6 шаблонів планів комунікації з прикладами

Ефективні плани комунікації мають вирішальне значення для будь-якого бізнесу. Вам потрібно описати ваші конкретні бізнес-повідомлення та хто має їх озвучувати в різних бізнес-ситуаціях. Це допоможе забезпечити, щоб ваш персонал і зацікавлені сторони діяли згідно з вашими очікуваннями. У результаті ви досягаєте своїх комунікаційних цілей.

Справа в тому, що певні бізнес-ситуації виникають неодноразово. Наприклад, якщо ви описуєте, що слід сказати щоразу, коли ваша компанія запускає маркетингову кампанію, вам, можливо, доведеться писати три довгих звіти за місяць — або навіть чотири чи п’ять, залежно від кількості кампаній. Саме тут у пригоді стане добре організований шаблон плану комунікації, який дозволяє спростити підхід до повторюваних сценаріїв.

Писати одне й те саме знову і знову — це витратна за часом справа. Це може відволікати вас від інших, більш важливих бізнес-завдань. Всеосяжний шаблон стратегії комунікації може суттєво зменшити це навантаження, запропонувавши попередньо визначену структуру, яку можна адаптувати під кожну конкретну ситуацію.

Тож виникає питання: чи є спосіб оголошувати стратегії комунікації без втрати великої кількості часу на повторювані ситуації?

Так, він є! Дозвольте познайомити вас із шаблоном бізнес-плану комунікації, який показує, як ефективно структурувати й реалізовувати ваші повідомлення, заощаджуючи час і зусилля.

Що таке шаблон плану комунікації?

Шаблон плану комунікації — це заздалегідь підготовлений документ, у якому викладено бізнес-повідомлення для різних ситуацій. У ньому зазначено, хто відповідає за кожне комунікаційне завдання в межах загальної стратегії комунікації.

Коли у вас є готовий шаблон, ви можете швидко й ефективно донести свою стратегію до персоналу або інших зацікавлених сторін. Усе, що потрібно зробити — це заповнити змінні дані та натиснути «надіслати».

Звісно, не варто обирати перший-ліпший шаблон. Хороші бізнес-шаблони планів комунікації мають допомагати вам доносити повідомлення. Незалежно від того, чи надсилаєте ви шаблон через засоби командної комунікації чи офлайн, після його прочитання кожен учасник процесу має чітко розуміти, що потрібно зробити для досягнення комунікаційних цілей.

А де ж узяти такі шаблони?

Гарна новина в тому, що завжди можна знайти якісний шаблон плану комунікації. У наступному розділі я поділюся з вами кількома з них.

6 шаблонів планів комунікації для бізнесу

Від повідомлень про зміни в керівництві до оголошень про захопливі нові запускі продуктів — ось шість шаблонів повідомлень, які ви можете використовувати для досягнення різних комунікаційних цілей вашого бізнесу.

1. Шаблон плану комунікації про зміну в керівництві

Необхідно оголошувати будь-які зміни в керівництві бізнесу або проєкту. Адже якщо співробітники не знають, кому звітувати, це може порушити налагоджені робочі процеси.

План комунікації про зміну в керівництві має містити детальну інформацію, яку ви плануєте передати зацікавленим сторонам і працівникам. Основне повідомлення, звісно ж, — це сама зміна в керівництві. Проте тональність повідомлення може змінюватися залежно від цільової аудиторії.

Наприклад, оголошуючи новину рядовим працівникам, вам, можливо, доведеться бути більш заспокійливими. У спілкуванні з вищим керівництвом, натомість, варто звучати впевнено та рішуче.

Мета плану комунікації — допомогти всім учасникам процесу поширення повідомлення зрозуміти свої ролі. Ефективна передача деталей процесу передачі повноважень, своєю чергою, допоможе переконати людей у перевагах змін.

Ось чудовий шаблон для комунікацій щодо змін у керівництві.

Шаблон містить інформацію про різні зацікавлені сторони, методи комунікації, частоту комунікацій та відповідальних осіб за виконання завдань. У ньому також є місце для приміток. Чим більш конкретною буде ваша комунікаційна стратегія, тим ефективніше ви донесете зміни в керівництві.

2. Шаблон плану маркетингової комунікації

План комунікації має вирішальне значення під час запуску маркетингових кампаній. Адже в основі ефективного маркетингу лежить ефективна комунікація. Ви повинні чітко знати, як спілкуватися з різними сегментами вашої аудиторії, щоб спонукати їх до дії.

Але потенційні клієнти — не єдині, з ким вам потрібно комунікувати під час реалізації маркетингових ініціатив. Ваш план (і шаблон) також має враховувати, як саме ви будете звертатися до медіа-партнерів — особливо, якщо ви проводите заходи, про які хочете отримати висвітлення.

Ознайомтеся з шаблоном плану маркетингової комунікації нижче.

Ключ до створення хорошого плану комунікації — це комплексний підхід до маркетингової кампанії. Таким чином ви зможете визначити типи аудиторій, які потребують різних підходів у комунікації.

