Lektion 11: tekniker för problemlösning

Ingen gillar problem, särskilt inte på jobbet. Men de är en del av vår vardag. I den här lektionen går vi igenom 5 av de vanligaste och mest beprövade problemlösningsteknikerna som du kan använda för att enkelt lösa svåra situationer på jobbet eller i privatlivet.

1. Andas in och andas ut

   Vi börjar med grunderna. Hur illa problemet än är och hur allvarlig situationen än verkar kan du göra en enkel sak – andas in och andas ut.

   De flesta blir stressade så fort ett problem nämns. De känner att de måste komma på ett svar direkt, de letar efter någon att skylla på och de vill ha en snabb och enkel utväg. Plötsligt blir själva mötet med problemet ett problem i sig.

   Just därför är det viktigt att sakta ner och ta ett andetag. När vi är stressade gör vi ett avgörande misstag – vi tar till något som kallas binär problemlösning. Med andra ord begränsar vi våra alternativ genom att testa beprövade lösningar i stället för att prova något nytt och effektivare.

2. Ställ bra frågor som första steg i problemlösningen

   Att ställa frågor är en del av steget före problemlösningen. När du ställer frågor kan hjärnan komma på olika scenarier och sätt att fatta beslut. Ju fler frågor du ställer, desto lättare blir det att hitta en lösning på ditt problem.

3. Lita inte bara på dig själv

   Vi vet att det låter tokigt, men hör på oss. En av de många anledningarna till att problem uppstår och förblir olösta är att vi är för lata eller för upptagna för att ta ett steg tillbaka. Med andra ord tänker vi bara utifrån vårt eget perspektiv i stället för att zooma ut och se helheten.

   Om du till exempel är i vår bransch (SaaS) kan du ha en situation där folk registrerar sig för din app och försvinner efter provperioden. Visst kan du försöka få mer trafik till din webbplats, men det finns annat du kan göra. Här är några frågor du kan ställa dig själv:

   • Har min bransch förändrats?
   • Möter min app verkligen kundernas behov?
   • Behöver min säljstrategi förbättras?

   Slutsats: se helheten innan du försöker ta itu med ett specifikt problem.

4. Kör en rejäl brainstorming för att lösa problemen

   Ett av de mest effektiva sätten att lösa ett problem är en brainstormingsession. Förutsättningen för varje brainstorming är förstås en fördomsfri och vänlig miljö.

   Om du vill brainstorma som ett proffs behöver du ta följande steg.

   1. HMW eller How Might We

      Inled sessionen med en fråga som ”Hur skulle vi kunna …” för att inspirera till kreativitet i teamet. Frågan ska vara tillräckligt öppen för att inspirera och främja kreativitet. Samtidigt ska den vara tillräckligt fokuserad och avgränsad för att hålla deltagarna kvar vid problemet.

   2. Skriv ner allt

      Varje deltagare i brainstormingen ska skriva ner alla sina idéer, antingen på en tavla eller på post-it-lappar. När ni har alla idéer sätter ni upp dem på en gemensam tavla. Om ni inte får ihop tillräckligt många idéer, kör sessionen igen med samma fråga.

   3. Diskutera era idéer

      Använd fraser som ”Jag gillar …”, ”Jag önskar …”, ”Tänk om …” och liknande för att diskutera var och en av idéerna du och ditt team kommit på.

   4. Välj de bästa idéerna

      Nu när ni har alla idéer på ett ställe är det dags att hitta den bästa. Ni kan till exempel låta deltagarna rösta med post-it-lappar. Ni kan också skapa fack för idéerna, som ”Rationellt val”, ”Bästa lösningen för alla” och liknande.

      Med det här upplägget kan ni rädda idéer som först verkar tokiga men som faktiskt är väldigt kloka i längden.

   5. Ta fram strategier för problemlösning

      I det här skedet har ni era bästa brainstormingidéer. Nu är det dags att välja de bästa och göra en plan för hur ni ska förverkliga dem.

5. De 5 varför

   När du snabbt vill komma till roten av ett problem kan du testa den här tekniken. Allt du behöver göra är att ställa frågan ”Varför” fem gånger. Utgå från problemet och fråga varför det uppstod, och se till att ditt svar är objektivt. Fortsätt fråga ”Varför” fyra gånger till. Vid någon punkt når du det sanna svaret på din fråga och kan börja leta efter en lösning.

   Den största utmaningen med tekniken är att ge rationella, objektiva svar på varje ”varför”. Stå emot lusten att svara utifrån din egen synvinkel. Tänk i stället på den logiska orsaken till att något hände. Kom ihåg att det är mycket bättre att erkänna att du inte vet något än att ge ett subjektivt svar.

   Det viktigaste att komma ihåg är att problem uppstår hela tiden och kommer att fortsätta uppstå. Det är upp till dig hur du löser dem – och nu vet du hur du gör!

Resurser:

11 briljanta problemlösningstekniker som ingen lärt dig Hämta ditt certifikat