Відомим фактом є те, що ефективна комунікація — це міцна основа будь-якої успішної організації. Однак іноді буває складно визначити найкращий канал чи засіб комунікації для передачі вашого повідомлення. Правильно обраний засіб комунікації гарантує не лише доставлення повідомлення, а й його розуміння та реалізацію, що є надзвичайно важливим для збереження залученості та співпраці. Розуміння різних засобів комунікації та вміння їх використовувати допоможе вам обрати найбільш доречний для вашої мети. Чи це швидке повідомлення через інструменти миттєвої комунікації, чи докладний електронний лист — важливо знати, коли і як користуватися тими чи іншими засобами комунікації для підвищення продуктивності бізнесу.
У цьому матеріалі я розповім, що таке засіб комунікації, як він еволюціонував з часом, чому важливо обирати правильний засіб комунікації, які є типи засобів комунікації, а також поділюся порадами щодо вибору найкращого саме для вас.
Отже, почнемо з визначення поняття «засіб комунікації».
Засіб комунікації — це канал або маршрут у процесі комунікації, через який відправник передає своє повідомлення отримувачу. Вибір правильного засобу є надзвичайно важливим для того, щоб повідомлення було передане ефективно й зрозуміле вашій цільовій аудиторії. Це може мати різні форми, про які ми поговоримо далі, але прикладами можуть бути електронні листи, голосові повідомлення, масові текстові сповіщення тощо. Залежно від характеру вашого повідомлення ви можете використати офіційного листа для ділового спілкування або миттєве голосове повідомлення для швидких оновлень.
Коротко кажучи, засоби комунікації створені для того, щоб доносити ваше повідомлення до цільової аудиторії. Правильно обраний засіб комунікації може суттєво покращити сприйняття вашого повідомлення, підвищуючи залученість і швидкість реакції.
Чи еволюціонували засоби комунікації з часом?
Інтернет і масмедіа змінили багато чого — і на краще. До цього прориву книги, повідомлення та навіть сама грамотність були обмежені рукописним форматом, що робило їх малодоступними для широкого загалу.
Однак із розвитком засобів комунікації з часом змінилися і бізнес-комунікації — як практики, так і підходи. Завдяки появі технологій письма людське спілкування більше не обмежувалося лише особистими зустрічами.
Винахід друкарського верстата автоматизував створення та поширення письмових текстів, суттєво вдосконаливши цей засіб комунікації. У порівнянні з рукописними матеріалами, це стало новим етапом масової комунікації — у вигляді брошур, журналів, газет, блогів та багатьох інших форматів.
Чи дійсно важливо ретельно обирати засоби комунікації?
Вибір відповідного каналу надзвичайно важливий для того, щоб ваше повідомлення досягло цільової аудиторії, а також щоб ця аудиторія повністю зрозуміла його зміст і значення. Якщо ви обираєте ідеальний засіб, ваша аудиторія значно охочіше слухає, читає або переглядає інформацію, яку ви передаєте, і краще її сприймає. У результаті це може суттєво зміцнити лояльність до бренду, оскільки люди охочіше взаємодіють із повідомленням і довіряють йому.
Наприклад, особисте спілкування може гарантувати, що співрозмовник правильно зрозумів ваші наміри, а також має можливість поставити уточнювальні запитання. Водночас електронний лист може бути більш доречним у менш термінових ситуаціях або коли мова йде про віддалену взаємодію.
Давайте розглянемо різні типи засобів комунікації
Вибір правильного типу засобу комунікації — це як вибір найкращого інструменту для певної задачі. Кожен засіб має свої сильні сторони й ефективніший у конкретних ситуаціях. Незалежно від того, чи ви ділитеся бізнес-ідеєю, спілкуєтеся з командою або просто надолужуєте втрачене з другом, розуміння різних типів засобів комунікації допоможе вам обрати найкращий спосіб донести своє повідомлення. Тут ми розглянемо шість основних типів засобів комунікації та побачимо, як вони впливають на наше щоденне спілкування. Зрозумівши їх, ви зможете підвищити ефективність своєї комунікації — як на роботі, так і вдома чи в громаді.
