9. lekcija: kako povećati produktivnost na poslu?

U danu je ograničen broj sati, a maksimalno iskoristiti svoje vrijeme teško je. Postoje samo dva načina povećanja produktivnosti – ili uložite više sati ili radite pametnije. Ovo drugo uvijek je pametnija ideja.

• Najpopularniji blokator produktivnosti jest obavljanje više zadataka istovremeno – obavljanje nekoliko zadataka u isto vrijeme s namjerom da se obavi više u manje vremena. Prema, samo 2% ljudi vješto obavlja više zadataka istovremeno, dok preostalih 98% u tome ne uspijeva. Kada obavljate više zadataka istovremeno, vaša je pozornost podijeljena između više stavki, što smanjuje produktivnost i do 40%. Umjesto da radite sve odjednom, posvetite punu pozornost jednom zadatku u trenutku; i usredotočite se na drugi zadatak tek nakon što je prvi dovršen.

• Još jedna stvar koja blokira produktivnost jest obavljanje svega samostalno. Siguran sam da postoje zadaci koje drugi članovi tima mogu uspješno obaviti. Uložite malo vremena u podučavanje drugih i to će se vrlo brzo isplatiti.

• Ponavljajući zadaci poput pisanja sadržaja, telefonskih poziva i odgovaranja na e-poruke mogu se grupirati. Obavljanje sličnih aktivnosti u skupinama pomaže uštedjeti vrijeme.

• Mi kao ljudi loše procjenjujemo, obično pogrešno procjenjujemo koliko se posla može obaviti u određenom vremenu. Jednostavno je rješenje odabrati 3 stvari, usredotočiti se na njih svom pozornošću, a zatim odabrati sljedeće tri. To će vam pomoći da steknete osjećaj postignuća i dovršite potrebne zadatke u rokovima.

• Zaposlenici koji rade od kuće ponekad se usredotoče na pogrešne prioritete. Dobra je ideja odrediti prioritete zadacima, primjerice, one koji oduzimaju najviše vremena pokušajte isplanirati za jutro kako biste imali dovoljno vremena da ih dovršite na vrijeme. Manji ili manje važni zadaci mogu se ostaviti za kraj radnog dana.

• Samodisciplina je vještina koja se može razvijati i poboljšavati vježbom. Trebate priznati svoje slabosti i imati jasan plan kako ih prevladati. Počnite malim koracima, vjerojatno ćete se u početku osjećati neugodno, ali zapamtite da nikada ne odustanete! Ne zaboravite motivirati sebe – to će vas držati na putu prema ostvarenju cilja.

Osam sati prolazi mnogo brže u uredu nego kod kuće. Rutina i struktura svakodnevnog uredskog života, tj. buđenje, odlazak u šetnju, spremanje, putovanje na posao, ono je što vas održava produktivnima jer vas navodi na pomisao da se mali zadaci obavljaju. Dok radimo od kuće, naše su rutine narušene, što povećava ometanje. Da biste to prevladali, bolje je imati pravu jutarnju rutinu i uzimati redovite stanke kao što biste činili da radite iz ureda.

Bonus:

Kontrolni popis produktivnosti Preuzmite svoj certifikat