Lektion 9: hur ökar du produktiviteten på jobbet?

Det finns ett begränsat antal timmar på en dag, och det är svårt att få ut mesta möjliga av sin tid. Det finns bara två sätt att öka produktiviteten – antingen lägger du in fler timmar eller så jobbar du smartare. Det senare är alltid det klokare valet.

• Den populäraste produktivitetstjuven är multitasking – att göra flera uppgifter samtidigt i tron att man får mer gjort på kortare tid. Det visar, där bara 2 % av alla är bra på multitasking medan resterande 98 % misslyckas. När du multitaskar delas din uppmärksamhet mellan flera saker, och det minskar produktiviteten med upp till 40 %. I stället för att göra allt på en gång: ge en enda uppgift din fulla uppmärksamhet och gå vidare till nästa först när den första är klar.

• En annan sak som blockerar produktiviteten är att göra allt själv. Jag är säker på att det finns uppgifter som andra teammedlemmar kan göra utmärkt. Lägg lite tid på att lära upp andra – det betalar sig väldigt snabbt.

• Repetitiva uppgifter som att skriva innehåll, ringa samtal och svara på mejl kan grupperas ihop. Att göra liknande aktiviteter i klump sparar tid.

• Vi människor är dåliga på att uppskatta – vi bedömer oftast fel hur mycket arbete som hinns med på en viss tid. En enkel lösning är att välja 3 saker, fokusera helt på dem och sedan välja nästa tre. Det ger dig en känsla av att ha åstadkommit något och gör att du hinner klart uppgifterna innan deadline.

• Medarbetare som jobbar hemifrån fokuserar ibland på fel prioriteringar. Det är en bra idé att prioritera uppgifterna – försök till exempel planera de mest tidskrävande till morgonen så att du har gott om tid att bli klar i tid. Mindre eller mindre viktiga uppgifter kan sparas till slutet av arbetsdagen.

• Självdisciplin är en färdighet som kan utvecklas och förbättras genom träning. Du bör erkänna dina svagheter och ha en tydlig plan för hur du övervinner dem. Ta små steg – det känns förmodligen obekvämt i början, men kom ihåg att aldrig ge upp! Glöm inte att motivera dig själv – det håller dig på rätt spår mot ditt mål.

Åtta timmar går mycket fortare på kontoret än hemma. Rutinen och strukturen i kontorsvardagen – att vakna, ta en promenad, göra sig i ordning, pendla – är det som håller dig produktiv, eftersom den lurar dig att tro att småuppgifter blir avklarade. När vi jobbar hemifrån störs våra rutiner, vilket ökar distraktionen. För att motverka det är det bättre att ha en ordentlig morgonrutin och ta regelbundna pauser precis som om du jobbade från kontoret.

Bonus:

Produktivitetschecklista Hämta ditt certifikat