Bài 6: Quản lý thời gian hiệu quả

Cải thiện quản lý thời gian rốt cuộc nằm ở việc đặt ra mục tiêu bạn muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định và ưu tiên những việc cần chú ý nhất.

Trong bài học này, chúng ta sẽ điểm qua những vấn đề phổ biến làm giảm hiệu quả làm việc của bạn, cùng vài mẹo đơn giản để quản lý thời gian tốt hơn.

Ai hoặc điều gì đang đánh cắp thời gian của bạn?

Trong một ngày, có vô số thứ khiến bạn xao nhãng khỏi công việc. Chúng có thể rất nhỏ, như nghe điện thoại và trả lời email, giải đáp thắc mắc của đồng nghiệp, hay đơn giản là nghĩ ngợi quá nhiều về một đầu việc — nhưng cộng lại thì không hề nhỏ. Nếu bạn cố tập trung trong một văn phòng ồn ào, hoặc đang ở nhà mà thiếu thiết bị cần thiết để làm việc hiệu quả, thì chính môi trường làm việc mới là thứ gây xao nhãng. Cũng có thể chính những phần không thể thiếu trong ngày của bạn lại làm bạn kém hiệu quả đi, chẳng hạn như việc di chuyển đến và rời khỏi các cuộc họp.

Dù là do trì hoãn, yếu tố bên ngoài hay những lần bị ngắt quãng làm hao phí thời gian trong ngày, thì việc nhận diện những thứ gây xao nhãng này chính là bước đầu tiên để bạn dành thời gian cho những việc hiệu quả hơn.

Dưới đây là một số cách quản lý thời gian hiệu quả nhất:

1. Đặt mục tiêu dự án và xác định hạn chót:

   Bạn cần ghi ra thật chi tiết những kết quả mà mình muốn đạt được sau cùng. Đồng thời, hãy đặt hạn chót càng chính xác càng tốt để biết mình có bao nhiêu thời gian và cần làm gì để đạt được mục tiêu cũng như hiệu quả mong muốn.

2. Tinh gọn giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm để tăng

   Hãy chọn cách giao tiếp phù hợp riêng cho nhóm của bạn. Từ các cuộc họp trực tiếp hằng ngày đến công cụ giao tiếp, bạn cần xác định điều gì phù hợp nhất với nhóm mình. Giao tiếp được thiết lập tốt là chìa khóa cho

3. Theo dõi thời gian và điều chỉnh cho phù hợp

   Hãy nghĩ xem bản thân bạn có thể làm việc năng suất bằng cách nào, và làm sao để giảm thời gian dành cho mỗi đầu việc và nâng cao hiệu quả, từ đó nắm được nhịp độ chung của quy trình khi làm bất kỳ dự án nào. Điều này sẽ giúp bạn ước lượng kết quả chính xác hơn.

4. Họp định kỳ và phản hồi kịp thời

   Những cuộc họp định kỳ cùng phản hồi kịp thời chắc chắn sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, và nhờ đó công ty của bạn sẽ thành công hơn nhiều nhờ vận hành hiệu quả và có những ngày làm việc năng suất hơn.

5. Bắt đầu làm việc từ sáng sớm:

   Phần lớn những người làm việc năng suất đều bắt đầu ngày mới từ sớm, vì như vậy họ có thêm thời gian để thư giãn, suy ngẫm và làm việc hiệu quả. Cách này cũng giúp chống lại sự trì hoãn, vốn thường xuất hiện khi ta cảm thấy quá tải. Càng về cuối ngày, mức năng lượng thường càng giảm, ảnh hưởng đến cả năng suất lẫn sự tập trung.

Làm theo những gợi ý nêu trên sẽ giúp rút ngắn thời gian hoàn thành bất kỳ công việc hay dự án nào, cho một ngày làm việc hiệu quả hơn.

Nhận chứng chỉ của bạn