Bài 9: Làm sao nâng cao năng suất tại nơi làm việc?

Một ngày chỉ có ngần ấy giờ, và tận dụng tối đa thời gian là điều không dễ. Chỉ có hai cách để tăng năng suất — hoặc bạn bỏ ra nhiều giờ hơn, hoặc bạn làm việc thông minh hơn. Cách thứ hai bao giờ cũng khôn ngoan hơn.

• Thứ cản trở năng suất phổ biến nhất chính là đa nhiệm - làm nhiều việc cùng lúc với mong muốn hoàn thành nhiều hơn trong ít thời gian hơn. Theo, chỉ 2% số người thực sự giỏi làm nhiều việc cùng lúc, 98% còn lại thất bại. Khi làm nhiều việc cùng lúc, sự chú ý của bạn bị chia nhỏ cho nhiều thứ, làm giảm năng suất tới 40%. Thay vì làm tất cả cùng lúc, hãy dồn toàn bộ sự chú ý cho một việc duy nhất; và chỉ chuyển sang việc khác sau khi việc đầu tiên đã hoàn thành.

• Một điều nữa cản trở năng suất là tự mình làm tất cả mọi việc. Tôi chắc rằng có những việc mà các thành viên khác hoàn toàn có thể làm tốt. Hãy dành chút thời gian hướng dẫn người khác và điều đó sẽ nhanh chóng mang lại kết quả.

• Những việc lặp đi lặp lại như viết nội dung, gọi điện, trả lời email có thể được gom nhóm lại với nhau. Hoàn thành các việc tương tự theo từng đợt giúp tiết kiệm thời gian.

• Con người chúng ta vốn ước lượng rất tệ, ta thường đoán sai về khối lượng công việc có thể làm được trong một khoảng thời gian nhất định. Một giải pháp đơn giản là chọn ra 3 việc, dồn toàn bộ sự tập trung vào chúng, rồi mới chọn ba việc tiếp theo. Cách này giúp bạn có cảm giác hoàn thành và cũng kịp xong việc đúng hạn.

• Nhân viên làm việc tại nhà đôi khi tập trung nhầm vào những ưu tiên không đúng. Bạn nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, ví dụ hãy cố lên kế hoạch cho những việc tốn thời gian nhất vào buổi sáng để có nhiều thời gian hoàn thiện đúng hạn. Những việc nhỏ hơn hoặc ít quan trọng hơn có thể để dành cho cuối ngày làm việc.

• Tính kỷ luật tự giác là kỹ năng có thể rèn luyện và cải thiện qua thực hành. Bạn nên nhìn nhận điểm yếu của mình và có kế hoạch rõ ràng để khắc phục. Hãy bắt đầu bằng những bước nhỏ, có thể ban đầu bạn sẽ thấy khó chịu, nhưng hãy nhớ đừng bao giờ bỏ cuộc! Đừng quên tự tạo động lực cho bản thân - điều đó sẽ giữ bạn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu.

Tám tiếng ở văn phòng trôi qua nhanh hơn nhiều so với ở nhà. Chính nếp sinh hoạt và cấu trúc của ngày làm việc tại văn phòng – thức dậy, đi dạo, chuẩn bị, di chuyển – là thứ giữ cho bạn làm việc hiệu quả, bởi nó khiến bạn cảm thấy những việc nhỏ đang được hoàn thành. Khi làm việc tại nhà, nếp sinh hoạt của chúng ta bị xáo trộn, làm tăng sự xao nhãng. Để khắc phục, tốt hơn hết là hãy có một nếp sinh hoạt buổi sáng đàng hoàng và nghỉ giải lao đều đặn như khi bạn làm việc ở văn phòng.

Phần thưởng thêm:

Danh sách kiểm tra năng suất Nhận chứng chỉ của bạn