Somo la 7: Jinsi kujipanga kunavyoathiri matokeo ya kazi

Kuwa na mpangilio na kuwa na maadili ya kazi kunaweza na kuboresha utendaji wako. Pia husaidia kupunguza msongo na mvutano kwa sababu una kila kitu kimepangwa, na unatoa matokeo ya ubora wa juu.

Lakini ni vipengele vipi muhimu zaidi vya kujisimamia kazini? Na, muhimu zaidi, mpangilio wako unaathiri vipi utendaji wako?

Katika somo hili, utapata vipengele muhimu vya kujipanga pamoja na vidokezo vichache vya kuwa bora zaidi katika kupanga kazi yako.

Hebu tuanze.

Kama tulivyotaja awali, kujisimamia kazini ni muhimu kwa kuboresha utendaji na kuhakikisha mafanikio. Hata hivyo, ikiwa unataka kuboresha uwezo wako, huenda ukataka kujifunza ni vipengele vipi muhimu zaidi katika msingi wa kujipanga.

Kupanga

Jambo la kwanza linalokuja akilini unapozungumzia kujisimamia ni ujuzi wa kupanga.

Kupanga shughuli kwa uangalifu ili ziingie katika siku yako ni ujuzi wa manufaa sana na kipengele muhimu cha tija. Kunakufanya uwe wa kuaminika zaidi. Zaidi ya hayo, kunakuruhusu kufanya kazi kwa msongo mdogo, kwa kuwa hauna wasiwasi kila mara kuhusu tarehe za mwisho na kukimbizana na muda.

Kupanga kwa ufanisi kunategemea vipengele vidogo kadhaa, kama:

• Kutanguliza majukumu na kutatua yale ya dharura. Kwa njia hii, unaheshimu tarehe za mwisho na kuepuka hatari ya kuunda mnyororo wa ucheleweshaji.

• Mchakato huru wa kazi. Hii inamaanisha kwamba huhitaji msaada wa mara kwa mara kufanya kazi yako.

• Mawasiliano ya haraka na yenye ufanisi ambayo daima ni ya sasa. Hii inamaanisha kwamba unajibu barua pepe na simu haraka iwezekanavyo bila kuahirisha mikutano na shughuli nyingine za pamoja.

• Mpangilio katika mazingira ya kazi. Kuwa na husaidia na tija kwa kuhakikisha daima unajua vitu vilipo. Kupanga hati kwa mpangilio wa alfabeti na kutumia noti za kubandika ni mikakati ya vitendo. Unaweza kuimarisha hili zaidi kwa kudijitisha hati zako, ukiruhusu utafutaji wa moja kwa moja wa faili muhimu. Ukishughulikia hati za kisheria, ni busara kutumia violezo vya mikataba. Hii inazuia hitaji la kuziunda kuanzia mwanzo na kuhakikisha daima unajua wapi kuzipata.

• Kuwahi. Kufika kwa wakati au mapema ni ishara ya utaalamu.

• Kalenda inayojumuisha siku zote za mapumziko, wikendi, likizo, sherehe za ofisi, n.k.

• Mawasiliano na hatua za kinga. Mtu aliyepangwa humjulisha bosi wake kuhusu likizo wiki moja au mbili kabla ili kampuni isipate ucheleweshaji na matatizo mengine. Pia, mtu anayeweza kujisimamia daima ana mpango wa akiba endapo kutakuwa na dharura.

Uwajibikaji

Ikiwa wewe ni mfanyakazi anayesimamia kazi yako kwa kujitegemea, kuna uwezekano mkubwa unazuia makosa mengi kupitia kupanga kwa uangalifu. Hata hivyo, makosa hutokea, na yanapotokea, ni muhimu kuonyesha kwamba unaweza kujibu kwa uaminifu kwa wakubwa wako.

Siku hizi, mameneja na wakurugenzi wakuu hutafuta wafanyakazi wasioogopa kubeba jukumu endapo kutakuwa na makosa. Kitu cha mwisho ambacho kampuni zinahitaji ni wafanyakazi wanaojaribu kuwalaumu wengine kwa makosa yao. Kwa hivyo, kukiri kushindwa na mafanikio yako ni sehemu ya safari, na huokoa fedha za kampuni.

Hivi ndivyo mfanyakazi aliyepangwa anavyodhihirisha uwajibikaji wake:

• Kukubali changamoto na majukumu mapya ikiwa ana ujasiri kuhusu nafasi yake.
• Kukataa majukumu na miradi mipya ikiwa anafikiri hawezi kuikamilisha.
• Kukiri mafanikio yake kwa ujasiri.
• Kukiri makosa kwa akili yenye ukosoaji na fikra ya kuboresha.
• Uaminifu.
• Ujuzi wa kujirekebisha kwa hali zisizotarajiwa.

Ubunifu

Kipengele kingine muhimu ni ubunifu. Kuweza kupata njia mpya za kufanya kazi yako au kutunga mawazo mapya kwa biashara nzima ni mojawapo ya ujuzi wa manufaa zaidi.

Mashirika mengi yanayotaka kupanuka hujaribu kupata wafanyakazi wanaoweza kufanya kazi kwa kujitegemea na wanaojua jinsi ya kuwa na tija. Pia, hutafuta watu wanaoweza kuleta mchango wa manufaa unaoweza kuharakisha maendeleo ya kampuni.

Kuwa na ujuzi wa ubunifu kunajumuisha:

• Ujuzi wa kutatua matatizo kupitia mawazo mapya na bunifu.
• Kutunga mawazo bunifu yanayosaidia ukuaji wa kampuni.
• Kuchukua hatua bila kusubiri kutiwa moyo na msimamizi (isipokuwa ni hali ya hatari inayohitaji idhini).
• Kuwahimiza wengine kuchukua hatua na kujihusisha.

Bonasi:

Mwongozo Kamili wa Tija ya Timu ya Mbali Pata cheti chako