Особисте спілкування
Серед багатьох каналів особисте спілкування, також широко відоме як офлайн-комунікація, є одним із найпоширеніших типів моделей комунікації. Як видно з назви, цей тип спілкування відбувається тоді, коли двоє або більше людей взаємодіють напряму одне з одним. Такий засіб заохочує до спонтанної розмови в реальному часі та забезпечує негайний зворотний зв’язок, що особливо корисно для вирішення проблем або обговорення важливих питань.
Особисте спілкування може бути як одностороннім, так і двостороннім. Наприклад, якщо спікер презентує продукт або ідею аудиторії — це зазвичай одностороння форма комунікації. Однак, якщо аудиторії дозволено ставити запитання чи надавати відгук, це вже двостороння взаємодія.
Однією з основних переваг особистого спілкування є можливість спостерігати невербальні сигнали — мову тіла, жести, міміку. Ці сигнали важливі для розуміння емоцій і реакцій, що дозволяє відповідним чином коригувати повідомлення.
Уявімо, що ви — спікер. Завдяки невербальним сигналам аудиторії ви можете легко зрозуміти, чи вона сприймає ваше повідомлення — або, можливо, вже трохи занудьгувала. У будь-якому випадку, ви можете змінити тон або стиль виступу й повернути її увагу, щоб донести свою думку ефективніше.
У свою чергу, аудиторія також може зчитувати ваші невербальні сигнали, тому варто активно використовувати жести, міміку й мову тіла, щоб зробити спілкування цікавішим і більш залученим.
Негайність цього засобу комунікації — величезна перевага. Усі можуть брати участь у розмові прямо зараз. Це дозволяє вільно й відкрито обмінюватися думками без очікування на відповідь.
Віртуальне спілкування
Віртуальне спілкування — це використання інтернету для передачі повідомлень цільовій аудиторії. Воно може набувати різних форм, зокрема вербальної та невербальної комунікації. У сучасному цифровому світі цей формат є невіддільною частиною як особистих, так і професійних взаємодій. Якщо ви працюєте віддалено або співпрацюєте з клієнтами й колегами з різних часових поясів, віртуальне спілкування забезпечує зручний спосіб залишатися на зв’язку.
Електронна пошта, наприклад, є дуже поширеною формою віртуального спілкування. Насправді це один з найефективніших способів донести повідомлення як до масової аудиторії, так і до окремої людини — будь то рекламна розсилка для підписників чи надсилання важливого документа колезі. Електронна пошта — універсальний інструмент! До того ж її можна легко архівувати, що дозволяє зберігати історію спілкування для подальшого перегляду — перевага, яку не завжди мають інші віртуальні формати.
Також можна додати заклик до дії (CTA) до підпису електронного листа, щоб чітко вказати, чого ви очікуєте від читача, і надати посилання на потрібну дію. Це допоможе спрямувати отримувача до наступного кроку — будь то покупка, запис на зустріч чи перехід за релевантним посиланням.
Інші форми віртуального спілкування включають обмін текстовими чи миттєвими повідомленнями, відео- або аудіодзвінки, а також використання пейджерів чи інтеркомів.
Насправді віртуальне спілкування вважається чудовим засобом комунікації для віддалених команд. Воно усуває географічні бар’єри, полегшуючи спільну роботу та обмін інформацією незалежно від місця розташування учасників. Під час пандемії та після неї саме цей засіб комунікації став найбільш використовуваним, і багато людей вже звикли до його переваг. Окрім забезпечення безперервності процесів, віртуальне спілкування сприяє більш гнучкому та інклюзивному робочому середовищу. З огляду на те, що віддалені та гібридні моделі роботи продовжують набирати популярності, віртуальне спілкування, ймовірно, відіграватиме ще важливішу роль у майбутньому праці.
Паперова комунікація
Паперова комунікація досі має велике значення у різних сферах, особливо на робочому місці, хоча з розвитком технологій вона стає менш поширеною. Цей тип комунікації, також відомий як письмова комунікація, включає документи, такі як щоденники, рукописні замітки, службові записки, звіти та листи. Хоча останніми роками домінують цифрові формати, матеріальна природа паперових матеріалів гарантує, що вони залишаються актуальними у певних професійних ситуаціях.