У плані також варто вказати платформи, які використовуватимуться для поширення повідомлень. Наприклад, у спілкуванні з координаторами подій для маркетингового заходу перевага може надаватися електронній пошті або захищеному месенджеру. А для спілкування з чинними клієнтами краще підійдуть соціальні мережі, електронна пошта та ваш вебсайт.

Якщо ви плануєте використовувати інструменти автоматизації маркетингу у своїх кампаніях, обов’язково вкажіть їх у плані.

3. Шаблон плану комунікації для запуску продукту

Запуск нового продукту — це завжди захопливо. Гарний продукт — це лише половина успіху. Друга половина залежить від злагодженої роботи команди, яка має забезпечити належну комунікацію запуску. Адже якщо не повідомити аудиторію про новинку, годі й сподіватися на продажі — принаймні не так швидко, як хотілося б.

Саме тут вам знадобиться план комунікації для запуску продукту.

У шаблоні слід передбачити поля для різних повідомлень, які супроводжують запуск. Наприклад, ви можете вирішити надіслати клієнтам інформаційний пакет із функціями продукту. А для медіа — підготувати пресреліз. У шаблоні потрібно чітко зазначити зміст кожного з таких повідомлень.

Також необхідно включити інші деталі. Наприклад, чи використовуватимете ви спеціальний шаблон продажного листа як частину серії електронних листів для підписників? Який тон оберете для кожної групи зацікавлених сторін у повідомленнях про запуск?

Ось шаблон плану комунікації для запуску продукту, який можна редагувати:

ПЛАН КОМУНІКАЦІЇ ДЛЯ ЗАПУСКУ ПРОДУКТУ

МЕТА

ЦІЛЬОВИЙ РИНОК

МАТРИЦЯ ПОВІДОМЛЕНЬ

ЧЛЕНИ КОМАНДИ

Ви можете адаптувати шаблон до фірмового стилю вашого бренду — для цілей брендування. Потім поділіться цим документом із командами маркетингу та продажів через електронну пошту, якщо ви залучаєте їх до виконання завдань комунікації.

Цей шаблон можна повторно використовувати під час наступного запуску продукту.

4. Шаблон плану комунікації для управління проєктом

Якщо подумати, плани та шаблони, про які йшлося в попередніх розділах (наприклад, маркетинговий план комунікації), — це теж плани комунікації для управління проєктами.

Однак існують інші типи проєктів, які не охоплюються раніше згаданими шаблонами. Тому в цьому розділі ми розглянемо план комунікації саме для управління проєктом.

Загалом, менеджер проєкту має чітко визначити, що саме його команда повинна зробити, працюючи над проєктом. Його завдання — переконатися, що все виконується правильно і вчасно. Але справа в тому, що члени вашої команди можуть бути не єдиними, з ким потрібно комунікувати для успішного впровадження проєкту.

Наприклад, якщо ви створюєте сайт для клієнта, вам доведеться координувати дії з фріланс-дизайнером і з самим клієнтом на різних етапах. А якщо ви плануєте відкрити власну крамницю, але не знаєте, з чого почати бізнес, вам доведеться комунікувати з ще більшою кількістю людей: запитати юриста про дозволи, проконсультуватися з бізнес-коучем щодо найкращих стратегій, а згодом звернутися до рекрутера, щоб найняти найкращих працівників.

У таких випадках стане в пригоді план комунікації для управління проєктом. Він допоможе вам організувати всі комунікаційні завдання, що впливають на успіх проєкту загалом.

Якщо не лише ви координуєте спілкування з різними зацікавленими сторонами, план допоможе вашій команді бути на одній хвилі. Просто поділіться з ними документом — і кожен знатиме свої конкретні завдання в межах комунікації.

Ось чудовий шаблон плану комунікації для управління проєктом, який ви можете використовувати або брати з нього натхнення:

ПЛАН КОМУНІКАЦІЇ ДЛЯ УПРАВЛІННЯ ПРОЄКТОМ

Інформація про завдання

Клієнт і бренд:

Назва та номер проєкту:

Короткий опис проєкту

Цілі комунікації

Огляд зацікавлених сторін

Просто коригуйте специфіку та обсяг свого плану комунікації залежно від типу проєкту. Підлаштуйте свій підхід відповідно до унікальних потреб — чи це ініціатива невеликої команди, чи масштабний корпоративний проєкт.

Як і в інших ваших планах комунікації, потрібно окреслити методи та канали зв’язку, які ви використовуватимете для контакту із зацікавленими сторонами. Це можуть бути особисті зустрічі або відеодзвінки, електронні листи, телефонні дзвінки, приватні повідомлення, соціальні мережі, інтерактивні цифрові брошури чи будь-які інші засоби.

Також слід вказати, як саме буде відбуватися комунікація. Ви надаватимете клієнту щотижневі чи щодвотижневі звіти про статус? Спілкуватиметеся з постачальниками будівельних матеріалів у середу чи четвер? Використовуватимете платформи для командної роботи задля швидшого обміну інформацією чи застосуєте засоби обміну повідомленнями для оновлень у реальному часі? Знову ж таки, що більш детальним буде ваш план комунікації, то краще для вас.

