Somo la 6: Kudhibiti muda wako kwa ufanisi

Kuboresha usimamizi wako wa muda kunahusu kuweka malengo ya unachotaka kufikia ndani ya kipindi fulani cha muda na kutanguliza majukumu yanayohitaji umakini zaidi.

Katika somo hili, tutatambua matatizo ya kawaida yanayopunguza ufanisi wa tija yako, pamoja na vidokezo na hila rahisi za kuboresha usimamizi wako wa muda.

Nani au nini kinaiba muda wako?

Kwa muda wa siku, kunaweza kuwa na vikwazo vingi vinavyokutoa kwenye kazi yako. Hivi vinaweza kuwa vidogo, kama kujibu simu na barua pepe, kujibu maswali kutoka kwa wenzako, au labda kufikiria majukumu kupita kiasi, lakini vyote vinajumlika. Ikiwa unajaribu kuzingatia katika ofisi yenye kelele au uko nyumbani na huna vifaa unavyohitaji kufanya kazi kwa ufanisi, huenda ni mazingira yenyewe ya kazi ndiyo yanayokukengeusha. Au, inaweza kuwa kwamba sehemu muhimu za siku yako zinakufanya uwe na tija ndogo, kama kusafiri kwenda na kutoka mikutanoni.

Iwe ni uzembe, mambo ya nje au ukatizaji unaoathiri kiasi cha muda unaopotea katika siku yako, kutambua vikwazo hivi ni hatua ya kwanza kuelekea kuwa na mambo yenye tija zaidi ya kufanya.

Hapa kuna baadhi ya mienendo bora ya usimamizi wa muda:

1. Weka malengo ya mradi na ubainishe tarehe za mwisho:

   Unahitaji kuandika kwa kina matokeo unayojitahidi kufikia mwishoni. Pia, unapaswa kuweka tarehe za mwisho zilizo sahihi zaidi kuelewa una muda kiasi gani na nini kinaweza kufanywa kufikia malengo yanayohitajika na ufanisi wenye tija.

2. Rahisisha mawasiliano miongoni mwa wanachama wa timu kwa ongezeko la

   Chagua njia sahihi za mawasiliano hasa kwa timu yako. Kutoka mikutano ya kila siku ya ana kwa ana hadi zana za mawasiliano, unahitaji kutambua kinachofanya kazi vyema kwa timu yako. Mawasiliano yaliyoimarika ni ufunguo wa

3. Fuatilia muda na urekebishe ipasavyo

   Fikiria jinsi ya kuwa na tija wewe mwenyewe na njia unazoweza kupunguza muda unaotumia kwenye majukumu yako na kuongeza ufanisi wa tija ili kuelewa mwendo wa jumla wa mchakato unapofanya kazi kwenye mradi wowote. Itasaidia kukadiria matokeo kwa usahihi.

4. Fanya mikutano ya mara kwa mara na utoe maoni kwa wakati

   Mikutano ya mara kwa mara yenye maoni kwa wakati bila shaka itakusaidia kufikia uelewano zaidi kati ya wanachama wa timu na hivyo, kampuni yako itapata mafanikio makubwa zaidi kwa kufanya kazi kwa ufanisi na kuwa na siku yenye tija zaidi.

5. Anza kufanya kazi asubuhi na mapema:

   Watu wenye tija zaidi huanza siku yao mapema, kwa kuwa hutoa muda zaidi wa kupumzika, kutafakari na tija. Mbinu hii pia hupambana na uzembe, ambao mara nyingi hutokea tunapojihisi tumelemewa. Kadri siku inavyoendelea, viwango vya nguvu kwa kawaida hupungua, vikiathiri tija na umakini.

Kufuata vidokezo vilivyotajwa hapo juu kunapaswa kupunguza muda unaohitajika kumaliza kwa mafanikio jukumu na mradi wowote kwa siku yenye tija zaidi.

Pata cheti chako