Lição 7: Como a auto-organização influencia os resultados do trabalho

Ser organizado e ter ética de trabalho pode e melhorar o seu desempenho. Também ajuda a reduzir o stress e as tensões, porque tem tudo planeado e entrega resultados da mais alta qualidade.

Mas quais são os elementos mais importantes da autogestão no trabalho? E, mais importante ainda, como é que a sua organização influencia o seu desempenho?

Nesta lição, vai encontrar os aspetos-chave da auto-organização, juntamente com algumas dicas para melhorar o planeamento do seu trabalho.

Vamos começar.

Como mencionámos anteriormente, a autogestão no trabalho é fundamental para melhorar o desempenho e garantir o sucesso. No entanto, se quer melhorar as suas capacidades, talvez queira aprender quais são os elementos mais importantes na base da auto-organização.

Planeamento

A primeira coisa que vem à cabeça quando se fala em autogestão são as competências de planeamento.

Agendar cuidadosamente as atividades para caberem no seu dia é uma competência extremamente útil e um aspeto-chave da produtividade. Torna-o mais fiável e digno de confiança. Além disso, permite-lhe trabalhar com menos stress, uma vez que não está constantemente preocupado com prazos e a correr contra o tempo.

Um planeamento eficiente baseia-se em alguns microelementos, tais como:

• Dar prioridade às tarefas e resolver as urgentes. Desta forma, respeita os prazos e evita criar uma cadeia de atrasos.

• Processo de trabalho independente. Isto significa que não precisa de ajuda frequente para fazer o seu trabalho.

• Comunicação rápida, eficaz e sempre atualizada. Isto significa responder a e-mails e chamadas telefónicas o mais rapidamente possível, sem adiar reuniões e outras atividades coletivas.

• Organização no ambiente de trabalho. Ter uma ajuda na produtividade, garantindo que sabe sempre onde estão as coisas. Organizar os documentos por ordem alfabética e utilizar notas autocolantes são estratégias práticas. Pode melhorar ainda mais ao digitalizar os seus documentos, o que permite pesquisar diretamente os ficheiros importantes. Se lida com documentos jurídicos, é prudente utilizar modelos para os contratos. Isto evita ter de os criar do zero e garante que sabe sempre onde encontrá-los.

• Pontualidade. Chegar a horas ou mais cedo é sinal de profissionalismo.

• Um calendário que inclua todos os dias livres, fins de semana, férias, festas da empresa, etc.

• Comunicação e medidas preventivas. Uma pessoa organizada avisa o seu chefe sobre as férias uma ou duas semanas antes, para que a empresa não sofra com atrasos e outros problemas. Além disso, quem se sabe gerir tem sempre um plano alternativo em caso de emergência.

Responsabilização

Se é um colaborador que gere o próprio trabalho de forma independente, há uma boa probabilidade de evitar muitos erros através de um planeamento cuidadoso. Ainda assim, os erros acontecem e, quando acontecem, é importante mostrar que consegue responder com honestidade aos seus superiores.

Hoje em dia, os gestores e os CEO procuram colaboradores que não tenham medo de assumir responsabilidades em caso de deslizes. A última coisa de que as empresas precisam são trabalhadores que tentam culpar os outros pelas suas falhas. Por isso, admitir os seus fracassos e sucessos faz parte do percurso, e isso poupa os fundos da empresa.

Veja como um colaborador organizado demonstra a sua responsabilização:

• Aceitar desafios e novas responsabilidades se estiver confiante quanto à sua função.
• Recusar novas tarefas e projetos se achar que não é capaz de os concluir.
• Admitir o seu sucesso com confiança.
• Admitir as falhas com espírito crítico e vontade de melhorar.
• Fiabilidade.
• Capacidade de adaptação a situações inéditas.

Iniciativa

Outro aspeto fundamental é a iniciativa. Conseguir encontrar novas formas de fazer o seu trabalho ou ter novas ideias para todo o negócio é uma das competências mais úteis.

A maioria das empresas que pretende expandir-se tenta encontrar colaboradores que consigam trabalhar de forma autónoma e saibam ser produtivos. Além disso, procuram pessoas que possam dar contributos úteis capazes de acelerar o progresso da empresa.

Ter competências de iniciativa inclui:

• Capacidade de resolver problemas através de ideias novas e criativas.
• Ter ideias inovadoras que ajudem no crescimento da empresa.
• Agir sem esperar pelo incentivo de um superior (a menos que seja uma situação arriscada que exija aprovação).
• Incentivar os outros a tomar medidas e a envolverem-se.

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