Pelajaran 6: Menguruskan masa anda secara berkesan

Memperbaiki pengurusan masa anda pada akhirnya adalah soal menetapkan matlamat atas apa yang anda mahu capai dalam tempoh masa tertentu dan mengutamakan tugasan yang paling memerlukan perhatian.

Dalam pelajaran ini, kita akan mengenal pasti isu umum yang menurunkan kecekapan produktiviti anda, serta beberapa petua dan helah mudah untuk memperbaiki pengurusan masa anda.

Siapa atau apa yang mencuri masa anda?

Sepanjang hari, mungkin ada banyak gangguan yang menarik anda daripada kerja anda. Gangguan itu boleh kecil, seperti menjawab panggilan telefon dan e-mel, menanggapi soalan daripada rakan sekerja, atau mungkin terlalu banyak memikirkan tugasan, tetapi kesemuanya terkumpul. Jika anda cuba menumpukan perhatian di pejabat yang bising atau anda di rumah dan tidak mempunyai peralatan yang anda perlukan untuk melakukan kerja dengan berkesan, mungkin persekitaran kerja itu sendiri yang mengganggu. Atau, mungkin bahagian penting dalam hari anda yang menjadikan anda kurang produktif, seperti perjalanan pergi dan balik mesyuarat.

Sama ada ia penangguhan, faktor luaran, atau gangguan yang mempengaruhi jumlah masa yang terbuang dalam hari anda, mengenali gangguan ini ialah langkah pertama ke arah mempunyai perkara yang lebih produktif untuk dilakukan.

Berikut beberapa amalan pengurusan masa yang terbaik:

1. Tetapkan matlamat projek dan tentukan tarikh akhir:

   Anda perlu menulis secara terperinci hasil apa yang anda usahakan untuk dicapai pada akhirnya. Selain itu, anda harus menetapkan tarikh akhir yang paling tepat untuk memahami berapa banyak masa yang anda ada dan apa yang boleh dilakukan untuk mencapai matlamat serta kecekapan produktif yang diperlukan.

2. Perkemas komunikasi antara ahli pasukan untuk meningkatkan

   Pilih cara komunikasi yang tepat khusus untuk pasukan anda. Daripada mesyuarat bersemuka harian hingga alat komunikasi, anda perlu mengenal pasti apa yang paling sesuai untuk pasukan anda. Komunikasi yang mantap ialah kunci kepada

3. Jejaki masa dan sesuaikan seperlunya

   Fikirkan bagaimana anda sendiri boleh menjadi produktif dan cara-cara anda boleh mengurangkan masa yang anda habiskan untuk tugasan anda serta meningkatkan kecekapan produktiviti untuk memahami rentak umum proses semasa mengerjakan mana-mana projek. Ia akan membantu menganggarkan hasil dengan tepat.

4. Adakan mesyuarat berkala dan berikan maklum balas tepat pada masanya

   Mesyuarat berkala dengan maklum balas tepat pada masanya pasti membantu anda mencapai pemahaman yang lebih baik antara ahli pasukan dan hasilnya, syarikat anda akan mengalami kejayaan yang jauh lebih besar dengan beroperasi secara berkesan dan menjalani hari yang lebih produktif.

5. Mula bekerja awal pagi:

   Kebanyakan individu produktif memulakan hari mereka lebih awal, kerana ia memberi lebih banyak masa untuk berehat, merenung dan berproduktiviti. Pendekatan ini juga melawan penangguhan, yang sering berlaku apabila kita berasa terbeban. Seiring berjalannya hari, tahap tenaga biasanya menurun, mempengaruhi produktiviti sekaligus fokus.

Mengikuti petua yang disebutkan di atas sepatutnya mengurangkan masa yang diperlukan untuk berjaya menyiapkan mana-mana tugasan dan projek demi hari yang lebih produktif.

Dapatkan sijil anda