5. Шаблон стратегічного плану комунікації

Стратегічний план комунікації допомагає донести бачення майбутнього вашої організації та її цілі. У такому плані має бути визначено різні способи, за допомогою яких ви можете поінформувати всіх у компанії — від вищого керівництва до рядових співробітників — про ці цілі. Мета комунікації цих цілей — мотивувати всіх до дій, щоб компанія змогла їх досягти.

Якими можуть бути бізнес-цілі? Наприклад, ви можете поставити собі за мету покращити репутацію бренду за Х місяців. Або ж прагнете посилити партнерство з іншими організаціями.

Оскільки бізнес-цілі, їхній порядок досягнення, а також працівники, відповідальні за комунікацію, можуть змінюватися, у такій ситуації також потрібен шаблон плану комунікації.

Хороший шаблон стратегічного плану комунікації має передбачати місце для конкретних цілей бізнесу. Він також дає змогу легко змінювати обов’язки кожного, хто відповідає за комунікацію.

СТРАТЕГІЧНИЙ ПЛАН КОМУНІКАЦІЇ

Ініціатива / Ціль

Комунікаційні завдання

Аудиторія

Ключові повідомлення

Шаблон також повинен дозволяти вам вказати чіткий графік поширення бізнес-цілей у межах компанії. Уникайте загальних часових рамок — кожен, хто бере участь у процесі поширення інформації, має мати визначений дедлайн. Наприклад, у плані можна зазначити, що особа X повинна повідомити старших менеджерів до травня, а Y — поінформувати рядових працівників до серпня.

Тільки так ви зможете забезпечити безперешкодне донесення бізнес-цілей по всій компанії.

Наведений вище шаблон стратегічного плану комунікації ви можете адаптувати під свої потреби.

6. Шаблон внутрішнього плану комунікації

Внутрішній план комунікації забезпечує поінформованість усіх зацікавлених осіб, включно з вашою командою, щодо подій і змін у компанії.

План комунікації змін, який ми розглядали вище, насправді є різновидом внутрішнього плану комунікації. Однак існують й інші важливі випадки для застосування таких планів.

Наприклад, внутрішній план комунікації стане в пригоді для інформування про нові стратегії адаптації співробітників або зміни в робочому форматі (наприклад, нове рішення, згідно з яким половина команди працює дистанційно, а інша половина — в офісі).

У першому випадку хороший шаблон плану комунікації має дозволяти вам зазначити, які інструменти будуть використовуватися для адаптації нових співробітників. Також він має містити опис платформ, за допомогою яких ви плануєте поширювати корпоративні цінності та політики серед новачків. Окремо варто вказати, які саме повідомлення будуть доноситися.

Шаблон плану комунікації щодо нового робочого формату, своєю чергою, має включати інструменти командної співпраці, які будуть використовуватися. Такий внутрішній план комунікації допоможе вам охопити все необхідне для організованої роботи команди.

Цей шаблон стане чудовою відправною точкою для внутрішньої комунікації у вашій організації. Він безкоштовний, і ви можете роздрукувати його для використання.

ВНУТРІШНІЙ ПЛАН КОМУНІКАЦІЇ

МЕТА ТА ЗАВДАННЯ

АУДИТОРІЯ

ПОВІДОМЛЕННЯ ЗА СТЕЙКХОЛДЕРОМ

Цей шаблон є досить інтуїтивним. Спершу потрібно визначити, яку саме інформацію ви плануєте донести до стейкхолдерів. Стейкхолдерами в цьому контексті є ті працівники компанії, яким необхідно знати про нові внутрішні рішення або політики.

У прикладі з новим форматом роботи стейкхолдерами фактично є всі співробітники компанії. Проте повідомлення для різних груп працівників будуть відрізнятися. Одній половині ви повідомите про необхідність працювати в офісі, іншій — про дистанційний формат.

Також у шаблоні потрібно вказати нові політики, які стосуватимуться віддалених працівників: коли вони повинні бути онлайн, як відповідати на повідомлення колег тощо.

Як може допомогти вам план комунікації?

Плани комунікації допомагають ефективно передавати правильну інформацію відповідним зацікавленим сторонам. Вони гарантують, що всі учасники процесу розуміють ваші цілі й діють узгоджено, знижуючи ризик непорозумінь. А бізнес-шаблони для планів комунікації допомагають створювати ці плани без потреби щоразу починати з нуля — достатньо заповнити ключові змінні, щоб чітко донести потрібні цілі.

Ви вже бачили приклади бізнес-шаблонів для матриці комунікацій у різних ситуаціях: зміна керівництва, маркетинг, запуск продукту, управління проєктами, стратегічна комунікація та внутрішні зміни. Ці шаблони спеціально розроблені, щоб охопити широкий спектр бізнес-потреб і підготувати вас до будь-якої ситуації.

Скористайтеся шаблонами на свою користь або надихайтеся ними. Подивіться, як вони можуть допомогти донести правильні повідомлення до правильних людей. Ще одна приємна новина? Ви не витратили багато часу на написання з нуля — отже, у вас залишилося більше ресурсів для зосередження на інших критично важливих аспектах бізнес-комунікації.