Lição 6: Gerir o seu tempo de forma eficaz

Melhorar a sua gestão do tempo resume-se a definir metas para o que quer alcançar num determinado período e a dar prioridade às tarefas que precisam de mais atenção.

Nesta lição, vamos identificar problemas comuns que reduzem a sua eficiência produtiva, além de algumas dicas e truques simples para melhorar a sua gestão do tempo.

Quem ou o que está a roubar o seu tempo?

Ao longo de um dia, pode haver muitas distrações a afastá-lo do seu trabalho. Podem ser pequenas, como atender chamadas telefónicas e e-mails, responder a perguntas de colegas ou talvez pensar demasiado nas tarefas, mas tudo isto se acumula. Se está a tentar concentrar-se num escritório barulhento, ou está em casa e não tem o equipamento de que precisa para fazer o trabalho de forma eficaz, pode ser o próprio ambiente de trabalho a distraí-lo. Ou pode ser que partes integrantes do seu dia o estejam a tornar menos produtivo, como as deslocações de e para as reuniões.

Seja procrastinação, fatores externos ou interrupções a afetar a quantidade de tempo perdido no seu dia, identificar estas distrações é o primeiro passo para ter mais atividades produtivas.

Aqui ficam algumas das melhores práticas de gestão do tempo:

Defina metas do projeto e determine prazos:
Precisa de escrever em detalhe que resultados pretende alcançar no final. Além disso, deve definir os prazos mais precisos para perceber quanto tempo tem e o que pode ser feito para atingir as metas e a eficiência produtiva necessárias.
Simplifique a comunicação entre os membros da equipa para aumentar a
Escolha as formas de comunicação certas, especialmente para a sua equipa. De reuniões presenciais diárias a ferramentas de comunicação, precisa de identificar o que funciona melhor para a sua equipa. Uma comunicação bem estabelecida é essencial para a
Monitorize o tempo e ajuste em conformidade
Pense em como pode você mesmo ser produtivo e nas formas de reduzir o tempo que gasta nas suas tarefas e aumentar a eficiência produtiva para perceber o ritmo geral do processo enquanto trabalha em qualquer projeto. Isto vai ajudar a estimar corretamente os resultados.
Faça reuniões regulares e dê feedback atempado
Reuniões regulares com feedback atempado vão sem dúvida ajudá-lo a alcançar mais entendimento entre os membros da equipa e, como resultado, a sua empresa terá muito mais sucesso ao operar de forma eficaz e ter um dia mais produtivo.
Comece a trabalhar cedo de manhã:
A maioria das pessoas produtivas começa o dia cedo, uma vez que isso proporciona mais tempo para descontrair, refletir e produzir. Esta abordagem também combate a procrastinação, que ocorre frequentemente quando nos sentimos sobrecarregados. À medida que o dia avança, os níveis de energia normalmente diminuem, afetando tanto a produtividade como a concentração.

Seguir as dicas mencionadas acima deverá reduzir o tempo necessário para concluir com sucesso qualquer tarefa e projeto, resultando num dia mais produtivo.

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