Lição 9: Como aumentar a produtividade no trabalho?

Há um número limitado de horas num dia, e aproveitar bem o seu tempo é difícil. Existem apenas duas formas de aumentar a sua produtividade: dedicar mais horas ou trabalhar de forma mais inteligente. Fazer a segunda é sempre a ideia mais inteligente.

• O bloqueador de produtividade mais popular é a multitarefa - fazer várias tarefas ao mesmo tempo com a intenção de render mais em menos tempo. Segundo a, apenas 2% das pessoas são boas em multitarefa; os restantes 98% falham nisso. Quando faz várias coisas ao mesmo tempo, a sua atenção divide-se entre vários itens, e isso reduz a produtividade em até 40%. Em vez de fazer tudo de uma vez, dê a sua atenção total a uma única tarefa de cada vez; e concentre-se noutra tarefa apenas depois de concluir a primeira.

• Outra coisa que bloqueia a produtividade é fazer tudo sozinho. Tenho a certeza de que há tarefas que outros membros da equipa podem fazer muito bem. Invista algum tempo a ensinar os outros e isso vai compensar muito depressa.

• As tarefas repetitivas como escrever conteúdo, fazer chamadas telefónicas e responder a e-mails podem ser agrupadas. Concluir atividades semelhantes em lotes ajuda a poupar tempo.

• Nós, humanos, somos péssimos estimadores: normalmente calculamos mal quanto trabalho é possível fazer num determinado período de tempo. Uma solução simples é escolher 3 coisas, concentrar-se nelas com toda a sua atenção e depois escolher as três seguintes. Isto vai ajudá-lo a ter uma sensação de realização e também a concluir as tarefas necessárias dentro dos prazos.

• Os colaboradores que trabalham a partir de casa às vezes concentram-se nas prioridades erradas. É uma boa ideia dar prioridade às tarefas; por exemplo, tente planear as que consomem mais tempo para a manhã, para ter bastante tempo para as finalizar a tempo. As tarefas mais pequenas ou menos importantes podem ficar para o fim do dia de trabalho.

• A autodisciplina é uma competência que pode ser desenvolvida e aprimorada com a prática. Deve reconhecer os seus pontos fracos e ter um plano claro sobre como superá-los. Comece por dar passos pequenos; provavelmente vai sentir-se desconfortável no início, mas lembre-se de nunca desistir! Não se esqueça de se motivar - isso vai mantê-lo no caminho certo para alcançar o seu objetivo.

Oito horas passam muito mais depressa no escritório do que em casa. A rotina e a estrutura do dia a dia no escritório, ou seja, acordar, dar um passeio, arranjar-se, deslocar-se, é o que o mantém produtivo, porque engana o seu cérebro fazendo-o pensar que pequenas tarefas estão a ser concluídas. Ao trabalhar a partir de casa, as nossas rotinas são perturbadas, o que aumenta a distração. Para superar isto, é melhor ter uma boa rotina matinal e fazer pausas regulares, como faria se estivesse a trabalhar a partir do escritório.

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