічі або «миті біля кулера», де співробітники можуть поспілкуватися, поділитися ідеями та налагодити міжособистісні зв’язки поза межами робочих завдань.
3. Відчуття ізольованості
Однією з переваг офісної роботи є соціальний компонент, закладений у саму її структуру. Хоча надмірне спілкування не має шкодити продуктивності, регулярна взаємодія з іншими позитивно впливає на психологічний стан і задоволеність працівників. Щоб підтримати цю складову, роботодавцям слід розвивати культуру залученості, організовуючи віртуальні тімбілдинги, програми добробуту чи навіть неформальні зустрічі для спілкування на особисті теми.
4. Проблеми з балансом між роботою та особистим життям
Підтримка балансу між роботою та життям — одне з найскладніших питань при дистанційній роботі, яке має важливі наслідки для бізнесу. Надмірна зайнятість або презентеїзм, коли працівник формально «присутній» на роботі, але не виконує значимого обсягу завдань, особливо на тлі домашніх відволікань, можуть стати проблемою. Згідно з Gartner, у США працівники більше цінують якісний баланс між роботою та життям, ніж медичне страхування.
Керівники можуть допомогти, встановлюючи чіткі межі, заохочуючи регулярні перерви, уникнення понаднормової роботи та використання застосунків для планування робочого дня. Крім того, заохочення відпусток і підтримка психічного здоров’я сприяють сталому балансу, що, у свою чергу, позитивно впливає на довгострокову продуктивність і залученість працівників.
Як ефективно керувати віртуальними командами
1. Плануйте зустрічі для зростання
Дуже важливо щодня або щотижня проводити регулярні зустрічі, щоб ваша команда завжди була в курсі завдань і цілей. Не менш важливо, щоб віддалені працівники відчували можливість для професійного розвитку та кар’єрного зростання всередині компанії. Регулярні зустрічі з командою допомагають окреслити цілі, розробити стратегію розвитку та підтримувати мотивацію до професійного зростання.
2. Комунікація — ключ до успіху
Перше правило — краще переоцінити, ніж недооцінити обсяг комунікації, який потрібен вам і вашій команді. Планування щоденних зустрічей та відкриття каналів зв’язку, навіть якщо вам здається, що нічого нового немає, допомагає не втратити командну синергію та цінні ідеї тільки через те, що ви не разом фізично.
Ви самі обираєте, чи ці зустрічі проходитимуть щотижня в кількох командах, чи щодня з лідером вашої команди.
Коли визначено, скільки комунікації потрібно, вибір інструментів також відіграє важливу роль у робочому процесі. Для більшості віртуальних команд одним із найкращих рішень є Chanty — простий у використанні застосунок для командної співпраці, що забезпечує ефективне спілкування.
3. Створіть простір для командної взаємодії
Формування довіри та взаємин у віртуальних командах так само важливе, як і в офлайн-командах, проте вимагає свідомих зусиль. Регулярні зустрічі допомагають тримати курс, але варто також знаходити час для неформального спілкування. Особисті розмови сприяють формуванню глибших професійних зв’язків і підвищують задоволеність роботою.
4. Адаптуйте очікування щодо віртуальної команди
Оскільки ваша команда працює з дому, працівники мають більше можливостей зосередитися на інших сферах життя. Наприклад, деякі можуть бути недоступні вранці через різницю в часових поясах, а інші змушені працювати вночі. Наявність дітей також може обмежувати доступність поза стандартним робочим часом.
Усвідомлення та врахування специфічних потреб і графіків віддалених працівників сприятиме кращому балансу між роботою та життям, а також підвищенню задоволеності від роботи.
Мотивація та заохочення віртуальних команд
Менеджери повинні вирішити, чи винагороджувати працівників за досягнуті результати, чи за кількість відпрацьованих годин щодня. Коли система винагород чітко узгоджена з критеріями оцінки, її набагато легше підтримувати та контролювати.
Розвиток команди у віртуальному середовищі має бути постійним процесом і потребує постійної залученості. Менеджеру віртуальної команди потрібно компенсувати відсутність природного соціального спілкування та формування довіри шляхом створення умов і можливостей для тімбілдингу.
Окрім цього, керівникам варто регулярно та проактивно надавати чіткі інструкції членам команди. Це дозволить співробітникам почуватися цінними навіть за відсутності неформального контакту та випадкових розмов.
Членам віртуальної команди також слід надавати відчуття, що вони мають ті ж можливості для визнання та кар’єрного зростання, що й співробітники в головному офісі.
Підсумок
Відповідь на запитання, що робить віртуальну команду успішною, може відрізнятися для кожного працівника й керівника. Водночас існують приклади ефективних віртуальних команд, з яких можна взяти до уваги ключові уроки успіху, зокрема:
- Ефективна комунікація між командами є критично важливою, оскільки вона забезпечує кращий рівень розуміння
- Чітка стратегія розподілу відповідальності за проєкти й завдання, а також зрозумілі очікування
- Зміцнення командної культури та взаємин завдяки спільним активностям і відзначенню досягнень
І працівники, і компанії можуть отримати значні переваги від віртуальних команд. Особливо якщо вміти своєчасно усувати найпоширеніші проблеми, які виникають у процесі їхньої роботи. Правильний підбір членів команди — це перший крок до створення успішної віртуальної команди. Далі все зводиться до побудови відкритої та прозорої комунікації в атмосфері довіри.