Залежно від ситуації, паперова комунікація може бути як неформальною, так і формальною; вона також може набувати форми технічної комунікації. Наприклад, неформальною формою є залишення рукописної замітки як нагадування колегам. З іншого боку, рукописна замітка з запрошенням на подію колезі — це форма формальної паперової комунікації.
Ще одним аспектом паперової комунікації є її роль у технічній комунікації. Наприклад, технічні посібники, інструкції та документи часто друкують, щоб забезпечити їхню доступність для працівників або клієнтів, яким вони потрібні. Ці паперові матеріали містять детальні покрокові інструкції або складну інформацію, яка вимагає чіткої та лаконічної документації. Можливість мати друковані копії таких ресурсів гарантує, що до них можна звертатися у будь-який момент, навіть коли електронні пристрої недоступні.
Незважаючи на багато переваг, паперова комунікація, як і віддалене спілкування, позбавлена інтимності та безпосередності особистого контакту. Вона не може повністю передати нюанси мови тіла, міміки чи миттєвого зворотного зв’язку, що ускладнює оцінку емоційної реакції отримувача. Проте у контекстах, де потрібна послідовність, формальність або ведення документації, паперова комунікація залишається незамінним інструментом на робочому місці.
Цифрове соціальне спілкування
Це форма онлайн-комунікації, яка зазвичай здійснюється на соціальних платформах компанії або окремої особи. Спілкування на цих платформах найчастіше спрямоване на зовнішню аудиторію, тобто на споживачів, на відміну від внутрішньої — ваших співробітників.
Багато компаній використовують соціальні мережі для того, щоб достукатися до своєї цільової аудиторії за допомогою рекламних кампаній. Бізнес широко використовує тренди соціального медіамаркетингу, щоб привернути увагу клієнтів — при цьому можна поєднувати різні засоби комунікації.
Деякі платформи, як-от Facebook чи Instagram, підтримують графічний контент, зокрема фото, для передачі повідомлень, тоді як інші, як-от YouTube, зосереджуються на відеокомунікації. Більшість соціальних платформ дозволяють спілкуватися як у публічному просторі, так і в приватних чатах, що дає змогу кільком людям взаємодіяти між собою.
Усередині компанії певні команди або групи працівників також можуть користуватися соціальними мережами. Наприклад, колеги можуть використовувати інструменти обміну повідомленнями, щоб оперативно передавати інформацію один одному. В інших випадках через професійні платформи, як-от LinkedIn, працівники можуть здійснювати комунікацію з потенційними партнерами в оптовому бізнесі.
Twitter є гарним каналом для формування публічного іміджу бренду. Оскільки рекомендується публікувати там до 15 разів на день, вам можуть стати в пригоді інструменти керування Twitter, які допоможуть заздалегідь спланувати ваші публікації.
Попри те, що соціальні мережі часто сприймаються як неформальний канал комунікації, вони можуть бути надзвичайно ефективним способом як для взаємодії з цільовою аудиторією, так і для залучення цієї аудиторії до спілкування з вами.
Аудіокомунікація
Аудіокомунікація зосереджена на використанні звуку для передачі повідомлень, що робить її ефективним засобом донесення тону й емоцій. Поширеними формами аудіоспілкування є подкасти, голосові повідомлення, телефонні дзвінки та голосові замітки. Перевага аудіо полягає в тому, що слухачі можуть засвоювати інформацію, займаючись іншими справами — наприклад, слухати подкаст за кермом, під час тренування або в дорозі. Ця гнучкість робить аудіо привабливим каналом для тих, хто хоче залишатися в курсі подій, не прив’язуючись до екрана чи робочого місця.
Телефонні дзвінки та голосові повідомлення мають більш особистий характер, ніж текстові, оскільки передають не лише слова, а й інтонацію, темп і емоції. Наприклад, під час дзвінка обидві сторони можуть чути тон голосу одна одної, що допомагає розпізнати терміновість, розгубленість чи ентузіазм. Емоційний контекст, який надає голос, додає глибини повідомленню — наприклад, заспокійливий тон у голосовому повідомленні може дати більше підтримки, ніж текстове.
