Kennslustund 7: Hvernig sjálfskipulagning hefur áhrif á árangur í vinnu

Að vera skipulögð og hafa gott vinnusiðferði getur og bætt frammistöðu þína. Það hjálpar einnig til við að draga úr streitu og spennu því þú hefur allt skipulagt og skilar niðurstöðum af hæstu gæðum.

En hverjir eru mikilvægustu þættir sjálfsstjórnunar í vinnunni? Og, það sem mikilvægast er, hvernig hefur skipulag þitt áhrif á frammistöðu þína?

Í þessari kennslustund finnur þú lykilþætti sjálfskipulagningar ásamt nokkrum ráðum til að verða betri í að skipuleggja vinnuna þína.

Byrjum.

Eins og við nefndum áður skiptir sjálfsstjórnun í vinnunni sköpum til að bæta frammistöðu og tryggja árangur. Ef þú vilt bæta getu þína gætir þú hins vegar viljað læra hverjir eru mikilvægustu þættir sjálfskipulagningar.

Áætlanagerð

Það fyrsta sem kemur upp í hugann þegar talað er um sjálfsstjórnun er færni í áætlanagerð.

Að skipuleggja verkefni vandlega svo þau passi inn í daginn þinn er afar gagnleg færni og lykilþáttur framleiðni. Það gerir þig áreiðanlegri og traustari. Að auki gerir það þér kleift að vinna með minni streitu því þú hefur ekki stöðugar áhyggjur af skilafrestum og kappi við tímann.

Skilvirk áætlanagerð byggir á nokkrum smáþáttum, svo sem:

• Að forgangsraða verkefnum og leysa þau brýnu. Þannig virðir þú skilafresti og átt ekki á hættu að skapa keðju tafa.

• Sjálfstætt vinnuferli. Þetta þýðir að þú þarft ekki tíða aðstoð til að sinna starfinu þínu.

• Hröð og skilvirk samskipti sem eru alltaf uppfærð. Þetta þýðir að þú svarar tölvupóstum og símtölum eins fljótt og auðið er án þess að fresta fundum og öðrum sameiginlegum verkefnum.

• Skipulag í vinnuumhverfinu. Að hafa hjálpar til við framleiðni með því að tryggja að þú vitir alltaf hvar hlutirnir eru. Að raða skjölum í stafrófsröð og nota límmiða eru hagnýtar aðferðir. Þú getur bætt þetta enn frekar með því að gera skjölin þín stafræn og leita beint að mikilvægum skrám. Ef þú meðhöndlar lagaleg skjöl er skynsamlegt að nota sniðmát fyrir samninga. Það kemur í veg fyrir að þú þurfir að búa þau til frá grunni og tryggir að þú vitir alltaf hvar þau er að finna.

• Stundvísi. Að mæta á réttum tíma eða snemma er merki um fagmennsku.

• Dagatal sem inniheldur alla frídaga, helgar, leyfi, skrifstofupartý o.s.frv.

• Fyrirbyggjandi samskipti og ráðstafanir. Skipulögð manneskja tilkynnir yfirmanni sínum um leyfi viku eða tveimur áður svo fyrirtækið verði ekki fyrir töfum og öðrum vandamálum. Einnig hefur manneskja sem getur stjórnað sér alltaf varaáætlun ef neyð ber að höndum.

Ábyrgðarskylda

Ef þú ert starfsmaður sem stjórnar vinnu sinni sjálfstætt eru góðar líkur á að þú komir í veg fyrir margar villur með vandaðri áætlanagerð. Engu að síður gerast mistök og þegar þau gerast er mikilvægt að sýna að þú getir svarað yfirmönnum þínum af heiðarleika.

Nú á dögum leita stjórnendur og forstjórar að starfsfólki sem er ekki hrætt við að taka ábyrgð þegar eitthvað fer úrskeiðis. Það síðasta sem fyrirtæki þurfa er starfsfólk sem reynir að kenna öðrum um mistök sín. Þess vegna er það hluti af vegferðinni að viðurkenna mistök sín og árangur, og það sparar fjármuni fyrirtækisins.

Svona sýnir skipulagður starfsmaður ábyrgðarskyldu sína:

• Tekur við áskorunum og nýrri ábyrgð ef hann er öruggur í hlutverki sínu.
• Hafnar nýjum verkefnum ef hann telur sig ekki geta lokið þeim.
• Viðurkennir árangur sinn af öryggi.
• Viðurkennir mistök með gagnrýnu hugarfari og hugsun um umbætur.
• Áreiðanleiki.
• Aðlögunarhæfni við fordæmalausar aðstæður.

Frumkvæði

Annar mikilvægur þáttur er frumkvæði. Að geta fundið nýjar leiðir til að vinna verkið sitt eða komið með nýjar hugmyndir fyrir allan reksturinn er ein gagnlegasta færnin.

Flestar stofur sem vilja stækka reyna að finna starfsfólk sem getur unnið sjálfstætt og veit hvernig á að vera afkastamikið. Þær leita einnig að fólki sem getur lagt fram gagnlegt innlegg sem getur flýtt fyrir framgangi fyrirtækisins.

Frumkvæðisfærni felur í sér:

• Færni í lausn vandamála með nýjum og skapandi hugmyndum.
• Að koma með nýstárlegar hugmyndir sem stuðla að vexti fyrirtækisins.
• Að grípa til aðgerða án þess að bíða eftir hvatningu yfirmanns (nema um sé að ræða áhættusamar aðstæður sem krefjast samþykkis).
• Að hvetja aðra til að grípa til aðgerða og taka þátt.

Bónus:

Fullkomna handbókin um framleiðni fjarteyma Fáðu skírteinið þitt