Bài 7: Khả năng tự tổ chức ảnh hưởng thế nào đến kết quả công việc

Sự ngăn nắp và đạo đức nghề nghiệp có thể và cải thiện hiệu suất của bạn. Nó cũng giúp giảm căng thẳng và áp lực, vì mọi thứ đều đã được lên kế hoạch và bạn cho ra kết quả chất lượng cao nhất.

Nhưng đâu là những yếu tố quan trọng nhất của việc tự quản lý trong công việc? Và quan trọng hơn, cách bạn tổ chức công việc ảnh hưởng thế nào đến hiệu suất của bạn?

Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu những khía cạnh cốt lõi của khả năng tự tổ chức, cùng vài mẹo giúp bạn lên kế hoạch công việc tốt hơn.

Bắt đầu nào.

Như đã đề cập trước đó, khả năng tự quản lý trong công việc là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu suất và đảm bảo thành công. Tuy nhiên, nếu muốn cải thiện năng lực của mình, bạn nên tìm hiểu đâu là những yếu tố quan trọng nhất làm nền tảng cho việc tự tổ chức.

Lên kế hoạch

Điều đầu tiên hiện lên trong đầu khi nói về khả năng tự quản lý chính là kỹ năng lên kế hoạch.

Việc sắp xếp cẩn thận các hoạt động sao cho vừa vặn với ngày của bạn là một kỹ năng cực kỳ hữu ích và là khía cạnh then chốt của năng suất. Nó khiến bạn đáng tin cậy hơn. Ngoài ra, nó cho phép bạn làm việc với ít căng thẳng hơn, vì bạn không phải liên tục lo lắng về deadline và chạy đua với thời gian.

Lập kế hoạch hiệu quả dựa trên một vài yếu tố nhỏ, chẳng hạn như:

• Ưu tiên công việc và xử lý những việc gấp trước. Nhờ vậy, bạn tôn trọng hạn chót và tránh tạo ra một chuỗi trì hoãn dây chuyền.

• Quy trình làm việc độc lập. Nghĩa là bạn không cần thường xuyên nhờ người khác giúp để hoàn thành công việc của mình.

• Giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả và luôn cập nhật. Điều này có nghĩa là bạn trả lời email và cuộc gọi sớm nhất có thể mà không trì hoãn các cuộc họp và hoạt động tập thể khác.

• Sự ngăn nắp trong môi trường làm việc. Có một sẽ giúp nâng cao năng suất, bởi bạn luôn biết mọi thứ nằm ở đâu. Sắp xếp tài liệu theo thứ tự bảng chữ cái và dùng giấy nhớ là những cách rất thiết thực. Bạn có thể làm tốt hơn nữa bằng cách số hóa tài liệu, để tìm kiếm trực tiếp những tệp quan trọng. Nếu phải xử lý giấy tờ pháp lý, nên dùng mẫu hợp đồng có sẵn. Điều này giúp bạn khỏi phải soạn lại từ đầu và luôn biết tìm chúng ở đâu.

• Đúng giờ. Đến đúng giờ hoặc sớm hơn là dấu hiệu của sự chuyên nghiệp.

• Một lịch bao gồm tất cả các ngày nghỉ, cuối tuần, ngày phép, tiệc công ty, v.v.

• Trao đổi và phòng ngừa từ sớm. Một người ngăn nắp sẽ báo với sếp về kỳ nghỉ trước một, hai tuần để công ty không bị chậm trễ hay gặp rắc rối. Ngoài ra, người biết tự quản lý luôn có phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ.

Tinh thần trách nhiệm

Nếu bạn là một nhân viên tự quản lý công việc của mình, nhiều khả năng bạn đã ngăn được không ít sai sót nhờ lên kế hoạch cẩn thận. Dù vậy, sai lầm vẫn xảy ra, và khi đó điều quan trọng là cho thấy bạn có thể trung thực báo cáo với cấp trên.

Ngày nay, các nhà quản lý và CEO tìm kiếm những nhân viên không ngại nhận trách nhiệm khi có sai sót. Thứ cuối cùng mà công ty cần là những người luôn tìm cách đổ lỗi cho người khác. Vì vậy, thừa nhận cả thất bại lẫn thành công của mình là một phần của hành trình, và điều đó còn giúp công ty tiết kiệm chi phí.

Đây là cách một nhân viên ngăn nắp thể hiện tinh thần trách nhiệm của mình:

• Chấp nhận thử thách và trách nhiệm mới nếu họ tự tin về vai trò của mình.
• Từ chối công việc và dự án mới nếu họ thấy mình không đủ khả năng hoàn thành.
• Tự tin thừa nhận thành công của mình.
• Thừa nhận sai sót với tư duy phản biện và tinh thần cải thiện.
• Sự đáng tin cậy.
• Kỹ năng thích ứng với những tình huống chưa từng có.

Tinh thần chủ động

Một khía cạnh quan trọng khác là sự chủ động. Khả năng tìm ra cách làm mới cho công việc hoặc đưa ra ý tưởng mới cho cả doanh nghiệp là một trong những kỹ năng hữu ích nhất.

Hầu hết các công ty muốn mở rộng đều tìm kiếm những nhân viên có thể làm việc tự chủ và biết cách làm việc năng suất. Họ cũng tìm những người có thể đóng góp ý kiến hữu ích giúp đẩy nhanh sự phát triển của công ty.

Kỹ năng chủ động bao gồm:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề bằng những ý tưởng mới mẻ và sáng tạo.
• Đưa ra những ý tưởng sáng tạo giúp công ty phát triển.
• Chủ động hành động mà không cần chờ cấp trên thúc giục (trừ khi đó là tình huống rủi ro cần được phê duyệt).
• Khuyến khích người khác hành động và cùng tham gia.

Phần thưởng thêm:

Cẩm nang toàn diện về năng suất của nhóm làm việc từ xa Nhận chứng chỉ của bạn