Щоб не пропускати важливі дзвінки або голосові повідомлення, варто розглянути можливість використання хмарної телефонної системи (PBX) для ефективного управління комунікаціями.
Подкасти також стали надзвичайно популярними для подачі змістовного контенту, оскільки слухачі можуть обирати зручний час для прослуховування. Вони дозволяють глибше розкривати теми та сприяють формуванню зв’язку між ведучим і аудиторією. Крім того, подкасти орієнтуються на різні ніші та пропонують цінний контент, який легко споживати «на ходу». Голосова пошта — ще один зручний інструмент аудіокомунікації, особливо для командної взаємодії чи особистих повідомлень, адже це швидша й емоційніша альтернатива електронним листам або текстовим повідомленням.
Хоча аудіо менш інтерактивне, ніж особисте спілкування, воно все ж забезпечує глибокі зв’язки й може бути дуже ефективним для створення особистої та емоційно насиченої взаємодії. Чи то в бізнесі, чи в особистому житті — аудіокомунікація пропонує гнучкий і теплий спосіб підтримувати зв’язок з іншими.
Візуальна комунікація
Візуальна комунікація передбачає використання зображень, відео, графіки та інших візуальних допоміжних засобів для передачі повідомлень. Цей тип спілкування набуває дедалі більшої популярності як у бізнесі, так і в соціальних сферах. Візуальні елементи дозволяють спрощувати складні ідеї або дані, перетворюючи їх у легкозрозумілі образи. У сучасному швидкоплинному світі, де увага людей коротка, візуальна комунікація є потужним інструментом для швидкого, ефективного і захопливого донесення повідомлень.
Прикладами візуальної комунікації є інфографіки, відеоуроки або навіть меми. Особливо інфографіки набули популярності, оскільки можуть представити великі обсяги інформації у компактному та привабливому вигляді, що робить їх легкими для сприйняття та поширення. Такі візуали особливо ефективні для подання статистичних даних, порівнянь або процесів у більш запам’ятовуваній формі, ніж довгі тексти. Крім того, візуальні допоміжні засоби, як-от графіки чи діаграми, є надзвичайно важливими у бізнес-презентаціях, дозволяючи зацікавленим сторонам швидко зрозуміти ключові ідеї чи тенденції.
Візуальна комунікація широко застосовується в рекламі, де яскраві зображення здатні ефективніше привертати увагу, ніж лише текст. Вони допомагають викликати інтерес, передати емоції та спонукати аудиторію до дії. Через рекламні зображення чи освітні відео візуальні матеріали полегшують сприйняття складних повідомлень, роблячи їх більш доступними для розуміння та запам’ятовування.
До того ж, візуальна комунікація частіше залишається в пам’яті, ніж інші форми, оскільки залучає як аналітичну, так і творчу частини мозку. Чи то ви дивитесь демонстрацію продукту, аналізуєте звіт про продажі у вигляді графіка, чи оцінюєте концепцію дизайну — візуальна комунікація робить інформацію більш доступною та цікавою. Ця подвійна зацікавленість — інтелектуальна й емоційна — робить візуальну комунікацію ключовим елементом ефективного донесення повідомлень.
Поради щодо вибору правильних засобів комунікації
Хоча може здаватися привабливим використовувати всі можливі засоби для спілкування, більшості компаній вигідніше застосовувати продуману і зважену стратегію. Перед тим як обрати засіб для вашої внутрішньої комунікації, варто врахувати наступні моменти.
Враховуйте стосунки з аудиторією спілкування
Відносини з вашими споживачами, колегами чи керівником — важливий фактор при виборі відповідного засобу комунікації. Якщо ви спілкуєтеся з колегами, можливо, деякі з них почуватимуться комфортно, користуючись WhatsApp.
Для комунікації з клієнтами краще надсилати повідомлення через електронну пошту, використовуючи програмне забезпечення для email-маркетингу, соціальні мережі або спеціалізовані мобільні застосунки.
Крім того, спосіб спілкування з керівником залежить від його стилю керівництва. В одних компаніях можна надсилати йому лише електронні листи, в інших — навіть текстові повідомлення. Професійним підходом буде відправлення повідомлень електронною поштою, що також забезпечує кращу документацію.
Ознайомтеся з потребами вашої команди
Це може здатися очевидним, але вибір засобу комунікації в першу чергу визначається вподобаннями вашої команди. Яка у вас команда і як вона віддає перевагу спілкуванню — через аудіо, відео чи текстові повідомлення?
Щоб розібратися з цим, можна провести опитування серед працівників, щоб з’ясувати, що найкраще відповідає їхнім потребам. Також варто врахувати, де ваші співробітники проводять найбільше часу, що допоможе обрати відповідний канал комунікації.
Наприклад, ваша команда може краще працювати з інструментами для співпраці, як-от Chanty, або ж просто використовує месенджер, як-от WhatsApp.
Рівень терміновості вашого повідомлення
Терміновість також може визначати, який засіб комунікації варто використовувати. Враховуйте важливість вашого повідомлення та ймовірність того, що цільова аудиторія зрозуміє його і відреагує залежно від обраного каналу.
Наприклад, якщо потрібно зв’язатися з колегою поза робочим часом з нагального питання — надсилання йому листа може бути не найкращим рішенням, тоді як телефонний дзвінок буде більш доречним у таких ситуаціях.
Як уже зазначалося, письмова комунікація позбавлена інтимності особистого контакту, тому вона може не викликати миттєвих відповідей. Натомість, при особистій розмові реакція зазвичай більш природна і швидка.
Отже, вам потрібно визначити рівень терміновості відповіді на ваше повідомлення і відповідно обрати засіб комунікації.
Проаналізуйте свій фінансовий стан
Оскільки для поширення вашого повідомлення доведеться витрачати кошти, ваш бюджет вплине на вибір засобів комунікації. Запитайте себе: чи вкладається обраний канал у загальний бюджет вашої компанії?
Ви можете знайти доступні плани для засобів комунікації та інструментів. Або, можливо, ви розглядаєте дорожчі варіанти. Це вимагає аналізу виділеного бюджету вашої організації і вибору каналу, який найкраще відповідає вашим потребам.
Тип інформації, яку ви передаєте
Деякі засоби комунікації краще підходять для передачі певних видів інформації. Наприклад, коли ви ділитеся фактами зі своєю аудиторією, візуальні підказки можуть допомогти зробити комунікацію більш ефективною.
Якщо ви звертаєтесь до трендів у даних, можливо, варто обрати засіб комунікації, що дозволяє додавати графіки чи діаграми. Наявність письмового запису інформації, до якого можна звернутися у майбутньому, допоможе зберігати важливі дані. Якщо потрібно задокументувати розмову, варто розглянути використання електронної пошти або письмового меморандуму.
Враховуйте характер вашого повідомлення
Деякі повідомлення мають формальний характер, інші — неформальний. Наприклад, рукописна записка зазвичай більш неформальна, ніж офіційний електронний лист або друкований документ.
Отже, якщо ваш меседж формальний — наприклад, запрошення кандидата на співбесіду — тоді варто обирати формальні засоби комунікації, такі як електронна пошта, офіційний телефонний дзвінок або професійна соціальна платформа, наприклад LinkedIn.
Якщо ж повідомлення неформальне, наприклад, подяка колезі за підтримку у проєкті у вигляді листівки, — достатньо простого рукописного карткового повідомлення.
Загалом, майбутнє комунікації полягає в консолідації всіх різних каналів у єдину платформу, яка буде слугувати центральним джерелом релевантної інформації для кожного працівника. Для цього існує безліч комунікаційних та платформ для співпраці, що можуть допомогти у цій задачі.
Наприклад, Chanty допомагає інтегрувати всю вашу синхронну комунікацію під одним дахом. Завдяки стороннім інтеграціям ви легко зможете керувати різними завданнями в одному застосунку.
Add comment